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Wie Sie als erfahrene Sekretärin glänzen können, auch wenn Chatbots auf dem Vormarsch sind. 

 

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Erfahrene Sekretärinnen sind unverzichtbar in der heutigen Geschäftswelt. In diesem Blog-Beitrag werfen wir einen Blick auf die Angst vor Chatbots und erklären, warum sie die einzigartigen Fähigkeiten und menschliche Interaktion erfahrener Sekretärinnen nicht ersetzen können.

Sekretärinnen sind das Herzstück eines effizienten Büros. Sie jonglieren täglich mit Terminen, organisieren Meetings und sind die ersten Ansprechpartner für Kunden und Kollegen. In der Ära der künstlichen Intelligenz (KI) und Chatbots gibt es jedoch die Befürchtung, dass diese intelligenten Systeme die Arbeit von Sekretärinnen überflüssig machen könnten. Doch ist diese Angst berechtigt? In diesem Blog-Beitrag wollen wir genauer betrachten, warum erfahrene Sekretärinnen auch in einer digitalisierten Welt unersetzlich bleiben.

Die Kunst der zwischenmenschlichen Kommunikation:

Erfahrene Sekretärinnen beherrschen die Kunst der zwischenmenschlichen Kommunikation. Sie nehmen Anrufe entgegen, empfangen Gäste und haben stets ein offenes Ohr für die Belange der Mitarbeiter. Chatbots mögen in der Lage sein, standardisierte Fragen zu beantworten, aber sie können nicht den persönlichen Touch und das Einfühlungsvermögen einer erfahrenen Sekretärin bieten.

Flexibilität und Multitasking:

In einem hektischen Büroalltag ist Flexibilität entscheidend. Sekretärinnen jonglieren geschickt mit Terminen, priorisieren Aufgaben und behalten stets den Überblick. Im Gegensatz dazu sind Chatbots auf vordefinierte Aufgaben beschränkt und können nicht mit unvorhergesehenen Situationen umgehen. Die Fähigkeit einer Sekretärin, sich anzupassen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, bleibt daher unersetzlich.

Organisation und Planung:

Effiziente Organisation und Planung sind Kernkompetenzen einer erfahrenen Sekretärin. Sie behält den Kalender des Managers im Auge, plant Geschäftsreisen und sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft. Chatbots können zwar Erinnerungen setzen, aber sie sind nicht in der Lage, komplexe Terminkoordinationen vorzunehmen oder individuelle Präferenzen zu berücksichtigen.

Vertraulichkeit und Diskretion:

Erfahrene Sekretärinnen sind die Vertrauenspersonen ihrer Vorgesetzten. Sie sind mit sensiblen Informationen konfrontiert und bewahren stets Diskretion. Chatbots können jedoch nicht die gleiche Vertrauensbasis schaffen und bergen potenzielle Sicherheitsrisiken. Die Wahrung der Vertraulichkeit ist daher eine weitere Stärke, die nur erfahrene Sekretärinnen bieten können.

Kreative Problemlösung und Improvisation:

Im Geschäftsleben treten oft unerwartete Herausforderungen auf, die schnelle und kreative Lösungen erfordern. Sekretärinnen sind bekannt dafür, improvisieren und Probleme auf elegante Weise lösen zu können. Sie finden alternative Wege, um Engpässe zu umgehen und gleichzeitig die Effizienz aufrechtzuerhalten. Chatbots hingegen sind auf vordefinierte Skripte und Algorithmen beschränkt und können nicht die menschliche Intuition und Flexibilität einer erfahrenen Sekretärin bieten.

Liste aktueller Chatbots – damit wir alle vom gleichen sprechen

1️⃣ Google Assistant: Google Assistant ist ein virtueller Assistent von Google, der auf verschiedenen Plattformen wie Smartphones, Tablets und intelligenten Lautsprechern verfügbar ist. Er kann Fragen beantworten, Aufgaben erledigen und Informationen liefern.

2️⃣ Amazon Alexa: Alexa ist die Sprachassistentin von Amazon, die in Geräten wie dem Amazon Echo integriert ist. Sie kann Musik abspielen, Smart-Home-Geräte steuern, Informationen bereitstellen und vieles mehr.

3️⃣ Apple Siri: Siri ist der virtuelle Assistent von Apple und auf Geräten wie dem iPhone, iPad und Mac verfügbar. Sie kann Sprachbefehle entgegennehmen, Informationen suchen, Anrufe tätigen und Funktionen des Geräts steuern.

4️⃣ Microsoft Cortana: Cortana ist der intelligente Assistent von Microsoft, der in Windows 10-Computern und Windows-Smartphones integriert ist. Er kann Aufgaben organisieren, Erinnerungen einstellen, Fragen beantworten und vieles mehr.

