Kategorien-Archiv IT – im Büro

VonJudith Torma

#Quicktipp Optimieren Sie Ihr Kontaktmanagement: So nutzen Sie Outlook als perfekten Organizer

Als Chef-Sekretärin organisieren Sie regelmäßig Meetings und Geschäftsessen mit Lieferanten, wichtigen Kunden und anderen Geschäftspartnern für Ihren Chef?

Dann wissen Sie sicherlich, wie wichtig es ist, auf die kleinen Details zu achten, die eine gute Atmosphäre schaffen können. Welchen Kaffee oder Tee trinkt der Gast am liebsten? Gibt es Allergien oder Unverträglichkeiten zu beachten?

Und nicht zuletzt: Wo lässt es sich am besten speisen – vegetarisch, asiatisch oder doch lieber italienisch? Doch wo notieren Sie all diese Informationen?

In einer Word-Datei, einer Excel-Liste oder auf einem Zettel, den Sie ständig bei sich tragen? Wenn Sie diese Informationen direkt in den Outlook-Kontakten erfasst hätten, könnten Sie damit bei Ihrem Chef punkten. Aber wussten Sie, dass es in Outlook viel mehr Felder gibt, als Sie auf den ersten Blick sehen können? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Felder sichtbar machen, eigene Felder erstellen und sie sinnvoll nutzen können, um Ihre Arbeit als Sekretärin noch effektiver zu gestalten.

Kennen Sie wirklich alle Felder in Ihren Outlook-Kontakten?

Outlook-Kontakte sind wie ein Schweizer Taschenmesser. Jeder kennt sie, aber die meisten wissen nicht, was alles in ihnen steckt. Sie wissen, wo Sie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer eingeben können, aber was ist mit der Frage, ob Ihr Kontakt lieber Cappuccino oder Espresso trinkt? Oder ob er oder sie Veganer ist?

Keine Sorge, Sie müssen nicht in der Lage sein, Gedanken zu lesen, um all diese Informationen zu kennen. Sie müssen nur wissen, wie Sie auf die versteckten Felder in Outlook-Kontakten zugreifen können. In diesem Abschnitt werden wir Ihnen einen Überblick über die Standardfelder geben und Ihnen zeigen, wie Sie die versteckten Felder finden und nutzen können.

Da gibt es einiges zu entdecken und auszuprobieren.

5 praktische Beispiele für eigene Felder

Feld: Lieferantenzuordnung

Wenn Sie regelmäßig mit verschiedenen Lieferanten arbeiten, können Sie eigene Felder in Ihren Outlook-Kontakten erstellen, um die Lieferanten leichter zu identifizieren und Informationen über sie zu speichern. Sie können beispielsweise ein Feld „Lieferantentyp“ hinzufügen und diesen als Dropdown-Liste konfigurieren, um zwischen „Rohstofflieferant“, „Zulieferer“ oder „Dienstleister“ zu unterscheiden.

Feld: Maschinen- und Ausrüstungszuordnung

Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das Maschinen und Ausrüstungen verwendet, können Sie Felder in Ihren Kontakten erstellen, um Informationen über diese Geräte zu speichern. Sie können beispielsweise Felder wie „Maschinentyp“, „Seriennummer“ oder „Kaufdatum“ hinzufügen, um die Informationen schnell zu finden und zu verwalten.

Feld: Projektzuordnung

Wenn Sie an verschiedenen Projekten arbeiten, können Sie Felder in Ihren Kontakten erstellen, um Informationen über das jeweilige Projekt zu speichern. Sie können beispielsweise ein Feld „Projektname“ hinzufügen und dieses als Verknüpfung mit einem separaten Ordner verwenden, in dem alle Projektinformationen gespeichert sind.

Feld: Vertriebskanalzuordnung

Wenn Ihr Unternehmen verschiedene Vertriebskanäle verwendet, können Sie eigene Felder in Ihren Kontakten erstellen, um diese Kanäle zu identifizieren und Informationen über sie zu speichern. Sie können beispielsweise ein Feld „Vertriebskanal“ hinzufügen und diesen als Dropdown-Liste konfigurieren, um zwischen „Online-Shop“, „Handelsvertreter“ oder „Messeverkauf“ zu unterscheiden.

Feld: Ansprechpartner-Kategorisierung

Wenn Sie häufig mit vielen verschiedenen Ansprechpartnern arbeiten, können Sie Felder in Ihren Kontakten erstellen, um diese Personen zu kategorisieren und wichtige Informationen zu speichern. Sie können beispielsweise ein Feld „Position“ hinzufügen, um zwischen „Einkaufsleiter“, „Produktionsleiter“ oder „Geschäftsführer“ zu unterscheiden und wichtige Informationen wie deren bevorzugte Kontaktmethode zu speichern.

7 Gründe, warum Outlook-Kontakte das beste Werkzeug für die Organisation von Informationen sind

1️⃣ Keine nervigen Papierberge mehr: Dank Outlook-Kontakten können Sie endlich aufhören, wichtige Informationen auf Post-its zu kritzeln und diese dann zu verlieren.

2️⃣ Alle Informationen an einem Ort: Sie haben Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu einem Kontakt an einem Ort. Kein Suchen in verschiedenen Programmen oder Ordnerstrukturen mehr nötig.

3️⃣ Mehr Übersichtlichkeit: Sie können eigene Kategorien erstellen, um Kontakte in Gruppen zu sortieren. Das ist nicht nur praktisch, sondern sieht auch verdammt gut aus.

4️⃣ Zeit sparen: Sie müssen nicht mehr alle Informationen zu einem Kontakt aus verschiedenen E-Mails und Notizen zusammensuchen. Mit Outlook-Kontakten haben Sie alles auf einen Blick und sparen wertvolle Zeit.

5️⃣ Keine peinlichen Momente mehr: Haben Sie sich schon mal gefragt, ob Ihr Geschäftspartner oder Kunde Ihren Namen falsch geschrieben hat? Mit Outlook-Kontakten können Sie sicher sein, dass alle wichtigen Informationen korrekt und vollständig erfasst sind.

6️⃣ Flexibilität: Outlook-Kontakte sind auf allen Geräten verfügbar, auf denen Sie Outlook nutzen können. Egal ob auf Ihrem Desktop, Laptop, Tablet oder Smartphone – Sie haben alle wichtigen Informationen immer griffbereit.

7️⃣ Immer up-to-date: Ändert sich die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse eines Kontakts? Kein Problem! Mit Outlook-Kontakten können Sie alle Informationen schnell und einfach aktualisieren. Nie wieder veraltete Informationen oder peinliche Rückfragen.

Fazit

Nachdem Sie nun einige Tipps und Best Practices zur effektiven Nutzung von Outlook als Aufgabenmanager und zur Verwaltung von Informationen in Kontakten kennengelernt haben, sollten Sie sich ermutigt fühlen, diese in Ihrem Arbeitsalltag umzusetzen. Indem Sie Outlook als zentrales Werkzeug für die Organisation von Aufgaben, Terminen und Kontakten nutzen, können Sie Zeit sparen und Ihre Effizienz steigern.

Es gibt jedoch noch viele weitere Möglichkeiten, wie Sie Outlook nutzen können, um Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Hierbei können Sie sich auf Frischeideen und Neuerungen freuen, die Ihnen das Leben als Sekretärin erleichtern werden. Halten Sie daher Ausschau nach weiteren Tipps und Tricks, um Ihre Arbeitsabläufe noch effektiver zu gestalten.

Insgesamt bietet Outlook eine Vielzahl von Funktionen und Tools, die Ihnen helfen können, Ihre täglichen Aufgaben effizient zu organisieren. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen geboten werden, um Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Ihre Produktivität zu steigern.

Warum Sie Outlook als Kontaktmanager nutzen sollten

Outlook als Kontaktmanager bietet zahlreiche Vorteile gegenüber anderen Methoden der Informationsverwaltung.

Erstens ermöglicht es eine schnelle und einfache Erfassung von Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse.

Zweitens können Sie mithilfe von Kategorien und Gruppen Ihre Kontakte einfach organisieren und filtern.

Drittens bietet Outlook erweiterte Suchfunktionen, mit denen Sie schnell und einfach Kontakte finden können.

Viertens können Sie mithilfe von Anhängen wie Visitenkarten oder Notizen zusätzliche Informationen zu Ihren Kontakten speichern.

Fünftens können Sie auch benutzerdefinierte Felder erstellen, um spezifische Informationen wie Vorlieben oder Geburtstage zu erfassen.

Sechstens bietet Outlook eine nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Word, Excel und PowerPoint, was die Erstellung von Briefen, Berichten und Präsentationen erleichtert.

Und schließlich ermöglicht die Synchronisierung von Kontakten mit mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets den einfachen Zugriff auf Informationen, egal wo Sie sind.

Insgesamt bietet Outlook als Kontaktmanager eine effektive und praktische Lösung für die Organisation und Verwaltung von Kontakten. Durch die Nutzung der erweiterten Funktionen und Best Practices können Sekretärinnen ihre Arbeit effizienter und produktiver gestalten.

VonJudith Torma

Organisiert durch den Arbeitsalltag mit Outlook als Aufgabenmanager

Das Ende des Quartals steht vor der Tür und mit ihm kommt die Zeit, in der wir uns mit Zahlen und Berichten auseinandersetzen müssen. Aber keine Sorge, dieses Mal wird es anders. Denn in diesem Blog-Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie den Überblick über all die Zahlen behalten können, ohne dabei den Verstand zu verlieren oder gar den Chef zu verärgern.

Wir alle kennen das Problem: Man schreibt eine Mail an die Kollegen und bittet um die benötigten Zahlen, doch die Antworten kommen nur tröpfchenweise oder gar nicht. Manche Kollegen reagieren blitzschnell, andere lassen sich Zeit und manche scheinen die Mail schlichtweg zu ignorieren. Doch wie behält man den Überblick? Wie sorgt man dafür, dass man keine wichtigen Informationen vergisst oder gar verliert?

