Protokolle dienen als offizielle Aufzeichnungen von Sitzungen, Besprechungen oder anderen Ereignissen. Sie dokumentieren die wesentlichen Diskussionen, Entscheidungen und Ergebnisse und dienen als Nachweis für zukünftige Referenzen.

Durch die schriftliche Festhaltung der wichtigsten Punkte und Entscheidungen während eines Treffens oder einer Besprechung wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind und Missverständnisse vermieden werden. Außerdem kann jeder, der nicht anwesend war, die Ergebnisse der Besprechung nachvollziehen.

Protokolle können dazu beitragen, die Verantwortlichkeit für getroffene Entscheidungen und Handlungen zu klären. Sie können auch als Beweismittel dienen, falls es in Zukunft Unstimmigkeiten oder rechtliche Auseinandersetzungen geben sollte.

Protokolle können helfen, den Fortschritt und die Umsetzung von Projekten oder Entscheidungen zu verfolgen. Sie können auch als Grundlage für zukünftige Planungen und Entscheidungen dienen.

Protokolle können auch eine wichtige Rolle bei der rechtlichen Absicherung von Unternehmen spielen. Sie können als Beweismittel in gerichtlichen Auseinandersetzungen oder bei Vertragsverhandlungen dienen und helfen, die Interessen des Unternehmens zu schützen. Durch sorgfältig geführte Protokolle kann auch die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und -Richtlinien nachgewiesen werden.

Zeitdruck und Deadline-Stress erschweren das Protokollieren

Bleiben wichtige Informationen während eines Meetings unklar oder unvollständig, kann es schwierig sein, ein vollständiges und genaues Protokoll zu erstellen. In diesem Fall müssen Sekretärinnen möglicherweise zusätzliche Recherchen durchführen, um alle notwendigen Informationen zu sammeln. 👉Unklare oder unvollständige Informationen

Mangelnde Vorbereitung: Wenn das Meeting nicht gut vorbereitet ist, kann es schwierig sein, wichtige Informationen zu sammeln oder wichtige Entscheidungen zu treffen. Dies kann dazu führen, dass das Protokoll unvollständig oder ungenau ist. 👉 Mangelnde Vorbereitung

Wenn der Sekretärin die Konzentration während des Meetings abhandenkommt, kann dies dazu führen, dass wichtige Informationen oder Entscheidungen übersehen oder falsch verstanden werden. Das kann dazu führen, dass das Protokoll ungenau oder unvollständig ist. 👉 Mangelnde Konzentration

Sekretärinnen müssen oft mehrere Meetings hintereinander protokollieren, was zu Zeitdruck und Stress führen kann. Wenn der Zeitplan zu eng ist, kann dies dazu führen, dass das Protokoll unvollständig oder ungenau ist. 👉 Zeitdruck

Wenn die Sekretärin wenig Erfahrung in der Protokollierung hat, kann es schwierig sein, ein genaues und vollständiges Protokoll zu erstellen. In diesem Fall müssen möglicherweise zusätzliche Schulungen oder Unterstützung durch erfahrene Kollegen in Anspruch genommen werden. 👉 Mangelnde Erfahrung

Gibt es schwierige oder konfliktträchtige Gesprächsteilnehmer, kann dies die Protokollierung erschweren. In diesem Fall müssen Sekretärinnen möglicherweise spezielle Techniken anwenden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen erfasst werden. 👉 Schwierige Gesprächsteilnehmer

Ist das Meeting chaotisch oder unübersichtlich, kann dies dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen oder vergessen werden. In diesem Fall müssen Sekretärinnen möglicherweise zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um alle wichtigen Informationen zu erfassen. 👉 Unübersichtliche Meetings

4 Arten Protokolle zu schreiben und 1 Favorit

Umso wichtiger ist es, dass die Software, die wir zum Protokollieren nutzen, uns das Leben leichter macht.
Unsere Dozentin Meike Kranz spricht über typische Ziele von Protokollen und stellt 4 Möglichkeiten vor, Protokolle mit Hilfe von Software zu erstellen.

Wir im Verband der Sekretärinnen e. V. Schreiben seit 2020 unsere Protokolle in OneNote. Unsere Dozentin Meike Kranz hat unsere Arbeit so sehr vereinfach, weil Sie uns gezeigt hat, wie wir als Team viel besser mit OneNote zusammenarbeiten können.

Dieses Wissen geben wir sehr gern an Sekretärinnen und Assistentinnen weiter.

OneNote im Sekretariat jetzt digitaler und ortsunabhängier Arbeiten

Dieses Seminar gehört zu unserer MS-Office-Frischekur fürs Sekretariat. Wie bieten dieses Seminar jetzt 2 mal an. Wählen Sie einfach Ihren Wunschtermin aus - oder nutzen Sie das ViP-Ticket, dann ist OneNote praktisch gratis im ViP-Ticket enthalten.

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Erster Durchgang 2023

zweiter Durchgang 2023

Wir haben unsere ehemaligen Teilnehmerinnen gefragt, warum Sie sich für das OneNote-Seminar entschieden hatten.

Es ist ein toller eigener Antrieb zu sagen: "Ich kann es noch nicht. Ich lerne es jetzt".

Oft beobachten wir bei unseren Teilnehmerinnen eine immense Begeisterung. Es ist aber Vorsicht geboten, um die anderen nicht zu überrumpeln und damit gleich Ablehnung hervorzurufen.

5 Tipps, wie OneNote als Katalysator für eine reibungslose Implementierung nach dem Seminar dienen kann

1️⃣ Es ist wichtig, mit Kollegen und Vorgesetzten zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass sie die neuen Fähigkeiten und Tools verstehen und nutzen können. Erklären Sie, wie Ihre Arbeit durch das neue Wissen verbessert werden kann und wie es auch anderen helfen kann.

2️⃣ Eine neue Software kann überfordern. Empfehlen Sie Schulungen für Kollegen und Vorgesetzte, damit sie sich mit den neuen Werkzeugen und Methoden vertraut machen können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und effektiv zusammenarbeiten können.

3️⃣ Es ist wichtig, das neu erlernte Wissen in die täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren. Eine schrittweise Implementierung kann helfen, Überforderung zu vermeiden. Es kann auch hilfreich sein, eine Liste mit den neuen Techniken oder Strategien zu erstellen und regelmäßig zu überprüfen, ob man sie anwendet.

4️⃣ Wenn das neu erlernte Wissen Auswirkungen auf Kollegen oder Vorgesetzte hat, ist es wichtig, diese darüber zu informieren. Man kann eine Präsentation halten oder eine E-Mail schreiben, um die Änderungen zu erklären und auf mögliche Vorteile hinzuweisen.

5️⃣ Um sicherzustellen, dass die neuen Fähigkeiten und Techniken effektiv eingesetzt werden, ist es wichtig, regelmäßiges Feedback einzuholen. Das kann von Kollegen, Vorgesetzten oder auch Kunden kommen. Es ist hilfreich, sich auf konstruktive Kritik zu konzentrieren und sie als Möglichkeit zur Verbesserung zu sehen.