„Frau Müller, können Sie bitte noch eben…?“
Ein Satz, der in vielen Büros zu oft fällt. Und mit „noch eben“ sind meist Aufgaben gemeint, die Zeit fressen, Nerven strapazieren und selten so schnell erledigt sind, wie der Chef glaubt.
Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU), wo Sekretärinnen und Büromanagerinnen die Alleskönnerinnen sind:
Und jetzt klopft Künstliche Intelligenz (KI) an die Tür. Viele fragen sich: Kommt da ein Kollege? Oder ein Konkurrent?
Ich sage: KI ist weder Gegner noch Ersatz – sondern Ihr Tool, um sich Luft zu verschaffen. Um Zeit zu gewinnen. Um Aufgaben schneller und smarter zu erledigen.
Eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom (2025) bringt es auf den Punkt:
Hier die Entwicklung in der Übersicht:
Diese Grafik zeigt: KI ist längst kein Nischenthema mehr. Sie ist Realität – und kommt mit großen Schritten auch in Büros kleiner Unternehmen.
Die spannende Botschaft: Fast jedes zweite Unternehmen denkt über KI nach. Jedes fünfte nutzt sie bereits. Die Frage ist also nicht, ob KI auch Ihren Arbeitsplatz erreicht. Sondern wann.
In Konzernen gibt es oft Spezialisten: eine PR-Abteilung, ein Research-Team, interne Texter. In KMU übernimmt das alles oft: Sie.
Und genau hier spielt KI ihre größte Stärke aus. Sie ersetzt keine Experten – sie gibt Ihnen das Werkzeug, Aufgaben einfacher, schneller und professioneller zu erledigen.
Ein Blick auf typische Aufgaben, die viele Sekretärinnen täglich stemmen – und wie KI helfen kann:
| Aufgabe | Mit KI |
|---|---|
| Zahlen & Fakten recherchieren | KI scannt Quellen, filtert Infos, fasst zusammen |
| Texte schreiben (Presse, Web, Social) | KI passt Tonalität und Länge an, liefert Vorschläge |
| Präsentationen erstellen | KI generiert Folien, Grafiken, Layouts |
| Mails formulieren | KI schlägt Antworten vor, optimiert Sprache |
| Daten aufbereiten | KI erkennt Muster, erstellt Visualisierungen |
Statt Stunden in Google zu versinken, lässt sich eine KI mit den wichtigsten Fragen füttern – und liefert einen ersten Überblick mit strukturierten Quellen.
„Schreiben Sie bitte noch kurz eine Pressemitteilung!“ Kein Texter? Kein Problem: KI liefert Entwürfe, verschiedene Tonalitäten, Überschriften und sogar Call-to-Actions.
„Wir brauchen noch zehn Folien bis morgen!“ – Die KI generiert aus Stichpunkten eine erste Gliederung, Designvorschläge und Visualisierungen.
Weil Sie nicht alles selbst können müssen. Aber alles irgendwie selbst machen sollen.
KI ist wie ein digitaler Sidekick, der Routineaufgaben übernimmt, die sonst Ihre Kapazitäten blockieren:
Und das ohne Extra-Gehalt, ohne Wartezeiten, ohne Mehrkosten.
In anderen Worten: Sie bleiben die Dirigentin. KI ist Ihr Orchester. Sie entscheiden, wann welche „Instrumente“ zum Einsatz kommen.
Viele stellen sich KI wie einen Roboter vor. Oder wie einen Code, den nur IT-Experten verstehen. Die Realität? Die meisten KI-Tools funktionieren wie Google.
Viele Tools nutzen Sie längst, ohne es zu merken: automatische Rechtschreibprüfung, Übersetzung, Smart Compose in Mails.
Die eigentliche Frage lautet also nicht: „Kann ich das lernen?“ – sondern: „Will ich es verpassen?“
Ich lade Sie herzlich ein zur Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen 2025 – ein Tag voller Impulse, Austausch und praxisnaher Einblicke in die Arbeitswelt von morgen.
Meine Empfehlung: Seien Sie die Kollegin, die sagt: „Kein Problem, Chef – ich habe schon einen Entwurf!“, statt die, die am Abend noch verzweifelt googelt.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretärinnen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Ki & ChatGPT im Sekretariat wider.
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