Wissen, das irgendwo steckt, ist kein Wissen
„Wo war das gleich noch mal?“
„Ich glaube, das hatte ich letztes Jahr dokumentiert.“
„Hat jemand die Infos von der Lieferantenbesprechung?“
Wenn Sätze wie diese in Ihrem Büroalltag vorkommen, sind Sie nicht allein. Gerade Sekretärinnen und Office-Managerinnen jonglieren mit hunderten Informationen, Ansprechpartnern, Rückfragen, Entscheidungen und Dokumenten – und stehen oft allein auf weiter Flur, wenn es um ein verlässliches Ablagesystem geht.
Die Folge:
Ablagen entstehen nach Bauchgefühl.
Wissen geht verloren.
Ordner quellen über – digital wie analog.
Und genau da setzt OneNote an. Nicht als Ablage von gestern – sondern als digitales Gedächtnis.
Was in klassischen Ablagesystemen oft schiefläuft
Bevor wir die Lösung vorstellen, werfen wir einen Blick auf die typischen Schwachstellen herkömmlicher Systeme:
| Problem | Auswirkung |
|---|---|
| Zu viele Orte | Informationen sind verteilt auf E-Mail, Papier, Word-Dateien, Post-its |
| Keine klare Struktur | Wer etwas sucht, braucht Glück – oder Geduld |
| Kein Bezug zum Kontext | Dateien sagen nichts über Zusammenhänge oder den aktuellen Stand |
| Keine Übersicht über den Verlauf | Wer hat was zuletzt bearbeitet – und warum? |
Diese Probleme kosten Zeit, Nerven – und Vertrauen.
OneNote als digitale Ablage – so funktioniert’s
Stellen Sie sich OneNote wie einen digitalen Aktenschrank vor. Nur, dass:
- Sie nicht suchen, sondern finden
- Alles verlinkt, durchsuchbar und kommentierbar ist
- Ihre Ablage mit Ihnen denkt – statt gegen Sie
In OneNote arbeiten Sie mit Abschnitten, Seiten und Unterseiten. So lässt sich Ihre Ablage zum Beispiel so gliedern:
| Strukturbeispiel für OneNote-Ablage | Inhalte |
|---|---|
| Abschnitt: Kunden / Lieferanten | Gesprächsnotizen, Angebote, Verträge, Rückfragen |
| Abschnitt: Veranstaltungen | Planung, Teilnehmerlisten, Protokolle, Werbemittel |
| Abschnitt: Internes Wissen | Vorlagen, Textbausteine, DIN-Regeln, Checklisten |
| Abschnitt: Wiedervorlagen | Fristen, Aufgaben, Rückrufe mit Outlook-Verknüpfung |
Und das Beste:
Sie können Scans, PDFs, E-Mails, Fotos, Links, Sprachnotizen direkt in OneNote einfügen – und später per Stichwort durchsuchen.
Beispiel:
Sie suchen die Besuchsprotokolle vom Messestandort Leipzig?
→ Stichwort „Leipzig“ eingeben – und OneNote zeigt Ihnen jede relevante Seite, jeden Kommentar, jede Aufgabe. In Sekunden.
OneNote ersetzt keine Ordner – es macht sie besser
Viele Sekretärinnen fragen: „Und was ist mit den rechtlichen Dokumenten?“
Antwort: OneNote ist kein Dokumentenmanagementsystem mit Archivfunktion – aber es ist perfekt, um:
- Notizen mit Dokumenten zu verknüpfen
- Kontext zu schaffen („Warum wurde dieser Vertrag so angepasst?“)
- Veränderungen nachvollziehbar zu dokumentieren
- Übergaben und Einarbeitungen zu erleichtern
Es ist das perfekte Bindeglied zwischen Papier, Word-Datei und Alltag.
So bauen Sie mit OneNote ein Ablagesystem, das wirklich funktioniert
Wer Ordnung will, muss nicht akribisch sein – sondern clever strukturieren. In OneNote bedeutet das: Abschnitte für größere Themen, Seiten für Inhalte und Unterseiten für Details.
Hier ein bewährter Aufbau, wie ihn viele Sekretärinnen aus unserem Seminar übernommen haben:
| Ebene | Beispiel |
|---|---|
| Abschnitt | „Veranstaltungen 2025“ |
| Seite | „Fachtagung Leipzig – März 2025“ |
| Unterseiten | Planung |
Praxis-Tipp: Beginnen Sie mit dem, was Sie ständig suchen!
Fragen Sie sich:
- Welche Info werde ich als Erstes brauchen, wenn XY anruft?
- Welche Liste öffne ich mehrfach pro Woche?
- Wo verliere ich aktuell den Überblick?
Genau dort starten Sie Ihre OneNote-Ablage.
Sie müssen nicht perfekt beginnen. Sie müssen nur anfangen – und Schritt für Schritt erweitern.
