Der Wahnsinn der Schnelligkeit: Wenn E-Mails schneller kommen als gedacht 

Heute geht es um ein Phänomen, das uns alle betrifft: die rasante Geschwindigkeit unseres Arbeitslebens.

Wer kennt es nicht, die Inbox , die vor Nachrichten nur so überquillt und die Deadline , die schneller als der Schall vorbeirauscht.

Aber hey, immerhin haben wir jetzt Outlook! Denn wer braucht schon entspanntes Arbeiten, wenn man sich stattdessen lieber mit dem ständigen Rauschen von Benachrichtigungen beschäftigen kann?

Natürlich ist es viel einfacher, alle Kundenanfragen per Mail zu beantworten, als sich die Mühe zu machen, einen Brief zu schreiben und zur Post zu bringen. Und wenn man dann noch von allen Seiten gleichzeitig Mails bekommt, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, kann man sich wenigstens glücklich schätzen, dass man so gefragt ist.

Aber mal ehrlich, wer hat schon Zeit für die gute alte Zeit, in der man mal eine Stunde für sich hatte, ohne von einem Buzz oder einem Klingeln unterbrochen zu werden?

Wenn die Sekretärin schon eine halbe Stunde vor einer Besprechung eingeladen wird um mal schnell noch das Protokoll zu schreiben, dann können Sie sich zumindest sicher sein, dass Ihnen bis dahin nicht langweilig wird.

Und wer braucht schon Ruhe und Entspannung, wenn man stattdessen durch das Rattern des Inbox-Tons in den Wahnsinn getrieben werden kann? Unsere Teilnehmerinnen in den Sekretärinnen-Seminaren beschweren sich immer öfter darüber, dass sie durch die Schnelllebigkeit des Arbeitslebens immer gestresster werden.

Aber hey, wer braucht schon Entspannung, wenn man stattdessen mit dem Hektik des Alltags beschäftigt sein kann?

Regeln statt Stress: So schaffen Sie Ordnung in Ihrem Posteingang

Sie sind gestresst von all den Mails, die ständig in Ihrem Posteingang landen? Sie können sich kaum noch auf Ihre Arbeit konzentrieren, weil Sie ständig unterbrochen werden? Na, da haben Sie ja echt ein Problem. Aber keine Sorge, ich hab da ein paar Tipps für Sie, wie Sie wieder ein bisschen runterkommen können.

Statt sich von unnötigen Newslettern terrorisieren zu lassen, sollten Sie sich davon abmelden oder von Verteilern löschen lassen. Und bevor Sie eine Mail verschicken, sollten Sie sich mal überlegen, ob Sie wirklich alle Kollegen in „Cc“ setzen müssen. Glauben Sie mir, es antwortet Ihnen nicht jeder. Es ist oft auch besser, zum Telefonhörer zu greifen oder sich persönlich zu treffen. So klären Sie Ihre Punkte direkt und schicken sich nicht gegenseitig zig Mails hin und her.

Und ganz wichtig: Schalten Sie die Mailbenachrichtigung aus! Niemand braucht diese ständigen Unterbrechungen und Ablenkungen. Auch Ihre Kollegen sollten verstehen, dass Sie nicht jede Mail sofort lesen und beantworten können. Wenn nicht, dann müssen Sie gemeinsam eine neue Regelung finden.

Und wenn Sie mal wieder zu einer Besprechung eingeladen werden, die in 30 Minuten stattfindet, dann sollten Sie sich das nicht auf Ewig gefallen lassen. Entweder Sie setzen sich im Team dafür ein, dass Besprechungen rechtzeitig angekündigt werden müssen, oder Sie Sie unterstreichen, dass Sie nur professionelle Protokolle schreiben können, wenn Sie sich vorbereiten können.

Kurz gesagt, Sie müssen sich nicht von den Mails und Besprechungen stressen lassen. Sie haben die Kontrolle über Ihre Arbeit und können selbst entscheiden, wie Sie Ihre Aufgaben angehen. Also gönnen Sie sich mal eine Pause und machen Sie es sich ein bisschen einfacher.

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Effiziente Arbeitsabläufe durch klare Regeln

Zeit ist Geld, sagt man. Und wer möchte schon unnötig Geld verschwenden? Mit einer Sekretärin, die klare Regeln für den Umgang mit Mails hat, können Sie sicher sein, dass die Arbeitsprozesse im Büro so effizient wie möglich ablaufen. Vielleicht können Sie sich dann sogar den Luxus eines goldenen Schreibtisches leisten!

Keine Mails mehr, die den Chef aus der Ruhe bringen!

Wenn die Sekretärin konsequent ist und gut organisiert ist, kann sie sicherstellen, dass nur die wichtigsten Mails an den Chef weitergeleitet werden. Dadurch muss der Chef keine unnötigen Mails lesen und kann sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. Das bedeutet weniger Stress und mehr Erfolgserlebnisse für den Chef.

Mehr Zeit für wichtige Dinge!

Eine gut organisierte Sekretärin mit klaren Regeln für den Umgang mit Mails kann den Arbeitsablauf im Büro erheblich verbessern. Sie kann sicherstellen, dass Mails schnell bearbeitet werden und dass die richtigen Personen die richtigen Informationen erhalten. Das bedeutet, dass der Chef mehr Zeit für wichtige Aufgaben hat und sich nicht mit unnötigen Details herumschlagen muss.

Bessere Zusammenarbeit im Team!

Eine Sekretärin, die sich gut organisiert und klare Regeln für den Umgang mit Mails hat, kann auch dazu beitragen, die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern. Sie kann sicherstellen, dass Mails klar und präzise formuliert sind und dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Dadurch können Missverständnisse vermieden werden und die Zusammenarbeit im Team verbessert werden. Das bedeutet, dass der Chef sich auf ein harmonisches und produktives Team verlassen kann.

Kostensparen und eine Yacht für den Chef

Der Umsatz wird Explodieren

Besuchen Sekretärinnen Live-Online-Seminare, werden sie zu echten Power-Frauen im Büro. Sie sind besser organisiert, kommunizieren effektiver und verbessern die Arbeitsabläufe. Das bedeutet, dass der Umsatz des Unternehmens durch die Decke geht und der Chef sich bald eine Yacht kaufen kann.

Das Budget wird geschont

Live-Online-Seminare sind in der Regel günstiger als Präsenzseminare. Wenn Sekretärinnen also an diesen Seminaren teilnehmen, spart das Unternehmen bares Geld. Das bedeutet, dass der Chef sich bald eine Yacht kaufen kann. Nein, Moment, das hatten wir ja schon.

Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt

Sind Sekretärinnen besser organisiert und kommunizieren effizienter, dann profitiert das gesamte Unternehmen davon. Die Mitarbeiter arbeiten produktiver und effektiver und sind dadurch zufriedener. Und wir alle wissen: glückliche Mitarbeiter, glückliches Unternehmen.

Das Image wird aufpoliert

Nehmen Sekretärinnen an Live-Online-Seminaren teil, zeigt das Unternehmen, dass es Wert auf Weiterbildung und Fortschrittlichkeit legt. Das macht nicht nur einen guten Eindruck bei Kunden und Geschäftspartnern, sondern auch bei potenziellen neuen Mitarbeitern.

Der Chef kann sich zurücklehnen

Ist die Sekretärin besser organisiert und kommuniziert klarer, hat der Chef weniger Arbeit. Er kann sich zurücklehnen und entspannen, während seine Sekretärin den Laden schmeißt. Und wer weiß, vielleicht gönnt er sich dann doch eine Yacht.