Kategorien-Archiv IT – im Büro

Als Chef-Sekretärin organisieren Sie regelmäßig Meetings und Geschäftsessen mit Lieferanten, wichtigen Kunden und anderen Geschäftspartnern für Ihren Chef?

Dann wissen Sie sicherlich, wie wichtig es ist, auf die kleinen Details zu achten, die eine gute Atmosphäre schaffen können. Welchen Kaffee oder Tee trinkt der Gast am liebsten? Gibt es Allergien oder Unverträglichkeiten zu beachten?

Und nicht zuletzt: Wo lässt es sich am besten speisen – vegetarisch, asiatisch oder doch lieber italienisch? Doch wo notieren Sie all diese Informationen?

In einer Word-Datei, einer Excel-Liste oder auf einem Zettel, den Sie ständig bei sich tragen? Wenn Sie diese Informationen direkt in den Outlook-Kontakten erfasst hätten, könnten Sie damit bei Ihrem Chef punkten. Aber wussten Sie, dass es in Outlook viel mehr Felder gibt, als Sie auf den ersten Blick sehen können? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Felder sichtbar machen, eigene Felder erstellen und sie sinnvoll nutzen können, um Ihre Arbeit als Sekretärin noch effektiver zu gestalten.

Kennen Sie wirklich alle Felder in Ihren Outlook-Kontakten?

Outlook-Kontakte sind wie ein Schweizer Taschenmesser. Jeder kennt sie, aber die meisten wissen nicht, was alles in ihnen steckt. Sie wissen, wo Sie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer eingeben können, aber was ist mit der Frage, ob Ihr Kontakt lieber Cappuccino oder Espresso trinkt? Oder ob er oder sie Veganer ist?

Keine Sorge, Sie müssen nicht in der Lage sein, Gedanken zu lesen, um all diese Informationen zu kennen. Sie müssen nur wissen, wie Sie auf die versteckten Felder in Outlook-Kontakten zugreifen können. In diesem Abschnitt werden wir Ihnen einen Überblick über die Standardfelder geben und Ihnen zeigen, wie Sie die versteckten Felder finden und nutzen können.

Da gibt es einiges zu entdecken und auszuprobieren.

5 praktische Beispiele für eigene Felder

Feld: Lieferantenzuordnung

Wenn Sie regelmäßig mit verschiedenen Lieferanten arbeiten, können Sie eigene Felder in Ihren Outlook-Kontakten erstellen, um die Lieferanten leichter zu identifizieren und Informationen über sie zu speichern. Sie können beispielsweise ein Feld „Lieferantentyp“ hinzufügen und diesen als Dropdown-Liste konfigurieren, um zwischen „Rohstofflieferant“, „Zulieferer“ oder „Dienstleister“ zu unterscheiden.

Feld: Maschinen- und Ausrüstungszuordnung

Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das Maschinen und Ausrüstungen verwendet, können Sie Felder in Ihren Kontakten erstellen, um Informationen über diese Geräte zu speichern. Sie können beispielsweise Felder wie „Maschinentyp“, „Seriennummer“ oder „Kaufdatum“ hinzufügen, um die Informationen schnell zu finden und zu verwalten.

Feld: Projektzuordnung

Wenn Sie an verschiedenen Projekten arbeiten, können Sie Felder in Ihren Kontakten erstellen, um Informationen über das jeweilige Projekt zu speichern. Sie können beispielsweise ein Feld „Projektname“ hinzufügen und dieses als Verknüpfung mit einem separaten Ordner verwenden, in dem alle Projektinformationen gespeichert sind.

Feld: Vertriebskanalzuordnung

Wenn Ihr Unternehmen verschiedene Vertriebskanäle verwendet, können Sie eigene Felder in Ihren Kontakten erstellen, um diese Kanäle zu identifizieren und Informationen über sie zu speichern. Sie können beispielsweise ein Feld „Vertriebskanal“ hinzufügen und diesen als Dropdown-Liste konfigurieren, um zwischen „Online-Shop“, „Handelsvertreter“ oder „Messeverkauf“ zu unterscheiden.

