Per E-Mail Vertrauen erschleichen, eine Beziehung aufbauen und dann zu schlagen. Genau dieses Einfallstor haben Internetkriminelle im Sekretariat einige Jahre lang genutzt. Jetzt nutzen die Angreifer auch KI (Künstliche Intelligenz)
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Neue Qualität von CEO-Fraud: Angriff per Telefon mit Chef-Stimmenimitation
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Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretärinnen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Digitale Sicherheit und Cybercrime im Sekretariat wider.
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Ein scheinbar kleines Detail „Wir bitten Sie den Vertrag heute zu unterzeichnen.“ Der Satz ist verständlich. Niemand wird ernsthaft scheitern, ihn zu entschlüsseln. Und doch wirkt er unfertig. Das Auge sucht eine Struktur, die nicht sichtbar gemacht wurde. Ein kleiner Eingriff verändert die Wirkung sofort: „Wir bitten Sie, den Vertrag heute zu unterzeichnen.“ Die Kommasetzung
Read MoreDas neue Jahr ist längst aus den Startlöchern.Die guten Vorsätze? Halb geschmolzen wie Schnee im Februar. Und irgendwo zwischen Termindruck, E-Mail-Flut und spontanen Aufgaben liegt er noch immer:der überfüllte Desktop. Dateien mit Namen wie final_final_neu2. Ordner, die niemand mehr öffnet. Programme, die einmal wichtig waren – vor drei Jahren. Der Räume-deinen-Computer-auf-Tag kommt da wie gerufen.
Read MoreWas wäre, wenn Ihre KI nicht fragt – sondern erledigt? Stellen Sie sich einen ganz normalen Bürotag vor. Ein Bericht liegt auf dem Tisch, zehn Seiten, dicht geschrieben, Zahlen, Einschätzungen, Fußnoten. Die Geschäftsführung bittet um eine Präsentation – nicht irgendwann, sondern zeitnah. Kein Raum für Experimente, kein Platz für halbe Lösungen. Genau hier beginnt die
Read MoreCopilot oder ChatGPT-Schulung? Warum kluge Assistenzkräfte beides brauchen – und Führungskräfte davon profitieren Ein Blick in die Chefetage Montagmorgen, 8:07 Uhr. Der Kalender ist dicht getaktet, die erste Mail eskaliert schon vor dem zweiten Kaffee, und irgendwo zwischen Jour fixe und Budgetrunde blinkt ein neues Versprechen auf: Microsoft Copilot.„Endlich Entlastung“, denkt die Geschäftsführung. Zusammenfassungen auf
Read MoreWas KI im Kern ist – und warum sie weder Zauberstab noch Apokalypse bedeutet Stellen Sie sich einen Vortragssaal vor. Die ersten Reihen werden ruhiger, das Licht dimmt, und Karine Gromada beginnt ihren Satz mit einer provozierenden Spannweite: „KI ist weder das Ende der Welt noch ein magischer Zauberstab.“ Genau hier startet
Read MoreWie viele mittelmäßige KI-Texte wollen Sie eigentlich noch ertragen? Diese Art von Texten, die irgendwie klingen, als würde eine digitale Schreibmaschine höflich husten?Diese Antworten, die Ihnen mehr Nacharbeit bescheren als Entlastung?Diese formulierten Nettigkeiten, die glatt sind wie frisch gebügelte Tischdecken – und genauso wenig Persönlichkeit besitzen? Und jetzt der unangenehme Teil: Die meisten dieser Ergebnisse
Read MoreEin Tag im Büro – und wie eine einzige KI den Takt der Assistenzarbeit verändern kann Der Morgen im Rathaus, dem Klinikum oder der Personalabteilung beginnt selten leise.Telefon blinkt, Chef ruft, jemand sucht noch „die Unterlagen vom letzten Jahr“, und während Sie die ersten Mails sortieren, fliegt wie ein Pfeil die Frage herüber: „Können Sie
Read MoreDiese 7 Büroaufgaben sollten Sie ab heute NIEMALS mehr selbst erledigen – KI macht’s schneller! Der Morgen im Büro beginnt oft gleich: E-Mails stapeln sich, mehrere Kolleginnen stehen gleichzeitig in der Tür, und irgendwo blinkt eine Aufgabe, die eigentlich „gestern“ erledigt sein sollte. Die meisten Assistenzen kennen diese Mischung aus Tempo, Erwartungsdruck und stetig wachsenden
Read MoreZwischen Skepsis und Aufbruch Es gibt Sätze, die in der Luft hängen bleiben, auch wenn der Applaus längst verhallt ist. Ich erinnere mich an die diesjährige Fachtagung: Menschen mit Haltung, Erfahrung und wachem Blick, die über Zukunft, Sprache und Verantwortung sprechen – und mittendrin, wie ein Refrain, immer wieder dieselben acht Sätze.Sie kamen in Variationen,
Read MoreEs beginnt mit einem harmlosen Satz.„Schreiben Sie das bitte mal schnell mit ChatGPT.“ Und schon rattert die Maschine los – höflich, glatt, perfekt. Aber irgendetwas fehlt. Der Ton. Ihr Ton. Denn was nützt der schönste Text, wenn er klingt, als hätte ihn irgendjemand geschrieben – nur nicht Sie? Schreiben war im Büro nie nur Tipp-Arbeit.
