Ein einfaches System besteht aus fünf Schritten: 1. Alle Aufgaben an einem Ort sammelnNicht fünf Listen gleichzeitig führen. Was erledigt werden muss, bekommt einen verlässlichen Platz. 2. Prioritäten bewusst festlegenFragen Sie nicht nur: „Was ist dringend?“Sondern auch:– Was hat Konsequenzen, wenn es liegen bleibt?– Wovon hängt andere Arbeit ab?– Was kann tatsächlich warten? 3. Realistisch weiter lesen
Eine neue Aufgabe landet auf Ihrem Tisch. „Können Sie das bitte bis nächsten Dienstag vorbereiten?“ Nicht heute fällig.Aber wichtig.Und natürlich kommt sie genau in dem Moment, in dem schon fünf andere Dinge gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangen. Jetzt gibt es mehrere Möglichkeiten: A: Sie erledigen sie sofort, damit sie aus dem Kopf ist.B: Sie machen daraus eine weiter lesen
Eine einzelne E-Mail richtig einzuordnen ist meist nicht das Problem. Schwieriger wird es, wenn morgens bereits Dutzende Nachrichten warten und während des Tages ständig neue dazukommen. Dann braucht es mehr als den Vorsatz, den Posteingang irgendwann aufzuräumen. Entscheidend ist ein verlässlicher Ablauf: Was erledigen Sie sofort, was wird zur Aufgabe, was kommt auf Wiedervorlage und weiter lesen
Nicht jede E-Mail braucht dieselbe Behandlung. Manche Nachrichten lassen sich sofort erledigen, andere lösen eine Aufgabe aus, müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder auftauchen oder können nach der Bearbeitung abgelegt werden. Schwierig wird es, wenn diese Entscheidungen ausbleiben. Dann bleiben Aufgaben, Rückmeldungen und Informationen gemeinsam im Posteingang liegen – und Sie müssen immer wieder neu weiter lesen
Sie öffnen morgens Ihren Posteingang. Eine Kollegin bittet um Unterlagen, die Sie erst am Donnerstag verschicken können. Heute können Sie noch nichts erledigen – vergessen dürfen Sie die Mail aber auch nicht. Was machen Sie mit dieser Nachricht? A: ungelesen lassenB: im Posteingang stehen lassenC: in eine Wiedervorlage für Donnerstag überführenD: sich zusätzlich irgendwo eine weiter lesen
Rund 60 Office-Profis, zwei aktuelle Themen und viele Gespräche auf Augenhöhe: Gestern wurde Halle (Saale) zum Treffpunkt für Sekretärinnen, Assistenzen und Office-Managerinnen. Bei unserer Fachtagung ging es um sichere Rechtschreibung, den klugen Einsatz von KI im Büro und natürlich um das, was unsere Veranstaltungen seit vielen Jahren prägt: voneinander lernen, Erfahrungen teilen und Kolleginnen aus weiter lesen
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretärinnen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag wider.
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