Feld: Ansprechpartner-Kategorisierung

Wenn Sie häufig mit vielen verschiedenen Ansprechpartnern arbeiten, können Sie Felder in Ihren Kontakten erstellen, um diese Personen zu kategorisieren und wichtige Informationen zu speichern. Sie können beispielsweise ein Feld „Position“ hinzufügen, um zwischen „Einkaufsleiter“, „Produktionsleiter“ oder „Geschäftsführer“ zu unterscheiden und wichtige Informationen wie deren bevorzugte Kontaktmethode zu speichern.

7 Gründe, warum Outlook-Kontakte das beste Werkzeug für die Organisation von Informationen sind

1️⃣ Keine nervigen Papierberge mehr: Dank Outlook-Kontakten können Sie endlich aufhören, wichtige Informationen auf Post-its zu kritzeln und diese dann zu verlieren.

2️⃣ Alle Informationen an einem Ort: Sie haben Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu einem Kontakt an einem Ort. Kein Suchen in verschiedenen Programmen oder Ordnerstrukturen mehr nötig.

3️⃣ Mehr Übersichtlichkeit: Sie können eigene Kategorien erstellen, um Kontakte in Gruppen zu sortieren. Das ist nicht nur praktisch, sondern sieht auch verdammt gut aus.

4️⃣ Zeit sparen: Sie müssen nicht mehr alle Informationen zu einem Kontakt aus verschiedenen E-Mails und Notizen zusammensuchen. Mit Outlook-Kontakten haben Sie alles auf einen Blick und sparen wertvolle Zeit.

5️⃣ Keine peinlichen Momente mehr: Haben Sie sich schon mal gefragt, ob Ihr Geschäftspartner oder Kunde Ihren Namen falsch geschrieben hat? Mit Outlook-Kontakten können Sie sicher sein, dass alle wichtigen Informationen korrekt und vollständig erfasst sind.

6️⃣ Flexibilität: Outlook-Kontakte sind auf allen Geräten verfügbar, auf denen Sie Outlook nutzen können. Egal ob auf Ihrem Desktop, Laptop, Tablet oder Smartphone – Sie haben alle wichtigen Informationen immer griffbereit.

7️⃣ Immer up-to-date: Ändert sich die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse eines Kontakts? Kein Problem! Mit Outlook-Kontakten können Sie alle Informationen schnell und einfach aktualisieren. Nie wieder veraltete Informationen oder peinliche Rückfragen.

Fazit

Nachdem Sie nun einige Tipps und Best Practices zur effektiven Nutzung von Outlook als Aufgabenmanager und zur Verwaltung von Informationen in Kontakten kennengelernt haben, sollten Sie sich ermutigt fühlen, diese in Ihrem Arbeitsalltag umzusetzen. Indem Sie Outlook als zentrales Werkzeug für die Organisation von Aufgaben, Terminen und Kontakten nutzen, können Sie Zeit sparen und Ihre Effizienz steigern.

Es gibt jedoch noch viele weitere Möglichkeiten, wie Sie Outlook nutzen können, um Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Hierbei können Sie sich auf Frischeideen und Neuerungen freuen, die Ihnen das Leben als Sekretärin erleichtern werden. Halten Sie daher Ausschau nach weiteren Tipps und Tricks, um Ihre Arbeitsabläufe noch effektiver zu gestalten.

Insgesamt bietet Outlook eine Vielzahl von Funktionen und Tools, die Ihnen helfen können, Ihre täglichen Aufgaben effizient zu organisieren. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen geboten werden, um Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Ihre Produktivität zu steigern.

Warum Sie Outlook als Kontaktmanager nutzen sollten

Outlook als Kontaktmanager bietet zahlreiche Vorteile gegenüber anderen Methoden der Informationsverwaltung.

Erstens ermöglicht es eine schnelle und einfache Erfassung von Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse.

Zweitens können Sie mithilfe von Kategorien und Gruppen Ihre Kontakte einfach organisieren und filtern.

Drittens bietet Outlook erweiterte Suchfunktionen, mit denen Sie schnell und einfach Kontakte finden können.

Viertens können Sie mithilfe von Anhängen wie Visitenkarten oder Notizen zusätzliche Informationen zu Ihren Kontakten speichern.

Fünftens können Sie auch benutzerdefinierte Felder erstellen, um spezifische Informationen wie Vorlieben oder Geburtstage zu erfassen.

Sechstens bietet Outlook eine nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Word, Excel und PowerPoint, was die Erstellung von Briefen, Berichten und Präsentationen erleichtert.

