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Die Kommunikations-Revolution für Sekretärinnen: Weichmacher eliminieren, Glaubwürdigkeit stärken! 

 

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Warum stören mich Weichmacher so sehr?

Weil mein Anliegen vielleicht unter Umständen möglicherweise unklar wird!

Die Klarheit unserer Kommunikation ist entscheidend. Vermeiden wir vage Formulierungen, um eindeutige und prägnante Botschaften zu übermitteln. Zum Beispiel: „Ich schlage vor, dass wir das Meeting am Mittwoch um 14 Uhr abhalten, um alle Punkte zu besprechen.“

Weil irgendwann jemand zeitnah nachfragen könnte und man nur ungefähr darauf antworten könnte.

Präzision in der Kommunikation minimiert mögliche Missverständnisse. Stellen wir sicher, dass unsere Aussagen klar und konkret sind, um unnötige Rückfragen zu vermeiden. Beispiel: „Der Bericht wird bis Freitag um 17 Uhr fertig sein.“

Es ist keineswegs schlecht, wenn letztendlich klar wird, wie man die Sprache allgemein stärken könnte.

Die Förderung einer starken Sprache ist eine lohnende Investition. Durch klare Ausdrucksweise stärken wir nicht nur unsere berufliche Präsenz, sondern tragen auch zur allgemeinen Sprachqualität bei. Zum Beispiel: „Als Team können wir durch regelmäßige Sprachschulungen unsere Kommunikationsfähigkeiten verbessern.“

Die Bedeutung starker Sprache für Sekretärinnen

Weichmacher beeinträchtigen die Glaubwürdigkeit, eine essenzielle Ressource für Sekretärinnen. Nach Aristoteles basiert Glaubwürdigkeit auf Leidenschaft, Ethik und Logik. Im rhetorischen Kontext bedeutet Logik Wortgewandtheit. Worte, die abschwächen, zurücknehmen oder verwässern, schwächen unsere Überzeugungskraft und somit unsere Glaubwürdigkeit.

Die Vermeidung von Weichmachern ist nicht nur ein Beitrag zur individuellen Professionalität, sondern stärkt auch die Position der Sekretärin im Team. Klare und prägnante Kommunikation fördert das Vertrauen der Kollegen und trägt zu einer effizienten Arbeitsumgebung bei. Es ist an der Zeit, die Kraft klarer Sprache zu nutzen und als Sekretärin mit überzeugender Kommunikation zu glänzen.

8 Weichmachertypen, die die Glaubwürdigkeit von Sekretärinnen beeinträchtigen

Als Sekretärin spielt die Qualität unserer Kommunikation eine zentrale Rolle in der täglichen Arbeit. Die Verwendung von Weichmachern kann jedoch die Glaubwürdigkeit schwächen und die Überzeugungskraft mindern. Hier sind 8 Weichmachertypen, die es zu vermeiden gilt, um Ihre berufliche Authentizität zu stärken.

Verniedlichungen und Kleinreden

Verniedlichungen und das Kleinreden von Erfolgen, wie beispielsweise „gar nicht mal so schlecht„, „unclever“ oder „nicht so ganz glücklich„, sind kommunikative Hürden, die die Anerkennung von Leistungen behindern.

Um eine positive und förderliche Atmosphäre zu schaffen, ist es wichtig, konstruktive Rückmeldungen klar und direkt zu formulieren. Anstatt Erfolge abzuschwächen, sollten diese angemessen gewürdigt werden. Eine klare und unterstützende Kommunikation stärkt nicht nur das Selbstbewusstsein, sondern fördert auch eine positive Arbeitskultur.

Eine Anerkennung ohne Verniedlichungen trägt dazu bei, ein Umfeld zu schaffen, in dem Leistungen wertgeschätzt und ermutigt werden, weiterhin exzellente Ergebnisse zu erzielen.

Abschwächende Formulierungen

Abschwächende Formulierungen wie „relativ„, „im Prinzip„, „im Bereich„, „vielleicht“ oder „eigentlich“ sind die heimlichen Saboteure einer klaren Kommunikation.

Stellen Sie sich vor, wie in den Wirren des Geschäftslebens Bullshit-Bingo-Rätsel kursieren.

