Als der Chef merkte, dass seine Sekretärin an diesem Tag nicht im Büro war, hatte er zunächst keine größeren Bedenken. Schließlich hatte er noch genügend Arbeit, um sich selbst zu beschäftigen. Doch als ein dringender Brief an eine wichtige Geschäftspartnerin verschickt werden musste, fiel ihm auf, dass er keine Ahnung hatte, wo er die passende Vorlage finden konnte.
Er begann verzweifelt, auf seinem Computer und im Laufwerk zu suchen, doch ohne Erfolg. Als er schließlich eine vermeintlich passende Vorlage fand und den Brief verfasst hatte, fühlte er sich erleichtert – bis ihm auffiel, dass er versehentlich den Namen der Empfängerin falsch geschrieben hatte. Ein peinlicher Fehler, der ihn in Verlegenheit brachte und ihm zeigte, wie wichtig es ist, eine passende Briefvorlage zur Hand zu haben.
professioelle Briefvorlagen retten Ihren Tag und den des Chefs
Diese kurze Episode verdeutlicht, wie schnell chaotisch es im Büro zugehen kann und wie wichtig es ist, vorbereitet zu sein. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen deshalb, wie Sie wichtige eine passende Briefvorlage sein, um so einen Chef im Chaos in Zukunft zu vermeiden. Und das Beste daran: Sie können sich kostenlos für unseren Video-Kurs anmelden, um noch mehr nützliche Tipps und Tricks bei der Erstellung zu erhalten.
Sie sind die Rettung in der Not!
Mit diesen Fähigkeiten können Sie Ihrem Chef in einer stressigen Situation helfen, indem Sie eine professionelle Briefvorlage erstellen. Erstellen Sie mühelos eine Dateivorlage, fügen Sie Loch- und Falzmarkierungen hinzu und gestalten Sie die Seitennummerierung variabel – abhängig von der Anzahl der Seiten. Zeigen Sie Ihrem Chef, wie man den Unterschied zwischen aktuellem Datum, Erstelldatum, Druckdatum und Speicherdatum erkennt. Arbeiten Sie effizienter, indem Sie Textbausteine verwenden und sparen Sie wertvolle Zeit. Mit diesen Fähigkeiten sind Sie unverzichtbar für Ihren Chef und können ihm viel Stress und Ärger ersparen.
3 gute Gründe, warum es sich lohnt in professionelle Briefvorlagen zu investieren
Erstens sparen Briefvorlagen Zeit und Mühe. Sie müssen nicht jedes Mal von vorne beginnen und überlegen, welche Formulierung am besten geeignet ist. Mit einer Vorlage haben Sie bereits einen Rahmen und müssen nur noch die individuellen Informationen anpassen. Das bedeutet, dass Sie in kurzer Zeit mehrere Briefe schreiben können, ohne sich jedes Mal neu auf die Formulierung konzentrieren zu müssen.
Zweitens stellen Briefvorlagen sicher, dass Sie keine wichtigen Informationen vergessen. Es kann vorkommen, dass Sie in einem individuell geschriebenen Brief vergessen, wichtige Punkte zu erwähnen oder relevante Details zu nennen. Mit einer Vorlage haben Sie jedoch eine strukturierte Vorgabe, die sicherstellt, dass Sie alle wichtigen Informationen enthalten.
Neben diesen praktischen Vorteilen gibt es auch ein emotionalen Vorteil: Briefvorlagen können dazu beitragen, dass Sie bzw Ihr Chef, falls Sie denn mal nicht da sind, selbstbewusster auftreten und professioneller wirken. Wenn die Vorgesetzten eine Vorlage verwenden, können Sie sicher sein, dass Sie eine klare und professionelle Kommunikation abliefern, die Ihre Geschäftspartner oder Kunden beeindruckt. Sie zeigen damit, dass Sie sich Gedanken über Ihre Kommunikation gemacht haben und sich um eine klare und prägnante Ausdrucksweise bemühen.
Außerdem können Sie so lästigen Schreib- u Tippfehler des Chefs vorbeugen.
