Stellen Sie sich Dieter vor…

Stellen Sie sich Dieter vor: Seit 30 Jahren arbeitet er im Einkauf eines mittelständischen Maschinenbauers. Kein Fan von Veränderung, kein großer Freund neuer Technologien – aber zuverlässig, pünktlich, detailverliebt. Und jetzt das: Dieter soll künftig mit einem KI-Agenten arbeiten. Was glauben Sie, wie das ausgeht?

Willkommen in der Realität von SAP-Strategiechef Florian Kunzke – und in der Welt eines Vortrags, der wie ein Maschinenöl für festgefahrene Denkweisen wirkt.

KI ist da – aber nicht immer dort, wo wir sie erwarten

Künstliche Intelligenz (KI) hat längst Bereiche erobert, die wir bis vor kurzem noch als rein menschlich betrachtet haben: Wissenschaftliche Forschung, Musik, Kunst. Kunzke nennt Beispiele, die aufhorchen lassen: Eine KI schreibt ein Forschungspaper, das auf einer der renommiertesten Konferenzen (ICLR) angenommen wird. Eine KI verhilft den Beatles zu einem Grammy. Und bei Christie’s wird KI-generierte Kunst für über 80.000 Euro versteigert.

„Es zeigt, wie gestaltmächtig KI mittlerweile ist. Und dass sie in Bereiche vordringt, die wir für rein menschlich hielten.“ – Florian Kunzke

Aber während sich der KI-Hype überschlägt, bleibt die Realität in Unternehmen oft bodenständig – oder sogar bodenlos. Laut Statistischem Bundesamt haben nur 20 % der Unternehmen in Deutschland KI tatsächlich im Einsatz.

Schatten-KI im Büro: Was Sekretärinnen längst tun – und kein Chef weiß

Gerade Sekretärinnen, Assistenzen und Office-Managerinnen gehören zu den stillen KI-Pionierinnen. Sie lassen sich längst von ChatGPT bei der Formulierung schwieriger Mails helfen, strukturieren Besprechungsprotokolle in Sekunden oder suchen mit Prompt-Kreativität nach besseren Formulierungen. Alles informell. Alles heimlich.

Und genau da beginnt das Paradox: Während Unternehmen noch grübeln, ob, wann und wie sie KI offiziell einführen, sind viele Mitarbeitende – insbesondere in administrativen Rollen – schon längst unterwegs. Nur eben ohne Struktur, ohne Schulung, ohne Governance.

Tipp für Sekretärinnen: Wenn Sie KI-Tools bereits nutzen, dokumentieren Sie es! Nicht nur für sich selbst, sondern als Argumentationshilfe in der nächsten Teamsitzung. Je mehr praktische Anwendungsfälle bekannt sind, desto eher wird die Schatten-KI zur echten Strategie.

KI-Strategie oder Dieter-Paralyse? Der Mensch im Zentrum der Einführung

Hier kommt Dieter wieder ins Spiel – oder besser: das fiktive SAP-Unternehmen „Heinrich & Söhne“. Dieter, skeptisch und veränderungsresistent, trifft auf Martina Schuster, die neue Chefin mit MBA und frischem Wind. Sie bringt SAP Ariba und einen KI-Agenten ins Unternehmen.

Und dann? Dieter reagiert wie viele seiner Kolleginnen und Kollegen im realen Büroalltag:

• „Ich will erstmal eine ordentliche Einweisung.“
• „Kann man so einer KI überhaupt trauen?“
• „Am Ende macht die meinen Job.“
• „Das ist doch eh nur wieder so ein Hype.“

Diese Sätze sind keine Karikatur, sondern kondensierte Realität. Sie zeigen, woran KI-Projekte oft scheitern: Am Bauchgefühl, an Ängsten, an Unsicherheiten – nicht an der Technik.

Was kann so ein KI-Agent eigentlich? Ein Blick hinter die Kulissen

Der neue Kollege von Dieter heißt: Sourcing Agent. Klingt nach Sci-Fi? Ist aber Realität bei SAP – zumindest in der Cloud-Version ihrer Unternehmenssoftware.

