„Leichte Sprache? Das klingt doch, als würden wir Erwachsene mit Bauklötzen bewerfen.“
Vielleicht denken Sie jetzt genau das.
Leichte Sprache? Im Sekretariat? Zwischen Fristen, Formularen, Beschlussvorlagen, Elternbriefen, Bürgeranfragen, Datenschutz-Hinweisen und E-Mails, die schon beim Öffnen aussehen, als hätte ein Paragrafenreiter mit einem Aktenordner gekämpft?
Und dann soll ausgerechnet das Sekretariat auch noch Texte so umschreiben, dass sie alle verstehen? Also bitte. Am besten noch mit kleinen Bildchen, Regenbogenpfeilen und einem freundlichen Smiley neben dem Wort „Widerspruchsfrist“?
Klingt im ersten Moment nach sprachlicher Kindergartengruppe mit Büroklammern.
Ist es aber nicht.
Leichte Sprache ist nicht der Versuch, erwachsene Menschen zu unterschätzen. Leichte Sprache ist der Versuch, Informationen so zu formulieren, dass Menschen überhaupt eine faire Chance haben, sie zu verstehen. Und genau hier wird es für Sekretärinnen, Office-Managerinnen, Schulsekretärinnen und Kaufleute für Büromanagement interessant. Denn wer sitzt im Alltag an der Schleuse zwischen Fachabteilung und Außenwelt? Wer macht aus internen Informationen Schreiben, Aushänge, E-Mails, Einladungen, Hinweise und Webseiten-Texte? Wer merkt als Erste, wenn ein Satz zwar formal korrekt ist, aber praktisch niemanden erreicht?
Sehr häufig: Sie.
Und jetzt kommt der zweite Einwand gleich hinterher, noch mit Mantel und Kaffeebecher in der Hand: „Aber wir dürfen doch rechtliche Inhalte nicht einfach vereinfachen.“
Richtig. Genau deshalb müssen wir über Leichte Sprache sprechen – nicht als nettes Sprach-Dekor, sondern als professionelle Übersetzungsarbeit im Büro. Denn zwischen „verständlich“ und „verfälscht“ liegt ein schmaler Flur. Und wer im Sekretariat arbeitet, kennt schmale Flure. Dort stehen meistens noch drei Rollcontainer, zwei Druckerprobleme und eine Kollegin mit der Frage: „Können Sie da mal kurz drüberschauen?“
Also schauen wir drüber. Nicht nur kurz. Sondern gründlich.
Was ist Leichte Sprache eigentlich – und warum ist sie mehr als „kurz und nett“?
Leichte Sprache ist eine besonders verständliche Form des Deutschen. Sie wurde speziell für Menschen entwickelt, die schwere Standardsprache nicht gut lesen oder verstehen können, zum Beispiel Menschen mit Lernschwierigkeiten. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales beschreibt Leichte Sprache als stärker vereinfacht als Einfache Sprache und Alltagssprache; außerdem folgt sie klaren Regeln.
Das klingt zunächst trocken. Nach Regelwerk. Nach Broschüre. Nach einem PDF, das irgendwo auf einer Behördenwebseite wohnt und nur dann geöffnet wird, wenn jemand sehr entschlossen ist oder versehentlich auf den falschen Link klickt. Tatsächlich steckt dahinter aber ein hochpraktisches Prinzip: Informationen sollen nicht daran scheitern, dass sie sprachlich wie ein verschlossener Aktenschrank auftreten.
Im Sekretariat ist genau das Alltag. Sie erhalten eine Fachinformation aus der Verwaltung, der Personalabteilung, der Schulleitung, der Geschäftsführung oder einem externen Dienstleister. Inhaltlich ist alles korrekt. Sprachlich aber sieht der Text aus, als hätte jemand beschlossen, jedes einfache Verb durch eine Amtswolke zu ersetzen. Aus „Bitte schicken Sie uns das Formular“ wird dann „Die Rückführung der angeforderten Unterlagen hat fristgerecht zu erfolgen“. Das ist nicht falsch. Aber es ist ein Satz mit Warnweste: Man sieht ihn, man bremst ab, und viele fahren innerlich lieber außen herum.
Leichte Sprache setzt genau hier an. Sie fragt nicht: „Wie klingt dieser Text besonders offiziell?“ Sie fragt: „Was muss die Leserin verstehen, damit sie handeln kann?“ Diese Frage ist im Büro Gold wert, denn Kommunikation ist nicht erfolgreich, wenn ein Text abgeschickt wurde. Kommunikation ist erfolgreich, wenn die richtige Information ankommt, verstanden wird und die nächste Handlung möglich macht.
Wer braucht Leichte Sprache?
Leichte Sprache richtet sich besonders an Menschen mit kognitiven Einschränkungen oder Lernschwierigkeiten. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit beschreibt Leichte Sprache als eine Form einfacher Sprache, die auf festgelegten Regeln beruht und sich an Personen mit kognitiven Einschränkungen richtet. Das ist die zentrale Zielgruppe. Sie darf im Beitrag nicht verwässert werden, denn sonst entsteht schnell der Eindruck, Leichte Sprache sei einfach nur „freundlicher formulierte Alltagssprache“.
Gleichzeitig profitieren auch andere Menschen von verständlicheren Texten. Das BMAS nennt ausdrücklich Menschen mit geringen Deutschkenntnissen sowie Menschen mit Lese- und Rechtschreibschwierigkeiten als Gruppen, die auf Leichte Sprache zurückgreifen können, weil Inhalte dadurch schneller und leichter erfassbar werden. Im Büro begegnet Ihnen diese Vielfalt ständig: Eltern, die einen Schulbrief schnell verstehen müssen. Bürgerinnen, die wissen wollen, welche Unterlagen fehlen. Kundinnen, die eine Frist nicht übersehen dürfen. Neue Mitarbeitende, die eine interne Regel erst einmal einordnen müssen.