8 typische Elemente, damit der Chef schnell und mit wenigen Fehlern Briefe schreiben kann
Hier sind einige mögliche Textbausteinelemente für einen Brief oder eine E-Mail:
Begrüßung: Eine höfliche Begrüßung wie „Sehr geehrte/r [Name],“
Einleitung: Eine kurze Einleitung, die den Zweck des Briefs oder der E-Mail erklärt, wie z.B. „Ich schreibe Ihnen, um Ihnen ein Update zum Projektfortschritt zu geben.“
Aktualisierung: Eine klare und präzise Zusammenfassung des Fortschritts des Projekts, die die wichtigsten Entwicklungen und Ergebnisse seit dem letzten Update enthält.
Probleme: Eine Auflistung der Probleme, die aufgetreten sind, und der Maßnahmen, die ergriffen werden, um sie zu lösen.
Anforderungen: Eine Liste der Anforderungen, die noch erfüllt werden müssen, und der geplanten Maßnahmen, um sie zu erfüllen.
Dankeschön: Eine kurze Dankesnachricht an den Empfänger, z.B. „Vielen Dank für Ihre Zusammenarbeit und Ihr Engagement bei diesem Projekt.“
Abschluss: Eine höfliche Abschlussformel, wie z.B. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“, gefolgt von Ihrem Namen und Ihrer Kontaktinformationen.
Diese Textbausteinelemente können je nach Situation und Bedarf angepasst werden, um einen maßgeschneiderten Brief oder eine E-Mail zu erstellen.
Hier einige der wichtigsten Textbausteine, die ein:e Chef:in benötig, um in der Not selbständig fehlerfreie Briefe zu schreiben
📌 Betreffzeile
• Aktualisierung zum Projektfortschritt „Pegasus23“
• Projektstatus-Update Pegasus23: Neueste Entwicklungen im 2. Quartal
• Kurz-Bericht zum Fortschritt von Pegasus 23: Neue Informationen
📌 Begrüßung
• Sehr geehrte Frau [Nachname],
• Liebe Frau [Nachname],
• Guten Tag Frau [Nachname],
• Sehr verehrte Frau [Nachname],
• Hallo Frau [Nachname],
Es ist wichtig, die richtige Anrede für den jeweiligen Empfänger und die Beziehung zu ihm zu wählen. In manchen Fällen kann es auch angemessen sein, die Anrede etwas formeller oder informeller zu gestalten, je nachdem, wie gut man den Empfänger kennt oder wie offiziell die Korrespondenz ist.
📌 Einleitung/Aufmacher
1️⃣ Ich informiere Sie gerne über den aktuellen Stand unseres gemeinsamen Projekts und freue mich, Ihnen positive Fortschritte mitteilen zu können.
2️⃣ In diesem Schreiben informiere ich Sie über den aktuellen Fortschritt unseres Projekts und drücke Ihnen meine Wertschätzung für Ihre Unterstützung aus.
3️⃣ Mit diesem Brief bringe ich Sie auf den neuesten Stand bezüglich des Projektfortschritts und drücke Ihnen meine Dankbarkeit für die erfolgreiche Zusammenarbeit aus.
Achten Sie bei den Textvorlagen auf die Sprachstimmung Ihres Vorgesetzten. Legen Sie die Textbausteine in seinem/ihrem Tonfall an
📌 Aktualisierung
Hier müsste die Vorgesetzten tatsächliche Aktualisierungen auflisten, diese könnten wir folgt vorformuliert werden
Aktualisierung Pegasus23:
- Überarbeitung des Designs abgeschlossen
- Code-Optimierung durchgeführt
- Tests erfolgreich durchgeführt
Pegasus23 Update:
- Phase 1 des Projekts abgeschlossen
- Fortschritt im Zeitplan
- Nächste Phase beginnt nächste Woche
Projekt Pegasus23 Fortschrittsupdate:
- Neue Teammitglieder hinzugefügt
- Produktionsplanung aktualisiert
- Budget im Rahmen gehalten
📌 Probleme
Schreiben Sie hier einige kurze Textbausteine, aus denen der Chef auswählen kann, überlegen Sie, welches typische oder wiederkehrende Probleme sein können. Hier 3 Vorschläge
1️⃣ Aufgrund unerwarteter Ausführungsschwierigkeiten kommt es zu Verzögerungen bei der Fertigstellung des Projekts. Wir tun alles in unserer Macht stehende, um die Probleme zu lösen und den Zeitplan wieder einzuhalten. Wir halten Sie auf dem Laufenden.
