Wie viele mittelmäßige KI-Texte wollen Sie eigentlich noch ertragen?
Diese Art von Texten, die irgendwie klingen, als würde eine digitale Schreibmaschine höflich husten?
Diese Antworten, die Ihnen mehr Nacharbeit bescheren als Entlastung?
Diese formulierten Nettigkeiten, die glatt sind wie frisch gebügelte Tischdecken – und genauso wenig Persönlichkeit besitzen?
Und jetzt der unangenehme Teil: Die meisten dieser Ergebnisse haben keinen technischen Grund.
Ihr Tool ist nicht schlecht. Ihr Prompt ist nicht zu kurz. Ihre Anfrage ist nicht kompliziert.
Der Knackpunkt liegt an einem einzigen Satz. Ihrem Start.
Der erste Satz entscheidet, wie Ihre KI denkt, spricht und strukturiert.
Oder bildhafter: Dieser erste Satz ist der Schlüssel, der festlegt, in welches Büro Ihre KI hineingeht.
Das einer Azubi? Das einer Redakteurin? Das einer Top-Assistentin, die seit 15 Jahren den Mittelstand rockt?
Schon beim Lesen merken Sie: Es macht einen gigantischen Unterschied.
Im Kern geht es um Folgendes
Wenn Sie die KI in eine Rolle schicken, liefert sie Ihnen Ergebnisse, die klingen, denken und arbeiten wie eine echte Fachkraft – nicht wie eine neutrale Wissensmaschine.
Rollen-Prompts für Sekretärinnen sind deshalb das, was eine perfekte Jobbeschreibung für neue Mitarbeitende ist:
Sie setzen den Rahmen, die Erwartungen und den Qualitätsanspruch.
Oder, noch bildhafter:
Sie setzen die Brille auf, durch die die KI Ihre Aufgabe betrachtet.
Warum Rollen-Prompts für Sekretärinnen so unfassbar mächtig sind
Sie kennen das aus Ihrem Büroalltag: Wenn Sie einer Kollegin sagen: „Kannst du bitte eine kurze Einladung schreiben?“, bekommen Sie etwas völlig anderes, als wenn Sie sagen: „Stell dir vor, wir müssen die Teamleitung freundlich, aber klar an die Schulung erinnern – bitte keine Floskeln, dafür mit praktischem Nutzen.“
Die Spezifikation verändert das Ergebnis.
Warum also wundern wir uns, wenn KI ohne klare Rolle holprige Standardtexte ausspuckt?
KI arbeitet nach zwei Regeln, die selten offen ausgesprochen werden:
Ohne Kontext bleibt sie oberflächlich.
Mit präziser Rolle wird sie brillant.
Und genau deshalb ist Ihr erster Satz der Gamechanger.
Warum der Startsatz über Erfolg oder Frust entscheidet
Stellen Sie sich die KI wie eine neue Kollegin vor, die am ersten Tag ins Büro kommt.
Sie schaut Sie erwartungsvoll an. Sie weiß, sie soll helfen. Aber sie hat keine Ahnung, wie Sie arbeiten, welchen Stil Sie pflegen und welchen Anspruch Sie haben.
Jetzt entscheiden Sie:
Bekommt sie einen Post-it mit „Mach mal!“ – oder eine klare Einführung?
Genau das ist der Unterschied zwischen:
Prompt A:
„Schreib bitte eine Erinnerung an die Teamleitung.“
Prompt B:
„Übernimm die Rolle einer erfahrenen Assistentin in einem mittelständischen Unternehmen.
Schreibe eine freundliche, klare Erinnerung an die Teamleitung, ohne Floskeln und ohne unnötige Ausschmückungen. Ziel: schnelle Orientierung.“
Die Ergebnisse? Wie zwei verschiedene Welten.