Was dieser KI-Agent kann, ist erstaunlich. Er spricht nicht nur Ihre Sprache (im wahrsten Sinne, denn er funktioniert über eine Jual-Oberfläche mit natürlicher Spracheingabe), sondern:

• startet selbstständig Beschaffungsprozesse, zum Beispiel durch das Erstellen von Ausschreibungen.
• analysiert vergangene Beschaffungsdaten und gleicht sie mit Lieferantendaten ab.
• berücksichtigt unstrukturierte Dokumente wie PDFs, E-Mails oder Angebotslisten.
• reagiert in Echtzeit auf Änderungen, etwa neue Lieferzeiten oder Preisupdates.
• macht seine Arbeitsschritte transparent, sodass Sie nachvollziehen können, wie er zu einer Empfehlung kommt.

Klingt beeindruckend? Ist es auch. Aber nicht, weil der Agent „alles übernimmt“, sondern weil er mehr Zeit für das lässt, was Menschen besser können: verhandeln, bewerten, entscheiden, kommunizieren.

Tipp für Sekretärinnen und Office-Managerinnen: Wenn Ihr Unternehmen bereits SAP oder andere ERP-Systeme nutzt, fragen Sie konkret nach den KI-Funktionen! Oft schlummern die Potenziale im System – man muss nur den richtigen Knopf finden (oder den richtigen Menschen fragen).

Reasoning statt Raten: Warum moderne KI-Agenten keine Orakel sind

Der wahre Unterschied liegt in der Denkweise: Während viele generative KI-Modelle (wie ChatGPT) einfach eine plausible nächste Antwort erzeugen, gehen moderne KI-Agenten einen Schritt weiter. Sie denken – nicht im menschlichen Sinne, aber doch logisch.

Das Fachwort lautet: Reasoning-Modelle.

Diese Modelle:

• prüfen, ob die Antwort Sinn ergibt.
• validieren Zwischenschritte und passen den Weg bei Bedarf an.
• reflektieren, ob ein anderer Lösungsweg besser wäre.
• nutzen externe Tools, etwa APIs, Datenbanken oder Rechenoperationen.
• kooperieren mit anderen KI-Agenten, die auf andere Fachgebiete spezialisiert sind.

Man könnte sagen: Der KI-Agent denkt nicht linear, sondern strategisch. Genau das macht ihn so interessant für komplexe Arbeitsprozesse – auch im Büro.

Praxisbeispiel fürs Sekretariat: Stellen Sie sich vor, Sie müssten regelmäßig Anbietervergleiche machen. Der KI-Agent wertet nicht nur die aktuellen Preise aus, sondern erkennt auch Trends, Zuverlässigkeiten und macht Vorschläge – samt Quellenangabe.

Dieter zweifelt – und mit ihm ein ganzes Büro

Dieter hat ein paar Fragen. Und diese Fragen sind alles andere als dumm. Im Gegenteil: Sie bringen das auf den Punkt, woran viele KI-Initiativen in Unternehmen ins Schlingern geraten.

„Ich will eine ordentliche Einweisung.“

„Kann ich so einer KI überhaupt trauen?“

„Wird die KI am Ende meinen Job übernehmen?“

„Das ist doch nur ein Trend, der wieder vorbeigeht.“

Jede dieser Aussagen steht für einen sehr menschlichen Reflex – und jede davon enthält eine Aufgabe für Unternehmen. Oder besser gesagt: für Menschen wie Martina Schuster, Dieters neue Chefin. Für Führungskräfte. Für Personalabteilungen. Für Sie als Sekretärin, wenn Sie als erste mutig genug sind, den KI-Agenten nicht nur zu nutzen, sondern auch anderen zu erklären.