Und schließlich ermöglicht die Synchronisierung von Kontakten mit mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets den einfachen Zugriff auf Informationen, egal wo Sie sind.

Insgesamt bietet Outlook als Kontaktmanager eine effektive und praktische Lösung für die Organisation und Verwaltung von Kontakten. Durch die Nutzung der erweiterten Funktionen und Best Practices können Sekretärinnen ihre Arbeit effizienter und produktiver gestalten.

Das Ende des Quartals steht vor der Tür und mit ihm kommt die Zeit, in der wir uns mit Zahlen und Berichten auseinandersetzen müssen. Aber keine Sorge, dieses Mal wird es anders. Denn in diesem Blog-Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie den Überblick über all die Zahlen behalten können, ohne dabei den Verstand zu verlieren oder gar den Chef zu verärgern.

Wir alle kennen das Problem: Man schreibt eine Mail an die Kollegen und bittet um die benötigten Zahlen, doch die Antworten kommen nur tröpfchenweise oder gar nicht. Manche Kollegen reagieren blitzschnell, andere lassen sich Zeit und manche scheinen die Mail schlichtweg zu ignorieren. Doch wie behält man den Überblick? Wie sorgt man dafür, dass man keine wichtigen Informationen vergisst oder gar verliert?

Mit der Hilfe von Outlook behalten Sie den Überblick und sparen dabei auch noch Zeit und Nerven.

Quartalszahlen-Chaos: Wie Sie den Überblick behalten und gelassen bleiben

Die Zusammenstellung von Quartalszahlen kann eine echte Herausforderung sein, insbesondere wenn man auf die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen angewiesen ist. Der Prozess kann wie folgt aussehen:

Zunächst müssen Sie eine Liste der benötigten Zahlen erstellen und diese an die entsprechenden Kollegen aus anderen Abteilungen senden. Dann heißt es warten und hoffen, dass alle Kollegen ihre Zahlen rechtzeitig liefern. Manche antworten schnell und liefern ihre Zahlen prompt, während andere ihre Antworten vielleicht vergessen oder schlichtweg zu beschäftigt sind, um zu antworten.

Aber selbst wenn alle Kollegen ihre Zahlen rechtzeitig liefern, gibt es oft weitere Herausforderungen zu bewältigen. Die Zahlen können unvollständig sein oder nicht in der richtigen Form präsentiert werden, was es schwierig macht, sie zu interpretieren und in den Gesamtbericht einzufügen. Auch können sich während des Prozesses Änderungen ergeben, die weitere Anpassungen erfordern.

Und dann ist da noch das Problem des Überblicks – mit so vielen verschiedenen Zahlen, die von verschiedenen Personen kommen, ist es leicht den Überblick zu verlieren, wer schon geantwortet hat und wer noch aussteht. Es ist eine echte Herausforderung, all diese Informationen im Kopf zu behalten, und es besteht die Gefahr, dass man etwas vergisst oder verliert.

Aber keine Sorge, es gibt Möglichkeiten, diese Herausforderungen zu meistern. In diesem Blog-Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie den Überblick behalten und mithilfe von Outlook den Prozess der Zusammenstellung von Quartalszahlen vereinfachen können.

Warum Outlook der perfekte Aufgabenmanager ist: 5 unschlagbare Vorteile

Bei der Bewältigung des Arbeitsalltags sind Aufgabenmanagement-Tools unverzichtbar. Es gibt zahlreiche Optionen, von der Verwendung von Post-it-Notizen bis hin zu komplexen Projektmanagement-Systemen. Eine der effektivsten Optionen ist jedoch ein Tool, das wahrscheinlich bereits auf Ihrem Computer installiert ist: Microsoft Outlook. In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf Vorteile vor, warum Outlook als Aufgabenmanager unschlagbar ist.

1️⃣ Integration von E-Mail und Aufgaben
Outlook integriert E-Mail und Aufgaben nahtlos. Durch das Zuweisen einer Aufgabe zu einer E-Mail können Sie diese sofort in Ihre Aufgabenliste aufnehmen. Dadurch entsteht keine Doppelarbeit und Sie haben immer den Überblick über den Status Ihrer Aufgaben.