Und dann gibt es noch eine Gruppe, über die erstaunlich selten gesprochen wird: Menschen im ganz normalen Bürostress. Wer zwischen Telefon, Teams-Nachricht, Kalenderkonflikt, Chef-Rückfrage und Druckerpanik einen Text liest, hat keine Lust auf ein sprachliches Hindernisrennen. Auch gut ausgebildete Menschen verstehen klare Texte schneller. Verständlichkeit ist kein Sonderangebot für „andere“. Verständlichkeit ist eine Entlastung für alle.
Für wen ist Leichte Sprache besonders wichtig?
Leichte Sprache hilft vor allem dann, wenn Informationen nicht nur korrekt, sondern wirklich zugänglich sein müssen. Im Sekretariat betrifft das viele Alltagstexte: Hinweise, Formulare, Elternbriefe, Einladungen, Aushänge oder Bürgerinformationen.
Die wichtige Botschaft lautet: Leichte Sprache ist keine Herabsetzung. Sie ist ein Zugang. Sie öffnet eine Tür, die Standardsprache manchmal versehentlich verriegelt.
Was unterscheidet Leichte Sprache von Einfacher Sprache?
Hier liegt einer der häufigsten Stolpersteine. Leichte Sprache und Einfache Sprache werden im Alltag oft in einen Topf geworfen, kräftig umgerührt und dann als „verständlicher Text“ serviert. Für die Praxis im Sekretariat ist diese Unterscheidung aber wichtig.
Leichte Sprache ist stärker geregelt, stärker vereinfacht und stärker auf bestimmte Zielgruppen ausgerichtet. Die DIN SPEC 33429:2025-03 enthält Empfehlungen für das Übersetzen und Verfassen von Texten in Leichter Sprache sowie für die Gestaltung solcher Inhalte, einschließlich illustrierender Bilder. Es geht also nicht nur um Wörter und Sätze, sondern auch um Textaufbau, Nutzungssituation und visuelle Gestaltung.
Einfache Sprache ist näher an der Standardsprache. Sie ist weniger streng geregelt und eignet sich besonders gut für breite Zielgruppen. Im Büro ist Einfache Sprache oft der erste starke Hebel. Sie macht E-Mails klarer, Aushänge nützlicher, Einladungen verständlicher und interne Informationen schneller erfassbar. Sie ist die Bürovariante von „Bitte schalten Sie das Nebelgerät aus, wir wollen hier arbeiten“.
Der praktische Unterschied lässt sich so merken: Einfache Sprache macht Bürotexte verständlicher. Leichte Sprache macht Informationen zugänglicher für Menschen, die besonders klare, stark vereinfachte Texte brauchen.
Leichte Sprache und Einfache Sprache im direkten Vergleich
Leichte Sprache und Einfache Sprache verfolgen ein ähnliches Ziel: Texte sollen verständlicher werden. Der Unterschied liegt vor allem im Regelgrad, in der Zielgruppe und in der Stärke der Vereinfachung.
Die Entscheidung lautet also nicht: „Leichte Sprache oder gar nichts.“ Die kluge Entscheidung lautet: Welche Sprachstufe braucht dieser Text, diese Zielgruppe, diese Situation? Genau diese Frage macht Sekretärinnen und Office-Managerinnen zu wichtigen Lotsinnen der Verständlichkeit.
Zwischenfazit für den Artikel
Leichte Sprache ist keine Deko für soziale Projekte und keine sprachliche Schonzone. Sie ist ein Werkzeug für Zugang, Teilhabe und klare Kommunikation. Einfache Sprache ist der praktische Alltagshebel im Büro. Beide Formen verlangen mehr als das Kürzen von Sätzen. Sie verlangen Zielgruppenbewusstsein, Textstruktur, Verantwortlichkeit und manchmal auch den Mut, einen Satz aus der Verwaltungssprache zu befreien, bevor er im Kopierer endgültig versteinert.
Im nächsten Abschnitt können wir direkt mit den 10 wichtigsten Punkten für Leichte Sprache und Einfache Sprache als Merkboxen weitermachen.
Was sind die 10 wichtigsten Punkte für Leichte Sprache?
Leichte Sprache beginnt nicht mit dem ersten Satz. Sie beginnt mit einer Entscheidung: Für wen schreibe ich diesen Text? Diese Frage klingt harmlos, ist aber im Büro oft der ganze Dreh- und Angelpunkt. Denn ein Text für eine interne Fachabteilung darf anders aussehen als ein Aushang für Bürgerinnen, Eltern, Patientinnen, Kundinnen oder Besucherinnen. Wer diese Zielgruppe nicht klärt, schreibt schnell an den Menschen vorbei – mit bestem Willen, aber mäßiger Wirkung.
Merkbox 1: Schreiben Sie für eine konkrete Zielgruppe
Leichte Sprache braucht eine klare Zielgruppe. Fragen Sie deshalb zuerst: Wer soll diesen Text verstehen? Welche Vorkenntnisse sind wahrscheinlich vorhanden? Welche Hürde steht im Weg: Fachsprache, Satzlänge, schlechte Struktur, wenig Deutschkenntnisse oder geringe Lesesicherheit?
Für das Sekretariat bedeutet das: Ein Hinweis für Kolleginnen in der Verwaltung braucht eine andere Sprachstufe als ein Elternbrief, eine Bürgerinformation oder ein Aushang im Eingangsbereich. Verständlichkeit ist keine Gießkanne. Sie ist eher wie ein gut sortierter Schlüsselbund: Sie brauchen den passenden Schlüssel für die richtige Tür.