2️⃣ Wir informieren Sie darüber, dass wir aufgrund schlechten Wetters Schwierigkeiten bei der Einhaltung des geplanten Zeitplans hatten. Wir arbeiten hart daran, die Verzögerungen so gering wie möglich zu halten und werden Sie über alle weiteren Entwicklungen informieren.
3️⃣ Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass es zu einer Lieferverzögerung gekommen ist, die sich leider auch auf den Projektzeitplan auswirken wird. Wir sind dabei, alternative Lösungen zu prüfen und werden Sie in Kürze über unsere nächsten Schritte informieren. Wir möchten uns für eventuelle Unannehmlichkeiten entschuldigen.
📌 Anforderung/Aufgaben
1️⃣ Hiermit erhalten Sie eine Liste der verbleibenden Anforderungen für das Projekt sowie unsere geplanten Maßnahmen, um diese Anforderungen zu erfüllen.
2️⃣ Zurzeit arbeiten wir daran, die noch offenen Anforderungen für das Projekt Pegasus23 zu erfüllen. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung dieser Anforderungen sowie eine Beschreibung unserer geplanten Maßnahmen, um diese zu erfüllen.
3️⃣ Wir möchten Sie über den aktuellen Stand der Anforderungen für das Projekt Pegasus23 informieren. Nachfolgend finden Sie eine Liste der noch ausstehenden Anforderungen sowie eine Übersicht unserer Maßnahmen, um diese schnellstmöglich zu erfüllen.
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Nach jeden Text sollte eine Auflistung vorbereitet werden
📌 Dank
1️⃣ Vielen Dank für Ihre wertvolle Unterstützung in diesem Projekt. Ihre Expertise und Ihr Engagement haben wesentlich dazu beigetragen, dass wir unseren Fortschritt erzielen konnten.
2️⃣ Ich bedanke mich bei Ihnen für Ihre hervorragende Zusammenarbeit. Die reibungslose Kommunikation und die schnelle Bereitstellung von Informationen haben es uns ermöglicht, das Projekt effektiv zu planen und durchzuführen.
3️⃣ Ein herzliches Dankeschön für die kontinuierliche Lieferung qualitativ hochwertiger Ergebnisse. Wir schätzen Ihre Professionalität und sind zuversichtlich, dass wir zusammen großartige Erfolge erzielen werden.
📌 Grußformel
• Mit freundlichen Grüßen
• Herzliche Grüße
• Beste Grüße
• Viele Grüße
• Freundliche Grüße
• Hochachtungsvoll
• Mit besten Empfehlungen
• Alles Gute
Es ist wichtig zu beachten, dass die Wahl der Grußformel von der Art der Beziehung zwischen den Personen und der Situation abhängt.
📌 Unterschrift
Bereiten Sie die Briefvorlagen so vor, dass der Absender bereits hinterlegt ist, also der Name des Chefs oder der Chefin und dann nur noch unterschrieben werden muss
In unserem Video-Kurs zeigt unsere Dozentin Meike Kranz, wie Sie Textbausteine anlegen, wie Sie sie bearbeiten können und welche Bezeichnung am sinnvollsten ist, damit die richtigen Textbausteine schnell gefunden werden.
Ein frischer und lebendiger Sprachstil in den Textbausteinen kann einen großen Unterschied machen! Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Textbausteine so klingen, als hätte der Chef persönlich den Brief diktiert, ist das ein großer Pluspunkt für die Professionalität Ihres Schreibens. Nutzen Sie daher Textbausteine, die Ihrem individuellen Sprach- und Schreibstil entsprechen und eine authentische Stimme haben. Übermitteln Sie weiterhin prägnante und klare Nachrichten, damit Ihre Geschäftspartnerinnen und -partner immer wissen, dass sie bei Ihnen in guten Händen sind!
