Effiziente E-Mail-Verwaltung für Sekretärinnen: Tipps zur Organisation Ihres Posteingangs | Ergebnisse der Outlook-Umfrage 

Eine der wichtigsten Aufgaben, die Sie als Sekretärin haben, ist die Verwaltung Ihres Posteingangs. Wenn Sie wichtige E-Mails nicht bearbeiten, kann das katastrophale Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens haben.

Ein verpasster Kundenauftrag oder eine versäumte Frist können negative Folgen für das Unternehmen haben, wie z.B. Verlust von Aufträgen oder sogar rechtliche Probleme.

Durch das Markieren von E-Mails, die noch bearbeitet werden müssen, können Sie sicherstellen, dass Sie nichts übersehen und effizienter arbeiten.

Unsere Expertin für Büroorganisation – Meike Kranz- empfiehlt dringend, sich die Zeit zu nehmen, Ihren Posteingang sorgfältig zu verwalten und E-Mails zu markieren, die noch bearbeitet werden müssen. Es ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, sicherzustellen, dass Sie immer auf dem neuesten Stand sind und nichts verpassen.

Vor einiger Zeit hatte unsere Dozentin Meike Kranz gefragt:

Wie machen Sie für sich deutlich, dass Sie eine E-Mail im Posteingang noch bearbeiten müssen?

Zur Auswahl standen folgende Antworten (es konnten mehrere angeklickt werden):

Ich markiere sie wieder als ungelesen.

Ich mache ein Fähnchen dran.

Ich mache daraus in Outlook eine Aufgabe.

Ich notiere es mir auf einen Zettel.

Ich lasse die Mail im Posteingang stehen.

Ich verschiebe sie in einen Unterordner (To-Do oder „noch bearbeiten“).

Ich drucke die Mail aus.

Ich trage sie mir in den Kalender ein.

Sonstiges

Vielen Dank, denn es haben mehrere Sekretär*innen und Assistent*innen mit gemacht. (¬‿¬)
Die Antworten haben uns allerdings wenig überrascht und auch die meist gewählte Option kennen wir aus unseren Outlook-Schulungen. Dabei ist es meist die unvorteilhafteste. ( ´･･)ﾉ(._.`)

Denn diese Option läßt Sie immer wieder darauf stoßen und immer wieder müssen Sie erneut darüber nachdenken, was mit dieser Mail zu machen ist.
Untersuchungen haben gezeigt, dass es so viel bessere Möglichkeiten gibt, mit zu bearbeitenden Mails umzugehen, als sie als die Option zu wählen, die in der Umfrage am häufigsten gewählt wurde. ¯_(ツ)_/¯

Hier kommt der LINK zur Auswertung von Frau Kranz. Wer uns kennt, der weiß auch, dass es immer einen Lösungsvorschlag gibt.

Frau Kranz erklärt kurz mögliche Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern und den Kopf frei werden läßt für andere Themen.

3 Funktionen rund um E-Mails

Sie fragen sich vielleicht, welche Methode die Beste ist. Die diplomatische Antwort lautet: Die, die am besten zu Ihnen passt.

Denn das Ziel ist ja, dass Sie Ihre Arbeit gut schaffen. Wie Sie das machen ist letztendlich egal.

E-Mail in Aufgabe umwandeln
In den meisten Fällen erhalten Chefs zahlreiche E-Mails, die bestimmte Aufgaben erfordern. Indem Sie diese E-Mails in Aufgaben umwandeln, können Sie sicherstellen, dass Ihr Chef alle wichtigen Aufgaben im Blick behält und nichts vergisst. Die Aufgabenliste ist eine großartige Möglichkeit, sich zu organisieren und sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

E-Mail in Kalendereintrag umwandeln
Manchmal erfordert eine E-Mail eine bestimmte Zeit, um bearbeitet zu werden. Indem Sie diese E-Mail in einen Kalendereintrag umwandeln, können Sie sicherstellen, dass Ihr Chef genügend Zeit für die Bearbeitung der E-Mail hat und dass er sich an die Fristen hält. Dies ist besonders nützlich für wichtige Termine oder Besprechungen, die nicht vergessen werden dürfen.

Nachfassenfähnchen setzen
Oftmals warten Chefs auf Antworten oder Informationen von anderen Personen. Indem Sie Nachfassenfähnchen setzen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Chef keine wichtigen Informationen verpasst und immer auf dem Laufenden bleibt. Wählen Sie das Datum für das Nachfassen sorgfältig aus, um sicherzustellen, dass Ihr Chef genügend Zeit hat, um eine Antwort zu erhalten.

Insgesamt können diese drei Funktionen im Zusammenspiel dazu beitragen, dass Ihr Chef organisiert und effektiv arbeitet. Durch die Verwendung von Outlook können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Aufgaben und Termine im Blick behalten werden und dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Bleiben Sie am Ball und frischen Sie MS-Office-Wissen auf.

7 Vorteile für den Chef, wenn die Sekretärin an diesem Seminar teilnimmt

Zeitersparnis
Wenn die Sekretärin die Geheimnisse von Outlook kennt und in der Lage ist, die E-Mail-Flut im Griff zu behalten, kann sie Zeit sparen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Effizienzsteigerung
Mit dem Wissen aus dem Seminar kann die Sekretärin Aufgaben delegieren, den Posteingang des Chefs effizienter verwalten und Meetings clever organisieren, was die allgemeine Effizienz im Büro erhöht.

Projektmanagement
Durch das Erlernen von Outlook-Tools kann die Sekretärin ein Projekt mit Outlook managen, was dem Chef Zeit spart und ihm ermöglicht, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Vereinfachte Kommunikation
Mit dem Wissen aus dem Seminar kann die Sekretärin Kundenbeziehungen besser dokumentieren und verwalten, was die Kommunikation mit Kunden erleichtert und verbessert.

Bessere Planung
Durch die effiziente Organisation von Terminen und Meetings kann die Sekretärin sicherstellen, dass der Chef immer auf dem Laufenden ist und genügend Zeit hat, um sich auf wichtige Aufgaben vorzubereiten.

Verbessertes Zeitmanagement
Mit dem Wissen aus dem Seminar kann die Sekretärin Aufgaben in handliche Pakete schnüren und den Arbeitsfortschritt im Auge behalten, was dem Chef ein besseres Zeitmanagement ermöglicht.

Erhöhte Produktivität
Durch die Nutzung von Outlook-Tools kann die Sekretärin ihre Produktivität steigern und mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen, was wiederum dem Chef zugutekommt.