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Effektive Verwaltung von Anrufbeantwortern: Tipps für Sekretärinnen 

 

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In den hektischen Gängen eines Unternehmens, wo das Summen der Telefone den Takt des Tages bestimmt, verbirgt sich eine unscheinbare Heldin: die Anrufbeantworterverwaltung. Hinter den Kulissen, zwischen den Ringen der Telefone und den gedämpften Geräuschen des Büros, jonglieren die Sekretärinnen geschickt mit den eingehenden Anrufen und den daraus resultierenden Anfragen.

Denken Sie an Anna, die Sekretärin mit einem Lächeln am Telefon. Sie ist die Geschichtenerzählerin dieses modernen Märchens, in dem die Anrufbeantworterverwaltung eine Schlüsselrolle spielt. Ihre Aufgabe ist es nicht nur, Anrufe entgegenzunehmen, sondern auch, die Bedürfnisse der Anrufer zu verstehen und sie durch das Labyrinth der Unternehmensstrukturen zu führen.

Die Signifikanz einer effizienten Anrufbeantworterverwaltung liegt nicht nur in der reibungslosen Abwicklung von Anrufen, sondern auch in der Fähigkeit, Kundenanfragen prompt zu bearbeiten. Denn hinter jedem Klingeln verbirgt sich eine Geschichte, eine Anfrage, eine Aufgabe, die erledigt werden muss. Und die Sekretärinnen, die im Herzen des Geschehens stehen, sind die wahren Helden, die mit ihrer geschickten Handhabung der Anrufbeantworter das Unternehmen voranbringen.

Warum ist eine effiziente Anrufbeantworterverwaltung von Bedeutung?

Eine durchdachte Anrufbeantworterverwaltung trägt wesentlich zur Zufriedenheit der Kundschaft bei, indem sie sicherstellt, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt und Kundenanliegen umgehend und kompetent angegangen werden.

Herausforderungen bei der Anrufbeantworterverwaltung

Trotz ihrer Relevanz sehen sich Unternehmen oft mit Herausforderungen konfrontiert, wenn es um die effektive Handhabung ihrer Anrufbeantworter geht. Dazu zählen lange Wartezeiten, unklare Ansagen und unzureichende Rückrufmöglichkeiten.

Tipps für eine erfolgreiche Verwaltung von Anrufbeantwortern

Eine effiziente Verwaltung von Anrufbeantwortern erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Hier sind einige Ratschläge, um sicherzustellen, dass Ihre Anrufbeantworter optimal genutzt werden:

  1. Präzise und knappe Ansagen: Formulieren Sie präzise Ansagen, die den Anrufer darüber informieren, dass sein Anruf von Bedeutung ist und bald bearbeitet wird. Vermeiden Sie lange Wartezeiten und unklare Informationen.
  2. Rückrufoptionen bereitstellen: Bieten Sie dem Anrufer die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen oder zu einem späteren Zeitpunkt zurückgerufen zu werden. Dies zeigt Engagement und Kundenservice.
  3. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Anrufbeantworteransagen und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind.
  4. Weiterleitungsvarianten anbieten: Geben Sie dem Anrufer die Option, zu einem Mitarbeiter weitergeleitet zu werden, wenn sein Anliegen dringend ist oder spezielle Fachkenntnisse erfordert.
  5. Analyse und Optimierung: Analysieren Sie regelmäßig die Anrufdaten und optimieren Sie Ihre Anrufbeantworterverwaltung basierend auf den Ergebnissen. Identifizieren Sie potenzielle Engpässe oder Verbesserungsmöglichkeiten und setzen Sie entsprechende Maßnahmen um.

10 Tipps für die perfekte Ansage

Ansage aktualisieren

Planen Sie, Ihre Ansage regelmäßig zu aktualisieren, zur Urlaubszeit, zu Ostern, Weihnachten, wann immer die Sie nicht direkt erreichbar sind. Änderungen in den Öffnungszeiten oder besondere Ereignisse sollten unverzüglich in Ihrer Ansage erwähnt werden. Klären Sie im Voraus, wer für die Aktualisierung zuständig ist, damit Ihr Anrufbeantworter immer auf dem neuesten Stand ist.