Read MoreChatGPT als Schreibpartner – Wie KI Ihre Sprache stärkt, nicht ersetzt „Können Sie das bitte mal schöner formulieren?“ Ein Satz, so unscheinbar – und doch der Anfang vieler Meisterwerke im Sekretariat.Wenn Sie in einer Assistenzrolle arbeiten, kennen Sie dieses Szenario: Der Chef oder die Chefin reicht Ihnen eine halbfertige Rede, einen Entwurf für die Presse
Read MoreZwischen Aktenordner und Alphabet Der Kaffee duftet, der Posteingang blinkt, die Chefin ruft aus dem Büro:„Könnten Sie bitte die Mail an Herrn Keller noch mal formulieren – die klingt so … angespannt?“ Ein Satz, und schon sind Sie mittendrin in der Kunst, die kein Algorithmus der Welt beherrscht: Sprache mit Gefühl. Sie wissen, dass Worte
Read MoreEin Montag wie im Film – warum KI-Prompts jetzt Ihr bester Freund werden Es ist 8 Uhr. Die Kaffeemaschine zischt, Ihr Chef wedelt mit einem 30-seitigen Bericht, der „bis 10 Uhr“ zusammengefasst sein muss, und die Kolleginnen bombardieren Sie mit Meeting-Einladungen. Willkommen im Blockbuster „Der ganz normale Büro-Wahnsinn“! Doch bevor sich der Stapel unerledigter Aufgaben
Read More„Psst, ich nutz schon ChatGPT … aber bitte nicht der IT sagen!“ Warum Heimlichtuerei bei KI uns teuer zu stehen kommen kann Wir schreiben das Jahr 2025 – und mitten im Büroalltag flüstert es durch die Flure: „Ich hab’s ausprobiert … aber bitte nicht weitersagen!“ Ob es um das Optimieren von E-Mails, das Strukturieren von
Read MoreWas, wenn meine Azubine mehr darf als ich? Warum KI im Büro längst Realität ist – und die wahren Konflikte an ganz anderer Stelle beginnen Sie sitzt im Ausbildungsbüro. Kopf geneigt, Blick auf dem Bildschirm. In den Händen: kein Aktenordner, kein Lexikon. Sondern ChatGPT. Sie schreibt Präsentationen. Optimiert Formulierungen. Übt sogar, wie man „gute Prompts“
Read MoreWie Sie ohne Technikfrust und ganz ohne Vorwissen endlich den Einstieg schaffen – und sich dabei denken: Warum hab ich das nicht früher gemacht? Sie kennen das sicher. Es ist Meeting. Digital oder hybrid. Und plötzlich fällt der Satz:„Das hab ich mit ChatGPT gemacht.“ Kopfnicken. Raunen. Jemand lacht.Und Sie? Sie sitzen da. Denken: Aha. Schon
Read MoreStellen Sie sich Dieter vor… Stellen Sie sich Dieter vor: Seit 30 Jahren arbeitet er im Einkauf eines mittelständischen Maschinenbauers. Kein Fan von Veränderung, kein großer Freund neuer Technologien – aber zuverlässig, pünktlich, detailverliebt. Und jetzt das: Dieter soll künftig mit einem KI-Agenten arbeiten. Was glauben Sie, wie das ausgeht? Willkommen in der Realität von
Read MoreSie begrüßt Sie mit einem Lächeln. Sie weiß, wie Ihr Tag war. Sie kennt Ihre Zweifel – und gibt Ihnen recht. Klingt nach einer guten Kollegin? Ist aber eine KI. Willkommen in der Welt der „AI Companions“, der KI-Begleiter. Zwischen Nähe, Macht und Manipulation Wollen Sie wirklich, dass eine Maschine Ihnen zustimmt – immer und
Read MoreEin neuer Blick auf Ihre Rolle: Was, wenn Sie längst Teil der digitalen Arbeitszukunft sind? Die Bühne ist groß, das Publikum gespannt – und mitten im Trubel der re:publica 2025 tritt sie auf: die neue Bundesarbeitsministerin. Doch statt trockener Politikfloskeln bringt sie etwas ganz anderes mit: Haltung. Sie spricht davon, dass kein Job in Deutschland