Beispielhafte Gegenüberstellung
| Prompt | Ergebnis | Effekt |
|---|---|---|
| „Schreib eine Erinnerung.“ | generisch, unpersönlich, unscharf | Sie überarbeiten den Text |
| Rollen-Prompt für Sekretärinnen: „Übernimm die Rolle einer klar strukturierten Mittelstands-Assistentin…“ | klar, professionell, sauber strukturiert | Sie können den Text sofort nutzen |
Der Unterschied ist nicht subtil. Er ist massiv. Und Ihre Zeitersparnis auch.
Welche Rollen funktionieren im Büroalltag tatsächlich?
Sie jonglieren Termine, Informationen, Menschen, Dokumente – und Ihre KI kann Ihnen genau dort helfen, wo der Alltag am lautesten ruft. Damit das gelingt, braucht sie allerdings eine präzise Arbeitsidentität.
Nicht irgendeine. Sondern eine Rolle, die in Ihrer Realität verwurzelt ist.
Hier kommen die fünf wirksamsten Rollen-Prompts, die sich im Mittelstand und in KMUs wie kleine Superkräfte anfühlen.
1. Die Büroexpertin – für klare, lebendige und alltagsnahe Texte
Rolle:
„Übernimm die Rolle einer erfahrenen Büroexpertin, die täglich mit Führungskräften, Kolleginnen und Kunden kommuniziert.“
Diese Rolle ist Ihre elegante Lösung gegen diese glattgebügelten KI-Sätze, bei denen Sie innerlich denken:
‚Das klingt wie Verwaltungsdeutsch auf Valium.‘
Die Büroexpertin schreibt so, wie Sie sprechen: professionell, menschlich, direkt.
Ideal für:
Einladungen
Erinnerungen
Team-Updates
Telefonnotizen
Rückfragen an Lieferanten
Mini-Alltagsszene:
Sie brauchen eine kurze Rückfrage an einen Dienstleister, der Ihren Kostenvoranschlag vergessen hat.
Sie haben 30 Sekunden Zeit.
Die Büroexpertin formuliert präzise – und ohne die berühmten „Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten“-Floskeln.
Beispiel-Prompt:
„Übernimm die Rolle einer erfahrenen Büroexpertin. Formuliere eine kurze, sachlich offene Rückfrage zum fehlenden Kostenvoranschlag. Stil: klar, höflich, keine Floskeln.“
2. Die Prozessmanagerin – für strukturierte Abläufe & Kontrollschritte
Rolle:
„Stell Dir vor, Du bist Prozessmanagerin in einem mittelständischen Unternehmen, spezialisiert auf effiziente Arbeitsabläufe.“
Wenn der Alltag brennt, ist Struktur Gold.
Ihre KI kann diese Struktur erzeugen – aber nur, wenn sie weiß, dass sie denken darf wie eine Prozessmanagerin.
Ideal für:
Checklisten
Abläufe für Azubis
Prozessoptimierungen
Übergaben
Aufgabenpakete für die Urlaubsvertretung
Praxisbeispiel:
Eine Kollegin fällt überraschend aus. Die Übergabe ist nicht vollständig. Sie geben der KI den Auftrag:
„Erstelle mir alle Schritte zur korrekten Rechnungsprüfung inklusive Kontrollpunkten.“
Die Prozessmanagerin liefert Ihnen eine klare Abfolge, inklusive Risikohinweisen.
Beispiel-Prompt:
„Stell Dir vor, Du bist Prozessmanagerin für Büromanagement. Erstelle eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Rechnungsprüfung inkl. Kontrollfragen. Prägnant und praxisnah.“
3. Die Redakteurin – für hochwertige Formulierungen, Texte & Präsentationen
Rolle:
„Übernimm die Rolle einer professionellen Redakteurin mit Schwerpunkt Bürokommunikation.“
Wenn es darum geht, sprachlich zu glänzen, ist die Redakteurin Ihre stille Verbündete.
Sie denkt stilistisch, dramaturgisch und leserorientiert – so wie Sie es in Ihren Blogbeiträgen vormachen.