Vier Ängste, vier Chancen: Wie man Bedenken produktiv macht

Bedenken	Was dahinter steckt	Was Sekretärinnen tun können
„Ich will eine Einweisung.“	Wunsch nach Kompetenz und Kontrolle	Lernpläne und kleine Schritte vorschlagen, z. B. 10-Minuten-Einführung in ChatGPT
„Kann ich der KI trauen?“	Sorge vor Blackbox-Technologie	Nur Tools nutzen, die Quellen transparent zeigen
„Macht die KI meinen Job?“	Angst vor Bedeutungsverlust	Den Mehrwert menschlicher Arbeit betonen, z. B. Verhandlung, Feingefühl, Büroklima
„Ist das nur ein Hype?“	KI-Überdruss durch Medien	Echte Erfolge sammeln und sichtbar machen, z. B. Zeitersparnis dokumentieren

Praxistipp: Nutzen Sie Kollegengespräche, Teams-Chat oder die Kaffeeküche als Resonanzraum. Wenn Sie selbst positive Erfahrungen mit einem KI-Agenten gemacht haben – erzählen Sie es! Das ist keine Angeberei. Es ist Kulturwandel.

Was Unternehmen (endlich) lernen müssen: Bedenken sind kein Bremsklotz

Florian Kunzke bringt es auf den Punkt: Die eigentliche Herausforderung liegt selten in der Technik – sondern im Kopf. Die Einführung eines KI-Systems wie dem SAP Sourcing Agent ist nicht nur ein Softwareprojekt. Es ist ein Kulturprojekt. Und das bedeutet: zuhören, ernst nehmen, schrittweise vorgehen.

Für Sekretärinnen heißt das: Sie sind mittendrin statt nur dabei. In ihrer Rolle als Kommunikationsschnittstelle, als Frühwarnsystem, als Bindeglied zwischen Chefetage und Kollegium. Wer, wenn nicht Sie, kann diese Transformation mitgestalten?

KI ohne Daten ist wie Dieter ohne Aktenordner

Der beste KI-Agent nützt nichts, wenn er mit schlechten, veralteten oder lückenhaften Informationen gefüttert wird. Florian Kunzke bringt dieses Dilemma anschaulich auf den Punkt – mit einem Blick ins eigene Unternehmen: SAP nutzt ein internes Tool namens Job Matching, das freie Stellen mit Mitarbeiterprofilen verknüpft. Klingt smart. Funktioniert nur leider nicht, wenn niemand sein Profil gepflegt hat.

„Das Tool kann noch so gut sein – wenn die Daten nicht da sind, bringt es uns gar nichts.“ – Florian Kunzke

Dieses Beispiel steht sinnbildlich für eine riesige Herausforderung: Viele Unternehmen setzen auf KI, ohne ihre Datenbasis im Griff zu haben. Unterschiedliche Formate, Datensilos, unstrukturierte PDFs, falsche oder veraltete Metadaten – der digitale Alltag ist oft ein Chaos.

Sekretariate als Schatzkammer – oder Stolperfalle?

Hand aufs Herz: Wie oft mussten Sie schon eine Excel-Liste retten, weil der Kollege aus der Buchhaltung seine eigene Variante abgespeichert hatte? Oder wie viele Stunden haben Sie damit verbracht, Informationen aus fünf verschiedenen E-Mail-Verläufen zusammenzuklauben, nur weil das Originaldokument irgendwo im Anhang verschollen ist?

Genau hier beginnt Ihre Rolle als Datenhüterin.

Sekretärinnen sind in vielen Unternehmen die wahren Wissensmanagerinnen. Sie wissen, wo welche Datei liegt, wie Kunden ticken und welche Excel-Zelle besser nicht angerührt wird. Dieses Wissen ist Gold wert – vor allem, wenn ein KI-Agent zum Einsatz kommt. Denn er kann nur so gut arbeiten, wie die Daten, mit denen Sie ihn füttern.