2️⃣ Automatische Erinnerungen
Outlook erlaubt es, automatische Erinnerungen für Aufgaben einzustellen. Diese Funktion sorgt dafür, dass keine Aufgabe vergessen wird. Die Erinnerungen können individuell angepasst werden, sodass sie perfekt zu Ihrem Arbeitsstil passen.

3️⃣ Flexibilität
Outlook ist sehr flexibel und ermöglicht die Organisation von Aufgaben auf verschiedene Arten. Sie können Ihre Aufgaben nach Priorität, Fälligkeit oder Kategorie sortieren. Dadurch können Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und behalten trotzdem alle anderen Aufgaben im Blick.

4️⃣ Integration mit anderen Microsoft-Tools
Outlook ist Teil des Microsoft Office-Pakets und integriert sich nahtlos mit anderen Tools wie Word, Excel und PowerPoint. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Aufgabenliste mit anderen Dokumenten zu verknüpfen und einen noch besseren Überblick über Ihre Arbeit zu behalten.

5️⃣ Zusammenarbeit
Outlook erlaubt es Ihnen, Aufgaben mit anderen zu teilen und gemeinsam an ihnen zu arbeiten. Dadurch können Sie sicherstellen, dass alle Teammitglieder über den Fortschritt der Aufgaben informiert sind und die Arbeit effizienter verteilen.

Outlook bietet zahlreiche Funktionen, die bei der Organisation von Aufgaben helfen können. Durch die Integration von E-Mail und Aufgaben, automatischen Erinnerungen, Flexibilität, Zusammenarbeit und Integration mit anderen Microsoft-Tools ist es eine der effektivsten Optionen für das Aufgabenmanagement. Probieren Sie es aus und erleichtern Sie sich Ihren Arbeitsalltag.

Entdecken Sie die Geheimnisse von Outlook fürs Sekretariat aus erster Hand. In unserem Seminar sprechen wir ausführlich darüber

Um Outlook effektiv als Aufgabenmanager nutzen zu können, gibt es einige bewährte Methoden und Tipps, die Sie beachten sollten. Hier sind einige praktische Beispiele aus dem Arbeitsalltag von Sekretärinnen:

👍 Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben
Verwenden Sie Farbkategorien, um Ihre Aufgaben nach Priorität oder nach Projekten zu organisieren. Zum Beispiel könnten Sie dringende Aufgaben in Rot und weniger dringende in Gelb kategorisieren.

👍 Verwenden Sie Fälligkeitsdaten
Legen Sie Fälligkeitsdaten für Ihre Aufgaben fest, um sicherzustellen, dass Sie keine Fristen verpassen. Sie können auch Erinnerungen für diese Fälligkeitsdaten einrichten, um sich rechtzeitig daran zu erinnern.

👍 Nutzen Sie die Funktion „Aufgaben zuweisen“
Wenn Sie eine Aufgabe an einen Kollegen delegieren müssen, können Sie die Funktion „Aufgaben zuweisen“ verwenden, um die Verantwortung für die Aufgabe an den entsprechenden Mitarbeiter zu übertragen. Sie können auch ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe festlegen und Benachrichtigungen erhalten, wenn sie erledigt ist.

👍 Verwenden Sie die Funktion „Aufgabenanfrage“
Wenn Sie eine Aufgabe von einem Kollegen erhalten, können Sie die Funktion „Aufgabenanfrage“ verwenden, um die Aufgabe in Ihre Aufgabenliste zu integrieren. Dies ermöglicht es Ihnen, die Aufgabe zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie rechtzeitig erledigt wird.

👍 Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Aufgabenliste
Nehmen Sie sich Zeit, um regelmäßig Ihre Aufgabenliste zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben auf dem neuesten Stand sind. Entfernen Sie abgeschlossene Aufgaben und aktualisieren Sie die Fälligkeitsdaten für Aufgaben, die noch ausstehen.

Durch die Verwendung dieser Best Practices können Sie Ihre Aufgaben effektiv organisieren und verwalten, um produktiver und effizienter zu arbeiten.

Haben Sie schon einmal eine E-Mail mit einem unverständlichen Betreff erhalten und wussten nicht, was sich hinter dieser Mail verbirgt? Vielleicht ist es eine wichtige Nachricht von Ihrem Chef, eine Rechnung von einem Lieferanten oder auch nur eine Werbemail von einem Online-Shop. Doch wie sollen Sie das herausfinden, wenn der Betreff keine Informationen preisgibt?