Ideal für:
Blogposts
Social-Media-Posts
Präsentationstexte
Vorworte
Anleitungen
interne Newsletter
Mini-Szene:
Sie sollen für die Geschäftsführung einen kurzen einleitenden Absatz zum Jahresbericht formulieren.
Zu trocken ist peinlich. Zu emotional unpassend. Die Redakteurin schafft die Balance.
Beispiel-Prompt:
„Übernimm die Rolle einer klar strukturierten Redakteurin. Schreibe eine professionelle, lebendige Einleitung zum Jahresbericht für interne Leser. Stil: präzise, inspirierend, kein Marketington.“
4. Die Analytikerin – für Entscheidungen, Vergleiche & Problemlösungen
Rolle:
„Übernimm die Rolle einer analytischen Beraterin, die Probleme strukturiert und Optionen sachlich vergleicht.“
Wenn Sie zwischen zwei Angeboten stehen, wenn ein Prozess hakt, wenn ein Konflikt brodelt – die Analytikerin zerlegt die Situation in verständliche Bausteine.
Ideal für:
Angebotsvergleiche
Argumentationsübersichten
Entscheidungsgrundlagen für die Chefetage
Konfliktanalysen
Pro-und-Contra-Listen
Mini-Szene:
Zwei Softwareanbieter buhlen um Ihr Unternehmen. Beide wirken gut. Einer ist günstiger, einer zuverlässiger. Sie brauchen Klarheit – ohne Emotionen, aber mit Tiefgang. Die Analytikerin liefert das.
Beispiel-Prompt:
„Übernimm die Rolle einer analytischen Beraterin. Vergleiche Anbieter A und B für eine digitale Zeiterfassung anhand der Kriterien Zuverlässigkeit, Datenschutz, Support und Preis. Klare Empfehlung am Ende.“
5. Die Ausbilderin – für Erklärungen, Schulungen und Azubi-Kompetenzen
Rolle:
„Stell Dir vor, Du bist Ausbilderin für Kaufleute für Büromanagement.“
Sie wissen selbst: Azubis brauchen klare Anleitungen, Beispiele, Erklärungen – und manchmal auch Geduld in Textform. Die Ausbilderin spricht einfach, aber nicht banal. Lehrreich, aber nicht belehrend.
Ideal für:
Erklärtexte
Übungsaufgaben
Lernnachweise
interne Wissensweitergabe
Schulungsunterlagen
Mini-Szene:
Ihre Auszubildende lernt gerade die DIN 5008. Der Standard wirkt trocken wie zwölffach kopiertes Nudelholz.
Die Ausbilderin erklärt verständlich und mit Praxisbezug.
Beispiel-Prompt:
„Stell Dir vor, Du bist Ausbilderin für Kaufleute für Büromanagement. Erkläre die wichtigsten Regeln der DIN 5008 anhand eines praxisnahen Beispiels.“
Zwischenfazit
Mit diesen fünf Rollen-Prompts für Sekretärinnen öffnen Sie der KI die Tür zum echten Büroalltag – weg von generischen Antworten, hin zu präzisen, brauchbaren Arbeitsergebnissen.
Wenn Sie die KI so briefen, wie Sie eine echte Kollegin briefen würden, sind Sie plötzlich nicht mehr die Korrekturleserin automatisierter Texte –
Sie sind die Regisseurin einer echten digitalen Unterstützung.
Wie Sie in 30 Sekunden ein starkes Rollen-Prompt formulieren
Rollen-Prompts sind keine Kunst – sie sind Klarheit in Textform. Sie müssen dafür weder Technik-Profi noch KI-Flüsterin sein. Sie brauchen nur fünf kleine Bausteine, die wie magnetische Pfeile wirken:
Sie richten die KI aus, bevor sie auch nur ein Wort schreibt.
Und das Schönste? Diese fünf Bausteine passen auf einen Post-it.
Schritt 1 – Die Rolle klar festlegen
Ihr erster Satz ist der Kompass.
Wenn die KI weiß, wer sie sein soll, entscheidet sie automatisch, wie sie spricht, welches Wissen sie nutzt und wie tief sie geht.