Merkbox 2: Eine Information pro Satz
In Leichter Sprache sollte ein Satz möglichst nur eine Aussage enthalten. Das ist besonders wichtig, wenn Fristen, Unterlagen, Termine oder Zuständigkeiten erklärt werden.
Schwer verständlich wäre: „Bitte reichen Sie die vollständigen Unterlagen bis spätestens Freitag ein, da eine Bearbeitung andernfalls nicht fristgerecht erfolgen kann.“ Verständlicher ist: „Bitte geben Sie uns alle Unterlagen bis Freitag. Dann können wir Ihren Antrag rechtzeitig bearbeiten.“
Das klingt einfacher, aber nicht dümmer. Genau darin liegt die Kunst.
Merkbox 3: Verwenden Sie kurze Sätze
Kurze Sätze helfen beim Lesen. Sie verhindern, dass die Leserin unterwegs den Anfang verliert, während der Satz noch eine Ehrenrunde durch drei Nebensätze dreht.
Im Büro ist das besonders bei Aushängen, Formularhinweisen und E-Mails wichtig. Menschen lesen solche Texte häufig nebenbei, unter Zeitdruck oder mit einer konkreten Frage im Kopf. Ein kurzer Satz sagt: „Hier ist die Information.“ Ein Schachtelsatz sagt: „Viel Glück im Labyrinth.“
Merkbox 4: Nutzen Sie bekannte Wörter
Leichte Sprache bevorzugt Wörter, die viele Menschen kennen. Fremdwörter, Abkürzungen, Verwaltungsbegriffe und Fachausdrücke müssen entweder vermieden oder erklärt werden.
Aus „fristgerecht“ wird zum Beispiel: „bis zum genannten Datum“. Aus „einzureichen“ wird: „abgeben“ oder „schicken“. Aus „Rückmeldung erbeten“ wird: „Bitte antworten Sie uns.“
Gerade Sekretärinnen kennen die Schwierigkeit: Manche Fachbegriffe dürfen nicht einfach verschwinden. Dann erklären Sie sie. Nicht verstecken, nicht verkleiden, nicht in Watte packen – erklären.
Merkbox 5: Erklären Sie schwierige Begriffe sofort
Wenn ein Begriff wichtig ist, darf er bleiben. Aber er braucht eine Erklärung. Besonders bei Begriffen wie Antrag, Bescheid, Widerspruch, Datenschutz, Einwilligung, Frist oder Vollmacht.
Beispiel: „Sie können Widerspruch einlegen. Das bedeutet: Sie sagen uns, dass Sie mit der Entscheidung nicht einverstanden sind.“
Diese Form ist im Büro wertvoll, weil sie die fachliche Genauigkeit nicht zerstört. Sie öffnet nur die Tür daneben, damit mehr Menschen hineinkommen.
Merkbox 6: Schreiben Sie aktiv
Aktive Sätze sind meist leichter zu verstehen als passive Formulierungen. „Bitte schicken Sie uns das Formular“ ist klarer als „Das Formular ist einzureichen.“
Das Passiv ist im Büro die Tarnkappe der Zuständigkeit. Es klingt offiziell, aber oft bleibt unklar, wer etwas tun soll. Leichte Sprache nimmt die Tarnkappe weg. Sie sagt deutlich: Wer macht was?
Merkbox 7: Gliedern Sie den Text sichtbar
Leichte Sprache braucht Ordnung auf der Seite. Überschriften, Absätze, Listen und klare Abstände helfen beim Verstehen. Besonders wichtig ist das bei Texten, die Handlungen auslösen sollen.
Wenn jemand Unterlagen mitbringen soll, schreiben Sie keine Textwurst. Schreiben Sie eine Liste. Wenn jemand mehrere Schritte erledigen soll, nummerieren Sie die Schritte. Wenn eine Frist wichtig ist, stellen Sie sie sichtbar heraus.
Ein gut gegliederter Text ist wie ein aufgeräumter Schreibtisch: Sie finden schneller, was Sie brauchen.
Merkbox 8: Vermeiden Sie unnötige Verneinungen
Verneinungen können verwirren. Besonders doppelte Verneinungen sind für viele Leserinnen schwer. Aus „Bitte vergessen Sie nicht, das Formular nicht unvollständig abzugeben“ wird hoffentlich nie ein echter Bürotext. Aber seien wir ehrlich: Ganz weit weg ist manche Verwaltungssprache davon nicht.
Besser ist: „Bitte füllen Sie das Formular vollständig aus.“ Oder: „Bitte bringen Sie alle Unterlagen mit.“
Leichte Sprache fragt immer: Wie kann die Leserin sicher handeln?
Merkbox 9: Nutzen Sie Beispiele
Beispiele machen abstrakte Informationen greifbar. Wenn Sie schreiben: „Bitte bringen Sie einen Nachweis mit“, ergänzen Sie: „Zum Beispiel eine Bescheinigung, einen Brief oder einen Ausweis.“
Beispiele sind keine Dekoration. Sie sind Denkbrücken. Sie helfen der Leserin, eine Information mit der eigenen Situation zu verbinden.
Merkbox 9: Nutzen Sie Beispiele
Beispiele machen abstrakte Informationen greifbar. Wenn Sie schreiben: „Bitte bringen Sie einen Nachweis mit“, ergänzen Sie: „Zum Beispiel eine Bescheinigung, einen Brief oder einen Ausweis.“
Beispiele sind keine Dekoration. Sie sind Denkbrücken. Sie helfen der Leserin, eine Information mit der eigenen Situation zu verbinden.