Keine Sorge, es gibt eine Lösung für dieses Problem! Und das Beste daran: Sie können es ganz einfach selbst tun. In der MS-Office-Frischekur für Outlook zeigen wir Ihnen, wie Sie den Betreff bei einer empfangenen Mail in Outlook ändern können.

Warum ist das so wichtig?

Ganz einfach: Wenn Sie den Betreff einer Mail ändern, können Sie diese später viel schneller wiederfinden. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine wichtige E-Mail mit dem Betreff „XY123“. Wenn Sie diese in einen Ordner ablegen, der nur für E-Mails von Lieferanten vorgesehen ist, werden Sie sie später nie wiederfinden, wenn Sie nach einem bestimmten Lieferanten suchen. Wenn Sie den Betreff jedoch ändern, beispielsweise in „Rechnung von Lieferant XY“, wird es viel einfacher sein, diese E-Mail wiederzufinden.

Oh nein, es gibt nichts Schlimmeres, als eine wichtige E-Mail zu verpassen, weil man sie nicht finden kann! Aber keine Sorge, das kann Ihnen nicht passieren, wenn Sie den Betreff einer Mail ändern. Schauen wir uns einige Beispiele an, um den Unterschied zu verdeutlichen.

Schauen wir uns einige Beispiele an: Wenn Sie eine E-Mail mit dem Betreff „Frage“ erhalten und diese in einen Ordner namens „Allgemein“ ablegen, werden Sie später möglicherweise Schwierigkeiten haben, diese E-Mail wiederzufinden. Doch wenn Sie den Betreff in „Frage zu Produkt X“ ändern, wird es viel einfacher sein, die E-Mail im Ordner „Produkt X“ wiederzufinden.

Wenn der Betreff nicht angepasst wird

Ein Kunde hat eine dringende Anfrage zu einem Produkt und sendet eine E-Mail mit dem Betreff „Frage“. Sie legen die E-Mail in einen Ordner namens „Allgemein“ ab. Später, wenn Sie nach dieser E-Mail suchen, werden Sie feststellen, dass Sie Stunden damit verbracht haben, nach dieser E-Mail zu suchen, weil der Betreff so allgemein gehalten war.

Der verlorene Betreff

Ihr Chef hat Sie gebeten, eine wichtige Präsentation zu erstellen. Ein Kollege sendet Ihnen eine E-Mail mit einem Dokument, das Sie in die Präsentation integrieren möchten. Der Betreff lautet „Info“. Sie legen die E-Mail in einen Ordner mit dem Namen „Projekt X“ ab. Später, wenn Sie nach dieser E-Mail suchen, werden Sie feststellen, dass Sie mehrere E-Mails mit dem Betreff „Info“ erhalten haben, aber Sie wissen nicht, welche die richtige ist.

Der klare Betreff führt zum Erfolg

Sie bekommen eine E-Mail von einem Lieferanten mit dem Betreff „Bestellnummer 12345“. Sie ändern den Betreff in „Bestellbestätigung von Lieferant XY“. Wenn Sie später nach dieser E-Mail suchen, wissen Sie sofort, dass Sie sie im Ordner „Bestellungen“ finden werden.

Die richtige Betreffänderung spart Zeit

Sie erhalten eine E-Mail von einem Kunden mit dem Betreff „Supportanfrage“. Sie ändern den Betreff in „Supportanfrage von Kunde XY bezüglich Produkt Z“. Wenn Sie später nach dieser E-Mail suchen, wissen Sie sofort, dass Sie sie im Ordner „Kundenanfragen“ finden werden.

Die richtige Betreffänderung spart Zeit

Eine E-Mail von einem Kollegen mit dem Betreff „Projektupdate“ flattert in Ihr Postfach. Sie ändern den Betreff in „Projektupdate für Projekt X von Kollege XY“. Wenn Sie später nach dieser E-Mail suchen, wissen Sie sofort, dass Sie sie im Ordner „Projekt X“ finden werden.

Mit unserer MS-Office-Frischekur für Outlook lernen Sie, wie Sie den Betreff einer E-Mail einfach und schnell ändern können. So behalten Sie den Überblick über Ihre E-Mails und verpassen nie wieder wichtige Nachrichten.

