Ein neuer Blick auf Ihre Rolle: Was, wenn Sie längst Teil der digitalen Arbeitszukunft sind?
Die Bühne ist groß, das Publikum gespannt – und mitten im Trubel der re:publica 2025 tritt sie auf: die neue Bundesarbeitsministerin. Doch statt trockener Politikfloskeln bringt sie etwas ganz anderes mit: Haltung.
Sie spricht davon, dass kein Job in Deutschland ohne KI auskommen wird. Dass künstliche Intelligenz schon heute 60 % aller Beschäftigten betrifft. Und dass wir uns dringend fragen müssen: Wer entwickelt diese KI? Und: Wer profitiert davon?
Spätestens hier, liebe Sekretärinnen, Assistenzen und Bürokaufleute, geht es auch um Sie. Denn die Ministerin sagt es ganz klar: „KI darf nicht zur Trennlinie in unserer Arbeitswelt werden.“
Was das bedeutet? Dass nicht nur Programmiererinnen, sondern auch Sie das Recht – und die Pflicht – haben, mitzureden.
KI als Entlastung? Ja, aber nur wenn Sie mitbestimmen.
Wenn Pflegende durch Spracherkennung entlastet werden. Wenn Baustellen sicherer werden, weil Gefahrenstellen früh erkannt werden. Wenn Produktionsmaschinen selbst melden, wann sie gewartet werden müssen – dann klingt das nach echter Innovation.
Doch was ist mit Ihrem Büro? Ihrem E-Mail-Postfach? Ihren Routinen?
Die Bundesarbeitsministerin sagt es deutlich: „KI kann Beschäftigte entlasten, sie kann Arbeitsprozesse beschleunigen und die Umgebung sicherer machen.“ Aber – und das ist entscheidend – nur, wenn sie richtig eingesetzt wird.
Denn es gibt auch eine andere Seite: KI kann zur Überwachung werden. Sie kann Menschen benachteiligen. Bewerbungsverfahren manipulieren. Und sie kann Sie ausschließen, wenn Ihnen niemand erklärt, wie man damit arbeitet.
Kurz gesagt: KI kann Büroheldin oder Bürogegnerin sein. Wie sie in Ihrer Realität ankommt, hängt auch davon ab, ob Sie mitreden dürfen.
Zwischen Chancen-Gap und Kompetenz-Kluft: Warum Sekretärinnen nicht abgehängt werden dürfen
Sie kennen das: Neue Tools, neue Abläufe – und niemand hat wirklich erklärt, wie es geht. Die Ministerin benennt ein echtes Problem: KI wird derzeit vor allem von jungen, gut ausgebildeten Männern genutzt – oft informell, ohne Schulung, ohne Rückfragen. Frauen, die eine zentrale Rolle in der Organisation und Kommunikation vieler Unternehmen spielen – besonders in Sekretariaten –, werden bislang viel zu selten eingebunden.
Das ist kein Einzelfall, sondern ein strukturelles Ungleichgewicht. Nur etwa jede fünfte Fachkraft im KI-Bereich ist weiblich. Gleichzeitig hinken gerade kleine und mittlere Unternehmen hinterher: Während jedes zweite Großunternehmen bereits KI nutzt, sind es bei den kleinen Betrieben nur etwa 16 %.
Und was heißt das für Sie?
Wenn Sie in einem KMU arbeiten und als Sekretärin oder Office-Managerin die Schnittstelle zwischen Chefetage, Team und Außenwelt bilden, dann müssen Sie erst recht mitreden können. Denn KI verändert Ihren Job. Ob in der Dokumentation, in der Terminplanung, in der E-Mail-Bearbeitung oder der Personalorganisation – überall entstehen neue Möglichkeiten.
Aber: Diese Chancen dürfen nicht exklusiv sein. Digitalisierung ist kein Elitenprojekt. Es braucht gezielte Weiterbildung für alle – auch für Sie. Genau deshalb fordert die Ministerin: „Grundkenntnisse gehören in jede Ausbildung – vom Azubi bis zur Fachkraft.“
Mitgestalten statt erdulden: Wie Sekretärinnen den digitalen Wandel mitprägen können
Sie sitzen nicht nur am Empfang. Sie halten zusammen, was sonst zerfiele. Sie kommunizieren, strukturieren, dokumentieren – kurz: Sie wissen, wie ein Betrieb wirklich läuft. Deshalb ist klar: Wenn sich die Arbeitswelt durch KI verändert, müssen gerade Sie gefragt werden.
