Kommt Ihnen dieser Satz bekannt vor? Sie suchen nach einer Rückrufnotiz vom letzten Donnerstag. Oder nach dem Termin zur Rückmeldung beim Veranstalter. Und plötzlich sind zehn Minuten vergangen – weil weder Outlook, noch Ihr Notizblock oder der Ausdruck im Ablagekorb die entscheidende Info preisgeben.
Fristen, Wiedervorlagen, Deadlines – das sind im Büro keine Kleinigkeiten. Sie sind Taktgeber. Und oft genug Stolpersteine, wenn man ihnen nicht klug begegnet. Die gute Nachricht? OneNote kann das. Und wie!
Wer im Sekretariat arbeitet, weiß: Informationen sind nur dann wertvoll, wenn sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
Denn was bringt:
Wiedervorlage bedeutet:
Ich schreibe heute etwas auf – aber ich will es in zwei Tagen, nächster Woche oder am 12. Oktober wieder sehen. Nicht zufällig. Sondern zielgerichtet.
Viele Sekretärinnen nutzen hierfür:
| Methode | Schwachstelle |
|---|---|
| Papierkalender | Nicht durchsuchbar, keine Erinnerung, nicht teilbar |
| Outlook allein | Aufgaben bleiben isoliert, keine Kontextnotizen |
| Zettelwirtschaft | Verloren, unleserlich, nicht systematisch |
OneNote verbindet das Beste aus allen Welten – und macht daraus ein zuverlässiges, übersichtliches Wiedervorlagesystem.
Stellen Sie sich OneNote als digitales Notizbuch mit Superkräften vor. Jeder Abschnitt, jede Seite kann nicht nur Texte, Aufgaben, Dateien, Scans oder Bilder aufnehmen – sondern auch mit Erinnerungen und Terminen versehen werden.
👉 Beispiel:
Sie haben ein Telefonat mit einem Kunden geführt und wollen in drei Tagen nachfassen.
→ Sie schreiben sich die Gesprächszusammenfassung in OneNote.
→ Markieren die To-do als „Wiedervorlage: Mittwoch, 14 Uhr“
→ OneNote synchronisiert das direkt mit Outlook.
→ Sie bekommen eine Erinnerung – auf Wunsch auch per Mail.
Das ist mehr als clever. Das ist: Chefin des Überblicks.
| Uhrzeit | Ohne OneNote | Mit OneNote |
|---|---|---|
| 8:15 | Rückruf vom Chef: „Was ist mit dem Angebot von Herr Becker?“ – hektisches Suchen | OneNote öffnet, Klick auf „Projekt Becker“, Status steht oben: „Rückmeldung angefordert, Antwort fällig bis heute.“ |
| 10:00 | Projekt-Checkliste – irgendwo im Netzlaufwerk | Checkliste als Vorlage in OneNote, Aufgaben abgehakt, Fristen vermerkt |
| 13:30 | Gespräch mit Kollegin, Info geht unter | Info direkt in OneNote-Notiz zur Person gespeichert + Erinnerungsmarker gesetzt |
| 16:45 | Tagesabschluss: offene Aufgaben sichten auf drei Zetteln und im Mailprogramm | Aufgabenübersicht in OneNote automatisch synchronisiert mit Outlook, alles im Blick |
Und das Beste? Sie brauchen keine Spezialkenntnisse.
In unserem Live-Online-Seminar im Juni lernen Sie genau das:
➡️ Wie Sie Wiedervorlagen in OneNote einrichten
➡️ Wie Sie Fristen, Aufgaben und Projekte strukturiert führen
➡️ Und wie Sie das Ganze mit Outlook verknüpfen – ohne technisches Chaos
Nicht jede Erinnerung ist gleich. Manche betrifft Ihre persönlichen Aufgaben, andere laufen im Hintergrund für den Chef – wieder andere betreffen das ganze Team. Deshalb lohnt es sich, die Wiedervorlagen in vier Kategorien zu strukturieren:
| Kategorie | Typische Inhalte | OneNote-Vorteil |
|---|---|---|
| Persönlich | Rückrufe, Aufgaben, Termine, Recherche | direkt verlinkt mit Notizen und Outlook-Aufgaben |
| Chefbezogen | Projektfristen, To-dos, Rücksprachen | Wiedervorlage im Abschnitt „Chef“ – mit Zeitmarkern |
| Teambezogen | Meetings, Aufgabenverteilung, Follow-up | gemeinsame Notizbücher mit geteilten Erinnerungen |
| Dokumentenbezogen | Verträge, Angebote, Ablage-Retouren | Erinnerungen mit verlinkten PDFs oder Scans |
Mein Tipp:
Arbeiten Sie mit Farbcodes oder Emojis in der Überschrift der OneNote-Seiten (z. B. 🔁 für Wiedervorlage, ⏰ für Fristen). So erkennen Sie mit einem Blick, wo etwas ansteht.
Sie kennen diese Klassiker?
– „Ich dachte, du kümmerst dich drum.“
– „Die Frist ist uns durchgerutscht.“
– „Das stand doch auf dem Zettel… irgendwo.“
OneNote macht aus dem Nebel ein Navigationssystem:
| Herausforderung | OneNote-Lösung |
|---|---|
| Aufgaben sind verteilt, aber nicht dokumentiert | Jede Aufgabe erhält eine Checkbox + Zuständigkeit im Protokoll |
| Fristen geraten in Vergessenheit | Fristen lassen sich mit Kalender synchronisieren – automatische Erinnerung inklusive |
| Informationen sind verstreut | Alles an einem Ort: E-Mails, Notizen, Dateien, Scans – miteinander verlinkt |
| Kollegin im Urlaub, niemand hat Überblick | Geteiltes Notizbuch, Aufgaben mit Datum und Kommentaren = transparente Vertretung |
„Ich habe für jede Vertragsart eine OneNote-Seite mit Fristenliste, Ansprechpartner, Nachverfolgung. Erinnerungen laufen automatisch in meinen Outlook-Kalender. Kein Vertrag verpasst mehr die Kündigungsfrist.“
„Ich pflege im OneNote einen Bereich 'Chef-Besprechung'. Dort markiere ich alles, was nicht dringend ist, aber im nächsten Jour-Fixe angesprochen werden sollte. Das spart unzählige Mails.“
„Die monatliche Statistik, die Terminplanung für Praktikanten, der Geburtstagskalender – alles wiederkehrend und mit festen Daten im OneNote. Ich bekomme automatisch einen Ping, wenn ich dran bin.“
Viele fragen sich: „Brauche ich Vorkenntnisse?“
→ Nein. Unser Live-Online-Seminar ist für Einsteigerinnen und Fortgeschrittene geeignet.
Sie lernen:
Und das Beste: Sie setzen alles direkt live mit um. Kein passives Zuhören – aktives Lernen.
🗣️ Teilnehmerstimme aus dem letzten Seminar:
„Ich dachte, das sei nur ein besseres Notizbuch. Aber OneNote ist mein neues Steuerzentrum im Büro. Ich plane, dokumentiere und kontrolliere meine Aufgaben mit einem Klick – und ich merke jetzt, wie viel ich früher doppelt gemacht habe.“
Hand aufs Herz: Haben Sie heute schon eine Aufgabe doppelt überprüft, eine Frist fast verpasst oder einen Kollegen an etwas erinnern müssen, was eigentlich längst geregelt sein sollte?
Das muss nicht sein.
Mit der digitalen Wiedervorlage in OneNote machen Sie Schluss mit:
OneNote ist kein weiteres Tool auf Ihrer Liste. Es ist Ihre neue Schaltzentrale.
Ein Assistent, der still mitarbeitet, mitdenkt und Sie nie im Stich lässt.
Das erwartet Sie im Live-Online-Seminar im Juni:
✅ Praxisnahe Einführung in die Welt von OneNote
✅ Fokus auf typische Aufgaben und Wiedervorlagen im Sekretariat
✅ Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verknüpfung mit Outlook
✅ Erprobte Methoden und Vorlagen, die Sie sofort übernehmen können
✅ Und: Zeit für Ihre Fragen, Probleme und Anwendungswünsche
📅 Jetzt anmelden
🎟️ Die Plätze sind begrenzt – weil wir auf persönlichen Austausch setzen
Sie sind die rechte Hand der Geschäftsleitung. Die Schnittstelle im Team. Die Konstante im Büro.
Ihre Energie gehört nicht dem Kalender – sondern den wirklich wichtigen Dingen.
Lassen Sie OneNote den Rest erledigen.
Und sagen Sie künftig mit einem Lächeln: „Ja, daran hatte ich schon gedacht.“
Nein, OneNote ist Bestandteil von Microsoft 365 und auf vielen Firmenrechnern bereits installiert. Es kann auch kostenlos als App oder Webanwendung genutzt werden.
Die Erinnerungsfunktion arbeitet am besten mit Outlook – aber OneNote kann auch unabhängig davon als strukturiertes Aufgaben- und Wiedervorlagesystem genutzt werden.
Absolut. Gerade in kleinen Teams schafft OneNote Übersicht und Transparenz – ohne komplizierte Tools. Auch für Einzelarbeitsplätze ist es ein echter Effizienzgewinn.
In unserem Seminar zeigen wir Ihnen, wie Sie in nur einer Stunde ein funktionierendes Wiedervorlagesystem aufbauen. Danach wächst es mit Ihnen mit – nicht umgekehrt.
Ja, viele nutzen OneNote auch für Einkaufsliste, Urlaubsplanung, Familienorganisation – das Prinzip bleibt gleich: Ordnung statt Kopfchaos.
Die Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen ist zurück – und 2025 wird größer und besser als je zuvor! Mit unserem diesjährigen Motto „Innovation & Wohlbefinden im Sekretariat“ bringen wir die neuesten Technologien und Best Practices direkt zu Ihnen. Seien Sie dabei und erleben Sie, wie Sie Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten und gleichzeitig Ihre Gesundheit
Read MoreNach einer sehr langen Pausen sind wir im August wieder in die Seminare und Fachtagungen gestartet. Ich nutze diese Stelle und bedanke mich bei allen Teilnehmenden und Dozentinnen, die sich so wunderbar für unser gemeinsames Anliegen einsetzen: Weiterbildung im Sekretariat! Ob Berlin, Erfurt, Halle, Rostock, Jena oder Sangerhausen unsere Firmen- und Hotelpartner haben immer ihr
Read MoreWas wäre, wenn Ihre KI nicht fragt – sondern erledigt? Stellen Sie sich einen ganz normalen Bürotag vor. Ein Bericht liegt auf dem Tisch, zehn Seiten, dicht geschrieben, Zahlen, Einschätzungen, Fußnoten. Die Geschäftsführung bittet um eine Präsentation – nicht irgendwann, sondern zeitnah. Kein Raum für Experimente, kein Platz für halbe Lösungen. Genau hier beginnt die
Read More„Du bist doch nur die Sekretärin.“Ein Satz wie ein Nadelstich.Und gleichzeitig der Startpunkt für eine Debatte, die längst überfällig ist. Denn während draußen über KI, Digitalisierung und neue Führungsstile gesprochen wird, stehen im Büro zwei Berufsbezeichnungen nebeneinander, die häufig in denselben Topf geworfen werden –Sekretärin und Office-Managerin. Gleicher Job?Gleiche Verantwortung?Gleiche Anerkennung? Oder trennen diese beiden
Read MoreDer zweite Montag im Januar ist nicht nur ein gewöhnlicher Arbeitstag – es ist der internationale „Räum-deinen-Schreibtisch-auf-Tag“! Ein besonderer Anlass, um sich bewusst mit der eigenen Arbeitsumgebung auseinanderzusetzen. Für Sekretärinnen und Assistenzen ist ein geordneter Arbeitsplatz weit mehr als nur eine Frage der Ästhetik. Er ist das Zentrum effizienter Büroorganisation und kann einen erheblichen Einfluss
Read More„Das betrifft uns hier doch nicht“ „Das ist doch alles übertrieben.“„Im Büro ist man doch nicht krank wie im Krankenhaus.“„Ein bisschen Kontakt mit Keimen schadet nicht, das härtet ab.“ Diese Gedanken sind im Büroalltag weit verbreitet. Sie werden selten laut ausgesprochen, bestimmen aber häufig Entscheidungen. Gerade weil Büroarbeit als sauber, ungefährlich und kontrolliert gilt, geraten
Read MoreCopilot oder ChatGPT-Schulung? Warum kluge Assistenzkräfte beides brauchen – und Führungskräfte davon profitieren Ein Blick in die Chefetage Montagmorgen, 8:07 Uhr. Der Kalender ist dicht getaktet, die erste Mail eskaliert schon vor dem zweiten Kaffee, und irgendwo zwischen Jour fixe und Budgetrunde blinkt ein neues Versprechen auf: Microsoft Copilot.„Endlich Entlastung“, denkt die Geschäftsführung. Zusammenfassungen auf
Read MoreViele kommen nicht geplant ins Sekretariat. Man wächst hinein, übernimmt, fängt an. Erst ein paar Aufgaben, dann mehr Verantwortung, irgendwann die komplette Drehscheibe. Was fast immer gleich ist: Niemand erklärt MS-Office von Grund auf so, wie man es für diesen Job wirklich braucht. Stattdessen heißt es oft: „Das läuft über Outlook“, „Mach das kurz in
Read MoreDer Wandel im Büro war selten so spürbar wie heute.Wo früher Papierstapel wuchsen wie kleine Gebirge, dominiert heute der leuchtende Laptop-Bildschirm. Doch unabhängig davon, wie viele Tools, Apps oder KI-Lösungen dazukommen – Sie bleiben das Herz des Büros. Warum die digitale Transformation im Sekretariat mehr ist als Technik Viele Assistenzen und Kaufleute für Büromanagement beschreiben
Read MoreEin Montagmorgen, der mehr zeigt als ein Kalender Montagmorgen im Büro sind selten spektakulär. Sie beginnen mit Kalendern, E-Mails und kurzen Abstimmungen auf dem Flur. Und doch zeigen gerade diese unscheinbaren Momente sehr deutlich, wie tragfähig die Strukturen eines Unternehmens wirklich sind. Zwei Kolleg:innen sitzen mit belegter Stimme am Arbeitsplatz. Der Azubi fragt vorsichtig
Read More