Am Dienstag fand unser DIN 5008 Seminar statt. Da die DIN 5008 sich jetzt zu Protokollen äußert, meldeten viele Teilnehmende Interesse am Thema Protokolle.
Genau aus diesem Grund haben wir unser Live-Online-Seminar im Februar auf dem Programm.
Protokolle sind alle gleich und doch ist jedes anders. Protokolle beanspruchen viel Zeit, binden viel Arbeitskraft und werden meist nur abgelegt. Aus diesem Grund schauen wir auf Protokolle aus zwei Blickwinkeln.
Erstens was muss in ein Protokoll rein, damit es genutzt wird?
Protokolle haben ja alle irgend wie immer den gleichen Aufbau.
Aber wissen Sie, was genau enthalten sein muss, damit das Protokoll auch als solches zählt?
Auch wenn es standadiesierte Inhalte gibt, sehen Protkolle nicht immer alle gleich aus. Sie müssen auch nicht langweilig sein, sondern dürfen ansprechend gestaltet und vielseitig nutzbar sein.
Wäre es nicht ein Traum, wenn es Protokoll nicht nur im Ordner im Schrank verschwindet, sondern tatsächlich einen Mehrwert für die Lesenden bringt?
Wenn wir Protokolle so schreiben, dass Sie einen Mehrwert für die Besprechungsteilnehmer haben, dann landen sie nicht nur in der Ablage, sondern erleichtern uns allen die Arbeit. Dann ist das Schreiben eines Protokolls auch nicht mehr nur dröge Fleißarbeit.
Zweitens, wie kann ich das einfach umsetzen?
Hier nun unsere Frage, wie schreiben Sie selbst Protokolle?
Wie schreiben Sie Protokolle?
Eine Teilnehmerin berichtete uns, dass Sie am Tag nach der Besprechung jedem Mitarbeiter einen Zettel auf den Tisch legt, mit den Aufgaben, die zu erledigen sind.
Das kam uns recht umständlich und zeitfressend vor. Daher baten wir unsere Dozentin Meike Kranz zu schauen, ob das nicht auch einfacher geht.
Natürlich, geht Protokolle schreiben auch einfach.
Aus diesem Grund haben wir einen weiteren Seminarblock erstellt, in dem wir uns anschauen, wie Protokolle mit OneNote und in Verbindung mit Outlook geschrieben werden können.
Die große Vereinfachung hier ist, dass Aufgaben direkt an einzelene Mitarbeit aus dem Protokoll heraus übergeben werden können. Im OneNote-Protokoll ist dann in Verbindung mit Outlook auch sichtbar, ob die Aufgabe bereits in Teilen oder ganz erledigt ist. Damit können Sie den einzelnen Mitarbeitern dezent auf die Füße treten, denn Sie sehen ja, ob die Aufgabe bereits erledigt ist.
Voraussetzung dafür ist natürlich, dass alle im Haus mit Outlook arbeiten und es nicht nur als digitalen Potkasten benutzten, sondern das volle Potential ausschöpfen und Ihren Kalender bzw. die Aufgaben aktuell halten.
Wer mehr dazu erfahren möchte, schaut sich unser OneNote-Seminar an. 👉🏻 Protokolle in OneNote schreiben
Das ganze Thema Protokolle ist natürlich nur für Sie interessant, wenn Sie häufig Protokolle schreiben. Bitte stimmen Sie ab! ☑
Ihre Fragen rund um das Schreiben von Protokollen sind uns sehr willkommen!
Nutzen Sie die Kommentarfunktion. 😀
für mich ist es ein Graus wenn ich Protokolle schreiben muss. jeder der anwesenden hält seine Aussage für wichtig. wie soll man entscheiden welche Angelegenheiten wichtig ist und welche unwichtig
Ich muss zugeben, ich schreibe sehr gerne Protokolle und das auch für mehrere Gremien unserer Hochschule. Jedes ist anders gestaltet.
Beschlussprotokolle sind am einfachsten zu handhaben, schwieriger wird es bei „Nichtbeschließenden Gremien“, dass muss man die Quintessenz herausschreiben, was nicht so ganz einfach ist (wie ich persönlich finde)