Merkbox 10: Lassen Sie wichtige Texte prüfen
Leichte Sprache sollte bei professionellem Einsatz geprüft werden, besonders wenn der Text öffentlich, rechtlich relevant oder für Menschen mit Lernschwierigkeiten gedacht ist. Ein Custom GPT kann helfen, einen ersten Entwurf zu erstellen. Es kann schwierige Wörter markieren, Sätze vereinfachen und Struktur vorschlagen. Aber es ersetzt keine fachliche Prüfung und keine Prüfung durch Menschen aus der Zielgruppe.
Für das Sekretariat heißt das: KI kann den ersten schweren Stein aus dem Weg räumen. Ob der Weg danach wirklich sicher begehbar ist, prüfen Menschen.
Was sind die 10 wichtigsten Punkte für Einfache Sprache?
Einfache Sprache ist im Büro häufig der schnellere Einstieg. Sie ist weniger streng als Leichte Sprache und näher an normaler Standardsprache. Genau deshalb passt sie so gut zu E-Mails, Elternbriefen, Newslettertexten, internen Informationen, Aushängen, Prozessbeschreibungen und vielen Alltagstexten.
Merkbox 1: Stellen Sie die wichtigste Information nach vorn
Viele Bürotexte beginnen mit Vorgeschichte, Begründung und organisatorischem Wetterbericht. Die eigentliche Information steht dann irgendwo im dritten Absatz und winkt erschöpft aus der Ferne.
Einfache Sprache dreht das um. Beginnen Sie mit dem, was die Leserin wissen muss: Was ist passiert? Was gilt? Was soll sie tun? Bis wann?
Merkbox 2: Schreiben Sie klare Betreffzeilen
Eine gute Betreffzeile spart Zeit. „Rücklauf Unterlagen“ ist vage. „Bitte senden Sie das Formular bis Freitag zurück“ ist klar.
Gerade im Sekretariat ist das ein kleiner Hebel mit großer Wirkung. Wer täglich viele E-Mails verarbeitet, braucht Betreffzeilen, die nicht rätseln lassen, sondern führen.
Merkbox 3: Vermeiden Sie Büro-Nebel
Büro-Nebel entsteht durch Wörter wie „bezüglich“, „hinsichtlich“, „im Rahmen von“, „zwecks“, „in Bezug auf“ oder „zur weiteren Veranlassung“. Diese Wörter sind nicht verboten. Aber sie sind oft Warnlampen.
Statt „Bezüglich der Rückmeldung zur weiteren Planung bitten wir um zeitnahe Mitteilung“ schreiben Sie besser: „Bitte sagen Sie uns bis Mittwoch, ob Sie teilnehmen.“
Das ist nicht frech. Das ist professionell.
Merkbox 4: Nutzen Sie Absätze mit Funktion
Ein Absatz sollte eine Aufgabe erfüllen. Zum Beispiel: Ausgangslage erklären, Entscheidung nennen, Handlung beschreiben oder Frist hervorheben.
Wenn ein Absatz alles gleichzeitig versucht, entsteht Textsalat. Und Textsalat ist im Büro ungefähr so beliebt wie ein Papierstau kurz vor Feierabend.
Merkbox 5: Erklären Sie Fachwörter, statt sie zu stapeln
Einfache Sprache muss Fachwörter nicht vollständig verbannen. In vielen Bürotexten wäre das sogar falsch. Aber Fachwörter brauchen Kontext.
Wenn Sie „Vollmacht“ schreiben, ergänzen Sie: „Mit einer Vollmacht darf eine andere Person etwas für Sie erledigen.“ Wenn Sie „Datenschutz“ schreiben, erklären Sie, welche Daten gemeint sind und wofür sie gebraucht werden.
Merkbox 6: Schreiben Sie höflich, aber eindeutig
Viele Bürotexte werden unklar, weil sie besonders höflich wirken wollen. Dann entstehen Sätze wie: „Wir würden Sie bitten wollen, uns gegebenenfalls eine kurze Rückmeldung zukommen zu lassen.“
Das klingt weich gepolstert, aber die Handlung bleibt schwammig. Besser: „Bitte antworten Sie uns bis Freitag.“ Höflichkeit entsteht nicht durch sprachliche Watte. Höflichkeit entsteht auch durch Respekt vor der Zeit der Leserin.
Merkbox 7: Verwenden Sie Listen für mehrere Punkte
Wenn mehrere Unterlagen, Termine oder Schritte genannt werden, hilft eine Liste. Listen sind besonders stark bei Checklisten, Ablaufplänen, Vorbereitungen und Einladungen.
Beispiel: „Bitte bringen Sie mit: Ihren Ausweis, das ausgefüllte Formular, den Nachweis über Ihre Adresse.“ Das ist leichter zu erfassen als ein langer Satz mit Kommas, Einschüben und amtlicher Atemnot.
Merkbox 8: Machen Sie Handlungen sichtbar
Einfache Sprache fragt: Was soll die Leserin jetzt tun? Diese Handlung muss sichtbar sein.
Gute Handlungswörter sind: schicken, anrufen, mitbringen, ausfüllen, unterschreiben, speichern, weiterleiten, prüfen, antworten, anmelden.
Schwache Formulierungen sind: „eine Rückmeldung wäre wünschenswert“, „eine Übersendung wird erbeten“, „eine Bearbeitung erfolgt nach Eingang“. Sie klingen geschäftlich, aber sie lassen Menschen unnötig suchen.
Merkbox 9: Passen Sie den Ton an die Situation an
Einfache Sprache heißt nicht, dass jeder Text klingt wie ein Aushang im Pausenraum. Ein Schreiben an Kundinnen braucht einen anderen Ton als eine interne Anweisung. Ein Elternbrief klingt anders als ein Protokollauszug. Eine Website-Information darf freundlicher sein als eine Mahnung.