Warum Ihr Chef in Ihre Outlook-Kompetenz investieren sollte: 3 Gründe für eine Weiterbildung

1️⃣ Erhöhte Produktivität
Indem Sie den Betreff von E-Mails ändern und sie in entsprechenden Ordnern ablegen, sparen Sie Zeit bei der Suche nach wichtigen Informationen. Dies erhöht die Produktivität und ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeit schneller zu erledigen.

2️⃣ Bessere Organisation
Eine gute Organisation ist der Schlüssel zu einem effizienten Arbeitsablauf. Durch das Ändern des Betreffs einer empfangenen E-Mail können Sie sie besser kategorisieren und in den richtigen Ordner ablegen. So haben Sie jederzeit einen schnellen Zugriff auf die E-Mails, die Sie benötigen.

3️⃣ Verbesserte Zusammenarbeit
Wenn Sie in der Lage sind, wichtige E-Mails schnell zu finden und darauf zu reagieren, verbessert dies die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden. Sie können schneller auf Anfragen und Anliegen reagieren und somit die Arbeitsbeziehungen stärken. Durch die Weiterbildung in diesem Bereich zeigen Sie Ihrem Chef auch, dass Sie sich für eine bessere Zusammenarbeit einsetzen und somit langfristig zum Erfolg des Unternehmens beitragen möchten.

Bedingte Formatierung kann Ihr Leben vereinfachen und das des Chefs farbenfroher machen

Sie kennen das sicherlich: Ihr Chef sitzt vor einem Stapel von E-Mails und versucht verzweifelt, die wichtigen von den unwichtigen zu unterscheiden. Dabei stapelt sich der Kaffeebecher neben dem Laptop, der Schreibtisch sieht aus wie ein Schlachtfeld und der Chef sieht aus, als hätte er die Nacht durchgemacht. Aber keine Sorge, als seine rechte Hand sind Sie natürlich da, um ihm zu helfen – und zwar mit einer Methode, die Farbe und Übersicht in die Mails bring – der Bedingten Formatierung! Also vergessen Sie die Kaffee-Pause und ziehen Sie Ihren Outlook-Zauberstab hervor, denn jetzt geht’s los!

Wie Sie Ihrem Chef helfen, wichtige Mails zu priorisieren: Bedingte Formatierung im Posteingang

Als zukunftsoriente Sekretärin oder Assistentin ist es Ihre Aufgabe, den Posteingang Ihres Chefs zu managen und sicherzustellen, dass wichtige Mails schnell bearbeitet und beantwortet werden. Doch wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Chef den Überblick behält und wichtige Mails nicht untergehen?

Insbesondere Führungskräfte werden oft von ihren Mitarbeitern in Kopie gesetzt, um sie auf dem Laufenden zu halten. Doch in einem vollgestopften Posteingang kann es schwierig sein, zwischen den Mails zu unterscheiden, die dringend bearbeitet werden müssen, und denen, die nur zur Information dienen. Wie viele sind es eigentlich? Haben Sie das schon einmal ausgewertet? 50? 100?

Umfrage

Wie viele E-Mails erhält Ihr:e Chef:in pro Tag?

um die 10

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Da ist es nicht einfach herauszufinden, welche Mails wichtiger sind und welche unwichtiger. Welche müssen bearbeitet und beantwortet werden und welche waren nur zur Information?

Eine Möglichkeit, Ihrem Chef dabei zu helfen, wichtige Mails zu priorisieren, ist die Bedingte Formatierung im Posteingang. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, den Betreff einer Mail in einer anderen Farbe erscheinen zu lassen, wenn er in „CC“ steht. Farben bieten eine sehr gute und einfache Möglichkeit, Strukturen zu erkennen und können von unserem Gehirn schnell als Information erfasst werden.

Was ist bedingte Formatierung?

Bedingte Formatierung ist ein cleveres Feature, das die Arbeit im Outlook-E-Mail-Eingang erheblich erleichtern kann. Aber was genau ist das überhaupt? Ganz einfach: Bedingte Formatierung ist ein Werkzeug, das es Ihnen ermöglicht, E-Mails in verschiedenen Farben zu markieren und damit hervorzuheben.

Aber warum sollten Sie die bedingte Formatierung nutzen?

