KI im Büro – Regeln, Chancen & Praxisbeispiele
Entdecke, wie ChatGPT & Co. den Büroalltag verändern – und wie du KI sicher, effizient und mit Stil nutzt.
Von Datenschutz bis Textqualität: Alles, was Sekretärinnen und Assistenzen jetzt wissen müssen.
Warum ChatGPT & KI im Sekretariat so wichtig sind?
In dieser Kategorie geht es um den sinnvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Büroalltag. Sie erfahren, wie ChatGPT und andere KI-Tools das Sekretariat bei Texten, Organisation und Entscheidungsprozessen unterstützen können. Der Fokus liegt auf Praxis, Verantwortung und realistischen Anwendungsszenarien.
Praxisnahe Leitfäden
Von echten Büroprofis geschrieben: klare Beispiele, Vorlagen und Checklisten, die Sie sofort anwenden können.
Sichere Anwendung
Datenschutz, Phishing-Abwehr und Social-Engineering-Tipps – alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie KI nutzen.
Digitale Tools & Inspiration
Outlook, Word, OneNote & ChatGPT – wir zeigen, wie Sie sie kombinieren, um täglich Zeit zu sparen.
KI im Büro: Was erlaubt ist – und was nicht
Künstliche Intelligenz kann Schreibarbeiten beschleunigen, Vorlagen erstellen und Ideen liefern. Entscheidend ist der richtige Rahmen: Was darf in den Prompt – und was nicht?
Erlaubt & sinnvoll
Texte optimieren: Betreffzeilen, E-Mails, Protokoll-Zusammenfassungen
Strukturhilfe: Gliederungen, Checklisten, To-dos aus Meetingnotizen
Formulierungs-Alternativen und Lesbarkeitsverbesserung
Ideenfindung: Themenvorschläge, Fragenkataloge, Agenda-Punkte
Standardtexte ohne Personen- oder Geschäftsgeheimnisse
Mit Vorsicht / 
Nicht erlaubt
Keine vertraulichen Daten, Verträge, Gehalts- oder Gesundheitsinfos eingeben
Kein Upload von Dateien mit personenbezogenen Daten (DSGVO!)
Keine KI-Freigabe im Namen der IT – immer interne Richtlinien beachten
Keine „Copy-&-Paste“-Übernahme ohne Prüfung (Faktencheck & Stil)
Urheberrecht beachten: Quellen prüfen, Zitate kennzeichnen
Best Practices für den sicheren Einsatz
Verwenden Sie neutrale Platzhalter wie [Name] oder [Firma] statt echter Daten
Fügen Sie einen Compliance-Satz in jeden Prompt ein:
„Keine vertraulichen Informationen verarbeiten“Ergebnis immer menschlich prüfen: Ton, Fakten, CI-konforme Formulierungen
Klar starten – ohne Risiko
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KI leicht gemacht: So startest du souverän
Diese Beiträge zeigen, wie du mit kleinen Schritten große Wirkung erzielst – von deinen ersten Prompts bis zu Routine-Automatisierungen.
KI im Büro – kurz geklärt
Muss ich KI-Ergebnisse kennzeichnen?
Intern reicht in der Regel die Transparenz im Team. Extern (z. B. Presse, Website) gelten die Richtlinien des Unternehmens.
Darf ich Meeting-Mitschnitte hochladen?
Nur wenn alle Teilnehmenden eingewilligt haben und keine personenbezogenen oder geschützten Daten enthalten sind. Besser: anonymisierte Stichpunkte verwenden.
Welche Tools sind erlaubt?
Nur von der IT freigegebene Lösungen. Für private Tests gilt: keine Firmeninhalte nutzen.
Was KI heute schon kann
KI ist längst kein Zukunftsthema mehr. Sie hilft im Büroalltag, spart Zeit und schafft Raum für das, was wirklich zählt: Denken, Entscheiden, Gestalten.
Die besten Ergebnisse entstehen, wenn Mensch und Maschine als Team arbeiten.
Praktische Einsatzmöglichkeiten
Schreibassistentin: Entwürfe für Mails, Newsletter oder Einladungstexte formulieren
Strukturgeberin: Tagesordnung, To-do-Liste oder Protokollvorlage in Sekunden erstellen
Ideenquelle: Schlagzeilen, Themenideen oder Formulierungsvarianten entwickeln
Analytikerin: Texte zusammenfassen, Kernaussagen herausarbeiten, Alternativen vorschlagen
Lernhilfe: Fachbegriffe erklären, Präsentationen vorbereiten, Sprachstil trainieren
Tipp: KI ist kein Ersatz für Ihre Erfahrung – aber ein Werkzeug, das sie verstärkt.
Wer klug fragt, bekommt Antworten, die überraschen – und inspiriert handeln lassen.
Fazit
Künstliche Intelligenz ist kein Trend, sondern ein Werkzeug –
und wer es versteht, gewinnt Zeit, Klarheit und neue Ideen.
Fangen Sie klein an. Testen Sie, was funktioniert.
Ihr Büroalltag wird sich verändern – Schritt für Schritt, ganz praktisch.
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Warum diese Seite Ihr bester Startpunkt ist
Künstliche Intelligenz ist nur so gut wie die Menschen, die sie nutzen. Deshalb geht es bei uns nicht um Technik – sondern um Kompetenz.
Lerne zu unterscheiden, wo KI hilft und wo menschliches Urteilsvermögen unersetzlich bleibt.
Teste Prompts, die funktionieren. Verstehe die Grenzen von Datenschutz und Urheberrecht.
Und bleib auf dem Laufenden – denn KI entwickelt sich so schnell wie die Bürowelt selbst.
„Ich hätte nie gedacht, wie viel Zeit mir ChatGPT bei der täglichen Korrespondenz spart – und wie wichtig klare Regeln dabei sind.“
– Teilnehmerin der Fachtagung 2025 in Magdeburg
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