Die Kunst besteht darin, verständlich zu schreiben, ohne den Ton zu verlieren. Sie wollen klar sein, nicht plump. Zugänglich, nicht salopp. Professionell, nicht verstaubt.
Merkbox 10: Testen Sie den Text laut
Der einfachste Verständlichkeitstest im Büro kostet nichts: Lesen Sie den Text laut. Wenn Sie stolpern, ist der Satz wahrscheinlich zu schwer. Wenn Sie unterwegs Luft holen müssen wie nach dem Treppenhaus im vierten Stock, ist der Satz zu lang. Wenn Sie selbst nach dem Lesen nicht genau wissen, was zu tun ist, wird es den Leserinnen kaum besser gehen.
Einfache Sprache beginnt oft mit einem sehr praktischen Satz: „Würde ich das in einem echten Gespräch auch so sagen?“ Wenn die Antwort Nein lautet, braucht der Text noch Arbeit.
Welche Punkte sollte das Sekretariat besonders beachten?
Die größte Herausforderung liegt nicht darin, Texte „einfacher“ zu machen. Die größte Herausforderung liegt darin, Texte richtig einfacher zu machen. Zwischen einer verständlichen Formulierung und einer falschen Verkürzung liegt manchmal nur ein einziges Wort. Genau deshalb braucht das Sekretariat klare Grenzen.
Ein Beispiel: Aus „Sie können innerhalb eines Monats Widerspruch einlegen“ darf nicht werden: „Sie können später Bescheid sagen.“ Das ist zwar einfacher, aber sachlich falsch oder zumindest gefährlich ungenau. Die Frist verschwindet. Die rechtliche Handlung wird weichgespült. Der Text klingt freundlicher, aber er hilft nicht zuverlässig.
Gute Vereinfachung bedeutet: Die Information bleibt korrekt. Die Sprache wird zugänglicher. Die Handlung wird klarer. Die Leserin weiß danach besser, was gilt.
Daraus ergibt sich eine praktische Büroregel: Je verbindlicher der Text, desto sorgfältiger muss geprüft werden. Eine Einladung zum Sommerfest darf schneller vereinfacht werden als ein Bescheid, eine Datenschutzinformation oder eine verbindliche Auskunft. Eine Checkliste für interne Abläufe kann das Sekretariat meist gut überarbeiten. Ein rechtlich relevanter Text braucht Fachfreigabe.
Wie kann ein Custom GPT für Leichte und Einfache Sprache helfen?
Ein Custom GPT ist kein Ersatz für Sprachkompetenz, Fachprüfung oder gesunden Büroverstand. Das muss gleich am Anfang stehen, sonst rutscht das Thema in die große KI-Wundertüte: oben Prompt rein, unten perfekte Verständlichkeit raus, dazwischen ein bisschen digitales Glitzerkonfetti. So funktioniert es nicht. OpenAI beschreibt GPTs als angepasste Versionen von ChatGPT für einen bestimmten Zweck; sie können spezielle Anweisungen, Wissen und ausgewählte Funktionen kombinieren. Genau daraus entsteht der praktische Nutzen fürs Sekretariat: Ein Custom GPT kann auf eine bestimmte Textaufgabe vorbereitet werden, zum Beispiel auf verständlichere Bürokommunikation, Einfache Sprache oder Entwürfe in Richtung Leichte Sprache.
Der entscheidende Vorteil liegt nicht darin, dass KI „schöner“ schreibt. Schöner ist im Büro oft gar nicht das Problem. Das Problem ist: Texte sind zu lang, zu verschachtelt, zu fachsprachlich, zu indirekt oder voller Wörter, die klingen, als hätten sie seit 1987 in einem Formularschrank überwintert. Ein Custom GPT kann solche Stellen markieren, Alternativen vorschlagen und Texte in eine klarere Struktur bringen.
Was kann ein Custom GPT konkret leisten?
Ein Custom GPT kann zum Beispiel einen Ausgangstext analysieren und sagen: Dieser Satz ist zu lang. Dieses Wort braucht eine Erklärung. Diese Frist steht zu versteckt. Diese Handlungsaufforderung ist unklar. Diese Passage klingt höflich, sagt aber nicht deutlich, was die Leserin tun soll. Damit wird KI zu einer Art Verständlichkeits-Lupe. Sie zeigt Ihnen nicht nur, dass der Text „irgendwie schwierig“ ist. Sie kann benennen, wo die Schwierigkeit liegt. Genau das ist im Sekretariat wertvoll, weil Sie häufig unter Zeitdruck arbeiten und trotzdem sprachlich sauber bleiben müssen. Ein sinnvoll eingerichteter Custom GPT kann immer wieder nach denselben Kriterien prüfen:
Der eigentliche Gewinn entsteht nicht durch Automatisierung allein. Der Gewinn entsteht durch Wiederholbarkeit. Ein gut vorbereiteter Custom GPT fragt nicht jedes Mal neu: „Was soll ich mit diesem Text tun?“ Er arbeitet nach Ihren Regeln. Das ist wie eine Kollegin, die Ihre Hausstandards kennt, nur ohne Kaffeetasse auf der Tastatur.
Wie hilft der Custom GPT „Leichte & Einfache Sprache – Praxis & Lernen“ im Büroalltag?
Sie müssen keinen eigenen Custom GPT bauen, keine Regeln zusammensuchen und keine technische Bastelstunde eröffnen, während nebenbei das Telefon klingelt und der Drucker wieder behauptet, Papier sei ein philosophisches Konzept. Für diesen Beitrag steht bereits ein fertiger Custom GPT bereit: „Leichte & Einfache Sprache – Praxis & Lernen“.
