Heute geht es ans Eingemachte. Sie kennen es wahrscheinlich nur zu gut: Immer wieder kämpfen Sie darum, an Weiterbildungen teilzunehmen, sich neue Tools zu erschließen, digitale Kompetenz auszubauen. Gerade wenn es um Technik und Künstliche Intelligenz (KI) geht, hören wir aus dem Sekretariat oft: „Das dürfen wir nicht“, „Das ist bei uns verboten“, „Das braucht man hier nicht.“
Und ich sage Ihnen: Das ist ein Fehler. Ein großer Fehler.
Wenn Sie jeden Tag dieselben Handgriffe ausführen – E-Mails sortieren, Texte zusammenfassen, Protokolle überarbeiten, Formulierungen suchen – dann wissen Sie, wie viel Zeit das kostet. Ohne KI-Tools wie ChatGPT bleiben wir gefangen in Routine.
👉 Wir verbringen Stunden mit Recherche.
👉 Wir formulieren dieselben Texte immer wieder neu.
👉 Wir prüfen Rechtschreibung, Satzbau und Tonalität mühsam selbst.
Alles Aufgaben, die ChatGPT heute in Sekunden unterstützen kann – wenn man es nur lassen würde.
Das Schlimmste? Die vielen klugen Köpfe im Sekretariat, die Tag für Tag an der Überlastungsgrenze arbeiten, verpassen die Chance, sich strategisch einzubringen. Wenn alles manuell läuft, bleibt keine Zeit für das Wesentliche: vorausschauendes Arbeiten, kreative Assistenz, strategische Unterstützung.
Wir hören es auf jeder Fachtagung: „Ich würde ja, aber ich darf nicht.“
KI-Verbot heißt nicht nur „kein ChatGPT“ – es heißt: teurer, langsamer, weniger flexibel.
Stellen Sie sich vor, Sie starten morgens Ihren Rechner – und ein Großteil der Vorarbeit ist bereits gemacht. ChatGPT hat über Nacht oder innerhalb weniger Minuten:
✅ den ersten Entwurf für den Kundennewsletter erstellt,
✅ die wichtigsten Punkte aus einem 30-seitigen Bericht zusammengefasst,
✅ einen Gesprächsleitfaden für das morgige Meeting vorgeschlagen,
✅ die Rechtschreibung und Formulierungen Ihrer letzten Memo überprüft.
Was bedeutet das konkret?
Kurz gesagt: Effizienz heißt nicht, mehr zu arbeiten, sondern besser zu arbeiten. Und ChatGPT ist Ihr Ass im Ärmel.
Haben Sie schon einmal vor einem leeren Dokument gesessen und gedacht: „Wie soll ich das jetzt nur formulieren?“ Willkommen im Club! Genau hier kommt ChatGPT ins Spiel:
✅ Es liefert Ihnen alternative Formulierungen, wenn Sie sich festgefahren fühlen.
✅ Es macht Vorschläge für spannende Überschriften, mitreißende Einleitungen oder knackige Schluss-Sätze.
✅ Es hilft Ihnen dabei, Präsentationen sprachlich zu verfeinern und Ihre Botschaften emotionaler aufzuladen.
Sie müssen dabei nicht blind übernehmen, was das Tool vorschlägt – aber es gibt Ihnen frischen Input. Sie werden von der reinen Ausführenden zur Impulsgeberin im Büro. Sie steuern, was ankommt, wie es ankommt und wann es ankommt. Das bringt Anerkennung – nicht nur von den Kolleginnen, sondern auch von der Führungsebene.
Wir alle kennen es:
Der Tag ist vollgestopft mit Routineaufgaben – E-Mails, Kalenderpflege, Nachverfolgung von Aufgaben, Abtipp-Arbeiten. Am Abend fragen wir uns: „Wann habe ich eigentlich mal an den großen Dingen gearbeitet?“
Wenn Sie ChatGPT sinnvoll einsetzen, übernehmen Tools diese Routine. Das bedeutet:
✅ Sie haben endlich Zeit, Prozesse zu analysieren und zu verbessern.
✅ Sie können aktiv vordenken, welche Herausforderungen auf Ihr Team zukommen.
✅ Sie haben den Kopf frei, um Ihre Vorgesetzten nicht nur zu entlasten, sondern strategisch zu beraten.
Das Sekretariat wird so zur Schaltzentrale des Unternehmens – nicht nur Backoffice, nicht nur Zuarbeit, sondern Herzstück der Organisation. Sie sind das Bindeglied, das alles zusammenhält. Und ChatGPT hilft Ihnen, diese Rolle noch stärker auszufüllen.
Ja, KI kann Risiken bergen. Aber das bedeutet nicht, dass wir sie gar nicht nutzen dürfen. Es bedeutet, dass wir sie sinnvoll und verantwortungsvoll einsetzen müssen. Es gibt Schulungen, Datenschutzrichtlinien, klare Spielregeln.
Viele denken: „Ich komme doch auch ohne klar.“ Natürlich. Aber warum hart arbeiten, wenn Sie smart arbeiten können? Moderne Tools sind nicht dazu da, Sie zu ersetzen – sondern, Sie zu entlasten.
Das hören wir oft – und es stimmt leider in vielen Fällen. Aber gerade deshalb ist es wichtig, das Gespräch zu suchen, intern aufzuklären, sich mit Kolleginnen und Chefs auszutauschen. Veränderung beginnt immer mit der ersten Stimme.
Nutzen Sie Fachtagungen, Online-Seminare, Workshops. Lernen Sie, wie ChatGPT funktioniert. Lassen Sie sich zeigen, welche Aufgaben es übernehmen kann und wo die Grenzen sind.
