Als Sekretärin oder Sekretär sind Sie die Verbindung zwischen Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern. Eine klare und verständliche Kommunikation ist dabei von großer Bedeutung. Doch manchmal können komplexe Ausdrücke und lange Sätze die Verständigung erschweren. In solchen Situationen kann die „Leichte Sprache“ Ihnen eine wertvolle Hilfe sein!
In diesem Artikel werden wir Ihnen zeigen, wie Sie die Leichte Sprache im Büroalltag einsetzen können, um Informationen für alle leichter zugänglich zu machen. Egal ob E-Mails, Berichte oder Anleitungen – mit unseren praktischen Tipps werden Sie zum Kommunikationsprofi und erreichen ein breites Publikum!
Was ist Leichte Sprache?
Bevor wir uns in die Details vertiefen, schauen wir uns an, was die Leichte Sprache eigentlich ist. Die Leichte Sprache ist eine besondere Art der Sprache, die darauf abzielt, Informationen einfach und verständlich zu vermitteln. Sie richtet sich vor allem an Menschen mit Lernschwierigkeiten oder Leseschwächen, aber auch an internationale Kollegen oder Personen, für die Deutsch nicht die Muttersprache ist.
In der Leichten Sprache verzichten wir auf komplizierte Fachbegriffe, lange Schachtelsätze und abstrakte Formulierungen. Stattdessen setzen wir auf klare und kurze Sätze, einfache Wörter und unterstützende Bilder, um die Botschaft verständlich zu machen.
Warum ist Leichte Sprache wichtig?
Die Verwendung von Leichter Sprache hat viele Vorteile im Büroalltag. Durch klare und verständliche Kommunikation minimieren Sie Missverständnisse und erleichtern die Informationsvermittlung. Informationen werden schneller erfasst, sodass Arbeitsprozesse reibungsloser ablaufen.
Gleichzeitig fördern Sie die Inklusion, da Sie Informationen für Menschen mit unterschiedlichen sprachlichen Fähigkeiten zugänglich machen. Leichte Sprache zeigt Wertschätzung gegenüber Ihren Kollegen und trägt zu einer positiven und effizienten Arbeitsatmosphäre bei.
Tipps für die Verwendung von Leichter Sprache
Damit Sie die Leichte Sprache im Büroalltag erfolgreich einsetzen können, finden Sie hier praktische Tipps:
1. Klare und einfache Formulierungen
Der Schlüssel zur Leichten Sprache liegt in der Klarheit und Einfachheit der Formulierungen. Verwenden Sie kurze Sätze und prägnante Wörter, um Ihre Botschaften auf den Punkt zu bringen. Vermeiden Sie Fachbegriffe oder erklären Sie diese in verständlichen Worten. Denken Sie daran, dass weniger oft mehr ist, wenn es um die Leichte Sprache geht.
Beispiel:
Kompliziert: „Bitte rückantworten bis zum 10. des Monats.“
Leichte Sprache: „Bitte antworten Sie bis zum 10. des Monats.“
2. Struktur und Gliederung
Eine klare Struktur ist entscheidend, um Informationen verständlich zu vermitteln. Gliedern Sie Ihre Texte in Abschnitte und verwenden Sie Überschriften, um Themen deutlich voneinander abzugrenzen. Listen und Aufzählungen helfen ebenfalls, komplexe Informationen zu ordnen und übersichtlich darzustellen.
Beispiel:
Kompliziert: „Im Meeting werden wir die Marketingstrategie für das nächste Quartal besprechen, die Finanzberichte präsentieren und die Teilnahme an der Konferenz in Betracht ziehen.“
Leichte Sprache: „Im Meeting besprechen wir:
• Marketingstrategie für das nächste Quartal
• Finanzberichte
• Teilnahme an der Konferenz“
3. Unterstützende Bilder
Bilder sagen oft mehr als tausend Worte. Verwenden Sie unterstützende Bilder oder Grafiken, um Ihre Botschaft zu verdeutlichen. Bilder können helfen, komplexe Sachverhalte zu veranschaulichen und Informationen leichter erfassbar zu machen. Achten Sie darauf, dass die Bilder selbsterklärend sind und die Botschaft unterstützen.
Beispiel:
Kompliziert: „Um das Gerät einzuschalten, drücken Sie den oberen Knopf und halten Sie ihn gedrückt, bis das grüne Licht leuchtet.“
Leichte Sprache: „Drücken Sie den oberen Knopf. Dann leuchtet das grüne Licht.“
Beispiele aus dem Büroalltag
Schauen wir uns nun einige Beispiele an, wie die Leichte Sprache im Büroalltag angewendet werden kann:
E-Mail-Kommunikation
Kompliziert: „Betreff: Implementierung der neuen Richtlinien bezüglich Arbeitszeiterfassung“
Leichte Sprache: „Betreff: Neue Regeln für die Arbeitszeiten“
Anleitung zur Nutzung der Bürosoftware
Kompliziert: „Um den Druckauftrag zu starten, navigieren Sie zuerst zur Registerkarte ‚Datei‘, wählen Sie dann die Option ‚Drucken‘ und anschließend das gewünschte Druckergerät aus.“
Leichte Sprache: „So drucken Sie: Klicken Sie auf ‚Datei‘ und dann auf ‚Drucken‘. Wählen Sie Ihren Drucker aus.“
Schlussgedanke
Die Leichte Sprache ist eine wertvolle Ressource, um die Bürokommunikation klarer und verständlicher zu gestalten. Durch klare Formulierungen, eine strukturierte Darstellung und unterstützende Bilder erreichen Sie eine effiziente und inklusive Kommunikation im Büroalltag.
Nutzen Sie die Leichte Sprache, um Ihre Kollegen zu unterstützen und einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.
FAQs
1. Muss ich immer Leichte Sprache verwenden?
Nein, es hängt von der Situation ab. Verwenden Sie Leichte Sprache, wenn Sie Informationen für ein breites Publikum zugänglich machen möchten.
2. Gibt es Regeln für die Leichte Sprache?
Ja, es gibt bestimmte Richtlinien und Empfehlungen für die Verwendung von Leichter Sprache. Halten Sie sich an klare und einfache Formulierungen.
3. Wie kann ich Leichte Sprache lernen?
Es gibt Schulungen und Online-Ressourcen, die Ihnen dabei helfen können, Leichte Sprache zu erlernen und anzuwenden.
4. Kann ich Leichte Sprache auch in mündlicher Kommunikation nutzen?
Ja, Sie können Leichte Sprache sowohl in schriftlicher als auch in mündlicher Kommunikation verwenden. Die klare und einfache Ausdrucksweise erleichtert das Verständnis für alle.
