Stillstand killt Karriere – Warum Sekretärinnen endlich ChatGPT nutzen sollten!
Heute geht es ans Eingemachte. Sie kennen es wahrscheinlich nur zu gut: Immer wieder kämpfen Sie darum, an Weiterbildungen teilzunehmen, sich neue Tools zu erschließen, digitale Kompetenz auszubauen. Gerade wenn es um Technik und Künstliche Intelligenz (KI) geht, hören wir aus dem Sekretariat oft: „Das dürfen wir nicht“, „Das ist bei uns verboten“, „Das braucht man hier nicht.“
Und ich sage Ihnen: Das ist ein Fehler. Ein großer Fehler.
Was Deutschland gerade verpasst, wenn ChatGPT im Büro verboten bleibt
Das Risiko: Wir bleiben manuell stecken
Wenn Sie jeden Tag dieselben Handgriffe ausführen – E-Mails sortieren, Texte zusammenfassen, Protokolle überarbeiten, Formulierungen suchen – dann wissen Sie, wie viel Zeit das kostet. Ohne KI-Tools wie ChatGPT bleiben wir gefangen in Routine.
👉 Wir verbringen Stunden mit Recherche.
👉 Wir formulieren dieselben Texte immer wieder neu.
👉 Wir prüfen Rechtschreibung, Satzbau und Tonalität mühsam selbst.
Alles Aufgaben, die ChatGPT heute in Sekunden unterstützen kann – wenn man es nur lassen würde.
Das Ergebnis: Überlastung und Frust
Das Schlimmste? Die vielen klugen Köpfe im Sekretariat, die Tag für Tag an der Überlastungsgrenze arbeiten, verpassen die Chance, sich strategisch einzubringen. Wenn alles manuell läuft, bleibt keine Zeit für das Wesentliche: vorausschauendes Arbeiten, kreative Assistenz, strategische Unterstützung.
Wir hören es auf jeder Fachtagung: „Ich würde ja, aber ich darf nicht.“
Die Folgen für die Wirtschaft
- Deutschland verliert Geschwindigkeit.
- Unternehmen verlieren Innovationskraft.
- Teams verlieren die klügsten Köpfe – weil junge Talente weggehen, wenn sie keine modernen Tools einsetzen dürfen.
KI-Verbot heißt nicht nur „kein ChatGPT“ – es heißt: teurer, langsamer, weniger flexibel.
Was sinnvoller ChatGPT-Einsatz verändern könnte
🌟 Effizienz, die begeistert – was ChatGPT im Büroalltag wirklich bringt
Stellen Sie sich vor, Sie starten morgens Ihren Rechner – und ein Großteil der Vorarbeit ist bereits gemacht. ChatGPT hat über Nacht oder innerhalb weniger Minuten:
✅ den ersten Entwurf für den Kundennewsletter erstellt,
✅ die wichtigsten Punkte aus einem 30-seitigen Bericht zusammengefasst,
✅ einen Gesprächsleitfaden für das morgige Meeting vorgeschlagen,
✅ die Rechtschreibung und Formulierungen Ihrer letzten Memo überprüft.
Was bedeutet das konkret?
- Sie müssen nicht mehr bei null anfangen, sondern haben eine solide Basis, auf der Sie aufbauen können.
- Sie sparen locker 2–3 Stunden pro Woche allein bei den kleinen Aufgaben, die sonst versteckt Zeit fressen.
- Sie gewinnen Luft – Luft für die wirklich wichtigen Themen, die nur Sie mit Ihrem Wissen, Ihrem Überblick und Ihrer Persönlichkeit steuern können.
Kurz gesagt: Effizienz heißt nicht, mehr zu arbeiten, sondern besser zu arbeiten. Und ChatGPT ist Ihr Ass im Ärmel.
💡 Kreativität, die inspiriert – ChatGPT als Ideenpartnerin
Haben Sie schon einmal vor einem leeren Dokument gesessen und gedacht: „Wie soll ich das jetzt nur formulieren?“ Willkommen im Club! Genau hier kommt ChatGPT ins Spiel:
✅ Es liefert Ihnen alternative Formulierungen, wenn Sie sich festgefahren fühlen.
✅ Es macht Vorschläge für spannende Überschriften, mitreißende Einleitungen oder knackige Schluss-Sätze.
✅ Es hilft Ihnen dabei, Präsentationen sprachlich zu verfeinern und Ihre Botschaften emotionaler aufzuladen.
Sie müssen dabei nicht blind übernehmen, was das Tool vorschlägt – aber es gibt Ihnen frischen Input. Sie werden von der reinen Ausführenden zur Impulsgeberin im Büro. Sie steuern, was ankommt, wie es ankommt und wann es ankommt. Das bringt Anerkennung – nicht nur von den Kolleginnen, sondern auch von der Führungsebene.