Denken Sie bei allem daran, Ihre Vorgesetzten mitzunehmen. Erklären Sie ihnen in Ruhe, warum es sinnvoll ist, Textbausteine anzulegen, anstatt sie einfach zu überrollen.
Schließlich sollten auch Ihre Vorgesetzten souverän reagieren können, falls Sie einmal ausfallen sollten.
Mit der Briefvorlage und den Textbausteinen werden Sie jedoch unverzichtbar und Ihre Vorgesetzten werden schnell erkennen, wie wertvoll eine professionelle Unterstützung im Vorzimmer ist.
So könnte ein Brief des Chefs klingen, falls er Ihre Textbausteine halbwegs sinnvoll zusammensetzt
Sehr geehrte Frau [Nachname],
ich informiere Sie gerne über den aktuellen Stand unseres gemeinsamen Projekts und freue mich, Ihnen positive Fortschritte mitteilen zu können.
Aktualisierung Pegasus23:
- Überarbeitung des Designs abgeschlossen
- Code-Optimierung durchgeführt
- Tests erfolgreich durchgeführt
Leider mussten wir aufgrund unerwarteter Ausführungsschwierigkeiten Verzögerungen bei der Fertigstellung des Projekts verzeichnen. Wir tun alles in unserer Macht stehende, um die Probleme zu lösen und den Zeitplan wieder einzuhalten. Wir halten Sie auf dem Laufenden.
Hiermit erhalten Sie eine Liste der verbleibenden Anforderungen für das Projekt sowie unsere geplanten Maßnahmen, um diese Anforderungen zu erfüllen:
- Implementierung der Benutzeroberfläche
- Integration der Datenbank
- Testen der Funktionalitäten Wir arbeiten hart daran, diese Anforderungen schnellstmöglich zu erfüllen.
Vielen Dank für Ihre wertvolle Unterstützung in diesem Projekt. Ihre Expertise und Ihr Engagement haben wesentlich dazu beigetragen, dass wir unseren Fortschritt erzielen konnten.
Mit freundlichen Grüßen, [Name des Absenders]
So kann es weitergehen
Wir legen Ihnen unseren kostenlosen Video-Kurs ans Herz, in dem wir Ihnen zeigen, wie Sie eine professionelle Briefvorlage erstellen können.
In diesem Kurs lernen Sie unter anderem, wie Sie eine solide Grundlage für Ihre Vorlage schaffen, Loch- und Falzmarkierungen einfügen und die Seitennummerierung variabel gestalten können. Wir zeigen Ihnen auch den Unterschied zwischen verschiedenen Datumstypen und wie Sie effizienter mit Textbausteinen arbeiten können.
Wir sind überzeugt, dass dieser Kurs Ihnen wertvolle Tipps und Tricks für Ihre tägliche Arbeit bieten wird. Melden Sie sich noch heute an und nehmen Sie an unserem kostenlosen Kurs teil!
Bringen Sie Ihre Briefvorlage auf die nächste Stufe und sparen Sie Zeit im täglichen Ablauf.
Geschäftsbriefe zu schreiben gehört zu Ihrem täglichen Brot. Selbstverständlich haben Sie sich dafür bereits eine Vorlage in Word mit Unternehmenslogo oben und den gesetzlich vorgeschriebenen Informationen in der Fußzeile erstellt.
Aber da geht noch mehr!
In diesem kostenlosen Webinar lernen Sie Ihre Briefvorlage zu professionalisieren.
– Die Grundlage: Dateivorlage erstellen
– Loch- und Falzmarkierungen einfügen
– Die Seitennummerierung variabel gestalten in Abhängigkeit der Anzahl der Seiten
– Der Unterschied zwischen aktuellem Datum, Erstelldatum, Druckdatum und Speicherdatum
– Effizienter arbeiten mit Textbausteinen
Ihr Nutzen:
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