Mit der Hilfe von Outlook behalten Sie den Überblick und sparen dabei auch noch Zeit und Nerven.

Quartalszahlen-Chaos: Wie Sie den Überblick behalten und gelassen bleiben

Die Zusammenstellung von Quartalszahlen kann eine echte Herausforderung sein, insbesondere wenn man auf die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen angewiesen ist. Der Prozess kann wie folgt aussehen:

Zunächst müssen Sie eine Liste der benötigten Zahlen erstellen und diese an die entsprechenden Kollegen aus anderen Abteilungen senden. Dann heißt es warten und hoffen, dass alle Kollegen ihre Zahlen rechtzeitig liefern. Manche antworten schnell und liefern ihre Zahlen prompt, während andere ihre Antworten vielleicht vergessen oder schlichtweg zu beschäftigt sind, um zu antworten.

Aber selbst wenn alle Kollegen ihre Zahlen rechtzeitig liefern, gibt es oft weitere Herausforderungen zu bewältigen. Die Zahlen können unvollständig sein oder nicht in der richtigen Form präsentiert werden, was es schwierig macht, sie zu interpretieren und in den Gesamtbericht einzufügen. Auch können sich während des Prozesses Änderungen ergeben, die weitere Anpassungen erfordern.

Und dann ist da noch das Problem des Überblicks – mit so vielen verschiedenen Zahlen, die von verschiedenen Personen kommen, ist es leicht den Überblick zu verlieren, wer schon geantwortet hat und wer noch aussteht. Es ist eine echte Herausforderung, all diese Informationen im Kopf zu behalten, und es besteht die Gefahr, dass man etwas vergisst oder verliert.

Aber keine Sorge, es gibt Möglichkeiten, diese Herausforderungen zu meistern. In diesem Blog-Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie den Überblick behalten und mithilfe von Outlook den Prozess der Zusammenstellung von Quartalszahlen vereinfachen können.

Warum Outlook der perfekte Aufgabenmanager ist: 5 unschlagbare Vorteile

Bei der Bewältigung des Arbeitsalltags sind Aufgabenmanagement-Tools unverzichtbar. Es gibt zahlreiche Optionen, von der Verwendung von Post-it-Notizen bis hin zu komplexen Projektmanagement-Systemen. Eine der effektivsten Optionen ist jedoch ein Tool, das wahrscheinlich bereits auf Ihrem Computer installiert ist: Microsoft Outlook. In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf Vorteile vor, warum Outlook als Aufgabenmanager unschlagbar ist.

1️⃣ Integration von E-Mail und Aufgaben
Outlook integriert E-Mail und Aufgaben nahtlos. Durch das Zuweisen einer Aufgabe zu einer E-Mail können Sie diese sofort in Ihre Aufgabenliste aufnehmen. Dadurch entsteht keine Doppelarbeit und Sie haben immer den Überblick über den Status Ihrer Aufgaben.

2️⃣ Automatische Erinnerungen
Outlook erlaubt es, automatische Erinnerungen für Aufgaben einzustellen. Diese Funktion sorgt dafür, dass keine Aufgabe vergessen wird. Die Erinnerungen können individuell angepasst werden, sodass sie perfekt zu Ihrem Arbeitsstil passen.

3️⃣ Flexibilität
Outlook ist sehr flexibel und ermöglicht die Organisation von Aufgaben auf verschiedene Arten. Sie können Ihre Aufgaben nach Priorität, Fälligkeit oder Kategorie sortieren. Dadurch können Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und behalten trotzdem alle anderen Aufgaben im Blick.

4️⃣ Integration mit anderen Microsoft-Tools
Outlook ist Teil des Microsoft Office-Pakets und integriert sich nahtlos mit anderen Tools wie Word, Excel und PowerPoint. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Aufgabenliste mit anderen Dokumenten zu verknüpfen und einen noch besseren Überblick über Ihre Arbeit zu behalten.

5️⃣ Zusammenarbeit
Outlook erlaubt es Ihnen, Aufgaben mit anderen zu teilen und gemeinsam an ihnen zu arbeiten. Dadurch können Sie sicherstellen, dass alle Teammitglieder über den Fortschritt der Aufgaben informiert sind und die Arbeit effizienter verteilen.

Outlook bietet zahlreiche Funktionen, die bei der Organisation von Aufgaben helfen können. Durch die Integration von E-Mail und Aufgaben, automatischen Erinnerungen, Flexibilität, Zusammenarbeit und Integration mit anderen Microsoft-Tools ist es eine der effektivsten Optionen für das Aufgabenmanagement. Probieren Sie es aus und erleichtern Sie sich Ihren Arbeitsalltag.

Entdecken Sie die Geheimnisse von Outlook fürs Sekretariat aus erster Hand. In unserem Seminar sprechen wir ausführlich darüber

Um Outlook effektiv als Aufgabenmanager nutzen zu können, gibt es einige bewährte Methoden und Tipps, die Sie beachten sollten. Hier sind einige praktische Beispiele aus dem Arbeitsalltag von Sekretärinnen:

👍 Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben
Verwenden Sie Farbkategorien, um Ihre Aufgaben nach Priorität oder nach Projekten zu organisieren. Zum Beispiel könnten Sie dringende Aufgaben in Rot und weniger dringende in Gelb kategorisieren.

👍 Verwenden Sie Fälligkeitsdaten
Legen Sie Fälligkeitsdaten für Ihre Aufgaben fest, um sicherzustellen, dass Sie keine Fristen verpassen. Sie können auch Erinnerungen für diese Fälligkeitsdaten einrichten, um sich rechtzeitig daran zu erinnern.

👍 Nutzen Sie die Funktion „Aufgaben zuweisen“
Wenn Sie eine Aufgabe an einen Kollegen delegieren müssen, können Sie die Funktion „Aufgaben zuweisen“ verwenden, um die Verantwortung für die Aufgabe an den entsprechenden Mitarbeiter zu übertragen. Sie können auch ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe festlegen und Benachrichtigungen erhalten, wenn sie erledigt ist.

👍 Verwenden Sie die Funktion „Aufgabenanfrage“
Wenn Sie eine Aufgabe von einem Kollegen erhalten, können Sie die Funktion „Aufgabenanfrage“ verwenden, um die Aufgabe in Ihre Aufgabenliste zu integrieren. Dies ermöglicht es Ihnen, die Aufgabe zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie rechtzeitig erledigt wird.

👍 Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Aufgabenliste
Nehmen Sie sich Zeit, um regelmäßig Ihre Aufgabenliste zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben auf dem neuesten Stand sind. Entfernen Sie abgeschlossene Aufgaben und aktualisieren Sie die Fälligkeitsdaten für Aufgaben, die noch ausstehen.

Durch die Verwendung dieser Best Practices können Sie Ihre Aufgaben effektiv organisieren und verwalten, um produktiver und effizienter zu arbeiten.

VonJudith Torma

Outlook-Tipp: Warum eine klare Betreffzeile Ihre E-Mail-Kommunikation revolutionieren kann

Haben Sie schon einmal eine E-Mail mit einem unverständlichen Betreff erhalten und wussten nicht, was sich hinter dieser Mail verbirgt? Vielleicht ist es eine wichtige Nachricht von Ihrem Chef, eine Rechnung von einem Lieferanten oder auch nur eine Werbemail von einem Online-Shop. Doch wie sollen Sie das herausfinden, wenn der Betreff keine Informationen preisgibt?

Keine Sorge, es gibt eine Lösung für dieses Problem! Und das Beste daran: Sie können es ganz einfach selbst tun. In der MS-Office-Frischekur für Outlook zeigen wir Ihnen, wie Sie den Betreff bei einer empfangenen Mail in Outlook ändern können.

Warum ist das so wichtig?

Ganz einfach: Wenn Sie den Betreff einer Mail ändern, können Sie diese später viel schneller wiederfinden. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine wichtige E-Mail mit dem Betreff „XY123“. Wenn Sie diese in einen Ordner ablegen, der nur für E-Mails von Lieferanten vorgesehen ist, werden Sie sie später nie wiederfinden, wenn Sie nach einem bestimmten Lieferanten suchen. Wenn Sie den Betreff jedoch ändern, beispielsweise in „Rechnung von Lieferant XY“, wird es viel einfacher sein, diese E-Mail wiederzufinden.

Oh nein, es gibt nichts Schlimmeres, als eine wichtige E-Mail zu verpassen, weil man sie nicht finden kann! Aber keine Sorge, das kann Ihnen nicht passieren, wenn Sie den Betreff einer Mail ändern. Schauen wir uns einige Beispiele an, um den Unterschied zu verdeutlichen.

Schauen wir uns einige Beispiele an: Wenn Sie eine E-Mail mit dem Betreff „Frage“ erhalten und diese in einen Ordner namens „Allgemein“ ablegen, werden Sie später möglicherweise Schwierigkeiten haben, diese E-Mail wiederzufinden. Doch wenn Sie den Betreff in „Frage zu Produkt X“ ändern, wird es viel einfacher sein, die E-Mail im Ordner „Produkt X“ wiederzufinden.

Wenn der Betreff nicht angepasst wird

Ein Kunde hat eine dringende Anfrage zu einem Produkt und sendet eine E-Mail mit dem Betreff „Frage“. Sie legen die E-Mail in einen Ordner namens „Allgemein“ ab. Später, wenn Sie nach dieser E-Mail suchen, werden Sie feststellen, dass Sie Stunden damit verbracht haben, nach dieser E-Mail zu suchen, weil der Betreff so allgemein gehalten war.

Der verlorene Betreff

Ihr Chef hat Sie gebeten, eine wichtige Präsentation zu erstellen. Ein Kollege sendet Ihnen eine E-Mail mit einem Dokument, das Sie in die Präsentation integrieren möchten. Der Betreff lautet „Info“. Sie legen die E-Mail in einen Ordner mit dem Namen „Projekt X“ ab. Später, wenn Sie nach dieser E-Mail suchen, werden Sie feststellen, dass Sie mehrere E-Mails mit dem Betreff „Info“ erhalten haben, aber Sie wissen nicht, welche die richtige ist.