In Ihrem nächsten Meeting genügt ein aufmerksamer Blick, wie oft Kollegen oder Sie selbst in die Falle dieser Worte tappen. Diese Ausdrücke sind wie unsichtbare Handschellen, die alles, was vorher oder nachher gesagt wird, in Frage stellen. Es ist an der Zeit, die Schwäche der eigenen Aussagen zu durchbrechen und mit klaren, dynamischen Formulierungen die Kommunikation zu stärken.

Konjunktive (möchte, könnte, wollte, sollte, müßte, hätte)

Stellen Sie sich vor, welch einen Unterschied es bedeuten könnte, wenn man sagt: „Ich würde mich gern bedanken…“ im Vergleich zu der selbstbewussteren Formulierung: „Ich bedanke mich herzlich…„.

Der Gebrauch des Konjunktivs könnte unser Anliegen abschwächen und vermittelt möglicherweise den Eindruck, dass wir uns unsicher oder zögerlich ausdrücken.

Es könnte sogar dazu führen, dass wir als Bittsteller erscheinen. Indem wir uns klar und direkt ausdrücken, könnten wir nicht nur unsere Dankbarkeit effektiver übermitteln, sondern auch selbstsicherer und entschiedener wirken, was wiederum einen positiven Einfluss auf die wahrgenommene Überzeugungskraft haben könnte.

Vorrausgehende Weichmacher (Normalerweise, Im Prinzip, Generell)

Verzichten Sie darauf, Ihre Sätze mit unklaren Voraussetzungen wie „Normalerweise“ oder „Im Prinzip“ zu beginnen.

Diese Phrasen schwächen Ihre Aussage von Anfang an und lassen Raum für Unsicherheiten. Entfernen Sie diese unbestimmten Formulierungen aus Ihrem Sprachgebrauch und setzen Sie stattdessen auf präzisere Ausdrücke wie „Oft“, „Häufig“, „Selten“ oder „Manchmal“.

Durch den Einsatz qualifizierender Aussagen verleihen Sie Ihren Sätzen Klarheit und Prägnanz.

Gehen Sie sogar einen Schritt weiter und integrieren Sie Ihre Aussagen ohne Vorankündigung. Eine klare, direkte Kommunikation von Anfang an trägt dazu bei, Ihre Botschaft zu stärken und Unklarheiten zu vermeiden.

Verallgemeinerungen (nie, keiner,alle, jeder, irgend einer)

Vermeiden wir pauschale Aussagen wie „jeder“ oder „alle“, denn solche Verallgemeinerungen bergen das Risiko einer übertriebenen Selbsteinschätzung.

Es wäre vermessen zu behaupten, dass jeder einzelne von uns Weichmacher nutzt. Eine präzisere und realistischere Darstellung entsteht, wenn wir betonen, dass „viele“, die „Mehrheit von uns“ oder „eine erhebliche Anzahl von Sprechern“ im täglichen Sprachgebrauch auf Weichmacher zurückgreifen.

Diese Nuancierung reflektiert die Vielfalt in der Sprachnutzung und vermeidet eine zu absolut wirkende Behauptung. Es ist wichtig, unsere Aussagen differenziert zu gestalten, um eine genaue und nachvollziehbare Kommunikation zu gewährleisten.

Verneinungen (nein, nicht)

Statt uns auf negative Verneinungen zu konzentrieren, sollten wir den Fokus auf positive Formulierungen legen. Wenn wir beispielsweise sagen, „Vitamine sind nicht unschädlich für uns“, verlangt dies zusätzliche Anstrengungen von unserem Gehirn. Untersuchungen belegen, dass dies bis zu 400 Millisekunden länger dauern kann.

Die Schlüssel liegt in positiven Formulierungen – sie ermöglichen ein schnelleres Verständnis. Wenn wir sagen, „Vitamine sind förderlich für unsere Gesundheit“, wird die Information ohne Verzögerung aufgenommen. Diese positive Herangehensweise nicht nur beschleunigt die Verarbeitung im Gehirn, sondern trägt auch zu einer klareren und überzeugenderen Kommunikation bei.

Wählen wir also bewusst positive Worte, um unsere Aussagen effektiver zu vermitteln.

Entschuldigungen/Herabsetzen (Ich bin ja nur…, Ich bin ja kein Fachmann/keine Fachfrau)

Entschuldigungen und Selbstherabsetzungen, wie beispielsweise die Formulierung „Ich bin ja nur…“ oder „Ich bin ja keine Fachfrau“, sind Phänomene, denen insbesondere Frauen häufig unterliegen, wie zahlreiche Studien belegen.