Fünf Tipps zur Datenpflege – auch ohne IT-Abteilung

Problem	Ihr Lösungstipp
Unklare Dateinamen	Einheitliche Benennung wie 2025-06-Angebot-FirmaXY.pdf
Datensilos	Regelmäßig kurze Team-Meetings zur Ablage-Logik
Unstrukturierte PDFs	Wichtige Daten in Tabellen überführen (z. B. in Excel oder OneNote)
Fehlende Metadaten	Kurzbeschreibung in der Datei selbst ergänzen (erste Seite, Titelzeile etc.)
Vergessene Updates	Wiedervorlage-Termine setzen – auch für digitale Ablagen

Merksatz für alle, die mitdenken: Wer KI will, muss mit Daten anfangen.

„Macht mal was mit KI“ – warum viele Strategien scheitern, bevor sie beginnen

Dieter hat (wieder mal) recht. Nicht in seiner Skepsis, aber in seinem instinktiven Misstrauen: „Das ist doch wieder nur so ein Hype!“ Dieser Satz steht symbolisch für viele Unternehmen, deren Führungsetagen sich unter Druck gesetzt fühlen, „irgendwas mit KI“ tun zu müssen – ohne klare Vorstellung, wofür.

„Vor vier Jahren war’s Blockchain, jetzt ist’s KI. Aber das reicht einfach nicht.“ – Florian Kunzke

Diese Haltung erzeugt hektische Aktionismus-Wellen: Ein bisschen ChatGPT hier, ein Pilotprojekt dort. Doch was fehlt, ist eine zentrale Frage:

Wofür genau soll der KI-Agent eingesetzt werden – und was bringt er dem Unternehmen wirklich?

Die Frage nach dem Warum ist kein Luxus – sie ist überlebenswichtig

Florian Kunzke beschreibt, wie SAP sich genau dieser Frage gestellt hat. Als der Hype um große Sprachmodelle wie GPT-4 losging, stand SAP selbst an einem Scheideweg: Selbst ein eigenes KI-Modell entwickeln? Mit Google oder OpenAI konkurrieren?

Die Antwort lautete: Nein.

„Unsere Stärke liegt nicht darin, Frontier-AI zu bauen, sondern Geschäftsprozesse zu verstehen und zu optimieren.“

Statt also Ressourcen zu vergeuden, setzt SAP auf Partnerschaften – und konzentriert sich darauf, die KI-Agenten dort einzusetzen, wo sie echten Mehrwert bieten. Das bedeutet: Prozesse definieren, Use Cases priorisieren, Nutzen quantifizieren.

Strategie-Tipp fürs Sekretariat: Fragen Sie „Was bringt’s?“ – bevor es jemand anders tut

Sekretärinnen können strategisch denken. Sie tun es jeden Tag, wenn sie Termine koordinieren, Kommunikationsflüsse strukturieren oder Prozesse absichern. Übertragen Sie diese Fähigkeit auf KI:

Fünf Fragen, bevor ein KI-Tool eingeführt wird:

1. Wofür genau soll der KI-Agent eingesetzt werden?
2. Wie viel Zeit/Arbeit erspart er uns konkret?
3. Wo bleibt die Entscheidung beim Menschen?
4. Welche Risiken (z. B. Datenschutz) sind zu beachten?
5. Wie sieht die Einweisung/Schulung aus?

Praxisvorschlag: Erstellen Sie für jedes neue Tool ein Mini-Briefing. Titel: Was der KI-Agent kann – und was nicht. Das schafft Klarheit, auch bei skeptischen Kolleginnen wie Dieter.

Technik-Chaos? Warum Sie nicht alles verstehen müssen – aber das Richtige fragen sollten

Florian Kunzke bringt eine eindrucksvolle Liste an Fachbegriffen mit – und sagt ganz offen:

„Ich glaube, wenige in diesem Raum könnten alle diese Begriffe erklären. Und das ist völlig okay.“

Denn genau hier liegt ein Missverständnis: Der Einsatz von KI-Agenten im Unternehmen ist kein IT-Projekt, das nur von Tech-Nerds verstanden werden kann. Es ist ein Organisationsprojekt. Und das heißt: Wer den Alltag kennt, versteht oft besser, wo KI gebraucht wird – und wo nicht.