Der klare Betreff führt zum Erfolg

Sie bekommen eine E-Mail von einem Lieferanten mit dem Betreff „Bestellnummer 12345“. Sie ändern den Betreff in „Bestellbestätigung von Lieferant XY“. Wenn Sie später nach dieser E-Mail suchen, wissen Sie sofort, dass Sie sie im Ordner „Bestellungen“ finden werden.

Die richtige Betreffänderung spart Zeit

Sie erhalten eine E-Mail von einem Kunden mit dem Betreff „Supportanfrage“. Sie ändern den Betreff in „Supportanfrage von Kunde XY bezüglich Produkt Z“. Wenn Sie später nach dieser E-Mail suchen, wissen Sie sofort, dass Sie sie im Ordner „Kundenanfragen“ finden werden.

Die richtige Betreffänderung spart Zeit

Eine E-Mail von einem Kollegen mit dem Betreff „Projektupdate“ flattert in Ihr Postfach. Sie ändern den Betreff in „Projektupdate für Projekt X von Kollege XY“. Wenn Sie später nach dieser E-Mail suchen, wissen Sie sofort, dass Sie sie im Ordner „Projekt X“ finden werden.

Mit unserer MS-Office-Frischekur für Outlook lernen Sie, wie Sie den Betreff einer E-Mail einfach und schnell ändern können. So behalten Sie den Überblick über Ihre E-Mails und verpassen nie wieder wichtige Nachrichten.

Warum Ihr Chef in Ihre Outlook-Kompetenz investieren sollte: 3 Gründe für eine Weiterbildung

1️⃣ Erhöhte Produktivität
Indem Sie den Betreff von E-Mails ändern und sie in entsprechenden Ordnern ablegen, sparen Sie Zeit bei der Suche nach wichtigen Informationen. Dies erhöht die Produktivität und ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeit schneller zu erledigen.

2️⃣ Bessere Organisation
Eine gute Organisation ist der Schlüssel zu einem effizienten Arbeitsablauf. Durch das Ändern des Betreffs einer empfangenen E-Mail können Sie sie besser kategorisieren und in den richtigen Ordner ablegen. So haben Sie jederzeit einen schnellen Zugriff auf die E-Mails, die Sie benötigen.

3️⃣ Verbesserte Zusammenarbeit
Wenn Sie in der Lage sind, wichtige E-Mails schnell zu finden und darauf zu reagieren, verbessert dies die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden. Sie können schneller auf Anfragen und Anliegen reagieren und somit die Arbeitsbeziehungen stärken. Durch die Weiterbildung in diesem Bereich zeigen Sie Ihrem Chef auch, dass Sie sich für eine bessere Zusammenarbeit einsetzen und somit langfristig zum Erfolg des Unternehmens beitragen möchten.

VonJudith Torma

OneNote für Sekretärinnen: Veranstaltungsplanung leicht gemacht

Heute in 7 Monaten ist Weihnachten 🎄🎁🛷

Es ist höchste Zeit, sich auf das Weihnachtsfest vorzubereiten.

Ich weiß, ich weiß, die Sonne scheint und die Vögel zwitschern – wer will da schon an Weihnachten denken? Aber lassen Sie uns mal ehrlich sein, die Planung einer Weihnachtsfeier ist ein Projekt, das uns viel Kopfzerbrechen bereiten kann.

Angefangen bei der Auswahl des Caterings bis hin zur Gestaltung der Einladungen, kann die Veranstaltungsplanung schnell zu einem echten Albtraum werden.

Doch keine Sorge, wir haben eine Lösung für Sie! Und zwar heißt sie OneNote.

Ja, richtig gehört – dieses digitale Tool kann Ihnen dabei helfen, die Organisation der Weihnachtsfeier zu einem Kinderspiel zu machen. Und damit meine ich nicht nur eine Party mit ein paar Kollegen im Büro, sondern eine richtig schicke Feier, die Ihren Kollegen noch lange in Erinnerung behalten werden.

In diesem Blog-Beitrag stellen wir Ihnen die Vorteile von OneNote bei der Veranstaltungsplanung vor.

Also schnappen Sie sich einen Kaffee und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie OneNote dabei helfen kann, eine unvergessliche Weihnachtsfeier zu planen.

OneNote als digitales Planungstool

Die Veranstaltungsplanung kann schnell zum wahren Horror werden! Informationen fliegen einem nur so um die Ohren, es gibt zu viele E-Mails, Anrufe und Nachrichten, die allesamt wichtige Details zur Planung der Veranstaltung enthalten. Wie soll man da bloß den Überblick behalten? Und wenn man glaubt, man hätte endlich alles im Griff, tauchen plötzlich Missverständnisse auf, die zu Verzögerungen und Fehlern führen können.

Eine falsch bestellte Torte hier, eine vergessene Einladung dort – all das kann zu einem wahren Fiasko führen! Und als wäre das noch nicht genug, gibt es auch noch die ständigen Unterbrechungen durch Kollegen, die einem wichtige Informationen mitteilen müssen oder Fragen zur Planung haben.

Wer da nicht die Nerven verliert, verdient einen Orden!

Kurz gesagt: Die Organisation einer Veranstaltung kann schnell zur stressigsten und chaotischsten Angelegenheit werden, der man je gegenübergestanden hat.

OneNote als Retter in der Not

Zum Glück gibt es eine Lösung für all diese Probleme: OneNote! Mit diesem digitalen Tool könnnen Sie alle Informationen, Termine und Aufgaben an einem Ort ablegen und somit den Überblick behalten. OneNote ermöglicht es Ihnen, Ihre Gedanken und Ideen in Notizen zu organisieren, die jederzeit und von überall aus zugänglich sind. So können Sie beispielsweise Ideen für die Dekoration notieren, Angebote von Catering-Unternehmen sammeln und den Zeitplan für die Veranstaltung planen – und das alles in einer einzigen App!

Struktur und Übersichtlichkeit dank OneNote

Die Struktur und Übersichtlichkeit ist ein riesiger Vorteil von OneNote bei der Veranstaltungsplanung. Dank der verschiedenen Tabs und Abschnitte können Sie Ihre Notizen nach Kategorien sortieren und somit den Überblick behalten. So können Sie beispielsweise einen Tab für das Catering erstellen und dort alle Angebote, Preise und Informationen zu den einzelnen Unternehmen sammeln. Ein weiterer Tab könnte für die Dekoration reserviert sein, während ein dritter Tab den Zeitplan für die Veranstaltung beinhaltet. So habt ihr alles auf einen Blick und könnt schnell auf alle wichtigen Informationen zugreifen.

OneNote als Kommunikationstool

Die Möglichkeiten für die Zusammenarbeit verteilt die Last auf mehrere Schultern. Das ist ein absoluter Vorteil von OneNote bei der Veranstaltungsplanung. Sie können Ihre Notizen und Pläne mit anderen Kollegen teilen und somit sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. So könnt ihr beispielsweise dem Catering-Unternehmen Ihre Notizen zur Verfügung stellen, damit sie wissen, was genau Sie sich für die Veranstaltung wünschen. Auch können Sie Ihre Kollegen in der Planung einbeziehen, indem Sie ihnen Zugriff auf die Notizen geben und ihnen Aufgaben zuweisen.

Effizienz und Zeitersparnis mit OneNote

Dank der Struktur und Übersichtlichkeit von OneNote können Sie effizienter arbeiten und somit Zeit sparen. Kein langes Suchen nach wichtigen Informationen mehr, keine verlorenen Notizen, keine verpassten Deadlines – all das gehört mit OneNote der Vergangenheit an. Und wenn Sie doch mal etwas vergessen oder übersehen habt, erinnert Sie die App daran und gibt Ihnen eine Benachrichtigung. So können Sie sich voll und ganz auf die Planung der Veranstaltung konzentrieren und müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen, ob Sie etwas vergessen haben.

Die Planung einer Veranstaltung kann eine stressige Angelegenheit sein, aber mit OneNote an IhrerSeite wird es ein Kinderspiel! Mit der App können Sie alle Informationen, Termine und Aufgaben an einem Ort ablegen, die Struktur und Übersichtlichkeit behalten, effizienter arbeiten und mit anderen Kollegen zusammenarbeiten.

Keine Missverständnisse, keine Verzögerungen, kein Chaos – nur eine erfolgreiche und unvergessliche Weihnachtsfeier!

Vorteile von OneNote bei der Veranstaltungsplanung

OneNote als digitales Planungstool bietet zahlreiche Vorteile für die Veranstaltungsplanung. Hier sind sieben konkrete Vorteile aufgeführt, die Sekretärinnen dabei helfen können, Veranstaltungen effektiver und effizienter zu planen.

Vorteil 1: Zentrale Datenspeicherung
OneNote bietet eine zentrale Speicherung von Daten und Informationen. Alle Informationen können an einem Ort gesammelt werden, wodurch eine Informationsflut vermieden wird. Jeder, der die Freitgabe hat, kann auf die Daten zugreifen und bearbeiten, was die Zusammenarbeit erleichtert.

Vorteil 2: Übersichtliche Aufgabenverteilung
OneNote bietet eine übersichtliche Aufgabenverteilung. Aufgaben können in einer klaren Struktur erstellt und organisiert werden. Jeder Beteiligte weiß genau, was er zu tun hat und welche Aufgaben noch erledigt werden müssen. Die Übersichtlichkeit erleichtert die Organisation und vermeidet Missverständnisse.

Vorteil 3: Flexibilität
OneNote ist ein flexibles Tool, das sich an die Bedürfnisse des Anwenders anpassen lässt. Die Planung von Veranstaltungen kann individuell gestaltet werden und OneNote bietet viele Anpassungsmöglichkeiten. Man kann beispielsweise eigene Vorlagen und Formulare erstellen, um wiederkehrende Aufgaben zu erleichtern.