🚀 Strategie, die wirkt – ChatGPT als Rückenfreihalter
Wir alle kennen es:
Der Tag ist vollgestopft mit Routineaufgaben – E-Mails, Kalenderpflege, Nachverfolgung von Aufgaben, Abtipp-Arbeiten. Am Abend fragen wir uns: „Wann habe ich eigentlich mal an den großen Dingen gearbeitet?“
Wenn Sie ChatGPT sinnvoll einsetzen, übernehmen Tools diese Routine. Das bedeutet:
✅ Sie haben endlich Zeit, Prozesse zu analysieren und zu verbessern.
✅ Sie können aktiv vordenken, welche Herausforderungen auf Ihr Team zukommen.
✅ Sie haben den Kopf frei, um Ihre Vorgesetzten nicht nur zu entlasten, sondern strategisch zu beraten.
Das Sekretariat wird so zur Schaltzentrale des Unternehmens – nicht nur Backoffice, nicht nur Zuarbeit, sondern Herzstück der Organisation. Sie sind das Bindeglied, das alles zusammenhält. Und ChatGPT hilft Ihnen, diese Rolle noch stärker auszufüllen.
Typische Einwände gegen ChatGPT – und warum sie nicht mehr gelten
„KI ist gefährlich.“
Ja, KI kann Risiken bergen. Aber das bedeutet nicht, dass wir sie gar nicht nutzen dürfen. Es bedeutet, dass wir sie sinnvoll und verantwortungsvoll einsetzen müssen. Es gibt Schulungen, Datenschutzrichtlinien, klare Spielregeln.
„Ich brauche das nicht.“
Viele denken: „Ich komme doch auch ohne klar.“ Natürlich. Aber warum hart arbeiten, wenn Sie smart arbeiten können? Moderne Tools sind nicht dazu da, Sie zu ersetzen – sondern, Sie zu entlasten.
„Das wird uns sowieso verboten.“
Das hören wir oft – und es stimmt leider in vielen Fällen. Aber gerade deshalb ist es wichtig, das Gespräch zu suchen, intern aufzuklären, sich mit Kolleginnen und Chefs auszutauschen. Veränderung beginnt immer mit der ersten Stimme.
Was können Sie konkret tun?
1️⃣ Weiterbilden
Nutzen Sie Fachtagungen, Online-Seminare, Workshops. Lernen Sie, wie ChatGPT funktioniert. Lassen Sie sich zeigen, welche Aufgaben es übernehmen kann und wo die Grenzen sind.
2️⃣ Argumentieren
Sprechen Sie mit Ihren Vorgesetzten. Zeigen Sie auf, wie viel Zeit, Geld und Nerven eingespart werden können. Machen Sie den Nutzen sichtbar.
3️⃣ Vernetzen
Suchen Sie das Gespräch mit Kolleginnen, die bereits Erfahrung mit KI haben. Tauschen Sie sich aus. Lernen Sie voneinander.
Deutschland muss aufholen – das Sekretariat kann vorangehen
Ich bin fest überzeugt: Wenn wir das Sekretariat mit modernen Tools ausstatten, gewinnt die gesamte Organisation. Wir stärken die Kompetenzen der Assistenz, wir entlasten die Führung, wir machen Unternehmen zukunftsfähig.
Und ich sage es klar: Wer KI verbietet, verbietet Fortschritt.
Ihre Meinung ist gefragt!
Jetzt sind Sie dran:
- Wie stehen Sie zum Einsatz von ChatGPT im Büro?
- Haben Sie es schon ausprobiert?
- Was hält Sie (noch) davon ab, es zu nutzen?
Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Meinungen mit uns in den Kommentaren!
Denn nur, wenn wir darüber sprechen, können wir gemeinsam Lösungen finden.
Bis zur diesjährigen Fachtagung der Sekretärinnen wusste ich nicht ansatzweise, welch komplexe Aufgaben die KI erledigen kann. Und ja: die KI ist wirklich eine Entlastung. Beantwortung von Schreiben im Beschwerdemanagement z. B., kein langes Grübeln mehr für die passende Formulierung. Die generierten Texte sind eine super Vorlage, die nur noch etwas „Feinschliff“ brauchen, aber die Grundlage ist sekundenschnell da. Und statt lange Vorlagen mühsam abzutippen einfach die Diktatfunktion nutzen. Geht als reiner Text nacheinander weg oder gleich mit gewünschter Formatierung. Vielen Dank für die tolle Veranstaltung!