Low-Code, No-Code, Reasoning, Prompt Chaining – muss ich das alles wissen?

Nein. Aber Sie sollten erkennen können:

• ob ein Tool für Ihren Arbeitsfluss gemacht ist – oder nur ein zusätzlicher Klick.
• ob Sie Fragen stellen dürfen, ohne sich dumm zu fühlen.
• ob Sie erkennen, wann es gefährlich wird – z. B. bei Datenschutzlücken oder Blackbox-Entscheidungen.

Und Sie sollten sich trauen, KI-Anwendungen im Alltag zu testen – spielerisch, neugierig, pragmatisch.

Tipp: Legen Sie eine „Teststunde“ pro Woche ein. Probieren Sie neue Tools aus, vergleichen Sie Antworten von zwei KI-Agenten, oder lassen Sie sich eine Mail zusammenfassen. Notieren Sie, was funktioniert – und was nicht.

Ein Praxisbeispiel für mutige Sekretärinnen

Sie sollen ein neues Veranstaltungsformat zusammenstellen. Es gibt fünf PowerPoint-Dateien von der letzten Tagung, drei E-Mails mit spontanen Feedbacks und ein internes Memo vom Chef, was dieses Mal „besser laufen muss“.

Challenge accepted – mit KI-Agent:

• Dateien hochladen (z. B. in ein Tool wie NotebookLM oder ChatGPT Pro)
• Prompt: „Fasse die wichtigsten Kritikpunkte, Stärken und Verbesserungsvorschläge aus allen Quellen zusammen.“
• Ergebnis prüfen, nach Quellen fragen lassen
• In fünf Bullet Points zusammenfassen
• Chef informieren: „Hier die wichtigsten Punkte – wollen Sie das als Grundlage für die nächste Besprechung nutzen?“

Erkenntnis: Sie haben nicht nur schneller gearbeitet – Sie haben sich als Brücke zwischen Mensch und Maschine positioniert. Willkommen in der Zukunft des Sekretariats!

Kulturelle Widerstände: Warum KI nicht scheitert – aber Menschen aussteigen

„Die KI nimmt uns nicht die Jobs weg. Diejenigen, die mit KI arbeiten, nehmen die Jobs derer, die es nicht tun.“
– Andrew Ng (zitiert von Florian Kunzke)

Ein Satz wie ein Paukenschlag. Und doch ist er keine Drohung, sondern eine Einladung. Denn die Kluft verläuft nicht zwischen Mensch und Maschine – sondern zwischen Offenheit und Angst.

Sekretärinnen sind hier oft doppelt betroffen:

• Einerseits spüren sie die Skepsis im Kollegium – das „Ach komm, so ein KI-Kram wird sich eh nicht durchsetzen.“
• Andererseits werden sie selbst zur Anlaufstelle: „Kannst du das mal für mich ausprobieren?“, „Wie hast du das zusammenfassen lassen?“

Was tun?

Drei Strategien gegen das KI-Kopfkino im Kollegium

Widerstand	Antwort mit Fingerspitzengefühl
„Ich vertraue so einer Maschine nicht.“	„Deshalb frag ich die KI auch, woher sie das hat – und entscheide dann selbst.“
„Ich bin zu alt für den Kram.“	„Vielleicht – aber zu klug, um Zeit zu verschwenden, oder?“ (humorvoll, aber klar)
„Das ist doch wieder nur so ein Trend.“	„Mag sein – aber wenn’s mir zwei Stunden Arbeit spart, reite ich gern auf dem Trend mit.“

Tipp für Sekretärinnen: Nutzen Sie Ihre kommunikative Stärke! Wer Small Talk kann, kann auch Change-Management. Gerade im Mittelstand ist es oft die gute, alte Mittagspause, in der neue Wege auf den Tisch kommen.