Vorteil 4: Kollaboration
OneNote ermöglicht eine einfache Kollaboration. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und Änderungen in Echtzeit vornehmen. Dadurch wird die Zusammenarbeit erleichtert und die Planung von Veranstaltungen wird effektiver.

Vorteil 5: Zeitersparnis
OneNote bietet eine hohe Zeitersparnis bei der Veranstaltungsplanung. Die automatische Synchronisation von Daten und Informationen spart Zeit und vermeidet Fehler. Auch das Erstellen von Vorlagen und die Wiederverwendung von bereits vorhandenen Daten kann Zeit sparen.

Vorteil 6: Einfache
Integration von Medien OneNote ermöglicht die einfache Integration von Medien wie Fotos, Videos und Audio-Dateien. Dadurch können Ideen und Inspirationen leichter geteilt werden und die Planung von Veranstaltungen wird anschaulicher.

Vorteil 7: Mobilität
OneNote ist auf verschiedenen Geräten verfügbar und ermöglicht eine mobile Nutzung. So können Informationen und Daten jederzeit und überall abgerufen werden. Dadurch wird die Planung von Veranstaltungen auch unterwegs einfacher und effektiver.

So schöpfen Sie das volle Potential von OneNOte als Veranstaltungsplanungs-Tool aus

Um das volle Potenzial von OneNote bei der Veranstaltungsplanung auszuschöpfen, gibt es einige praktische Tipps und Tricks, die Sie unbedingt kennen sollten.

Hier sind einige Beispiele:

👑 Verwenden Sie Vorlagen: OneNote bietet zahlreiche Vorlagen für verschiedene Zwecke, darunter auch Vorlagen für die Veranstaltungsplanung. Nutzen Sie diese Vorlagen, um Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.

👑 Nutzen Sie Tags: Mit Tags können Sie Ihre Notizen und Aufgaben in OneNote kategorisieren und organisieren. Verwenden Sie zum Beispiel Tags wie „To-Do“, „Wichtig“ oder „Erledigt“, um den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten.

👑 Fügen Sie Verlinkungen ein: OneNote ermöglicht es Ihnen, Notizen und Inhalte miteinander zu verlinken. Verwenden Sie diese Funktion, um schnell zwischen verschiedenen Notizen und Informationen hin und her zu springen.

👑 Erstellen Sie ToDo-Listen: Mit ToDo-Listen können Sie Aufgaben und To-Dos in OneNote erstellen und organisieren. Verwenden Sie zum Beispiel eine ToDo-Liste für die Planung der Veranstaltung, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Aufgaben vergessen.

Diese Tipps sind nur ein kleiner Ausschnitt aus den vielen Möglichkeiten, die OneNote bei der Veranstaltungsplanung bietet. Probieren Sie sie aus und finden Sie heraus, welche Tipps und Tricks Ihnen am meisten helfen, Ihre Veranstaltung erfolgreich zu planen!

Packen Sie es an!

OneNote ist der Allrounder unter den Planungstools! Mit seiner Flexibilität, Kollaborationsfähigkeit, Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist es das perfekte Werkzeug, um Ihre Veranstaltungen wie ein Profi zu planen. Und mit Vorlagen, Tags, Verlinkungen und ToDo-Listen können Sie Ihre Planungsaufgaben spielend leicht organisieren und strukturieren.

Also, liebe Sekretärinnen im Mittelstand, in den Schulen, Universitäten, Verwaltungen und Ministieren worauf warten Sie noch?

OneNote wird Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeit effektiver und effizienter zu erledigen, Zeit zu sparen und Ihre Veranstaltungen professionell zu planen. Und das Beste daran: OneNote bietet nicht nur Vorteile bei der Veranstaltungsplanung, sondern auch in vielen anderen Bereichen Ihres Arbeitslebens, wie der Organisation von Meetings, der Erstellung von Projektplänen oder der Verwaltung von Kunden- und Kontaktdaten.

Probieren Sie es aus und lassen Sie sich von OneNote begeistern – die Zukunft der Planung ist bereits angebrochen!

VonJudith Torma

#QuickTipp Schluss mit der Mail-Flut: Priorisieren Sie wichtige Mails mit bedingter Formatierung

Bedingte Formatierung kann Ihr Leben vereinfachen und das des Chefs farbenfroher machen

Sie kennen das sicherlich: Ihr Chef sitzt vor einem Stapel von E-Mails und versucht verzweifelt, die wichtigen von den unwichtigen zu unterscheiden. Dabei stapelt sich der Kaffeebecher neben dem Laptop, der Schreibtisch sieht aus wie ein Schlachtfeld und der Chef sieht aus, als hätte er die Nacht durchgemacht. Aber keine Sorge, als seine rechte Hand sind Sie natürlich da, um ihm zu helfen – und zwar mit einer Methode, die Farbe und Übersicht in die Mails bring – der Bedingten Formatierung! Also vergessen Sie die Kaffee-Pause und ziehen Sie Ihren Outlook-Zauberstab hervor, denn jetzt geht’s los!

Wie Sie Ihrem Chef helfen, wichtige Mails zu priorisieren: Bedingte Formatierung im Posteingang

Als zukunftsoriente Sekretärin oder Assistentin ist es Ihre Aufgabe, den Posteingang Ihres Chefs zu managen und sicherzustellen, dass wichtige Mails schnell bearbeitet und beantwortet werden. Doch wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Chef den Überblick behält und wichtige Mails nicht untergehen?

Insbesondere Führungskräfte werden oft von ihren Mitarbeitern in Kopie gesetzt, um sie auf dem Laufenden zu halten. Doch in einem vollgestopften Posteingang kann es schwierig sein, zwischen den Mails zu unterscheiden, die dringend bearbeitet werden müssen, und denen, die nur zur Information dienen. Wie viele sind es eigentlich? Haben Sie das schon einmal ausgewertet? 50? 100?

Umfrage

Wie viele E-Mails erhält Ihr:e Chef:in pro Tag?

Da ist es nicht einfach herauszufinden, welche Mails wichtiger sind und welche unwichtiger. Welche müssen bearbeitet und beantwortet werden und welche waren nur zur Information?

Eine Möglichkeit, Ihrem Chef dabei zu helfen, wichtige Mails zu priorisieren, ist die Bedingte Formatierung im Posteingang. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, den Betreff einer Mail in einer anderen Farbe erscheinen zu lassen, wenn er in „CC“ steht. Farben bieten eine sehr gute und einfache Möglichkeit, Strukturen zu erkennen und können von unserem Gehirn schnell als Information erfasst werden.

Was ist bedingte Formatierung?

Bedingte Formatierung ist ein cleveres Feature, das die Arbeit im Outlook-E-Mail-Eingang erheblich erleichtern kann. Aber was genau ist das überhaupt? Ganz einfach: Bedingte Formatierung ist ein Werkzeug, das es Ihnen ermöglicht, E-Mails in verschiedenen Farben zu markieren und damit hervorzuheben.

Aber warum sollten Sie die bedingte Formatierung nutzen?

Nun, stellen Sie sich vor, Sie haben jeden Tag Hunderte von E-Mails im Posteingang Ihres Chefs zu bearbeiten. Die meisten davon sind wahrscheinlich nicht so wichtig, aber wie finden Sie die wenigen E-Mails, die wirklich dringend sind und schnell bearbeitet werden müssen? Hier kommt die bedingte Formatierung ins Spiel.

Durch das Einfärben der Betreffzeile können Sie auf einen Blick erkennen, welche E-Mails Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit benötigen und welche weniger dringend sind. So können Sie Zeit sparen und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Welche Vorteile bringt die bedingte Formatierung?

Natürlich gibt es auch andere Vorteile der Bedingten Formatierung im Outlook-E-Mail-Eingang. Ein weiterer ist die Reduzierung von Fehlern und Missverständnissen. Wenn Sie eine klare Übersicht über alle eingehenden E-Mails haben, werden Sie weniger wahrscheinlich wichtige Termine oder Anfragen übersehen.

Ein praktisches Beispiel wäre, dass Sie die Betreffzeilen von E-Mails Ihrer Kollegen in Kopie (CC) in einer anderen Farbe als die Betreffzeilen von direkten E-Mails an Ihren Chef markieren können. Dadurch können Sie schnell erkennen, welche E-Mails nur zur Information an Sie geschickt wurden und welche eine direkte Handlung erfordern.

Ein weiterer Vorteil ist die Effizienzsteigerung. Durch die bedingte Formatierung können Sie schnell und einfach die relevanten Informationen erfassen und Entscheidungen treffen. Sie müssen nicht mehr jeden einzelnen E-Mail-Thread öffnen, um zu sehen, worum es geht.

Fazit

Halten wir fest, dass die bedingte Formatierung im Outlook-E-Mail-Eingang ein unverzichtbares Tool für Sekretärinnen und Chefs ist. So handhaben Sie die täglichen Hunderte von E-Mails viel besser. Es spart Zeit, reduziert Fehler und Missverständnisse und erhöht die Effizienz. Also, worauf warten Sie noch? Probieren Sie es aus und erleichtern Sie sich den Arbeitsalltag!

Wissen wie es gemacht wird

Entdecken Sie die Geheimnisse in Outlook mit uns. Wir zeigen Ihnen, wie Sie für den Posteingang Ihres Chefs eine Einstellung vornehmen können, durch die der Betreff einer Mail in einer anderen Farbe erscheint, wenn er in „CC“ steht. Farben bieten eine sehr gute und einfache Möglichkeit, Strukturen zu erkennen und können von unserem Gehirn schnell als Information erfasst werden.

Bedingte Formatierung

Mit diesem Seminar werden Sie zu 7-fachen Outlook-Queen

👑 Sie werden zur Organisations-Queen
Mithilfe von Outlook lernen Sie, wie Sie Ihren und den Posteingang vom Chef sinnvoll sortiert, Wiedervorlagen einrichtet und sogar Mails automatisch farblich kategorisiert. Sie werden so effizient, dass Ihr Chef sie in den Adelsstand erhebt.