Stellen Sie sich vor, Sie rufen in einem Großraumbüro:
„Kann mal jemand helfen?“
Dann kommt irgendjemand.
Aber wenn Sie rufen:
„Lisa, du bist doch die Profi-Prozessmanagerin – kannst du kurz draufschauen?“
Dann kommt exakt die richtige Person.
Beispiel:
„Übernimm die Rolle einer erfahrenen Assistentin in einem mittelständischen Unternehmen.“
Dieser Satz allein verändert 80 % des Ergebnisses.
Schritt 2 – Die Aufgabe glasklar formulieren
Die KI muss wissen, was am Ende herauskommen soll.
Ein Text?
Eine Liste?
Eine Struktur?
Eine Entscheidungsgrundlage?
Viele Prompts scheitern, weil Aufgabe und Ergebnisform nicht klar benannt sind.
Beispiel:
„Erstelle eine klare, kurze Erinnerung an die Teamleitung.“
Auch hier keine Floskeln, keine Wischiwaschi-Formulierungen.
Schritt 3 – Stil und Ton festlegen
Die KI kann nüchtern sein, erzählerisch, formal, warm, sachlich, dialogorientiert –
aber raten sollte sie nicht.
Sie müssen ihr sagen, was Sie brauchen.
Beispiele:
„klar und direkt“
„professionell, freundlich, ohne Floskeln“
„lebendig, aber sachlich korrekt“
„präzise und strukturiert“
Das ist Ihr stilsicherer Feinschliff.
Schritt 4 – Zielgruppe nennen
Jeder Text lebt von seiner Leserin oder seinem Leser.
Wenn die KI nicht weiß, für wen sie schreibt, schreibt sie für niemanden.
Beispiele:
„für interne Teamkommunikation“
„für neue Auszubildende“
„für die Geschäftsführung“
„für Kundinnen und Lieferanten“
Damit trifft die KI den Ton im ersten Versuch.
Schritt 5 – Ausschlüsse definieren
Dieser Schritt ist Gold wert – besonders für Sekretärinnen: Sie verhindern, dass die KI in KI-typische Muster rutscht.
Sie können alles ausschließen, was Sie nicht wollen:
Typische Ausschlüsse:
keine Floskeln
keine Übertreibungen
keine Marketing-Sprache
keine Füllwörter
keine Emojis
keine langen Schachtelsätze
kein „Wir entschuldigen uns…“
Damit bekommt die KI Grenzen – und Sie bekommen Texte, die klingen wie Ihre eigene Handschrift.
Die 30-Sekunden-Formel – als fertige Post-it-Version
Hier ist die schnellste Version, die Sie jederzeit anwenden können:
Rolle + Aufgabe + Stil + Zielgruppe + Ausschlüsse
Ein Satz pro Punkt.
Nicht mehr.
Nicht weniger.
Beispiel (kompakt):
„Übernimm die Rolle einer erfahrenen Assistentin. Schreibe eine klare Erinnerung für die Teamleitung. Stil: präzise und freundlich. Zielgruppe: interne Kommunikation. Keine Floskeln, keine Marketing-Sprache.“
Zeitaufwand: 25–30 Sekunden.
Effekt: gigantisch.
Drei sofort einsetzbare Prompt-Vorlagen für Ihren Büroalltag
Viele Prompts lassen sich leicht abwandeln und immer wieder einsetzen. Dafür haben wir Ihnen über 100+ Prompts fürs Sekretariat zusammengestellt.