Führung muss vorangehen – und darf dabei improvisieren

Ein starkes Beispiel: Der Chief Technology Officer von SAP, Philipp Herzig, hat nach seiner Ernennung einen KI-Newsletter für Mitarbeitende eingeführt – persönlich verfasst, mit Links, Tipps und eigenen Erfahrungen. Später ließ er sich beim Schreiben von einem selbstgebauten KI-Agenten helfen. Das Signal war klar:

„Ich beschäftige mich mit KI – und ich erwarte, dass ihr das auch tut.“

So entsteht Lernkultur, nicht durch Vorschriften – sondern durch Vorleben. Sekretärinnen können solche Impulse aufgreifen, verstärken, weitergeben. Ob als Mini-Tutorial in der Abteilungsbesprechung oder als Anekdote beim Jour fixe: Ihre Stimme zählt.

Regeln statt Rätsel: Was der EU AI Act für Ihren KI-Agenten bedeutet

„Der EU AI Act hat 255 Seiten und 113 Artikel – und was das an bürokratischem Mehraufwand bedeutet, ist uns, glaube ich, allen klar.“
– Florian Kunzke

Und trotzdem: Der AI Act ist keine KI-Bremse. Er ist ein Navigationssystem. Und wie jedes Navi braucht es klare Ziele, gute Karten und gelegentlich ein Update.

Für Sekretärinnen bedeutet das: Sie müssen keine Juristin werden – aber sie sollten wissen, worauf zu achten ist, wenn sie KI-Tools einsetzen oder im Unternehmen unterstützen.

Was der EU AI Act für Ihren Büroalltag bedeutet – in klaren Worten

Thema	Konkrete Bedeutung für Sekretärinnen
Risikoklassen	Je nach Anwendung gelten unterschiedliche Regeln. Eine Präsentation zusammenfassen? Geringes Risiko. Bewerbungen filtern? Hohes Risiko.
Transparenzpflicht	Wenn KI-Agenten Entscheidungen vorbereiten, muss klar sein, wie und warum. Tools, die Quellen anzeigen, sind ein Muss.
Datenschutz	Keine personenbezogenen Daten (z. B. Geburtstage, Krankheiten, Lohnlisten) über offene Systeme wie ChatGPT verarbeiten.
Dokumentation	Wenn KI systematisch genutzt wird, muss dokumentiert werden: Wo, wie, warum, mit welchem Tool.

Praxis-Tipp: Erstellen Sie eine „KI-Nutzungsliste“ – intern für sich oder gemeinsam mit Kolleginnen. Tragen Sie ein, welches Tool Sie wie nutzen, ob Daten anonymisiert wurden und ob Sie Ergebnisse hinterfragt haben. Das ist nicht nur datenschutzkonform – sondern auch professionell.

Vertrauen durch Anbieterwahl – warum nicht alles selbst gemacht werden muss

Ein weiterer zentraler Punkt bei Kunzke: Unternehmen (und Mitarbeitende) müssen nicht selbst zu KI-Entwicklern werden. Im Gegenteil. Es ist oft klüger, auf Tools und Anbieter zu setzen, die sich mit Datenschutz, Compliance und Governance auskennen.

„Ich glaube daran, dass es Sinn macht, Anbietern zu vertrauen, die sich schon länger mit diesen Themen auseinandersetzen.“
– Florian Kunzke

Was bedeutet das für Sekretärinnen?

• Nutzen Sie etablierte Tools, die in Deutschland oder der EU gehostet sind.
• Prüfen Sie regelmäßig, ob neue Datenschutzrichtlinien gelten – vor allem bei kostenlosen Tools.
• Hinterfragen Sie Tools, die keine Transparenz bieten, woher ihre Daten stammen.

Merksatz: Wer KI verantwortungsvoll nutzt, stärkt nicht nur das Unternehmen – sondern auch sich selbst als kompetente Ansprechpartnerin.