👑 Sie werden zur Queen des Zeitmanagements
Mit den Zeitspar-Tipps, die Sie im Seminar lernen, werden Sie Ihre Arbeit schneller erledigen und haben dadurch mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben. Ob das nun ein ausgiebiges Mittagessen oder eine lange Shopping-Tour ist, bleibt Ihnen überlassen 😉.

👑 Sie werden zur Aufgaben-Queen:
Mithilfe von Outlook können Sie Ihre E-Mails in handliche Aufgabenpakete verwandeln und behaltet so immer den Überblick. Sie werden Ihrem Chef zeigen, dass To-Do-Listen nicht nur effektiv, sondern auch stylish sein können.

👑 Sie werden zu Queen der Delegationen von Aufgaben
Wenn Sie im Seminar lernent, wie Sie Aufgaben delegieren und nachverfolgent, wird des Leben Ihres Chefs um einiges leichter. Denn wer möchte nicht gerne eine Sekretärin haben, die dafür sorgt, dass nichts unter den Tisch fällt?

👑 Sie werden zur Meeting-Queen
Besprechungen können manchmal sehr nervenaufreibend sein, aber nach dem Seminar werden Sie wissen, wie Sie schnell einen gemeinsamen Termin finden und Besprechungen effizient vorbereitet. Sie werden auch lernen, wie uns Outlook unterstützen kann bei Protokollen, ohne in Tränen auszubrechen. (hier liegt der Fokus vor allem im OneNote-Seminar)

👑 Sie werden zur Queen des Ouotlook CRM
Mit dem Wissen aus dem Seminar werden Sie in der Lage sein, Kundenbeziehungen zu dokumentieren und zu verwalten. Sie werden Ihrem Chef zeigen, dass das Customer Relationship Management nicht nur ein Schlagwort ist, sondern auch im Alltag funktionieren kann.

👑 Werden Sie zur IT-Queen
Mit dem Wissen aus dem Seminar öffnen Sie ein neues Buch der IT-Kenntnissen. Sie werden werden sich so gut mit Outlook auskennen, dass Sie Ihren Chef in Sachen E-Mail-Organisation beraten können. Außerdem sprechen Sie mit den ITlern auf Augenhöhe, wenn Sie neue Funktionen freischalten lassen wollen.

Bedingte Formatierung

VonJudith Torma

#ThrowbackThursday 3 Gründe OneNote online zu lernen

Optimale Nutzung von OneNote für Sekretärinnen

OneNote ist eine großartige Software, die für Sekretärinnen unverzichtbar ist. Sie bietet eine Vielzahl von Funktionen, die es ermöglichen, Beratungen wie Protokolle und Aufgabenlisten effektiv zu organisieren und zu verwalten. Leider haben viele Sekretärinnen keine Schulung in der Nutzung von OneNote erhalten und wissen daher nicht, wie sie das volle Potenzial der Software nutzen können. In diesem Blog-Beitrag zeigen wir Ihnen, warum OneNote für Sekretärinnen so wichtig ist und wie Sie die Software optimaler nutzen können.

Warum Sekretärinnen OneNote nutzen sollten

Stellen Sie sich vor, Sie können alle Ihre Aufgaben und Termine an einem Ort organisieren und verwalten. Sie können Notizen zu wichtigen Gesprächen und Besprechungen machen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, wo Sie diese Notizen aufbewahren sollen. Mit OneNote können Sie alles an einem Ort speichern und mit anderen teilen. Und das Beste daran ist, dass Sie Ihre Notizen und Aufgaben jederzeit und von überall aus abrufen können – egal, ob Sie im Büro, zu Hause oder unterwegs sind.

📂 Effektive Organisation
Mit OneNote können Sie Beratungen wie Protokolle und Aufgabenlisten effektiv organisieren und verwalten. Sie können Notizen, Bilder, Audio- und Videoaufnahmen sowie andere Dateien in OneNote speichern und einfach darauf zugreifen.

🧟 🧟Einfache Zusammenarbeit
OneNote bietet die Möglichkeit, Beratungen mit anderen zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Sie können Notizen und Dateien einfach mit Kollegen und Vorgesetzten teilen und gemeinsam Änderungen vornehmen.

⏳ Zeitersparnis
OneNote bietet eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen Zeit sparen können. Sie können zum Beispiel Vorlagen erstellen und wiederverwenden, um schnell und einfach neue Beratungen zu erstellen. Auch die Suche nach bestimmten Informationen in Ihren Notizen wird durch OneNote erleichtert.

Optimale Nutzung von OneNote für Sekretärinnen

Wie Sie OneNote optimal nutzen können

Jetzt wird es praktisch! In diesem Teil des Beitrags geht es darum, wie Sie OneNote optimal nutzen können. Wir geben Ihnen Tipps und Tricks an die Hand, damit Sie die Software bestmöglich einsetzen können und dadurch Zeit und Stress sparen.

Verbindung zu Outlook
Haben Sie sich schon mal gefragt, wie Sie all Ihre Aufgaben und Termine an einem Ort organisieren können? Mit der Verbindung zwischen OneNote und Outlook ist das kein Problem mehr! Erstellen Sie Aufgabenlisten und Termine in Outlook und integrieren Sie sie nahtlos in OneNote. So behalten Sie den Überblick und haben alles an einem Ort.

Vorlagen
Wussten Sie, dass Sie in OneNote Vorlagen erstellen und wiederverwenden können? Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine einheitliche Struktur in Ihren Beratungen. Erstellen Sie Vorlagen für Protokolle, To-Do-Listen und andere Dokumente, die Sie regelmäßig benötigen. So müssen Sie nicht jedes Mal von vorne beginnen und haben mehr Zeit für andere Aufgaben.

Tags
Manchmal ist es schwierig, in all Ihren Notizen die richtigen Informationen zu finden. Hier kommen die Tags von OneNote ins Spiel! Mit den Tags können Sie Ihre Notizen kategorisieren und bestimmte Informationen schnell wiederfinden. Vergeben Sie beispielsweise einen Tag für wichtige Aufgaben oder für bestimmte Kunden. So haben Sie alle relevanten Informationen auf einen Blick.

Suchfunktion
OneNote bietet eine leistungsstarke Suchfunktion, die Ihnen dabei hilft, bestimmte Informationen in Ihren Notizen schnell und einfach zu finden. Kein langes Durchsuchen von Notizen mehr! Mit der Suchfunktion finden Sie in Sekundenschnelle das, was Sie suchen.

Nun haben Sie eine Vorstellung davon, wie Sie OneNote optimal nutzen können. Probieren Sie die verschiedenen Funktionen aus und finden Sie heraus, welche für Sie am besten funktionieren. Wenn Sie weitere Tipps und Tricks benötigen oder Hilfe bei der Nutzung von OneNote benötigen, dann empfehlen wir Ihnen ein Live-Online-Seminar. In einem solchen Seminar können Sie Ihre Fragen direkt an einen Experten richten und von dessen Wissen und Erfahrung profitieren.

Verbindung von OneNote und Outlook

Ein weiterer Vorteil der Verbindung von OneNote und Outlook ist die Erstellung von Protokollen für Meetings und Beratungen.

Als Sekretärin sind Sie oft dafür verantwortlich, die Protokolle für Ihre Chefs und Teams zu erstellen. Mit OneNote können Sie während des Meetings oder der Beratung Notizen erstellen und sie direkt in das Protokoll integrieren.

Durch die Verbindung mit Outlook können Sie dann das Protokoll direkt an die Teilnehmer senden und gleichzeitig eine Aufgabenliste erstellen, um sicherzustellen, dass alle To-Do’s erledigt werden. Sie können nicht nur die Aufgabenlist erstellen, sondern im Zusammenspiel mit Outlook auch Aufgaben delegieren. Wie Sie dabei am besten vorgehen zeigen wir im Live-Online-Seminar.

Klingt das nicht großartig? Probieren Sie es aus und erleichtern Sie sich das Leben als Sekretärin!

Optimale Nutzung von OneNote für Sekretärinnen

Wie Sie eine Schulung in OneNote erhalten können

Es ist verständlich, dass Sie sich mehr über OneNote informieren möchten, insbesondere wenn keine Schulung stattgefunden hat.

Doch keine Sorge, es gibt viele Schulungen und Ressourcen, die Ihnen helfen können, OneNote besser zu verstehen und effektiver zu nutzen.

Ein guter Ort, um anzufangen, ist die offizielle Microsoft OneNote-Website, auf der Sie Tutorials und Hilfsmittel finden können. Das beansprucht natürlich viel Zeit und Sie benötigen die richtigen Suchbegriffe.
Alternativ können Sie auch an Live-Online-Seminaren teilnehmen oder sich mit anderen OneNote-Benutzern in Foren austauschen, um mehr über bewährte Praktiken und Tipps zu erfahren.

Fazit: OneNote ist ein Must-Have für Sekretärinnen

Insgesamt ist OneNote ein wertvolles Tool für Sekretärinnen, die ihre Arbeit effektiver und effizienter gestalten möchten.

Mit seiner Fähigkeit, Notizen, Aufgaben und Termine an einem Ort zu organisieren und zu verwalten, ist OneNote ein echtes Must-Have für Sekretärinnen, die sich auf ihre Arbeit konzentrieren und produktiv sein möchten.

Darüber hinaus ist es einfach zu erlernen und es gibt viele Schulungen und Ressourcen, die Ihnen helfen können, OneNote zu beherrschen. Stöbern Sie hier auf unserem Blog und erlesen Sie sich die ersten Tipps und Tricks in OneNote.

Also zögern Sie nicht länger und starten Sie noch heute mit OneNote!