Die Ministerin formuliert es deutlich:
„KI wird vor allem dann zum Fortschritt, wenn Menschen sie mitgestalten – und nicht bloß erleben.“
Das bedeutet: Sekretärinnen brauchen nicht nur Schulungen, sondern auch Mitsprache. Denn was passiert, wenn KI-Tools eingeführt werden, ohne die Betroffenen einzubeziehen? Es entstehen Bruchlinien – zwischen Chefetage und Backoffice, zwischen Technikaffinen und Digitalfrustrierten, zwischen Machern und Mitmachenden.
Und hier kommt die gute Nachricht: Der digitale Wandel kann zur Chance für mehr Teilhabe und Mitbestimmung werden. Wenn Unternehmen nicht nur neue Software anschaffen, sondern auch den Dialog mit ihren Mitarbeitenden suchen, dann kann KI wirklich nützen – allen.
Deshalb unterstützt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales zivilgesellschaftliche Initiativen wie die Caritas oder das Rote Kreuz. Ziel: Demokratisierung der Digitalisierung.
Und jetzt Hand aufs Herz:
Wann haben Sie zuletzt in Ihrem Team offen über KI gesprochen? Wer wurde geschult? Wer hat mitentschieden?
Wenn Sie hier mit den Schultern zucken, ist das ein starkes Argument für mehr Sichtbarkeit Ihrer Rolle. Denn Ihre Erfahrung, Ihr Praxiswissen, Ihr Arbeitsalltag gehören an den Tisch – auch wenn über neue Tools gesprochen wird.
Regeln schaffen Vertrauen – und Vertrauen schafft gute Arbeit
Digitalisierung verändert viel – aber nicht alles. Ihre Werte, Ihre Prinzipien, Ihre Haltung: Die sind auch im Zeitalter der KI unverhandelbar. Die Ministerin bringt es auf den Punkt:
„Gute Arbeit, Respekt vor der Arbeitsleistung, Teilhabe und Mitbestimmung – das sind Versprechen, die wir weiterhin einlösen müssen. Auch und gerade in der digitalen Arbeitswelt.“
Damit das gelingt, braucht es klare Regeln. Denn KI darf nicht zur Überwachung werden. Sie darf nicht Menschen benachteiligen, Arbeitsverdichtung verschärfen oder Autonomie rauben. Unternehmen brauchen Leitplanken, Beschäftigte brauchen Schutz – und alle brauchen Klarheit.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales arbeitet deshalb an einem Gesetz zum Beschäftigtendatenschutz. Und ja: Auch dieser Entwurf bedeutet etwas für Sekretärinnen und Büromanagerinnen. Er betrifft Sie direkt, denn Sie sind oft die Ersten, die mit neuen Systemen, Prozessen und Datenverantwortung in Berührung kommen.
Sie sehen also: Die digitale Zukunft kommt nicht – sie ist längst da. Und sie gehört nicht nur den Tech-Teams, sondern auch Ihnen.
Wenn Innovation zur Exklusivveranstaltung wird – und warum das nicht so bleiben darf
Wem gehört die Digitalisierung? Wer sitzt mit am Tisch, wenn über KI entschieden wird – und wer bekommt nur eine E-Mail mit der Betreffzeile „Tooleinführung ab Montag“?
Die Ministerin nennt es klar: „KI wird am Arbeitsplatz vor allem von jungen, gut ausgebildeten Männern genutzt – häufig informell und ohne Einweisung.“ Frauen – und damit auch viele Sekretärinnen, Assistenzen und kaufmännische Fachkräfte – bleiben außen vor. Nicht, weil sie weniger können. Sondern, weil ihnen seltener die Gelegenheit gegeben wird, Neues auszuprobieren.
Das ist mehr als ein Genderproblem – das ist ein Verteilungskonflikt. Denn parallel dazu zeigt sich: Großunternehmen setzen KI doppelt so häufig ein wie kleine Betriebe. Und was heißt das konkret?
Sekretärinnen in KMUs müssen mit weniger Ressourcen, weniger Personal und oft ohne IT-Abteilung digitale Herausforderungen stemmen. Sie improvisieren, testen selbst, lernen nebenbei – oder eben gar nicht. Wenn KI dann trotzdem Einzug hält, etwa über Office-Tools, CRM-Systeme oder Spracherkennung, fehlt oft das Entscheidende: eine systematische Einführung.
Diese doppelte Kluft – zwischen den Geschlechtern und zwischen großen und kleinen Betrieben – gefährdet nicht nur Gleichstellung, sondern auch den Erfolg der digitalen Transformation.
Und genau deshalb lautet die politische Forderung:
👉 Digitalisierung muss gerecht sein.
👉 KI darf nicht nur denen nützen, die ohnehin schon vorne mitlaufen.
👉 Gerade die, die den Laden im Alltag am Laufen halten, brauchen Zugang, Schulung und Mitsprache.