Durch Sätze wie „Ich bin hier ja nur die Sekretärin“ setzen Frauen sich selbst in ihrer beruflichen Rolle herab.

Dabei ist es von essenzieller Bedeutung anzuerkennen, dass der Beruf der Sekretärin einen bedeutenden Beitrag zur effizienten Büroorganisation leistet und die Funktion innerhalb eines Teams äußerst wertvoll ist.

Die Vermeidung solcher Selbstherabsetzungen ermöglicht nicht nur eine Stärkung der individuellen beruflichen Identität, sondern trägt auch zur Wertschätzung des eigenen beruflichen Beitrags bei.

Um Erlaubnis bitten (dürfte ich diesen Satz zu ende bringen)

In mündlichen Auseinandersetzungen, besonders in hitzigen Diskussionen, neigen wir dazu, um Erlaubnis zu bitten, etwa um einen Satz zu Ende führen zu dürfen.

Doch in solchen Situationen ist es effektiver, die Kontrolle über die Kommunikation zu behalten. Anstatt um Erlaubnis zu flehen, kündigen Sie selbstbewusst an, dass Sie Ihre Gedanken nun abschließen werden.

Insbesondere bei Zwischenrufen ist es verlockend um „Gnade“ zu bitten. Stattdessen sollten Sie Ihre zugeordnete Redezeit nutzen, um Ihr Anliegen klar und bestimmt vorzutragen.

Stärken Sie Ihre Position in Gesprächen, indem Sie souverän ankündigen, Ihre Gedanken zu Ende zu führen, und setzen Sie sich erfolgreich gegen Unterbrechungen durch.

Selbstbewusst kommunizieren: Die Kunst der klaren Äußerung

Schlussgedanke

Die ungezähmte Power klarer Worte ist das ultimative Werkzeug für Sekretärinnen, um in der Business-Welt zu glänzen. Weg mit den Weichmachern – das ist nicht nur ein Schritt zur Profi-Championess, sondern auch der Ticketpreis zum VIP-Bereich im Team. Klare, knallige Kommunikation schürt Vertrauen und zündet den Turbo für eine turboeffiziente Arbeitsumgebung. Nutzt die Macht der Worte, um als Sekretärin mit einer Kommunikation, die durch die Decke geht, herauszustechen.

FAQs

1. Warum sind klare Formulierungen so mega wichtig?

Klare Formulierungen sind der Zauberschlüssel, um Missverständnisse zu vertreiben und eine Botschaft zu ballern. In der Business-Arena pushen sie die Glaubwürdigkeit und machen Kommunikation zur Superpower.

2. Wie rocken Weichmacher die berufliche Attitüde?

Weichmacher sind die Undercover-Agenten, die die Glaubwürdigkeit killen und die Power rauben. Klare Kommunikation ist das Rezept für eine Attitüde, die den Team-Olymp rockt.

3. Welche Rolle spielt Logik bei der Überzeugungsmission?

Nach Aristoteles ist Glaubwürdigkeit der Dreifach-Jump mit Leidenschaft, Ethik und Logik. Logik ist der Star, der die Überzeugung zum Rockstar macht. Klare, logische Power-Ausdrücke sind der Beat.

4. Wie geben Sekretärinnen der Selbstherabsetzung einen Korb?

Sekretärinnen werfen die Entschuldigungen und Selbstherabsetzungen über Bord, indem sie ihre Rolle auf den Thron heben. Selbstbewusste Kommunikation ist der Hype, der den eigenen Beitrag auf das Business-Catwalk katapultiert.

5. Warum sollten Sekretärinnen die Kommunikationsregie übernehmen?

In der heißen Debatte ist Selbstregie angesagt. Vergiss die Erlaubnis, kündige selbstbewusst an, dass deine Gedanken jetzt die Bühne rocken. Das stärkt die Position und macht Schluss mit den Kommunikations-Störfeuern.


Judith Torma Goncalves ist Magistra der Rhetorik. Seit 2017 steuert Sie die Geschicke des Verband der Sekretärinnen.

Ihre Lieblingsthemen sind Kommunikation und Rhetorik und das weite Feld des miteinander.

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