Sprechen Sie mit Ihren Vorgesetzten. Zeigen Sie auf, wie viel Zeit, Geld und Nerven eingespart werden können. Machen Sie den Nutzen sichtbar.
Suchen Sie das Gespräch mit Kolleginnen, die bereits Erfahrung mit KI haben. Tauschen Sie sich aus. Lernen Sie voneinander.
Ich bin fest überzeugt: Wenn wir das Sekretariat mit modernen Tools ausstatten, gewinnt die gesamte Organisation. Wir stärken die Kompetenzen der Assistenz, wir entlasten die Führung, wir machen Unternehmen zukunftsfähig.
Und ich sage es klar: Wer KI verbietet, verbietet Fortschritt.
Jetzt sind Sie dran:
Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Meinungen mit uns in den Kommentaren!
Denn nur, wenn wir darüber sprechen, können wir gemeinsam Lösungen finden.
Die Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen ist zurück – und 2025 wird größer und besser als je zuvor! Mit unserem diesjährigen Motto „Innovation & Wohlbefinden im Sekretariat“ bringen wir die neuesten Technologien und Best Practices direkt zu Ihnen. Seien Sie dabei und erleben Sie, wie Sie Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten und gleichzeitig Ihre Gesundheit
Read MoreNach einer sehr langen Pausen sind wir im August wieder in die Seminare und Fachtagungen gestartet. Ich nutze diese Stelle und bedanke mich bei allen Teilnehmenden und Dozentinnen, die sich so wunderbar für unser gemeinsames Anliegen einsetzen: Weiterbildung im Sekretariat! Ob Berlin, Erfurt, Halle, Rostock, Jena oder Sangerhausen unsere Firmen- und Hotelpartner haben immer ihr
Read More„Du bist doch nur die Sekretärin.“Ein Satz wie ein Nadelstich.Und gleichzeitig der Startpunkt für eine Debatte, die längst überfällig ist. Denn während draußen über KI, Digitalisierung und neue Führungsstile gesprochen wird, stehen im Büro zwei Berufsbezeichnungen nebeneinander, die häufig in denselben Topf geworfen werden –Sekretärin und Office-Managerin. Gleicher Job?Gleiche Verantwortung?Gleiche Anerkennung? Oder trennen diese beiden
Read MoreDer zweite Montag im Januar ist nicht nur ein gewöhnlicher Arbeitstag – es ist der internationale „Räum-deinen-Schreibtisch-auf-Tag“! Ein besonderer Anlass, um sich bewusst mit der eigenen Arbeitsumgebung auseinanderzusetzen. Für Sekretärinnen und Assistenzen ist ein geordneter Arbeitsplatz weit mehr als nur eine Frage der Ästhetik. Er ist das Zentrum effizienter Büroorganisation und kann einen erheblichen Einfluss
Read More„Das betrifft uns hier doch nicht“ „Das ist doch alles übertrieben.“„Im Büro ist man doch nicht krank wie im Krankenhaus.“„Ein bisschen Kontakt mit Keimen schadet nicht, das härtet ab.“ Diese Gedanken sind im Büroalltag weit verbreitet. Sie werden selten laut ausgesprochen, bestimmen aber häufig Entscheidungen. Gerade weil Büroarbeit als sauber, ungefährlich und kontrolliert gilt, geraten
Read MoreCopilot oder ChatGPT-Schulung? Warum kluge Assistenzkräfte beides brauchen – und Führungskräfte davon profitieren Ein Blick in die Chefetage Montagmorgen, 8:07 Uhr. Der Kalender ist dicht getaktet, die erste Mail eskaliert schon vor dem zweiten Kaffee, und irgendwo zwischen Jour fixe und Budgetrunde blinkt ein neues Versprechen auf: Microsoft Copilot.„Endlich Entlastung“, denkt die Geschäftsführung. Zusammenfassungen auf
Read MoreViele kommen nicht geplant ins Sekretariat. Man wächst hinein, übernimmt, fängt an. Erst ein paar Aufgaben, dann mehr Verantwortung, irgendwann die komplette Drehscheibe. Was fast immer gleich ist: Niemand erklärt MS-Office von Grund auf so, wie man es für diesen Job wirklich braucht. Stattdessen heißt es oft: „Das läuft über Outlook“, „Mach das kurz in
Read MoreDer Wandel im Büro war selten so spürbar wie heute.Wo früher Papierstapel wuchsen wie kleine Gebirge, dominiert heute der leuchtende Laptop-Bildschirm. Doch unabhängig davon, wie viele Tools, Apps oder KI-Lösungen dazukommen – Sie bleiben das Herz des Büros. Warum die digitale Transformation im Sekretariat mehr ist als Technik Viele Assistenzen und Kaufleute für Büromanagement beschreiben
Read MoreEin Montagmorgen, der mehr zeigt als ein Kalender Montagmorgen im Büro sind selten spektakulär. Sie beginnen mit Kalendern, E-Mails und kurzen Abstimmungen auf dem Flur. Und doch zeigen gerade diese unscheinbaren Momente sehr deutlich, wie tragfähig die Strukturen eines Unternehmens wirklich sind. Zwei Kolleg:innen sitzen mit belegter Stimme am Arbeitsplatz. Der Azubi fragt vorsichtig
Read MoreEs gibt Sätze, die nicht laut sind.Sie blitzen nicht. Sie klingen nicht groß.Und trotzdem verändern sie alles. Einer davon ist:„Ich kann das wirklich.“ Viele Sekretärinnen und Kaufleute für Büromanagement erzählen mir genau diesen Moment – oft leise, manchmal fast überrascht. Und fast immer entsteht er dort, wo Entwicklung passiert: im Austausch mit Kolleginnen, in einer
Read More