Suchen kostet besonders viel Zeit, wenn Dateien zwar irgendwo abgelegt sind – aber jede nach einer anderen Logik. Dagegen hilft eine kleine Regel: Speichern Sie Dateien so, dass der Name drei Fragen beantwortet. 1. Worum geht es?Zum Beispiel: Fachtagung, Vertrag, Rechnung, Projektname. 2. Was ist es?Angebot, Protokoll, Teilnehmerliste, Konzept, Präsentation. 3. Welcher Stand ist es?Datum, weiter lesen

Sie wissen genau, dass Sie diese Datei schon einmal gesehen haben. Nur: Wo? Im Projektordner?Im E-Mail-Anhang?Unter „Dokumente“?Im Teams-Ordner?Oder hat die Kollegin sie damals geschickt? Also beginnt die Suche. Und während Sie sich durch Ordner, Dateinamen und E-Mails klicken, fällt irgendwann dieser Satz: „Ich weiß, dass wir das haben. Ich finde es nur gerade nicht.“ Das weiter lesen

Das klingt zunächst nach der naheliegenden Lösung. Nur funktioniert ein Sekretariat selten so. • Menschen brauchen Auskünfte. • Das Telefon klingelt. • Termine verändern sich. • Führungskräfte haben Rückfragen. • Kolleginnen und Kollegen stehen in der Tür. Deshalb geht es nicht nur darum, Unterbrechungen zu vermeiden. Spannender sind Fragen wie: ◘ Wie unterscheiden Sie notwendige weiter lesen

Aber Sie können entscheiden, was danach passiert. Dafür hilft ein kleiner 3-Schritte-Unterbrechungs-Check: 1. Stoppen Nicht sofort reagieren. Schon ein kurzer Moment reicht, um nicht automatisch aus der aktuellen Aufgabe auszusteigen. 2. Einordnen Fragen Sie sich: Ist das tatsächlich dringend – oder verlangt es gerade nur Aufmerksamkeit? 3. Entscheiden Muss ich es jetzt erledigen? Kann es weiter lesen

„Ich sende Ihnen die Unterlagen morgen.“ Oder: „Sie erhalten die Unterlagen morgen.“ Gleiche Information. Aber klingt es für Sie auch gleich? Spannend wird es in längeren E-Mails: „Ich habe Ihre Anfrage geprüft.“„Ich schicke Ihnen die Übersicht.“„Ich bitte Sie um Rückmeldung.“„Ich freue mich auf Ihre Antwort.“ Vier Sätze – viermal steht die schreibende Person im Mittelpunkt. weiter lesen