Optimale Nutzung von OneNote für Sekretärinnen

7 Gründe für die Teilnahme am Live-Online-Seminar

👍 Das Live-Online- Seminar wird von einer Expertin auf dem Gebiet geleitet – Meike Kranz. Sie teilt ihr Wissen und ihre Erfahrungen gerne und humorvoll. Dies gibt den Teilnehmerinnen die Möglichkeit, von einer erfahrenen Fachkraft zu lernen. 👉 Lernen von einer Expertin

👍Das live Seminar bietet wertvolle Tipps und Tricks, wie man OneNote effektiver nutzen kann, um produktiver zu sein und Zeit zu sparen. Die Teilnehmerinnen werden lernen, wie man Notizen strukturiert und organisiert, um den Büroalltag zu vereinfachen. 👉 Effektive Nutzung von OneNote

👍Das online Lernen bietet eine Gelegenheit, sich mit anderen Teilnehmerinnen zu vernetzen und auszutauschen – aus vielen Regionen der Nation. Dies schafft ein Gemeinschaftsgefühl und fördert die Zusammenarbeit unter den Teilnehmerinnen. 👉 Gemeinschaftsgefühl

👍Das Live-Online-Seminar bietet die Möglichkeit, bequem von zu Hause oder dem Arbeitsplatz aus teilzunehmen. So sparen die Teilnehmerinnen Zeit und Geld, indem sie sich nicht auf Reisen begeben müssen. 👉 Flexibilität

👍Die online Schulung setzt auf interaktive Lernmethoden wie Präsentationen, Demonstrationen und Diskussionen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmerinnen aktiv am Lernprozess beteiligt sind. 👉 Interaktive Lernmethoden

👍 Das virtuelle Seminar bietet eine Gelegenheit, das Gelernte sofort in der Praxis anzuwenden. Dies gibt den Teilnehmerinnen die Möglichkeit, das Programm auszuprobieren und Fragen zu stellen. 👉 Anwendung in der Praxis

👍 Das gemeinsame online Lernen motiviert die Teilnehmerinnen, OneNote als ein Werkzeug zur Verbesserung ihrer Produktivität im Büro zu nutzen. Die Teilnehmerinnen werden ermutigt, OneNote als eine Lösung zur Vereinfachung ihres Arbeitsalltags zu betrachten. 👉 Motivation

VonJudith Torma

#WieWirdsGemacht professionelle Briefvorlagen und der Sinn von Textbausteinen

Als der Chef merkte, dass seine Sekretärin an diesem Tag nicht im Büro war, hatte er zunächst keine größeren Bedenken. Schließlich hatte er noch genügend Arbeit, um sich selbst zu beschäftigen. Doch als ein dringender Brief an eine wichtige Geschäftspartnerin verschickt werden musste, fiel ihm auf, dass er keine Ahnung hatte, wo er die passende Vorlage finden konnte.

Er begann verzweifelt, auf seinem Computer und im Laufwerk zu suchen, doch ohne Erfolg. Als er schließlich eine vermeintlich passende Vorlage fand und den Brief verfasst hatte, fühlte er sich erleichtert – bis ihm auffiel, dass er versehentlich den Namen der Empfängerin falsch geschrieben hatte. Ein peinlicher Fehler, der ihn in Verlegenheit brachte und ihm zeigte, wie wichtig es ist, eine passende Briefvorlage zur Hand zu haben.

professioelle Briefvorlagen retten Ihren Tag und den des Chefs

Diese kurze Episode verdeutlicht, wie schnell chaotisch es im Büro zugehen kann und wie wichtig es ist, vorbereitet zu sein. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen deshalb, wie Sie wichtige eine passende Briefvorlage sein, um so einen Chef im Chaos in Zukunft zu vermeiden. Und das Beste daran: Sie können sich kostenlos für unseren Video-Kurs anmelden, um noch mehr nützliche Tipps und Tricks bei der Erstellung zu erhalten.

Sie sind die Rettung in der Not!

Mit diesen Fähigkeiten können Sie Ihrem Chef in einer stressigen Situation helfen, indem Sie eine professionelle Briefvorlage erstellen. Erstellen Sie mühelos eine Dateivorlage, fügen Sie Loch- und Falzmarkierungen hinzu und gestalten Sie die Seitennummerierung variabel – abhängig von der Anzahl der Seiten. Zeigen Sie Ihrem Chef, wie man den Unterschied zwischen aktuellem Datum, Erstelldatum, Druckdatum und Speicherdatum erkennt. Arbeiten Sie effizienter, indem Sie Textbausteine verwenden und sparen Sie wertvolle Zeit. Mit diesen Fähigkeiten sind Sie unverzichtbar für Ihren Chef und können ihm viel Stress und Ärger ersparen.

3 gute Gründe, warum es sich lohnt in professionelle Briefvorlagen zu investieren

Erstens sparen Briefvorlagen Zeit und Mühe. Sie müssen nicht jedes Mal von vorne beginnen und überlegen, welche Formulierung am besten geeignet ist. Mit einer Vorlage haben Sie bereits einen Rahmen und müssen nur noch die individuellen Informationen anpassen. Das bedeutet, dass Sie in kurzer Zeit mehrere Briefe schreiben können, ohne sich jedes Mal neu auf die Formulierung konzentrieren zu müssen.

Zweitens stellen Briefvorlagen sicher, dass Sie keine wichtigen Informationen vergessen. Es kann vorkommen, dass Sie in einem individuell geschriebenen Brief vergessen, wichtige Punkte zu erwähnen oder relevante Details zu nennen. Mit einer Vorlage haben Sie jedoch eine strukturierte Vorgabe, die sicherstellt, dass Sie alle wichtigen Informationen enthalten.

Neben diesen praktischen Vorteilen gibt es auch ein emotionalen Vorteil: Briefvorlagen können dazu beitragen, dass Sie bzw Ihr Chef, falls Sie denn mal nicht da sind, selbstbewusster auftreten und professioneller wirken. Wenn die Vorgesetzten eine Vorlage verwenden, können Sie sicher sein, dass Sie eine klare und professionelle Kommunikation abliefern, die Ihre Geschäftspartner oder Kunden beeindruckt. Sie zeigen damit, dass Sie sich Gedanken über Ihre Kommunikation gemacht haben und sich um eine klare und prägnante Ausdrucksweise bemühen.

Außerdem können Sie so lästigen Schreib- u Tippfehler des Chefs vorbeugen.

8 typische Elemente, damit der Chef schnell und mit wenigen Fehlern Briefe schreiben kann

Hier sind einige mögliche Textbausteinelemente für einen Brief oder eine E-Mail:

Begrüßung: Eine höfliche Begrüßung wie „Sehr geehrte/r [Name],“

Einleitung: Eine kurze Einleitung, die den Zweck des Briefs oder der E-Mail erklärt, wie z.B. „Ich schreibe Ihnen, um Ihnen ein Update zum Projektfortschritt zu geben.“

Aktualisierung: Eine klare und präzise Zusammenfassung des Fortschritts des Projekts, die die wichtigsten Entwicklungen und Ergebnisse seit dem letzten Update enthält.

Probleme: Eine Auflistung der Probleme, die aufgetreten sind, und der Maßnahmen, die ergriffen werden, um sie zu lösen.

Anforderungen: Eine Liste der Anforderungen, die noch erfüllt werden müssen, und der geplanten Maßnahmen, um sie zu erfüllen.

Dankeschön: Eine kurze Dankesnachricht an den Empfänger, z.B. „Vielen Dank für Ihre Zusammenarbeit und Ihr Engagement bei diesem Projekt.“

Abschluss: Eine höfliche Abschlussformel, wie z.B. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“, gefolgt von Ihrem Namen und Ihrer Kontaktinformationen.

Diese Textbausteinelemente können je nach Situation und Bedarf angepasst werden, um einen maßgeschneiderten Brief oder eine E-Mail zu erstellen.

Hier einige der wichtigsten Textbausteine, die ein:e Chef:in benötig, um in der Not selbständig fehlerfreie Briefe zu schreiben

📌 Betreffzeile

• Aktualisierung zum Projektfortschritt „Pegasus23“

• Projektstatus-Update Pegasus23: Neueste Entwicklungen im 2. Quartal

• Kurz-Bericht zum Fortschritt von Pegasus 23: Neue Informationen

📌 Begrüßung

• Sehr geehrte Frau [Nachname],

• Liebe Frau [Nachname],

• Guten Tag Frau [Nachname],

• Sehr verehrte Frau [Nachname],

• Hallo Frau [Nachname],

Es ist wichtig, die richtige Anrede für den jeweiligen Empfänger und die Beziehung zu ihm zu wählen. In manchen Fällen kann es auch angemessen sein, die Anrede etwas formeller oder informeller zu gestalten, je nachdem, wie gut man den Empfänger kennt oder wie offiziell die Korrespondenz ist.

📌 Einleitung/Aufmacher

1️⃣ Ich informiere Sie gerne über den aktuellen Stand unseres gemeinsamen Projekts und freue mich, Ihnen positive Fortschritte mitteilen zu können.

2️⃣ In diesem Schreiben informiere ich Sie über den aktuellen Fortschritt unseres Projekts und drücke Ihnen meine Wertschätzung für Ihre Unterstützung aus.

3️⃣ Mit diesem Brief bringe ich Sie auf den neuesten Stand bezüglich des Projektfortschritts und drücke Ihnen meine Dankbarkeit für die erfolgreiche Zusammenarbeit aus.

Achten Sie bei den Textvorlagen auf die Sprachstimmung Ihres Vorgesetzten. Legen Sie die Textbausteine in seinem/ihrem Tonfall an

📌 Aktualisierung
Hier müsste die Vorgesetzten tatsächliche Aktualisierungen auflisten, diese könnten wir folgt vorformuliert werden

Aktualisierung Pegasus23:

  • Überarbeitung des Designs abgeschlossen
  • Code-Optimierung durchgeführt
  • Tests erfolgreich durchgeführt

Pegasus23 Update:

  • Phase 1 des Projekts abgeschlossen
  • Fortschritt im Zeitplan
  • Nächste Phase beginnt nächste Woche

Projekt Pegasus23 Fortschrittsupdate:

  • Neue Teammitglieder hinzugefügt
  • Produktionsplanung aktualisiert
  • Budget im Rahmen gehalten

📌 Probleme

Schreiben Sie hier einige kurze Textbausteine, aus denen der Chef auswählen kann, überlegen Sie, welches typische oder wiederkehrende Probleme sein können. Hier 3 Vorschläge

1️⃣ Aufgrund unerwarteter Ausführungsschwierigkeiten kommt es zu Verzögerungen bei der Fertigstellung des Projekts. Wir tun alles in unserer Macht stehende, um die Probleme zu lösen und den Zeitplan wieder einzuhalten. Wir halten Sie auf dem Laufenden.