Dieser GPT richtet sich besonders an Mitarbeitende in Stadtverwaltungen und Landkreisen. Er hilft dabei, Texte in Leichte Sprache oder Einfache Sprache umzuwandeln. Zusätzlich bietet er einen Mini-Kurs mit Übungen und Quiz. Wichtig ist aber auch die klare Grenze: Der GPT ersetzt keine rechtliche Prüfung und keine formale Schulung.
Genau diese Mischung macht ihn für Sekretärinnen, Office-Managerinnen und Verwaltungsmitarbeitende interessant. Denn im Büro geht es selten darum, aus einem Text ein sprachliches Kunstwerk zu machen. Es geht darum, dass Menschen verstehen, was gilt, was sie tun müssen und bis wann etwas erledigt sein soll.
Ein solcher GPT kann also nicht nur Texte umformulieren. Er kann Ihre Aufmerksamkeit schärfen: Wo ist der Satz zu lang? Wo steht die wichtigste Information zu spät? Welcher Fachbegriff muss erklärt werden? Wo fehlt eine klare Handlungsaufforderung? Und wo klingt ein Text zwar offiziell, aber ungefähr so zugänglich wie ein Formularschrank mit Vorhängeschloss?
Warum ist dieser GPT eher Lernpartnerin als Textautomat?
Der größte Nutzen liegt nicht darin, dass Sie einen Text hineinkopieren und sofort eine fertige Endfassung erhalten. Das wäre bequem, aber auch riskant. Gerade bei Verwaltungstexten, Bescheiden, Fristen, Datenschutzinformationen oder verbindlichen Auskünften darf Verständlichkeit niemals auf Kosten der sachlichen Richtigkeit gehen.
Der GPT ist stärker, wenn Sie ihn als Lern- und Praxiswerkzeug nutzen. Er zeigt Ihnen, welche Stellen schwer verständlich sind, schlägt verständlichere Formulierungen vor und hilft Ihnen, den Unterschied zwischen Leichter und Einfacher Sprache zu trainieren. So entsteht nicht nur ein besserer Text. Es entsteht bessere Routine.
Das ist wie bei einer guten Kollegin im Vorzimmer: Sie nimmt Ihnen nicht die Verantwortung ab, aber sie fragt im richtigen Moment: „Meinen Sie wirklich, dass jemand diesen Satz beim ersten Lesen versteht?“
Was kann der GPT konkret unterstützen?
Der GPT hilft dabei, Texte verständlicher zu machen, Unterschiede zwischen Leichter und Einfacher Sprache zu üben und typische Stolperstellen in Bürotexten sichtbar zu machen. Die fachliche Prüfung bleibt weiterhin bei Ihnen und den zuständigen Stellen.
Wichtig: Der GPT ist ein Praxis- und Lernwerkzeug. Er kann Texte vorbereiten, erklären und verbessern helfen. Die Verantwortung für Inhalt, Fristen, Zuständigkeiten und rechtliche Korrektheit bleibt jedoch bei Ihnen und Ihrer Organisation.
So können Sekretärinnen den GPT praktisch ausprobieren
Beginnen Sie nicht mit dem schwierigsten Schreiben Ihrer Verwaltung. Starten Sie lieber mit einem ungefährlichen Text: einem Aushang, einer Einladung, einer allgemeinen Information oder einem anonymisierten Elternbrief. Entfernen Sie Namen, Aktenzeichen, personenbezogene Daten und interne Details.
Dann können Sie zum Beispiel mit diesen Einstiegen arbeiten:
„Bitte wandle diesen Text in Einfache Sprache um.“
„Bitte wandle diesen Text in Leichte Sprache um.“
„Was ist der Unterschied zwischen Leichter und Einfacher Sprache bei diesem Beispiel?“
„Ich möchte den Mini-Kurs starten.“
Diese Einstiegsmöglichkeiten sind im GPT bereits sichtbar angelegt. Das senkt die Hürde enorm. Niemand muss erst einen perfekten Prompt erfinden, bevor es losgeht. Gerade für Kolleginnen, die KI noch vorsichtig testen, ist das wichtig. Der GPT sagt gewissermaßen: „Kommen Sie rein, der Satz ist schon vorbereitet.“
Die wichtigste Büroregel bleibt: erst anonymisieren, dann ausprobieren
So nützlich der GPT ist: Er gehört nicht mit vertraulichen Originaldaten gefüttert. Bürgerdaten, Personaldaten, Schülerdaten, Gesundheitsinformationen, interne Konflikte, Aktenzeichen oder rechtlich sensible Details sollten nicht ungeprüft eingegeben werden.
Die einfache Regel lautet:
Anonymisieren Sie zuerst. Lassen Sie den GPT dann Sprache, Struktur und Verständlichkeit prüfen. Kontrollieren Sie anschließend Inhalt, Fristen und Zuständigkeiten.
Dann wird der GPT zu dem, was er sein soll: kein Freigabestempel, kein Ersatz für Fachwissen und kein „Mach-mal-eben-Rechtssicher“-Knopf. Sondern ein praktischer Trainingsraum für bessere, klarere und zugänglichere Bürokommunikation.
Fertige CustomGPTs im Büro einsetzen
Wir haben einige CustomGPTs direkt für die Arbeit im Sekretariat vorbereitet. Nutzen Sie diese um mit Custom GPTs einige Aufgaben schneller zu erledigen.
Drei Beispiele unsere CustomGPTs
Spam ist doof, deshalb erhalten Sie mit unserem Newsletter den Zugang zu den GPTs und wöchentliche Updates zu vielen Themen rund um die Arbeit im Büromanagement.
Welche Texte eignen sich für den ersten Test mit dem GPT?