Text vorschreiben

Eine klare Struktur und vorbereiteter Text helfen Ihnen dabei, alle wichtigen Informationen in Ihrer Ansage zu erwähnen. Schreiben Sie vorab auf, wann Sie erreichbar sind oder wann mit einem Rückruf zu rechnen ist. Das verleiht Ihnen Sicherheit beim Einsprechen und minimiert die Anzahl der benötigten Aufnahmeversuche.

Sachlich bleiben

Verzichten Sie auf überflüssigen Schnickschnack wie Musik oder witzige Soundeffekte. Bleiben Sie stattdessen sachlich und nennen Sie einen kurzen Gruß, Ihren Namen, Ihre Position und den Firmennamen. Geben Sie klare Informationen darüber, wann Sie wieder zu erreichen sind, und halten Sie Ihre Versprechen.

Floskeln vermeiden

Vermeiden Sie Phrasen wie „Dies ist der automatische Anrufbeantworter von…“ oder „Ich bin zurzeit nicht im Büro…“. Solche Floskeln sind offensichtlich und wirken unpersönlich. Halten Sie Ihre Ansage kurz und prägnant, ohne unnötiges Beiwerk.

Kurz fassen

Wenige Sätze genügen für eine effektive Ansage. Halten Sie sich kurz und kommen Sie schnell auf den Punkt. Ihre Ansage sollte nicht länger als 15 bis 20 Sekunden dauern, um den Anrufer nicht zu langweilen und alle wichtigen Informationen klar zu vermitteln.

Raum wählen

Bevor Sie mit der Aufnahme beginnen, ist es wichtig, einen ruhigen Raum zu wählen. Hintergrundgeräusche können Ihre Ansage schwer verständlich machen und einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen. Stellen Sie sicher, dass Sie allein sind, um unerwünschtes Geplapper zu vermeiden und Ihre Nerven zu schonen.

Aussprache beachten

Sprechen Sie langsam und deutlich, damit Ihr Gegenüber Sie gut verstehen kann. Eine klare Aussprache ist entscheidend für eine erfolgreiche Ansage. Nehmen Sie sich Zeit und achten Sie darauf, dass Sie verständlich sind.

Viel lächeln

Ein Lächeln kann man hören! Lächeln Sie während der Aufnahme, um Ihre Stimme freundlicher und einladender zu machen. Ihre gute Laune überträgt sich auf den Anrufer und hinterlässt einen positiven Eindruck.

Körperspannung halten

Stehen Sie aufrecht und entspannt während der Aufnahme. Eine gute Körperspannung verleiht Ihrer Stimme mehr Kraft und Volumen. Dadurch wirken Ihre Ansagen professioneller und überzeugender.

Empathie beweisen

Zeigen Sie Empathie und Dienstleistungsmentalität in Ihrer Ansage. Stellen Sie sich in die Lage des Anrufers und geben Sie klare Informationen darüber, wann Sie wieder erreichbar sind. Ihre Freundlichkeit wird geschätzt und hinterlässt einen bleibenden Eindruck.

3 Beispiele für präzise und knappe Ansagen

  1. Arztpraxis
    „Guten Tag und herzlich willkommen in der Praxis Dr. Müller. Wir bitten um Verständnis, dass wir momentan nicht persönlich erreichbar sind. Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und dem Grund Ihres Anrufs, und wir werden uns umgehend bei Ihnen melden. Bei akuten medizinischen Notfällen wenden Sie sich bitte an den ärztlichen Notdienst unter der Nummer [Notdienstnummer]. Vielen Dank.“
  2. Produktionsbetrieb
    „Herzlich willkommen bei ABC Industries. Wir sind derzeit nicht in der Lage, Ihren Anruf persönlich entgegenzunehmen. Bitte hinterlassen Sie uns eine kurze Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und Ihrem Anliegen, und wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen zurückmelden. Für dringende Produktionsanfragen kontaktieren Sie bitte unseren Betriebsleiter unter [Nummer des Betriebsleiters]. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“
  3. Steuerbüro
    „Guten Tag und vielen Dank für Ihren Anruf bei Schmidt & Partner Steuerberatung. Leider können wir Ihren Anruf momentan nicht persönlich entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie uns Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht zu Ihrem Anliegen. Wir werden uns innerhalb unserer Öffnungszeiten umgehend bei Ihnen melden. Für dringende steuerliche Angelegenheiten empfehlen wir, sich direkt an unseren Notfallkontakt unter [Notfallnummer] zu wenden. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“