2️⃣ Wir informieren Sie darüber, dass wir aufgrund schlechten Wetters Schwierigkeiten bei der Einhaltung des geplanten Zeitplans hatten. Wir arbeiten hart daran, die Verzögerungen so gering wie möglich zu halten und werden Sie über alle weiteren Entwicklungen informieren.

3️⃣ Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass es zu einer Lieferverzögerung gekommen ist, die sich leider auch auf den Projektzeitplan auswirken wird. Wir sind dabei, alternative Lösungen zu prüfen und werden Sie in Kürze über unsere nächsten Schritte informieren. Wir möchten uns für eventuelle Unannehmlichkeiten entschuldigen.

📌 Anforderung/Aufgaben

1️⃣ Hiermit erhalten Sie eine Liste der verbleibenden Anforderungen für das Projekt sowie unsere geplanten Maßnahmen, um diese Anforderungen zu erfüllen.

2️⃣ Zurzeit arbeiten wir daran, die noch offenen Anforderungen für das Projekt Pegasus23 zu erfüllen. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung dieser Anforderungen sowie eine Beschreibung unserer geplanten Maßnahmen, um diese zu erfüllen.

3️⃣ Wir möchten Sie über den aktuellen Stand der Anforderungen für das Projekt Pegasus23 informieren. Nachfolgend finden Sie eine Liste der noch ausstehenden Anforderungen sowie eine Übersicht unserer Maßnahmen, um diese schnellstmöglich zu erfüllen.
💡 …

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Nach jeden Text sollte eine Auflistung vorbereitet werden

📌 Dank

1️⃣ Vielen Dank für Ihre wertvolle Unterstützung in diesem Projekt. Ihre Expertise und Ihr Engagement haben wesentlich dazu beigetragen, dass wir unseren Fortschritt erzielen konnten.

2️⃣ Ich bedanke mich bei Ihnen für Ihre hervorragende Zusammenarbeit. Die reibungslose Kommunikation und die schnelle Bereitstellung von Informationen haben es uns ermöglicht, das Projekt effektiv zu planen und durchzuführen.

3️⃣ Ein herzliches Dankeschön für die kontinuierliche Lieferung qualitativ hochwertiger Ergebnisse. Wir schätzen Ihre Professionalität und sind zuversichtlich, dass wir zusammen großartige Erfolge erzielen werden.

📌 Grußformel

• Mit freundlichen Grüßen

• Herzliche Grüße

• Beste Grüße

• Viele Grüße

• Freundliche Grüße

• Hochachtungsvoll

• Mit besten Empfehlungen

• Alles Gute

Es ist wichtig zu beachten, dass die Wahl der Grußformel von der Art der Beziehung zwischen den Personen und der Situation abhängt.

📌 Unterschrift

Bereiten Sie die Briefvorlagen so vor, dass der Absender bereits hinterlegt ist, also der Name des Chefs oder der Chefin und dann nur noch unterschrieben werden muss

In unserem Video-Kurs zeigt unsere Dozentin Meike Kranz, wie Sie Textbausteine anlegen, wie Sie sie bearbeiten können und welche Bezeichnung am sinnvollsten ist, damit die richtigen Textbausteine schnell gefunden werden.

Ein frischer und lebendiger Sprachstil in den Textbausteinen kann einen großen Unterschied machen! Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Textbausteine so klingen, als hätte der Chef persönlich den Brief diktiert, ist das ein großer Pluspunkt für die Professionalität Ihres Schreibens. Nutzen Sie daher Textbausteine, die Ihrem individuellen Sprach- und Schreibstil entsprechen und eine authentische Stimme haben. Übermitteln Sie weiterhin prägnante und klare Nachrichten, damit Ihre Geschäftspartnerinnen und -partner immer wissen, dass sie bei Ihnen in guten Händen sind!

Denken Sie bei allem daran, Ihre Vorgesetzten mitzunehmen. Erklären Sie ihnen in Ruhe, warum es sinnvoll ist, Textbausteine anzulegen, anstatt sie einfach zu überrollen.

Schließlich sollten auch Ihre Vorgesetzten souverän reagieren können, falls Sie einmal ausfallen sollten.

Mit der Briefvorlage und den Textbausteinen werden Sie jedoch unverzichtbar und Ihre Vorgesetzten werden schnell erkennen, wie wertvoll eine professionelle Unterstützung im Vorzimmer ist.

So könnte ein Brief des Chefs klingen, falls er Ihre Textbausteine halbwegs sinnvoll zusammensetzt

Sehr geehrte Frau [Nachname],

ich informiere Sie gerne über den aktuellen Stand unseres gemeinsamen Projekts und freue mich, Ihnen positive Fortschritte mitteilen zu können.

Aktualisierung Pegasus23:

  • Überarbeitung des Designs abgeschlossen
  • Code-Optimierung durchgeführt
  • Tests erfolgreich durchgeführt

Leider mussten wir aufgrund unerwarteter Ausführungsschwierigkeiten Verzögerungen bei der Fertigstellung des Projekts verzeichnen. Wir tun alles in unserer Macht stehende, um die Probleme zu lösen und den Zeitplan wieder einzuhalten. Wir halten Sie auf dem Laufenden.

Hiermit erhalten Sie eine Liste der verbleibenden Anforderungen für das Projekt sowie unsere geplanten Maßnahmen, um diese Anforderungen zu erfüllen:

  • Implementierung der Benutzeroberfläche
  • Integration der Datenbank
  • Testen der Funktionalitäten Wir arbeiten hart daran, diese Anforderungen schnellstmöglich zu erfüllen.

Vielen Dank für Ihre wertvolle Unterstützung in diesem Projekt. Ihre Expertise und Ihr Engagement haben wesentlich dazu beigetragen, dass wir unseren Fortschritt erzielen konnten.

Mit freundlichen Grüßen, [Name des Absenders]

So kann es weitergehen

Wir legen Ihnen unseren kostenlosen Video-Kurs ans Herz, in dem wir Ihnen zeigen, wie Sie eine professionelle Briefvorlage erstellen können.

In diesem Kurs lernen Sie unter anderem, wie Sie eine solide Grundlage für Ihre Vorlage schaffen, Loch- und Falzmarkierungen einfügen und die Seitennummerierung variabel gestalten können. Wir zeigen Ihnen auch den Unterschied zwischen verschiedenen Datumstypen und wie Sie effizienter mit Textbausteinen arbeiten können.

Wir sind überzeugt, dass dieser Kurs Ihnen wertvolle Tipps und Tricks für Ihre tägliche Arbeit bieten wird. Melden Sie sich noch heute an und nehmen Sie an unserem kostenlosen Kurs teil!

Bringen Sie Ihre Briefvorlage auf die nächste Stufe und sparen Sie Zeit im täglichen Ablauf.

Geschäftsbriefe zu schreiben gehört zu Ihrem täglichen Brot. Selbstverständlich haben Sie sich dafür bereits eine Vorlage in Word mit Unternehmenslogo oben und den gesetzlich vorgeschriebenen Informationen in der Fußzeile erstellt.

Aber da geht noch mehr!

In diesem kostenlosen Webinar lernen Sie Ihre Briefvorlage zu professionalisieren.

– Die Grundlage: Dateivorlage erstellen
– Loch- und Falzmarkierungen einfügen
– Die Seitennummerierung variabel gestalten in Abhängigkeit der Anzahl der Seiten
– Der Unterschied zwischen aktuellem Datum, Erstelldatum, Druckdatum und Speicherdatum
– Effizienter arbeiten mit Textbausteinen

Ihr Nutzen:
Am Ende dieses Webinars können Sie bei Ihrem Chef mit Ihrer Expertise für professionelle Geschäftskorrespondenz glänzen.

VonJudith Torma

#OneNote – Ist es eine gute Idee Notizbücher mit dem Chef oder Kollegen teilen?

OneNote ist ein praktisches Werkzeug, das von vielen Sekretärinnen genutzt wird, um Notizen, To-Do-Listen und andere wichtige Informationen zu organisieren. Eine der Funktionen von OneNote ist die Möglichkeit, Notizbücher mit Kollegen zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. In diesem Blog-Beitrag werden wir uns die Vor- und Nachteile des Freigebens von OneNote-Notizbüchern ansehen.

Flexibles Arbeiten durch mobile Verfügbarkeit

Effiziente Zusammenarbeit:
Wenn Sie ein Notizbuch in OneNote freigeben, können Sie und Ihre Kollegen daran arbeiten und auf dieselben Informationen zugreifen. Dies bedeutet, dass alle in Echtzeit an denselben Projekten arbeiten und Updates schnell geteilt werden können, was die Zusammenarbeit effizienter macht.

Bessere Organisation:
Durch das Freigeben von Notizbüchern können Sie Ihre Informationen besser organisieren. Wenn Sie beispielsweise an einem Projekt mit mehreren Kollegen arbeiten, können Sie alle relevanten Informationen in einem gemeinsamen Notizbuch sammeln und so sicherstellen, dass nichts verloren geht.

Flexibilität:
Wenn Sie ein Notizbuch freigeben, können Sie es von jedem Gerät aus bearbeiten, solange Sie eine Internetverbindung haben. Das bedeutet, dass Sie auch von zu Hause aus arbeiten oder auf Geschäftsreisen arbeiten können, ohne dass Sie physisch im Büro sein müssen.