Die Ministerin spricht davon, dass „KI verbinden und nicht spalten“ darf. Und das gilt besonders für die Realität in kleinen Unternehmen und Verwaltungen, in denen viele Frauen arbeiten – oft unter dem Radar, aber mit enormem Praxiswissen.
Digitalisierung ist keine Frage des Alters – sondern der Einbindung
Die re:publica 2025 steht unter dem Motto „Generation XYZ“. Und das ist mehr als ein catchy Slogan – es ist ein Weckruf. Denn die Diskussion um KI darf nicht zur Generationenfrage verkommen, bei der die einen automatisch als „Digital Natives“ gelten und die anderen als „überfordert“.
Die Realität in Büros sieht oft anders aus:
In vielen Teams arbeiten heute Kolleginnen aus vier Generationen zusammen – Babyboomer, Generation X, Y und Z. Unterschiedliche Erfahrungen, unterschiedliche Techniken, unterschiedliche Erwartungen. Und genau das ist ein Schatz, kein Problem.
Denn während die einen mit natürlichem Selbstverständnis ChatGPT testen, haben andere den Gesamtüberblick, kennen die Abläufe in- und auswendig – und können viel besser beurteilen, wann ein digitales Tool wirklich hilft oder nur Mehrarbeit bedeutet.
Doch dieser Schatz wird oft nicht gehoben.
Die Ministerin warnt daher zurecht vor einer neuen Trennlinie – zwischen den Generationen. Denn Studien zeigen:
🔹 Jüngere Männer nutzen KI häufiger, oft ohne Rücksprache.
🔹 Ältere Mitarbeitende haben höhere Hürden, vor allem wenn sie nicht aktiv einbezogen werden.
🔹 Frauen aller Altersgruppen sind unterrepräsentiert – sowohl in der Entwicklung als auch in der Anwendung.
Was wir brauchen, ist keine neue Generationendebatte. Was wir brauchen, ist generationenübergreifendes Lernen. Kolleginnen, die sich austauschen. Teams, die gemeinsam Neues testen. Führungskräfte, die alle mitnehmen – nicht nur die Lautesten.
Die digitale Transformation ist kein Jugendprojekt. Sie ist ein Gemeinschaftsprojekt.
Was Sekretärinnen jetzt tun können: Drei Handlungsfelder für den Alltag
Befähigen & Kompetenzen aufbauen – Sie müssen nicht alles können. Aber verstehen, worum es geht.
- Was heißt das konkret?
Lassen Sie sich nicht von KI-Fachbegriffen oder „Tech-Boys“ einschüchtern. Sie müssen kein Programm schreiben – aber wissen, was Tools wie ChatGPT, KI-gestützte Spracherkennung oder Automatisierungen im Büro leisten. Und was sie nicht leisten. - Was können Sie tun?
🔸 Melden Sie sich aktiv für Weiterbildungen.
🔸 Sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft über digitale Grundschulungen.
🔸 Nutzen Sie kostenfreie Angebote um ChatGPT kennenzulernen oder Ihr internes Lernmanagement-System.
Teilhabe & Mitbestimmung – Ihre Perspektive zählt. Sagen Sie, was funktioniert – und was nicht.
- Was heißt das konkret?
Wenn eine neue Software eingeführt wird: Bringen Sie sich ein. Sie wissen am besten, wie Prozesse in der Praxis ablaufen. Nur so kann KI wirklich entlasten – statt überfordern. - Was können Sie tun?
🔸 Fragen Sie nach Mitsprache bei der Tool-Auswahl.
🔸 Bilden Sie Tandems mit Kolleginnen anderer Generationen.
🔸 Machen Sie sichtbar, wo KI sinnvoll wäre – und wo nicht.
Fairness & klare Regeln – Gute Arbeit braucht Schutzräume, auch digital.
- Was heißt das konkret?
Digitalisierung darf nicht zur Überwachung werden. Sekretärinnen sind oft die Ersten, die personenbezogene Daten verarbeiten – und damit potenziell von neuen KI-Anwendungen betroffen sind. - Was können Sie tun?
🔸 Achten Sie auf Datenschutz bei KI-Tools.
🔸 Sprechen Sie im Team über Risiken (Bias, Kontrolle, fehlende Transparenz).
🔸 Fordern Sie klare Regelungen im Unternehmen ein: Wer darf was? Und wie wird das überwacht?
Der blinde Fleck im KI-Boom: Beschäftigtendatenschutz
Die Ministerin spricht in ihrer Rede vom „Beschäftigtendatenschutzgesetz“, das bereits im vergangenen Jahr (2024) entworfen, aber noch nicht verabschiedet wurde. Sie kündigt an, dass sie sich diesem Thema noch einmal neu annehmen will.
Worum geht es dabei?