Beginnen Sie bitte nicht mit dem Text, bei dem schon drei Fachbereiche, zwei Unterschriftenmappen und ein nervöser Kalendertermin auf Sie warten. Das wäre ungefähr so sinnvoll, wie eine neue Kaffeemaschine zuerst mit dem Vorstandsempfang zu testen. Für den Einstieg in den Custom GPT „Leichte & Einfache Sprache – Praxis & Lernen“ eignen sich Texte, bei denen Sie üben können, ohne sofort eine verbindliche Außenwirkung zu erzeugen.
Ideal sind harmlose, allgemeine oder bereits veröffentlichte Texte. Dazu gehören zum Beispiel Einladungen, Aushänge, allgemeine Hinweise, kurze Website-Texte, interne Checklisten oder anonymisierte Elternbriefe. Solche Texte zeigen sehr schnell, wie stark Sprache den Zugang verändert. Plötzlich wird sichtbar, ob die Hauptinformation zu spät kommt, ob eine Frist im Nebel steht oder ob der Text zwar höflich klingt, aber niemand genau weiß, was eigentlich zu tun ist.
Welche Texte eignen sich gut für den Einstieg?
Für den ersten Test mit dem GPT eignen sich vor allem Texte, die überschaubar, allgemein und nicht rechtlich sensibel sind. So können Sie ausprobieren, vergleichen und lernen, ohne sofort mit vertraulichen oder verbindlichen Inhalten zu arbeiten.
Merksatz: Solche Texte sind Ihr sprachliches Trainingsgelände. Hier können Sie ausprobieren, vergleichen und lernen, ohne gleich mit einem rechtlich sensiblen Schreiben auf dem Hochseil zu balancieren.
Welche Texte sollten Sie nicht ungeprüft in den GPT eingeben?
So hilfreich ein Custom GPT ist: Nicht jeder Text gehört ungefiltert in ein KI-System. Besonders im Sekretariat liegen häufig Informationen auf dem Tisch, die personenbezogen, vertraulich oder rechtlich sensibel sind. Genau hier braucht es klare Grenzen.
Nicht geeignet sind ungeprüfte Originaltexte mit Bürgerdaten, Personaldaten, Schülerdaten, Gesundheitsinformationen, Aktenzeichen, Vertragsdetails, internen Konflikten oder laufenden Verfahren. Auch Bescheide, rechtlich verbindliche Auskünfte, Datenschutzinformationen oder arbeitsrechtliche Schreiben sollten nicht einfach kopiert und in den GPT eingefügt werden.
Das klingt streng, ist aber keine Spielverderberei. Es ist professionelle Sorgfalt. Denn der beste verständliche Satz hilft wenig, wenn vorher Daten eingegeben wurden, die dort nicht hingehören.
Die einfache Sicherheitsregel lautet: anonymisieren, abstrahieren, prüfen
Bevor Sie einen Text in den GPT geben, entfernen Sie alles, was eine Person, einen konkreten Vorgang oder eine vertrauliche Angelegenheit erkennen lässt.
Aus „Frau Müller aus der Klasse 4b hat die Bescheinigung noch nicht abgegeben“ wird zum Beispiel: „Eine Person hat eine Bescheinigung noch nicht abgegeben.“ Aus einem echten Aktenzeichen wird „Aktenzeichen entfernt“. Aus einem konkreten Fall wird ein neutrales Übungsbeispiel.
Für die Praxis können Sie sich diese drei Schritte merken:
Merksatz: Diese Regel ist nicht kompliziert. Aber sie entscheidet darüber, ob KI im Büro professionell eingesetzt wird oder ob am Ende jemand sagt: „Das war doch nur zum Testen“ – ein Satz, der in Datenschutzfragen ungefähr so beruhigend wirkt wie „Der Server blinkt aber noch“.
Wie sieht ein guter Arbeitsablauf mit dem GPT aus?
Der GPT sollte nicht erst am Ende eingesetzt werden, wenn der Text schon fertig ist und nur noch „ein bisschen hübscher“ werden soll. Besser ist ein klarer Arbeitsablauf. So vermeiden Sie, dass aus Verständlichkeit plötzlich Oberflächenkosmetik wird.
Ein guter Ablauf sieht so aus:
- Textart bestimmen: Handelt es sich um eine Einladung, einen Aushang, eine Bürgerinformation, eine interne E-Mail oder einen rechtlich sensiblen Text?
- Zielgruppe festlegen: Wer soll den Text verstehen? Kolleginnen, Bürgerinnen, Eltern, Kundinnen, neue Mitarbeitende oder eine besonders unterstützungsbedürftige Zielgruppe?
- Sprachstufe wählen: Reicht Einfache Sprache oder braucht der Text eine Fassung in Leichter Sprache?
- Text anonymisieren: Entfernen Sie personenbezogene und vertrauliche Angaben.
- GPT gezielt fragen: Lassen Sie zuerst analysieren, dann umformulieren.
- Ergebnis prüfen: Stimmen Inhalt, Ton, Fristen, Zuständigkeiten und Handlungen?
- Freigabe klären: Bei verbindlichen oder sensiblen Texten muss die zuständige Stelle prüfen.
Dieser Ablauf klingt nach mehr Arbeit. In Wahrheit spart er Arbeit. Denn ein unklarer Text kommt zurück: per Telefon, per E-Mail, per Rückfrage, per Missverständnis, manchmal sogar per Beschwerde. Ein verständlicher Text arbeitet nach dem Versand weiter. Ein unklarer Text macht Überstunden – leider bei Ihnen.
Welche Prompts funktionieren besonders gut?
Der GPT bietet bereits Einstiegsmöglichkeiten wie „Bitte diesen Text in Einfache Sprache …“, „Bitte diesen Text in Leichte Sprache …“, „Was ist der Unterschied zwischen …?“ und „Ich möchte den Mini-Kurs starten.“ Das ist für den Anfang sehr hilfreich. Für die tägliche Büroarbeit dürfen die Prompts aber ruhig etwas genauer sein.