Vorlage 1 – Für klare Kommunikation (E-Mails, Hinweise, Erinnerungen)
„Übernimm die Rolle einer erfahrenen Büroexpertin. Verfasse eine kurze, klare Information zur [Aufgabe]. Stil: professionell, direkt, ohne Floskeln. Zielgruppe: [Team/Abteilung].“
Vorlage 2 – Für Abläufe & Struktur (Checklisten, Prozesse, Übergaben)
„Stell Dir vor, Du bist Prozessmanagerin in einem mittelständischen Unternehmen. Erstelle einen strukturierten Ablauf für [Thema]. Stil: präzise, übersichtlich, praxisnah. Ziel: schnelle Umsetzung. Keine überflüssigen Erläuterungen.“
Vorlage 3 – Für hochwertige Texte (Berichte, Einleitungen, Präsentationen)
„Übernimm die Rolle einer Redakteurin mit Schwerpunkt Bürokommunikation. Schreibe einen professionellen Text zu [Thema]. Stil: klar, lebendig, ohne Marketington. Zielgruppe: [interne/externe Leser].“
Zwischenfazit
Sie sehen: Ein starkes Rollenprompt ist keine komplizierte Wissenschaft.
Es ist eine Art kleine gedankliche Choreografie.
Wenn Sie diese fünf Schritte einmal verinnerlicht haben, schreiben Sie nie wieder „Standard-Prompts“.
Ihre KI liefert Texte, die Ihren Job leichter, Ihre Kommunikation präziser und Ihre Arbeitszeit wertvoller machen.
Schlussgedanke – motivierend, klar, mit Nachhall
Sie müssen nicht warten, bis jemand Ihnen ein neues Tool schenkt, ein großes Softwareprojekt startet oder das Budget erhöht wird. Sie haben bereits das mächtigste Upgrade in Ihrer Hand: Ihre Sprache.
Ein einziger klarer Satz – Ihr Startsatz – entscheidet darüber, ob Ihnen die KI Arbeit abnimmt oder Arbeit macht. Ob Sie sich wie eine technische Zauberin fühlen oder wie eine unfreiwillige Testerin.
Ob Sie im Alltag schneller werden oder nur digital genervter.
Und genau darin liegt Ihre Kraft: Sie können jeden Tag bestimmen, wie gut Ihre KI für Sie arbeitet.
Nicht mit stundenlangem Training.
Nicht mit komplizierten Abkürzungen.
Sondern mit einer bewussten inneren Haltung:
„Ich leite. Die KI folgt.“
Wenn Sie Ihre Rollen-Prompts bewusst einsetzen, wird die KI nicht zu einer unberechenbaren Maschine –
sie wird zu Ihrer professionellen Partnerin, die versteht, wie Sie denken, arbeiten und kommunizieren.
Und dann passiert etwas Wunderbares:
Ihre Arbeit wird leichter.
Ihre Texte werden besser.
Ihre Zeit wird wertvoller.
Und Ihr Alltag fühlt sich nicht mehr wie ein Feuerlöschen an, sondern wie ein Steuern.
Das ist die leise, aber kraftvolle Revolution, die im Büro beginnt – Satz für Satz.
Typische Fragen
1. Muss ich bei jedem KI-Text ein Rollen-Prompt nutzen?
Nein – aber immer dann, wenn der Text wichtig, sensibel oder öffentlich ist.
Für kurze Notizen reicht oft ein normaler Prompt.
2. Kann ich mehrere Rollen gleichzeitig nutzen?
Ja, aber sinnvoll ist es nur, wenn die Aufgabe komplex ist.
Zum Beispiel: Redakteurin + Analytikerin für bei Präsentationen.
3. Was mache ich, wenn die KI trotzdem floskelig klingt?
Ausschlüsse formulieren – und notfalls:
„Formuliere präziser, lebendiger und näher am Büroalltag.“
4. Wie lang sollte ein Rollen-Prompt sein?
Kurz und klar.
3–5 Sätze reichen völlig.
5. Funktioniert das auch für Auszubildende?
Ja! Rollen-Prompts sind ideal, um Lerninhalte verständlicher zu machen.
100+ Prompts für Sekretär:innen, Assistenzen & Büromanager:innen
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Professionell formulieren: Von der E-Mail bis zum Bericht. Meetings planen: Klare Agenden, präzise Protokolle, bessere Entscheidungen. Organisation meistern: Checklisten, Texte und Ideen auf Knopfdruck.
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