Read MoreStellen Sie sich vor, Sie bekommen einen Brief von der Berufsgenossenschaft. Sie lesen die ersten zwei Zeilen – und steigen aus. Paragraphen, Fachbegriffe, Schachtelsätze. Muss ich reagieren? Ist das eine Warnung, eine Info – oder beides?Willkommen im Büroalltag. Willkommen in der Welt der unverständlichen Behördensprache. Warum dieser Beitrag für Sie als Sekretärin wichtig ist Post
Read MoreStellen Sie sich vor, Sie müssten nie wieder eine teure Umfrage beauftragen. Keine anonymen Rücklaufquoten. Keine lästigen Erinnerungsemails. Keine Excel-Tabelle mit halbleeren Antworten. Stattdessen sagen Sie einfach einem KI-Modell: „Gib mir bitte die Meinung eines 45-jährigen Familienvaters aus Brandenburg mit mittlerem Einkommen zum Thema Homeoffice.“ Zack – da ist sie. Die Antwort. Glaubwürdig. Konsistent. Schnell.
Read MoreStellen Sie sich vor, Sie besitzen einen Motor – aber niemand hat Ihnen gesagt, dass man damit ein Auto antreiben kann. So ungefähr fühlt es sich an, wenn man den Vortrag von Björn Ommer auf der re:publica 2025 hört – und danach in die nüchterne Realität deutscher Behörden, Büros und Bildungsstätten zurückkehrt. Ich habe diesen
Read MoreTür auf zur Verwaltung der Zukunft „Wer klopft da an die Bürotür? – Es ist die KI.“Klingt poetisch? Vielleicht. Aber in den Fluren der Bundesverwaltung wird dieses Bild langsam zur Realität. Spätestens seit das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) sein umfassendes KI-Leitbild veröffentlicht hat, ist klar: Die Verwaltung will sich verändern – und
Read MoreEs gibt Momente, die bleiben. Momente, die uns aus der Routine herausholen, uns aufatmen lassen und ein kleines Feuer in uns entfachen. Genau solche Momente erleben Sekretärinnen, Assistenzen und Bürokaufleute jedes Jahr bei der Fachtagung des Verbandes der Sekretärinnen e. V. In diesem Beitrag nehmen wir Sie mit – direkt hinein in die Stimmung der
Read MoreStillstand killt Karriere – Warum Sekretärinnen endlich ChatGPT nutzen sollten! Heute geht es ans Eingemachte. Sie kennen es wahrscheinlich nur zu gut: Immer wieder kämpfen Sie darum, an Weiterbildungen teilzunehmen, sich neue Tools zu erschließen, digitale Kompetenz auszubauen. Gerade wenn es um Technik und Künstliche Intelligenz (KI) geht, hören wir aus dem Sekretariat oft: „Das
Read MoreWenn Goethe auf ChatGPT trifft: Wie KI uns hilft, für jede Zielgruppe den richtigen Ton zu treffen „Gewiss ist es mir ein Bedürfnis, mein aufrichtiges Lob kundzutun …“ – als wir dieses Feedback nach der Fachtagung in Leipzig lasen, mussten wir schmunzeln. Nicht nur wegen der gewählten Worte, sondern auch wegen der Geschichte dahinter. Denn
Read MoreDie Assistenz der Zukunft beginnt jetzt! „Das wird doch wieder nur ein kurzer Hype sein!“ – diesen Satz haben Sie vielleicht schon über viele technische Innovationen gehört. Doch wenn es um ChatGPT als Unterstützung für Sekretärinnen geht, ist eines klar: Diese Technologie verändert den Büroalltag grundlegend. Statt nur ein Trend zu sein, bringt ChatGPT konkrete
Read MoreEin harmloser Klick mit fatalen Folgen Stellen Sie sich vor, Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch, die E-Mails stapeln sich, und Sie klicken gedankenlos auf eine Nachricht mit dem Betreff: „Dringend: Rechnung über 1.250 €“. Ohne groß nachzudenken, öffnen Sie den Anhang – und plötzlich geschieht nichts. Oder doch? Im Hintergrund wird heimlich Schadsoftware installiert, die