Datenpflege ist kein Extra – sie ist das Fundament für jeden KI-Agenten

Wir reden so viel über künstliche Intelligenz, dass wir das Naheliegendste oft übersehen: Wer schlampig ablegt, braucht sich über smarte Unterstützung nicht wundern. Ein KI-Agent ist keine Hellseherin – er arbeitet mit dem, was Sie ihm geben. Und wenn das Chaos ist, bleibt’s Chaos.

„Garbage in, garbage out“ – dieser Satz aus der IT gilt auch für den Büroalltag.

Denn egal ob Lieferantenverträge, Protokolle, Gesprächsnotizen oder Excel-Listen: Wenn die Informationen verstreut, unvollständig oder widersprüchlich sind, kann selbst die cleverste KI nur raten – und Sie dürfen’s dann mühsam korrigieren.

Datenorganisation im Sekretariat – So wird Ihre Ablage KI-tauglich

Typische Büro-Praxis	Optimiert für KI-Agenten
Datei heißt Angebot_neu_final_chef_2.pdf	Einheitliche Benennung: 2025-06-Angebot-Musterfirma.pdf
Kundendaten in Excel, aber Termine in Outlook, und Notizen in Word	Zentraler Ablageort (z. B. OneNote, Teams oder eine Projektmappe)
Listen ohne Spaltenüberschriften oder mit leeren Feldern	Vollständig gepflegte Tabellen mit eindeutigen Überschriften
Informationen nur im Kopf oder auf Notizzetteln	Kurze Zusammenfassungen direkt am Dokument oder digital notiert
Alte Versionen im gleichen Ordner, aber ohne Versionskennung	Versionierung einführen: Projektbericht_V1, ..._V2_final etc.
Keine Übersicht, wo was gespeichert ist	Einfache Ablagestruktur mit Pfaden + gelegentlicher Check

Extra-Tipp für Teams: Führen Sie eine monatliche Mini-„Ablage-Challenge“ ein. Wer schafft es, die klarste, logischste und KI-freundlichste Datei-Struktur zu entwickeln?

Gute Datenorganisation bringt vier entscheidende Vorteile:

1. Klarheit im Team
   Wer sucht, verliert Zeit – und Vertrauen. Klare Ablagestrukturen schaffen Transparenz für alle Beteiligten.
2. Bessere Ergebnisse mit KI
   Ein KI-Agent kann nur analysieren, was sinnvoll strukturiert ist. Präzise Tabellen, saubere Bezeichnungen und gepflegte Metadaten zahlen sich aus.
3. Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit
   Besonders bei Angeboten, Personalakten oder Rechnungen zählt: Wer was wann wo gespeichert hat – auch für Datenschutz und Audits.
4. Stressreduktion
   Sie kennen das Gefühl: „Ich hatte das Dokument doch hier irgendwo…“ – Wer das vermeiden will, organisiert vorausschauend.

Ihre Rolle als Daten-Architektin

Sekretärinnen sind nicht nur Anwenderinnen – sie sind oft die stillen Architektinnen der Bürostruktur. Wenn Sie jetzt beginnen, Ihre Dateiablage KI-tauglich zu gestalten, legen Sie den Grundstein für alles, was kommt. Und das Beste: Sie tun es nicht nur für den KI-Agenten – sondern vor allem für sich selbst.

Mini-Challenge für heute:
Wählen Sie einen Bereich (z. B. „Angebote 2023“) und bringen Sie dort Struktur rein. Nutzen Sie klare Namen, löschen Sie Dubletten, fügen Sie Erklärungen als Notiz hinzu. Ein Schritt. Ein System. Ein großer Unterschied.

Automatisieren? Ja. Aber mit Maß – und mit Mensch

Florian Kunzke formuliert es im Vortrag sehr klar: SAP hat sich bewusst dagegen entschieden, selbst ein großes Sprachmodell zu entwickeln. Warum? Weil die eigentliche Stärke woanders liegt – nämlich in der Kenntnis, wie Menschen arbeiten. Und was sie dabei brauchen.