Das Gesetz soll klare Regeln zum Umgang mit Beschäftigtendaten im Betrieb schaffen – speziell im Kontext von künstlicher Intelligenz, Automatisierung und Überwachung.
In der Praxis bedeutet das:
- Regelung, wann und wie Daten von Beschäftigten verarbeitet werden dürfen, z. B. durch KI-gestützte Systeme zur Leistungserfassung, Dokumentation oder Bewerberauswahl.
- Schutz vor Überwachung durch neue Technologien (z. B. Kameras, Mausbewegungs-Tracking, Analyse von E-Mail-Tätigkeiten).
- Grenzen der algorithmischen Entscheidungssysteme im Arbeitsumfeld.
- Rechte von Beschäftigten gegenüber digitalen Kontrollinstrumenten.
Warum ist das für Sekretärinnen relevant?
Weil viele von ihnen:
- selbst mit personenbezogenen Daten arbeiten (z. B. Personalakten, Urlaubslisten, Krankmeldungen),
- häufig als erste Anwenderinnen neuer Software fungieren (z. B. Zeiterfassung, Terminplanung, Chatbots),
- und oft nicht informiert oder geschult werden, wie und wofür Daten erfasst, verarbeitet oder gespeichert werden.
Das Gesetz würde hier Rechtssicherheit schaffen – für Unternehmen wie für Mitarbeitende.
Der Satz der Ministerin dazu:
„Das Gesetz konnte damals noch nicht verabschiedet werden, aber ich werde mich dieses Themas noch mal neu annehmen.“
Für Sie bedeutet das: 2025 könnte ein neuer Anlauf für ein Gesetz starten, das endlich klar regelt, wie mit Ihren Daten im Arbeitsalltag umgegangen werden darf. Wenn Sie in der Verwaltung, im Sekretariat oder im Assistenzbereich arbeiten und regelmäßig mit digitalen Systemen zu tun haben, betrifft Sie das ganz direkt. Denn oft sind Sie die Erste, die mit neuen Tools arbeitet – und die Letzte, die gefragt wird, ob das überhaupt sinnvoll, sicher und fair ist.
Schlussgedanke: Sie müssen nicht perfekt sein – aber informiert
KI ist kein Hype, der wieder verschwindet – sie ist längst da. In unseren E-Mails, im Kalender, in der Personalakte, manchmal sogar im Telefon. Aber das heißt nicht, dass Sie sofort alles wissen, alles können oder alles verstehen müssen.
Wichtig ist nur: Lassen Sie sich nicht abhängen.
Bleiben Sie neugierig, stellen Sie Fragen, und holen Sie sich die Unterstützung, die Sie brauchen. Denn Sie gestalten den Wandel mit – ob im kleinen Team oder in der großen Verwaltung.
KI kann entlasten.
KI kann inspirieren.
KI kann verbinden.
Aber nur, wenn auch Sie mit am Tisch sitzen.
❓FAQ zum Beitrag
1. Muss ich jetzt KI-Expertin werden, um mitreden zu können?
Nein. Aber Sie sollten die Grundlagen verstehen – z. B. was ChatGPT, Spracherkennung oder Automatisierung bedeutet. Es reicht, mitreden zu können, wenn neue Tools eingeführt werden.
2. Ich arbeite in einer kleinen Verwaltung. Betrifft mich das überhaupt?
Ja – besonders sogar. Denn gerade in kleineren Teams sind Sie oft früh mit neuen Programmen konfrontiert, ohne dass Schulungen oder klare Regeln vorhanden sind. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich informieren und Ihre Perspektive einbringen.
3. Wo finde ich gute Einstiege, um mich mit KI im Büro zu beschäftigen?
Starten Sie mit unserer Übersicht: ChatGPT im Sekretariat – Erste Schritte & Tipps. Dort finden Sie Videos, einfache Prompts und Praxisbeispiele speziell für Ihren Berufsalltag.
4. Was bedeutet das geplante Beschäftigtendatenschutzgesetz für mich?
Es soll klare Regeln schaffen, wie Ihre Daten im Arbeitsalltag verarbeitet werden dürfen – z. B. durch KI-gestützte Systeme. Für Sekretärinnen ist das besonders wichtig, da sie häufig mit sensiblen Informationen arbeiten.
5. Was kann ich tun, wenn KI im Betrieb eingeführt wird und ich unsicher bin?
Fragen Sie nach Schulung, Mitbestimmung und Datenschutzregeln. Tauschen Sie sich mit Kolleginnen aus, holen Sie sich Rückendeckung beim Betriebsrat (falls vorhanden) und bleiben Sie neugierig statt still.
Sie haben noch Berührungsängste mit KI? Dann besuchen Sie die Fachtagung der Sekretär:innen und Assistenzen