3 Tipps, um motiviert den Anrufbeantworter zu besprechen

Visualisieren Sie den Nutzen:

Stellen Sie sich vor, wie Ihre klare und professionelle Ansage einem Anrufer hilft, wichtige Informationen zu erhalten oder sein Anliegen effizient zu klären. Visualisieren Sie den positiven Einfluss Ihrer Ansage auf die Kommunikation und Motivation der Anrufer. Dies kann Ihnen helfen, den Zweck hinter der Aufnahme zu erkennen und Ihre Motivation zu steigern.

Üben Sie vorher:

Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Ansage vorher zu üben. Üben Sie, deutlich und selbstbewusst zu sprechen, und hören Sie sich Ihre Aufnahmen an, um Ihre Stimme zu analysieren und gegebenenfalls anzupassen. Je öfter Sie üben, desto vertrauter und komfortabler werden Sie mit Ihrer eigenen Stimme und desto motivierter werden Sie sein, den Anrufbeantworter zu besprechen.

Belohnen Sie sich:

Setzen Sie sich kleine Belohnungen, nachdem Sie Ihre Ansage erfolgreich besprochen haben. Diese Belohnungen könnten eine Tasse Kaffee, eine kurze Pause oder sogar ein kleines Lob für sich selbst sein. Durch die Aussicht auf eine Belohnung steigern Sie Ihre Motivation und machen das Besprechen des Anrufbeantworters zu einer positiven Erfahrung.

Schlussgedanke

Eine effektive Verwaltung von Anrufbeantwortern ist von wichtig für den Erfolg eines Unternehmens. Indem Sie klare Ansagen bereitstellen, Rückrufmöglichkeiten bieten und regelmäßig überprüfen und optimieren, können Sie sicherstellen, dass Ihre Anrufbeantworter reibungslos funktionieren und eine positive Kundenerfahrung bieten.

FAQs:

Wie oft sollte ich meine Anrufbeantworteransagen aktualisieren?

Es wird empfohlen, Ihre Anrufbeantworteransagen mindestens alle drei Monate zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind.

Welche Informationen sollten in einer Anrufbeantworteransage enthalten sein?

Eine Anrufbeantworteransage sollte den Anrufer darüber informieren, dass sein Anruf wichtig ist, Rückrufmöglichkeiten bieten und gegebenenfalls wichtige Informationen wie Öffnungszeiten oder alternative Kontaktmöglichkeiten bereitstellen.

Wie kann ich sicherstellen, dass keine Anrufe verloren gehen?

Indem Sie klare Ansagen und Rückrufmöglichkeiten bereitstellen und regelmäßig die Anrufdaten analysieren, können Sie sicherstellen, dass keine Anrufe unbeantwortet bleiben und alle Kundenanliegen zeitnah bearbeitet werden.

Sollte ich Anrufe während der Geschäftszeiten oder außerhalb der Geschäftszeiten anders behandeln?

Ja, es ist ratsam, Anrufe während der Geschäftszeiten direkt an Mitarbeiter weiterzuleiten, um eine prompte und persönliche Kundenbetreuung sicherzustellen. Außerhalb der Geschäftszeiten hingegen kann eine professionelle Anrufbeantworterlösung eingerichtet werden, die den Anrufern klare Anweisungen gibt, wie sie ihre Nachricht hinterlassen können. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, Anfragen effizient zu erfassen und zu priorisieren, um sie dann während der nächsten Arbeitszeit zu bearbeiten. Durch diese differenzierte Behandlung von Anrufen je nach Geschäftszeiten wird eine kundenorientierte Kommunikation gewährleistet, die die Zufriedenheit und Loyalität der Kunden stärkt.


Judith Torma Goncalves ist Magistra der Rhetorik. Seit 2017 steuert Sie die Geschicke des Verband der Sekretärinnen.

Ihre Lieblingsthemen sind Kommunikation und Rhetorik und das weite Feld des miteinander.

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