Haben Sie schon einmal eine E-Mail mit einem unverständlichen Betreff erhalten und wussten nicht, was sich hinter dieser Mail verbirgt? Vielleicht ist es eine wichtige Nachricht von Ihrem Chef, eine Rechnung von einem Lieferanten oder auch nur eine Werbemail von einem Online-Shop. Doch wie sollen Sie das herausfinden, wenn der Betreff keine Informationen preisgibt?
Keine Sorge, es gibt eine Lösung für dieses Problem! Und das Beste daran: Sie können es ganz einfach selbst tun. In der MS-Office-Frischekur für Outlook zeigen wir Ihnen, wie Sie den Betreff bei einer empfangenen Mail in Outlook ändern können.
Warum ist das so wichtig?
Ganz einfach: Wenn Sie den Betreff einer Mail ändern, können Sie diese später viel schneller wiederfinden. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine wichtige E-Mail mit dem Betreff „XY123“. Wenn Sie diese in einen Ordner ablegen, der nur für E-Mails von Lieferanten vorgesehen ist, werden Sie sie später nie wiederfinden, wenn Sie nach einem bestimmten Lieferanten suchen. Wenn Sie den Betreff jedoch ändern, beispielsweise in „Rechnung von Lieferant XY“, wird es viel einfacher sein, diese E-Mail wiederzufinden.
Oh nein, es gibt nichts Schlimmeres, als eine wichtige E-Mail zu verpassen, weil man sie nicht finden kann! Aber keine Sorge, das kann Ihnen nicht passieren, wenn Sie den Betreff einer Mail ändern. Schauen wir uns einige Beispiele an, um den Unterschied zu verdeutlichen.
Schauen wir uns einige Beispiele an: Wenn Sie eine E-Mail mit dem Betreff „Frage“ erhalten und diese in einen Ordner namens „Allgemein“ ablegen, werden Sie später möglicherweise Schwierigkeiten haben, diese E-Mail wiederzufinden. Doch wenn Sie den Betreff in „Frage zu Produkt X“ ändern, wird es viel einfacher sein, die E-Mail im Ordner „Produkt X“ wiederzufinden.
Wenn der Betreff nicht angepasst wird
Ein Kunde hat eine dringende Anfrage zu einem Produkt und sendet eine E-Mail mit dem Betreff „Frage“. Sie legen die E-Mail in einen Ordner namens „Allgemein“ ab. Später, wenn Sie nach dieser E-Mail suchen, werden Sie feststellen, dass Sie Stunden damit verbracht haben, nach dieser E-Mail zu suchen, weil der Betreff so allgemein gehalten war.
Der verlorene Betreff
Ihr Chef hat Sie gebeten, eine wichtige Präsentation zu erstellen. Ein Kollege sendet Ihnen eine E-Mail mit einem Dokument, das Sie in die Präsentation integrieren möchten. Der Betreff lautet „Info“. Sie legen die E-Mail in einen Ordner mit dem Namen „Projekt X“ ab. Später, wenn Sie nach dieser E-Mail suchen, werden Sie feststellen, dass Sie mehrere E-Mails mit dem Betreff „Info“ erhalten haben, aber Sie wissen nicht, welche die richtige ist.
Der klare Betreff führt zum Erfolg
Sie bekommen eine E-Mail von einem Lieferanten mit dem Betreff „Bestellnummer 12345“. Sie ändern den Betreff in „Bestellbestätigung von Lieferant XY“. Wenn Sie später nach dieser E-Mail suchen, wissen Sie sofort, dass Sie sie im Ordner „Bestellungen“ finden werden.
Die richtige Betreffänderung spart Zeit
Sie erhalten eine E-Mail von einem Kunden mit dem Betreff „Supportanfrage“. Sie ändern den Betreff in „Supportanfrage von Kunde XY bezüglich Produkt Z“. Wenn Sie später nach dieser E-Mail suchen, wissen Sie sofort, dass Sie sie im Ordner „Kundenanfragen“ finden werden.
Die richtige Betreffänderung spart Zeit
Eine E-Mail von einem Kollegen mit dem Betreff „Projektupdate“ flattert in Ihr Postfach. Sie ändern den Betreff in „Projektupdate für Projekt X von Kollege XY“. Wenn Sie später nach dieser E-Mail suchen, wissen Sie sofort, dass Sie sie im Ordner „Projekt X“ finden werden.
Mit unserer MS-Office-Frischekur für Outlook lernen Sie, wie Sie den Betreff einer E-Mail einfach und schnell ändern können. So behalten Sie den Überblick über Ihre E-Mails und verpassen nie wieder wichtige Nachrichten.
Warum Ihr Chef in Ihre Outlook-Kompetenz investieren sollte: 3 Gründe für eine Weiterbildung
Erhöhte Produktivität
Indem Sie den Betreff von E-Mails ändern und sie in entsprechenden Ordnern ablegen, sparen Sie Zeit bei der Suche nach wichtigen Informationen. Dies erhöht die Produktivität und ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeit schneller zu erledigen.
Bessere Organisation
Eine gute Organisation ist der Schlüssel zu einem effizienten Arbeitsablauf. Durch das Ändern des Betreffs einer empfangenen E-Mail können Sie sie besser kategorisieren und in den richtigen Ordner ablegen. So haben Sie jederzeit einen schnellen Zugriff auf die E-Mails, die Sie benötigen.
Verbesserte Zusammenarbeit
Wenn Sie in der Lage sind, wichtige E-Mails schnell zu finden und darauf zu reagieren, verbessert dies die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden. Sie können schneller auf Anfragen und Anliegen reagieren und somit die Arbeitsbeziehungen stärken. Durch die Weiterbildung in diesem Bereich zeigen Sie Ihrem Chef auch, dass Sie sich für eine bessere Zusammenarbeit einsetzen und somit langfristig zum Erfolg des Unternehmens beitragen möchten.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der unserer Live-Online-Seminare. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Microsoft Office wider.