5️⃣ Facebook Messenger Bots: Facebook Messenger Bots sind automatisierte Chatbots, die in den Facebook Messenger integriert sind. Sie können Kundenanfragen bearbeiten, Bestellungen aufnehmen, Informationen bereitstellen und Kundensupport bieten.

6️⃣ IBM Watson Assistant: Watson Assistant ist ein künstlicher Intelligenz-Assistent von IBM. Er kann in verschiedenen Branchen eingesetzt werden, um Kundenfragen zu beantworten, technischen Support zu bieten und personalisierte Empfehlungen zu geben.

7️⃣ ChatGPT: ChatGPT ist ein fortschrittlicher Chatbot, der auf der GPT-3.5-Architektur von OpenAI basiert. Er kann komplexe Gespräche führen, Fragen beantworten, Texte generieren und in verschiedenen Anwendungen eingesetzt werden.

8️⃣ Samsung Bixby: Bixby ist der virtuelle Assistent von Samsung, der auf Smartphones, Fernsehern und anderen Geräten des Unternehmens verfügbar ist. Er kann Sprachbefehle entgegennehmen, Geräte steuern, Informationen suchen und Aufgaben erledigen.

9️⃣ Slack Bots: Slack Bots sind Chatbots, die in der Kommunikationsplattform Slack integriert sind. Sie können Benutzer bei der Teamkommunikation unterstützen, Aufgaben automatisieren und Informationen abrufen.

🔟 WhatsApp Business API Bots: Die WhatsApp Business API ermöglicht Unternehmen die Integration von Chatbots in den WhatsApp-Messenger. Diese Bots können Kundenanfragen bearbeiten, Bestellungen entgegennehmen und Informationen bereitstellen.

Es ist wichtig anzumerken, dass sich die Landschaft der Chatbots ständig weiterentwickelt, und es gibt viele weitere Chatbot-Lösungen von verschiedenen Anbietern. Die oben genannten Beispiele repräsentieren eine Auswahl bekannter und weit verbreiteter Chatbots.

Zusammenfassung und Fazit:

Die Sorge, dass Chatbots die Arbeit von Sekretärinnen obsolet machen könnten, ist unbegründet. Erfahrene Sekretärinnen besitzen einzigartige Fähigkeiten, die weit über die Funktionen eines Chatbots hinausgehen.

Ihre zwischenmenschliche Kommunikation, Flexibilität, organisatorischen Fähigkeiten, Diskretion, kreative Problemlösung und Improvisation machen sie unersetzlich in der Geschäftswelt.

Chatbots mögen in bestimmten Bereichen nützlich sein und repetitive Aufgaben übernehmen können, aber sie können nicht die menschliche Interaktion, Empathie und Anpassungsfähigkeit bieten, die erfahrene Sekretärinnen auszeichnen. Eine effektive Zusammenarbeit zwischen Mensch und Technologie ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Zukunft.

Also, liebe Sekretärinnen, seid nicht besorgt! Eure Fähigkeiten und eure einzigartige menschliche Interaktion sind von unschätzbarem Wert. Die digitale Transformation mag neue Werkzeuge mit sich bringen, aber sie kann den Wert und die Bedeutung eurer Rolle nicht mindern. Ihr seid unersetzlich und eure Arbeit bleibt von großer Wichtigkeit für den Erfolg eines Unternehmens.

Ich bin gespannt, ob Sie es schaffen, Ihren Chef mit einem „Siri, organisier mir den Tag„-Moment zu überraschen. Meine Empfehlung ist jedoch, Ihre Fähigkeiten weiterhin zu pflegen und zu verbessern. Bleiben Sie die coolen Fachkräfte hinter den Kulissen, die mit ihrer Expertise und Persönlichkeit das Büro zum reibungslosen Funktionieren bringen.

Abschließend können wir sagen: Chatbots mögen kommen und gehen, aber erfahrene Sekretärinnen bleiben unersetzlich!

Ich hoffe, dieser Blog-Beitrag hat Ihnen geholfen, Ihre Bedenken zu zerstreuen und Ihren Wert als erfahrene Sekretärin zu erkennen. Ihre Arbeit ist von unschätzbarem Wert, und die Zukunft wird weiterhin Platz für Ihre einzigartigen Fähigkeiten und Talente haben.

💬 Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?


Judith Torma Goncalves ist Magistra der Rhetorik. Seit 2017 steuert Sie die Geschicke des Verband der Sekretärinnen.

Ihre Lieblingsthemen sind Kommunikation und Rhetorik und das weite Feld des miteinander.

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