Read MoreAls Büromanagerin sind Sie das organisatorische Rückgrat Ihres Unternehmens und die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung. Ob es um die Urlaubsplanung, Arbeitszeitregelungen oder Abzüge auf der Gehaltsabrechnung geht – Ihre Kompetenz sorgt für Klarheit. Doch wie schaffen Sie es, in diesem komplexen Bereich stets den Überblick zu behalten und gleichzeitig
Read MoreWarum Sie sich mit ChatGPT beschäftigen sollten – auch wenn Ihr Unternehmen es (noch) nicht nutzt Vielleicht denken Sie: „ChatGPT? Interessant, aber bei uns im Unternehmen spielt das keine Rolle.“ Doch seien wir ehrlich: Wie oft haben Unternehmen in der Vergangenheit neue Technologien zunächst ignoriert – nur um dann hektisch aufzuholen, wenn der Wettbewerb längst
Read MoreVon stundenlanger Terminplanung zur perfekten Übersicht in Sekunden! Jedes Jahr das gleiche Szenario: Die Planung der Schulungen, Betriebsversammlungen und Events für das nächste Jahr steht an. Und jedes Jahr kostet es unzählige Stunden, die passenden Termine zu finden. Warum? Weil in unserem Unternehmen Mitarbeitende aus allen 16 Bundesländern tätig sind. Das bedeutet: Ferienzeiten sind überall
Read MoreErste Tage im Büro – und dann kommt ChatGPT Kennen Sie das? Der erste Tag im Büro, ein Stapel Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch und die ständige Frage: „Wie soll ich das alles schaffen?“ Alex, neu im Büromanagement, fühlte sich genauso. Doch statt in Panik zu geraten, bekam Alex eine Einführung in ChatGPT – ein Tool,
Read MoreHand aufs Herz: Wie oft haben Sie schon gedacht, dass Sie sich mit KI im Sekretariat auseinandersetzen sollten? Aber dann kommt das nächste Meeting, der Bericht muss dringend fertig werden, und schon ist der Tag vorbei. Doch genau hier liegt das Paradoxon: Wer glaubt, keine Zeit für KI im Sekretariat zu haben, braucht sie am
Read MoreDie Digitalisierung hat das Büromanagement bereits tiefgreifend verändert. Doch die nächste Welle der Innovation rollt an – und dieses Mal geht es nicht nur um effizientere Software, sondern um eine völlig neue Art der Zusammenarbeit: Künstliche Intelligenz (KI) hält Einzug in den Büroalltag. Viele Bürokräfte, Sekretärinnen und Assistenzen sind sich dieser Entwicklung kaum bewusst. Doch
Read More„Es ist nur ein Werkzeug – wie ein smarter Kollege“ Die Angst vor dem Unbekannten Es war ein typischer Montagmorgen, und die neue Büro-Software sollte endlich eingeführt werden. Lisa, die erfahrene Teamassistentin, war nervös. „Künstliche Intelligenz?“ flüsterte sie leise zu ihrer Kollegin. „Das klingt, als würde uns bald ein Roboter ersetzen!“ Kommt Ihnen diese Reaktion
Read MoreStellen Sie sich vor, Sie könnten komplexe Aufgaben mit Leichtigkeit bewältigen, Ihre Arbeitsabläufe optimieren und dabei noch Zeit sparen – und das alles mit einem digitalen Assistenten, der Ihnen auf Zuruf hilft. Genau das bietet Ihnen ChatGPT: ein leistungsstarkes Werkzeug, das Ihre Arbeit als Sekretärin auf ein neues Level heben kann. Jede Zielgruppe in Ihrem
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