„Wir müssen uns überlegen: Welche Prozesse wollen wir automatisieren? Und wo bleibt bewusst der Mensch in der Verantwortung?“

Für Unternehmen bedeutet das: nicht alles digitalisieren, was digitalisierbar ist. Sondern dort ansetzen, wo es wirklich einen Unterschied macht – für Produktivität, für Klarheit, für Qualität.

Sekretärinnen-Frage Nr. 1: Was können wir automatisieren?

Stellen Sie sich vor, Sie führen in Ihrem Team eine kleine Inventur durch:

Aufgabe	Nutzen wir dafür schon KI?	Lässt sich das sinnvoll automatisieren?	Bleibt das besser beim Menschen?
E-Mails sortieren nach Thema/Dringlichkeit	Nein	Ja – mit KI-Eingangsassistenten	Nur bei sensiblen Mails individuell
Protokolle strukturieren	Ja, mit ChatGPT	Ja	Je nach Komplexität
Angebote vergleichen	Noch nicht	Ja – mit Agenten	Endentscheidung beim Menschen
Tonalität von Schreiben prüfen	Noch nicht	Ja – z. B. mit KI wie Grammarly oder DeepL Write	Bei Streitfällen: besser manuell
Reiseplanung inkl. Bahn, Hotel, Kosten	Selten	Ja – mit spezialisierter KI	Letzte Prüfung bleibt beim Menschen

Erkenntnis: Der Wandel beginnt nicht im Vorstand. Er beginnt auf Ihrer Festplatte. Wer ehrlich inventarisiert, erkennt schnell: Wir nutzen KI längst – nur oft ohne Plan.

Handlungsimpuls: Mini-KI-Audit im Büro

Erstellen Sie in Ihrer Abteilung eine einfache Übersicht, was bereits KI-gestützt passiert – bewusst oder unbewusst. Welche Tools im Einsatz sind. Wo Potenzial schlummert. Und welche Aufgaben auch in Zukunft Menschensache bleiben sollen.

Denn genau darin liegt die Kraft des KI-Agenten: Er ersetzt nicht. Er ergänzt. Und er lässt Ihnen mehr Zeit für das, was keine Maschine kann – Beziehung, Kommunikation, Fingerspitzengefühl.

Fazit: Der KI-Agent ist da – und jetzt?

Florian Kunzkes Vortrag war mehr als ein technisches Update. Es war ein Spiegel. Ein Spiegel für Unternehmen, die hoffen, dass der Hype um KI von allein wieder vorbeigeht. Und ein Spiegel für Menschen wie Dieter – die vielleicht nicht laut schreien, aber viel zu sagen haben. Skepsis ist erlaubt. Aber Rückzug ist keine Lösung.

Der KI-Agent ist kein Feind. Er ist auch kein Zauberwesen. Er ist ein Werkzeug – und wie bei jedem Werkzeug gilt: Die einen nutzen es souverän, die anderen lassen es verstauben. Sekretärinnen, Assistenzen, Office-Managerinnen haben die Möglichkeit, hier voranzugehen. Sie müssen nicht alles wissen. Aber sie können den Takt angeben. Im Kleinen. Im Praktischen. Im Miteinander.

Schlussgedanke: Wenn Dieter das kann – können Sie es auch

Erinnern Sie sich an Dieter? Den skeptischen, korrekten Mitarbeiter, der KI lieber kritisch beäugt als euphorisch bejubelt? Am Ende seines Weges mit dem KI-Agenten sagt er sinngemäß: „Wenn ich mir meinen Kaffee noch selbst holen darf – dann ist das mit der KI schon okay.“

Was für ein Satz.

Er zeigt, dass Veränderung möglich ist – mit einem Augenzwinkern, aber auch mit Haltung. Denn selbst Dieter hat verstanden: KI verändert unsere Arbeit. Aber wie – das bestimmen wir.

Sie haben noch nie was mit KI gemacht? Dann besuchen Sie die Fachtagung der Sekretär:innen und Assistenzen