Nun, stellen Sie sich vor, Sie haben jeden Tag Hunderte von E-Mails im Posteingang Ihres Chefs zu bearbeiten. Die meisten davon sind wahrscheinlich nicht so wichtig, aber wie finden Sie die wenigen E-Mails, die wirklich dringend sind und schnell bearbeitet werden müssen? Hier kommt die bedingte Formatierung ins Spiel.

Durch das Einfärben der Betreffzeile können Sie auf einen Blick erkennen, welche E-Mails Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit benötigen und welche weniger dringend sind. So können Sie Zeit sparen und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Welche Vorteile bringt die bedingte Formatierung?

Natürlich gibt es auch andere Vorteile der Bedingten Formatierung im Outlook-E-Mail-Eingang. Ein weiterer ist die Reduzierung von Fehlern und Missverständnissen. Wenn Sie eine klare Übersicht über alle eingehenden E-Mails haben, werden Sie weniger wahrscheinlich wichtige Termine oder Anfragen übersehen.

Ein praktisches Beispiel wäre, dass Sie die Betreffzeilen von E-Mails Ihrer Kollegen in Kopie (CC) in einer anderen Farbe als die Betreffzeilen von direkten E-Mails an Ihren Chef markieren können. Dadurch können Sie schnell erkennen, welche E-Mails nur zur Information an Sie geschickt wurden und welche eine direkte Handlung erfordern.

Ein weiterer Vorteil ist die Effizienzsteigerung. Durch die bedingte Formatierung können Sie schnell und einfach die relevanten Informationen erfassen und Entscheidungen treffen. Sie müssen nicht mehr jeden einzelnen E-Mail-Thread öffnen, um zu sehen, worum es geht.

Fazit

Halten wir fest, dass die bedingte Formatierung im Outlook-E-Mail-Eingang ein unverzichtbares Tool für Sekretärinnen und Chefs ist. So handhaben Sie die täglichen Hunderte von E-Mails viel besser. Es spart Zeit, reduziert Fehler und Missverständnisse und erhöht die Effizienz. Also, worauf warten Sie noch? Probieren Sie es aus und erleichtern Sie sich den Arbeitsalltag!

Wissen wie es gemacht wird

Entdecken Sie die Geheimnisse in Outlook mit uns. Wir zeigen Ihnen, wie Sie für den Posteingang Ihres Chefs eine Einstellung vornehmen können, durch die der Betreff einer Mail in einer anderen Farbe erscheint, wenn er in „CC“ steht. Farben bieten eine sehr gute und einfache Möglichkeit, Strukturen zu erkennen und können von unserem Gehirn schnell als Information erfasst werden.

Bedingte Formatierung

Mit diesem Seminar werden Sie zu 7-fachen Outlook-Queen

👑 Sie werden zur Organisations-Queen
Mithilfe von Outlook lernen Sie, wie Sie Ihren und den Posteingang vom Chef sinnvoll sortiert, Wiedervorlagen einrichtet und sogar Mails automatisch farblich kategorisiert. Sie werden so effizient, dass Ihr Chef sie in den Adelsstand erhebt.

👑 Sie werden zur Queen des Zeitmanagements
Mit den Zeitspar-Tipps, die Sie im Seminar lernen, werden Sie Ihre Arbeit schneller erledigen und haben dadurch mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben. Ob das nun ein ausgiebiges Mittagessen oder eine lange Shopping-Tour ist, bleibt Ihnen überlassen 😉.

👑 Sie werden zur Aufgaben-Queen:
Mithilfe von Outlook können Sie Ihre E-Mails in handliche Aufgabenpakete verwandeln und behaltet so immer den Überblick. Sie werden Ihrem Chef zeigen, dass To-Do-Listen nicht nur effektiv, sondern auch stylish sein können.

👑 Sie werden zu Queen der Delegationen von Aufgaben
Wenn Sie im Seminar lernent, wie Sie Aufgaben delegieren und nachverfolgent, wird des Leben Ihres Chefs um einiges leichter. Denn wer möchte nicht gerne eine Sekretärin haben, die dafür sorgt, dass nichts unter den Tisch fällt?