Prompt für die erste Analyse
Prüfe diesen Text auf Verständlichkeit. Markiere lange Sätze, schwere Wörter, unklare Handlungsschritte, versteckte Fristen und Stellen, an denen Fachbegriffe erklärt werden müssen. Schreibe noch keine neue Version.
Dieser Prompt ist besonders nützlich, wenn Sie lernen wollen, warum ein Text schwer ist. Er zwingt den GPT dazu, zuerst zu analysieren. Das verhindert die typische Schnellschuss-Version: hübscher Text, aber keine saubere Diagnose.
Prompt für Einfache Sprache
Formuliere diesen Text in Einfacher Sprache für eine breite Zielgruppe. Stelle die wichtigste Information an den Anfang. Erhalte alle fachlichen Informationen. Schreibe klar, höflich und handlungsorientiert.
Dieser Prompt eignet sich gut für E-Mails, Aushänge, Einladungen, allgemeine Hinweise und interne Informationen.
Prompt für Leichte Sprache als Entwurf
Erstelle eine Entwurfsfassung in Leichter Sprache. Verwende kurze Sätze, einfache Wörter und eine klare Gliederung. Erkläre schwierige Begriffe. Markiere alle Stellen, die fachlich oder rechtlich geprüft werden müssen.
Dieser Prompt ist wichtig, weil er die Grenze mitdenkt: Entwurf ja, Freigabe nein. Genau diese Unterscheidung sollte im Büro zur Routine werden.
Prompt für den Lernmodus
Erkläre mir, welche drei Dinge ich an diesem Text verbessern sollte, damit er verständlicher wird. Gib mir jeweils ein Beispiel aus meinem Text und eine bessere Formulierung.
Dieser Prompt macht den GPT besonders wertvoll. Er liefert nicht nur ein Ergebnis, sondern einen Lerneffekt. Und genau darum geht es bei „Praxis & Lernen“: nicht nur einmal umformulieren, sondern mit jedem Text sicherer werden.
Warum lohnt sich der Mini-Kurs im GPT?
Der Mini-Kurs ist für Kolleginnen interessant, die nicht nur „mal eben“ einen Text umwandeln möchten, sondern das Prinzip verstehen wollen. Denn wer Leichte und Einfache Sprache verwechselt, trifft schnell die falsche Entscheidung. Dann wird ein Text entweder zu stark vereinfacht oder bleibt für die eigentliche Zielgruppe immer noch zu schwer.
Ein Mini-Kurs mit Übungen und Quiz kann hier einen niedrigen Einstieg schaffen. Die Leserinnen müssen nicht sofort eine formale Weiterbildung buchen, um erste Unterschiede zu verstehen. Sie können üben, ausprobieren und ihr Sprachgefühl schärfen.
Das ist besonders wertvoll für Sekretariate und Verwaltungen, in denen viele Texte aus Routinen entstehen. Routinetexte haben nämlich eine tückische Eigenschaft: Sie wirken richtig, weil sie schon immer so klangen. Der Mini-Kurs hilft, genau diese Gewohnheit zu unterbrechen. Nicht mit erhobenem Zeigefinger, sondern mit Übung.
Was bleibt trotz GPT Ihre professionelle Aufgabe?
Der GPT kann viel. Aber drei Dinge bleiben menschliche Verantwortung.
Erstens: die Entscheidung über die passende Sprachstufe. Nicht jeder Text braucht Leichte Sprache. Viele Bürotexte werden schon durch Einfache Sprache deutlich besser. Leichte Sprache ist besonders dort wichtig, wo Menschen mit erheblichen Verständnishürden erreicht werden sollen oder wo barrierefreie Information ausdrücklich gebraucht wird.
Zweitens: die fachliche Prüfung. KI kann Formulierungen verbessern, aber sie darf keine Fristen verschieben, Rechtsfolgen verharmlosen oder Zuständigkeiten falsch darstellen. Wenn der Ursprungstext „bis zum 15. März“ sagt, darf daraus nicht „bald“ werden. „Bald“ ist kein Termin. „Bald“ ist der kleine Bruder von Chaos.
Drittens: die Verantwortung für Datenschutz und Vertraulichkeit. Der GPT sollte mit anonymisierten, geeigneten Texten genutzt werden. Sensible Inhalte gehören nicht ungeprüft hinein.
Schlussgedanke: Der GPT macht Verständlichkeit trainierbar
Der größte Vorteil von „Leichte & Einfache Sprache – Praxis & Lernen“ liegt nicht darin, dass ein Text auf Knopfdruck „einfacher“ wird. Der größte Vorteil liegt darin, dass Verständlichkeit trainierbar wird. Der GPT macht sichtbar, was im Büroalltag oft übersehen wird: zu lange Sätze, versteckte Handlungen, unklare Zielgruppen, schwierige Wörter und höfliche Formulierungen, die leider vergessen haben, eine klare Aussage zu enthalten.
So wird der GPT zu einem praktischen Werkzeug für professionelle Bürokommunikation. Nicht als Ersatz für Schulung, Fachprüfung oder Verantwortung. Sondern als Einstieg, Übungsraum und Verständlichkeits-Lupe. Genau das kann im Sekretariat viel verändern: weniger Rückfragen, klarere Informationen und Texte, die nicht nur abgeschickt werden, sondern wirklich ankommen.
Fertige CustomGPTs im Büro einsetzen
Wir haben einige CustomGPTs direkt für die Arbeit im Sekretariat vorbereitet. Nutzen Sie diese um mit Custom GPTs einige Aufgaben schneller zu erledigen.
Drei Beispiele unsere CustomGPTs
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Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretär:innen & Assistenzen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Professionelle Büro-Kommunikation wider.