Datenschutzrisiken und eingeschränkte Kontrolle über Daten

Datenschutz:
Wenn Sie ein Notizbuch in OneNote freigeben, besteht die Gefahr, dass vertrauliche Informationen versehentlich oder absichtlich von anderen Personen eingesehen werden können. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Kollegen, mit denen Sie das Notizbuch teilen, zuverlässig und vertrauenswürdig sind.

Komplexität:
Das Freigeben eines Notizbuchs in OneNote kann etwas komplex sein, insbesondere wenn Sie noch nicht so vertraut mit der Software sind. Es erfordert Zeit und Geduld, um die verschiedenen Funktionen und Einstellungen zu verstehen.

Abhängigkeit von der Internetverbindung:
Wenn Ihre Internetverbindung ausfällt, können Sie nicht auf Ihr freigegebenes Notizbuch zugreifen oder es bearbeiten. Dies kann zu Verzögerungen bei der Zusammenarbeit führen und die Effizienz beeinträchtigen.

Fazit

Das Freigeben von OneNote-Notizbüchern bietet viele Vorteile, wie die effektivere Zusammenarbeit und eine bessere Organisation. Es gibt jedoch auch einige Nachteile, insbesondere in Bezug auf den Datenschutz und die Abhängigkeit von einer zuverlässigen Internetverbindung. Es ist wichtig, diese Vor- und Nachteile abzuwägen und zu entscheiden, ob das Freigeben eines Notizbuchs für Ihr Team die beste Option ist. Wenn Sie sich dafür entscheiden, stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Personen zuverlässig und vertrauenswürdig sind und dass Sie die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen treffen, um die Vertraulichkeit Ihrer Informationen zu gewährleisten.

In unserem Live-Online-Seminar zeigen wir Ihnen die verschiedenen Funktionen von OneNote und wie Sie diese am besten nutzen können, um Ihre Arbeit effektiver zu gestalten. Wir geben Ihnen Tipps zur effektiven Zusammenarbeit mit anderen und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Arbeitsprozesse mit OneNote optimieren können.

5 gute Gründe dabei zusein

📈 Der Chef wird beeindruckt sein: Wenn Sie nach unserem Seminar OneNote beherrschen, können Sie Ihre Notizen und Aufgaben so effektiv organisieren, dass Ihr Chef denkt, Sie haben einen Deal mit dem Teufel gemacht. Er wird nicht glauben können, wie schnell Sie die Informationen finden können, die er braucht. 👿

💻 Bye bye, Papierchaos: OneNote ist wie eine virtuelle Schreibunterlage. Sie können alle wichtigen Informationen an einem Ort sammeln und organisieren, ohne dass Sie Berge von Papier überall herumliegen haben. Endlich wird Ihr Schreibtisch nicht mehr aussehen wie ein Papierstapel, der auf eine Apokalypse wartet. 📚

🤝 Zusammenarbeit leicht gemacht: OneNote ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen. Sie können Notizen und Informationen in Echtzeit teilen und sogar gemeinsam an einem Notizbuch arbeiten. Sie werden der Superstar sein, wenn Sie Ihrem Team helfen, ihre Projekte effektiver zu managen. 🌟

💸 Geld sparen: OneNote ist eine kostenlose Anwendung, die mit den meisten Office-Suiten geliefert wird. Wenn Sie OneNote nutzen, sparen Sie nicht nur Papier und Platz, sondern auch Geld, indem Sie auf teure Notizbücher oder andere Tools verzichten. Ihr Chef wird Sie lieben, weil Sie so klug und sparsam sind. 💰

🕑 Zeit sparen: Mit OneNote können Sie Ihre Notizen und Aufgaben so organisiert und effektiv verwalten, dass Sie viel Zeit sparen können. Sie werden in der Lage sein, schnell auf Informationen zuzugreifen und Aufgaben effektiver zu erledigen. Ihr Chef wird beeindruckt sein, wie viel Sie in so kurzer Zeit erledigen können. ⏰

Also, worauf warten Sie noch? Melden Sie sich zu unserem OneNote-Seminar an und werden Sie zum Superstar in Ihrem Büro! 😎

VonJudith Torma

#QuickTipp: Noch mehr Informationen über Kontakte sinnvoll abspeichern

Outlook ist ein tolles E-Mail-Program. Es kann aber noch einige Menge mehr. Zum Beispiel Kontakte anlegen und pflegen.

Typischen Daten sind Name, Firma, Posistion, die E-Mail und die Telefonnummer.

Es geht aber noch mehr.

Wenn Sie auf die Einstellung Details gehen, dann öffnet sich der Kontakt in einer anderen Ansicht.

Dort können wir unser Gedächtnis entlasten und weitere nützliche Informationen abspeichern.

Zum Geburtstag, Büro, Beruf, Assistentz, Vorgesetzten, Namenszusätze, Namen des Partners.

Nie wieder Kontakte suchen: 3 Gründe, warum Sie in Outlook speichern sollten

Erstellen und pflegen Sie Kontakte, um Zeit und Mühe zu sparen. Hier sind drei Gründe, warum Sie Kontakte in Outlook speichern sollten:

1️⃣ Zeitersparnis: Wenn Sie Kontakte in Outlook speichern, müssen Sie deren Kontaktinformationen nicht jedes Mal eingeben, wenn Sie eine E-Mail schreiben oder einen Termin planen möchten. Sie können einfach den Namen des Kontakts in das entsprechende Feld eingeben, und Outlook füllt automatisch die benötigten Informationen aus.

2️⃣ Effizienz: Durch das Speichern von Kontakten in Outlook können Sie schnell und einfach E-Mails an eine Gruppe von Personen senden, ohne dass Sie jeden Empfänger einzeln auswählen müssen. Sie können einfach eine Kontaktgruppe erstellen und alle relevanten Kontakte hinzufügen. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und vermeiden mögliche Fehler bei der Auswahl der Empfänger.

3️⃣ Organisierter Workflow: Durch das Speichern von Kontakten in Outlook können Sie auch Ihre Arbeitsabläufe organisieren. Sie können beispielsweise Ihre Kontakte in Kategorien unterteilen, um sie leichter zu finden und zu verwalten. Auf diese Weise können Sie schnell nach Kontakten suchen, die bestimmte Eigenschaften oder Fähigkeiten haben, die für Ihre Arbeit relevant sind.

Das sind übrigens die Kontaktfelder, die laut der KI am seltens in Outlook ausgefüllt werden.

Spitzname
Viele Menschen geben ihren Spitznamen nicht in ihre Kontakte ein, da sie ihn vielleicht nicht als Teil ihrer offiziellen Identität betrachten.

Soziale Netzwerke

Obwohl Social-Media-Konten für viele Menschen ein wichtiger Teil ihres Lebens sind, füllen sie oft nicht die Kontaktfelder für Facebook, Twitter oder LinkedIn aus.

Geburtstag

Obwohl das Geburtsdatum oft als wichtiges Feld angesehen wird, wird es oft vernachlässigt oder nicht eingetragen.

Notizen

Obwohl Notizenfelder nützlich sein können, um zusätzliche Informationen über einen Kontakt zu speichern, werden sie oft ignoriert oder leer gelassen.

Hobbys: Hobbys oder Interessen sind oft nicht in den Kontaktfeldern enthalten, da sie für die Geschäftskommunikation oder den Kontakt nicht relevant erscheinen.

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und lassen Sie uns wissen, welches Kontaktfeld in Ihren Outlook-Kontakten am häufigsten ausgefüllt ist und welches eher selten genutzt wird. Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen!

VonJudith Torma

#QuickTipp: 😮 Sie haben aus Versehen eine Seite in OneNote gelöscht?

In einem Stehordner können wir Seiten händisch entfernen. Da schmeißen wir Blätter ja nicht so einfach weg.

Digital löschen wir mit einem kleinem Klick häufiger mal Links oder wie in OneNote seiten.

Aber damit ist sie nicht komplett weg. Deshalb zeigt unsere Dozentin Meike Kranz in einem kurzen Video wie wir Seiten wiederherstellen.

😮 Sie haben aus Versehen eine Seite in OneNote gelöscht?

Kein Problem. Wo der Papierkorb in OneNote versteckt ist und wie Sie die Seite wieder herstellen können, das zeige ich Ihnen in diesem neuen Video:

Unsere Dozentin hat unsere Arbeit so sehr vereinfach, weil Sie uns gezeigt hat, wie wir als Team viel besser mit OneNote zusammenarbeiten können.

Dieses Wissen geben wir sehr gern an Sekretärinnen und Assistentinnen weiter – in Text-Form, als Video oder kurze knackige Bilder.

Welche Art von Wissensvermittlung passt den am besten in Ihren vollen Alltag als Sekretärin, Mutter und Frau?

💬 Lassen Sie doch einen kurze Kommentar da, wie Sie diese Wissenshäppchen am liebsten verdauen

Was Sie nutzen OneNote noch gar nicht?


❓ Sie haben OneNote vielleicht schon auf Ihrem Computer, aber haben Sie es schon mal ausprobiert? Es ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie ein digitales Notizbuch erstellen können. Und das Beste daran? Wir bieten einen kostenlosen Video-Kurs an, in dem wir Ihnen zeigen, wie Sie in nur 3 Schritten ein Notizbuch anlegen können!

In Ihrem digitalen Notizbuch können Sie Strukturen anlegen, den Überblick über die Inhalte behalten, Seiten anlegen und Texte, Bilder, Screenshots und Aufgabenlisten frei auf der Seite platzieren. Sie können sogar Anmerkungen, Pfeile oder Kringel drumherum malen und die Suchfunktion durchforstet nicht nur die Texte, sondern auch Screenshots und Ihre Anmerkungen.

In unserem Video-Kurs geben wir Ihnen eine kurze Einführung in die Software OneNote und zeigen Ihnen, wie Sie in nur 3 Schritten ein digitales Notizbuch erstellen können. Seien Sie dabei und nutzen Sie diese Chance, um Ihre Organisation und Effizienz zu verbessern!

Melden Sie sich jetzt kostenlos an und machen Sie den ersten Schritt zur digitalen Organisation!

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