👑 Sie werden zur Meeting-Queen
Besprechungen können manchmal sehr nervenaufreibend sein, aber nach dem Seminar werden Sie wissen, wie Sie schnell einen gemeinsamen Termin finden und Besprechungen effizient vorbereitet. Sie werden auch lernen, wie uns Outlook unterstützen kann bei Protokollen, ohne in Tränen auszubrechen. (hier liegt der Fokus vor allem im OneNote-Seminar)

👑 Sie werden zur Queen des Ouotlook CRM
Mit dem Wissen aus dem Seminar werden Sie in der Lage sein, Kundenbeziehungen zu dokumentieren und zu verwalten. Sie werden Ihrem Chef zeigen, dass das Customer Relationship Management nicht nur ein Schlagwort ist, sondern auch im Alltag funktionieren kann.

👑 Werden Sie zur IT-Queen
Mit dem Wissen aus dem Seminar öffnen Sie ein neues Buch der IT-Kenntnissen. Sie werden werden sich so gut mit Outlook auskennen, dass Sie Ihren Chef in Sachen E-Mail-Organisation beraten können. Außerdem sprechen Sie mit den ITlern auf Augenhöhe, wenn Sie neue Funktionen freischalten lassen wollen.

Bedingte Formatierung

Outlook ist ein tolles E-Mail-Program. Es kann aber noch einige Menge mehr. Zum Beispiel Kontakte anlegen und pflegen.

Typischen Daten sind Name, Firma, Posistion, die E-Mail und die Telefonnummer.

Es geht aber noch mehr.

Wenn Sie auf die Einstellung Details gehen, dann öffnet sich der Kontakt in einer anderen Ansicht.

Dort können wir unser Gedächtnis entlasten und weitere nützliche Informationen abspeichern.

Zum Geburtstag, Büro, Beruf, Assistentz, Vorgesetzten, Namenszusätze, Namen des Partners.

Nie wieder Kontakte suchen: 3 Gründe, warum Sie in Outlook speichern sollten

Erstellen und pflegen Sie Kontakte, um Zeit und Mühe zu sparen. Hier sind drei Gründe, warum Sie Kontakte in Outlook speichern sollten:

1️⃣ Zeitersparnis: Wenn Sie Kontakte in Outlook speichern, müssen Sie deren Kontaktinformationen nicht jedes Mal eingeben, wenn Sie eine E-Mail schreiben oder einen Termin planen möchten. Sie können einfach den Namen des Kontakts in das entsprechende Feld eingeben, und Outlook füllt automatisch die benötigten Informationen aus.

2️⃣ Effizienz: Durch das Speichern von Kontakten in Outlook können Sie schnell und einfach E-Mails an eine Gruppe von Personen senden, ohne dass Sie jeden Empfänger einzeln auswählen müssen. Sie können einfach eine Kontaktgruppe erstellen und alle relevanten Kontakte hinzufügen. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und vermeiden mögliche Fehler bei der Auswahl der Empfänger.

3️⃣ Organisierter Workflow: Durch das Speichern von Kontakten in Outlook können Sie auch Ihre Arbeitsabläufe organisieren. Sie können beispielsweise Ihre Kontakte in Kategorien unterteilen, um sie leichter zu finden und zu verwalten. Auf diese Weise können Sie schnell nach Kontakten suchen, die bestimmte Eigenschaften oder Fähigkeiten haben, die für Ihre Arbeit relevant sind.

Das sind übrigens die Kontaktfelder, die laut der KI am seltens in Outlook ausgefüllt werden.

Spitzname
Viele Menschen geben ihren Spitznamen nicht in ihre Kontakte ein, da sie ihn vielleicht nicht als Teil ihrer offiziellen Identität betrachten.

Soziale Netzwerke

Obwohl Social-Media-Konten für viele Menschen ein wichtiger Teil ihres Lebens sind, füllen sie oft nicht die Kontaktfelder für Facebook, Twitter oder LinkedIn aus.

Geburtstag

Obwohl das Geburtsdatum oft als wichtiges Feld angesehen wird, wird es oft vernachlässigt oder nicht eingetragen.

Notizen

Obwohl Notizenfelder nützlich sein können, um zusätzliche Informationen über einen Kontakt zu speichern, werden sie oft ignoriert oder leer gelassen.

Hobbys: Hobbys oder Interessen sind oft nicht in den Kontaktfeldern enthalten, da sie für die Geschäftskommunikation oder den Kontakt nicht relevant erscheinen.

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und lassen Sie uns wissen, welches Kontaktfeld in Ihren Outlook-Kontakten am häufigsten ausgefüllt ist und welches eher selten genutzt wird. Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen!