Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie lange E-Mails aufbewahrt werden müssen?

Wenn ja, sind Sie nicht allein! Viele Organisationen haben Richtlinien für die Aufbewahrung von Papierdokumenten, aber was ist mit digitalen Dokumenten?

In diesem Video teilt Meike Kranz Ihre Erfahrungen und gibt Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass Sie Ihre E-Mails in Übereinstimmung mit den rechtlichen Vorschriften aufbewahren. Schauen Sie rein und bleiben Sie auf dem neuesten Stand! !

Wir empfehlen Ihnen, eigene Notizen zu machen, während Sie das Video anschauen. Das hilft Ihnen, die wichtigsten Punkte zu verinnerlichen und später einfacher darauf zurückzugreifen. Sie können auch gerne Fragen notieren, die Ihnen während des Videos in den Sinn kommen, um sie später zu klären. Viel Spaß beim Anschauen!

Wie lange Mails aufheben (vimeo.com)

Machen Sie sich bitte ein paar Notizen und klären diesen Punkt im Team und mit Ihrem Vorgesetzten.

Hier sind drei Tipps, wie die Sekretärin das Gespräch mit dem Vorgesetzten führen kann, um die Aufbewahrungsfristen innerhalb des Teams abzuklären:

Bitten Sie um einen Termin mit dem Vorgesetzten, um das Thema Aufbewahrungsfristen zu besprechen. Geben Sie an, dass es Ihnen wichtig ist, die Verwaltung von Unterlagen und E-Mails im Team zu verbessern.

Bereiten Sie sich gut auf das Gespräch vor und bringen Sie Beispiele von bestehenden Aufbewahrungsrichtlinien mit. Stellen Sie sicher, dass Sie genau verstehen, welche Informationen im Unternehmen aufbewahrt werden müssen und wie lange diese aufzubewahren sind.

Seien Sie proaktiv und schlagen Sie vor, eine klare Richtlinie für die Aufbewahrung von E-Mails im Team zu erstellen. Diskutieren Sie mögliche Lösungen und stimmen Sie gemeinsam ab, wie Sie diese umsetzen können.

Indem Sie das Gespräch auf eine konstruktive Art und Weise angehen, zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie ein wichtiges Anliegen haben und dass Sie aktiv an der Verbesserung der Verwaltung von Unterlagen im Team arbeiten möchten.

Zur Chefentlastung gehört es hier auch, dass sie gesetzliche Regelungen rund um die Aufbewahrungsfristen von E-Mails bedenken.

Das ist eine Auswahl an gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrung von E-Mails in Deutschland und keine Rechtsberatung. Diese Regelungen ergeben sich aus verschiedenen Gesetzen wie dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) oder dem Arbeitsrecht.

Im Allgemeinen gilt, dass Geschäftsunterlagen, zu denen auch E-Mails zählen, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen hängen dabei von verschiedenen Faktoren ab, wie der Art des Dokuments, dem Unternehmen und der Branche, in der es tätig ist.

In der Regel gelten folgende Aufbewahrungsfristen für E-Mails:

Handelsbriefe, Buchungsbelege und sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen: 10 Jahre (§ 147 Abs. 1 AO)

Geschäftskorrespondenz: 6 Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB)

Bewerbungsunterlagen: 6 Monate bis 2 Jahre (AGG, BDSG)

Arbeitsverträge: mindestens 2 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 257 Abs. 2 Nr. 1 HGB)

Es ist jedoch zu beachten, dass diese Aufbewahrungsfristen je nach individueller Unternehmenssituation und den spezifischen Anforderungen variieren können. Es empfiehlt sich daher, sich von einem Anwalt oder Steuerberater beraten zu lassen, um die genauen gesetzlichen Anforderungen für das eigene Unternehmen zu klären.

Auch wenn Sie nicht selbst über die Aufbewahrungsfrist von E-Mails entscheiden können, gibt es dennoch Möglichkeiten, wie Sie aktiv werden und Ihren Beitrag leisten können.

Indem Sie sich in Outlook gut auskennen und wissen, welche Funktionen und Tools Nutzerinnen alles zur Verfügung stehen, können Sie dazu beitragen, dass E-Mails effizienter und gezielter archiviert werden. Zum Beispiel können Sie gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen eine Ordnerstruktur in Outlook erstellen, die sinnvoll und übersichtlich ist.

Wenn Sie zudem regelmäßig E-Mails durchgehen und nicht mehr benötigte Nachrichten löschen, können Sie dazu beitragen, dass das E-Mail-Aufkommen in Ihrem Team reduziert wird und die E-Mail-Archivierung effektiver wird.

Denken Sie auch daran, dass eine Schulung in Outlook Ihre Kenntnisse vertiefen und erweitern kann. Indem Sie sich weiterbilden, können Sie dazu beitragen, dass Ihr Team insgesamt besser aufgestellt ist, wenn es um die effiziente Archivierung von E-Mails geht.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Auch wenn Sie nicht selbst über die Aufbewahrungsfrist von E-Mails bestimmen können, haben Sie dennoch Einfluss darauf, wie E-Mails in Ihrem Team archiviert werden. Nutzen Sie Ihr Know-how in Outlook und setzen Sie sich dafür ein, dass die E-Mail-Archivierung in Ihrem Team so effizient wie möglich gestaltet wird.

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