Was OneNote von klassischen Ablagesystemen unterscheidet
| Klassische Ablage | OneNote |
|---|---|
| Ordnerstruktur | Flexible Notizbuchstruktur mit Suchfunktion |
| Statische Dokumente | Lebendige Seiten mit Kommentaren, Aufgaben, Links |
| Kaum Kontext | Verbindung von Inhalt, Ansprechpartner, Status |
| Kein Austausch | Zusammenarbeit in Echtzeit, auch im Team |
| Kein Überblick | Inhaltsverzeichnisse, Verlinkungen, Tags möglich |
OneNote wird dadurch nicht nur zur Ablage – sondern zum Arbeitsinstrument.
Was sagen andere Sekretärinnen? – Stimmen aus dem Seminar
„Ich habe einen Ordner mit 12 Unterordnern ersetzt – durch ein OneNote-Notizbuch. Jetzt finde ich alles mit einem Klick.“
– Silvia, Sekretärin in einer Verwaltung
„Das Scannen alter Protokolle und ihre Ablage in OneNote hat meine Einarbeitung extrem erleichtert.“
– Lena, neue Assistenz in einem Forschungsinstitut
„Wir haben jetzt eine Seite ‚Wissen der Woche‘. Jede Woche kommt eine neue Erkenntnis rein – das spart so viel Nachfragen!“
– Ramona, Assistentin in einer Klinikleitung
Und was lernen Sie im OneNote-Seminar?
Wie Sie Ihre Papierablage schrittweise digital abbilden Wie Sie Inhalte verlinken, verschlagworten und durchsuchbar machen Wie Sie Kategorien, Vorlagen und Inhaltsverzeichnisse aufbauen Wie Sie OneNote mit Outlook kombinieren – für maximale Übersicht
Das Seminar ist praxisnah, verständlich und sofort umsetzbar.
Kein Technik-Blabla. Sondern: Weniger suchen. Mehr wissen. Besser arbeiten.
OneNote im Sekretariat jetzt noch digitaler und ortsunabhängiger Arbeiten
alles wichtige zum Video-Seminar auf einen Blick
Fazit: Mit OneNote wird Ihre Ablage zur Stärke – nicht zur Belastung
Sie kennen das: Die Unterlagen sind da – irgendwo. Nur nicht da, wo man sie braucht.
Mit OneNote ändern Sie das.
Denn OneNote ist nicht einfach nur ein digitales Notizbuch. Es ist:
- Ihre Arbeitsgedächtnis-Erweiterung
- Ihr Wissensarchiv mit System
- Ihre digitale Assistentin, die Ihnen Dinge sortiert, zuordnet und auffindbar macht
Was früher Ordner, Mappen, E-Mail-Postfächer und Word-Dateien in unübersichtlicher Form waren, wird jetzt ein intelligentes Ablagesystem, das mitdenkt.
Jetzt anmelden & Ordnung mit System schaffen
Im Live-Online-Seminar im Juni zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt:
wie Sie Ihre OneNote-Ablage logisch strukturieren wie Sie Scans, Dateien & Notizen verknüpfen wie Sie sich von unnötigem Papier trennen und wie Sie mit Suchfunktion, Tags und Inhaltsverzeichnissen brillieren
Und das Beste: Mit dem Gutscheincode VdS10 erhalten Sie 10 % Rabatt auf die Teilnahme.
Hier geht’s direkt zur Anmeldung:
https://sekretaerinnen-verband.de/anmeldung-onenote/
Schlussgedanke: Wenn Ordnung entsteht, entsteht auch Ruhe
Eine gute Ablage ist nicht nur ein System.
Sie ist ein Gefühl.
Das Gefühl, vorbereitet zu sein.
Das Gefühl, souverän zu handeln.
Das Gefühl, nicht nur mitzuhalten – sondern den Überblick zu behalten.
Lassen Sie OneNote für sich arbeiten. Und erleben Sie, wie sich Büroorganisation mit Leichtigkeit anfühlen kann.
Fragen zur digitalen Ablage mit OneNote
1. Kann ich bestehende Dokumente in OneNote integrieren?
Ja! PDFs, Word-Dateien, Bilder oder Scans können direkt eingefügt oder verlinkt werden – sogar durchsuchbar.
2. Wie finde ich schnell Inhalte, wenn mein Notizbuch wächst?
OneNote hat eine leistungsstarke Suchfunktion. Stichwörter, Kategorien und sogar handschriftliche Notizen werden erkannt.
3. Ist OneNote auch für vertrauliche Inhalte geeignet?
Notizbücher können passwortgeschützt werden. Für besonders sensible Inhalte empfehlen wir zusätzlich verschlüsselte Speicherorte.
4. Kann ich OneNote auch mit anderen teilen?
Ja – Sie können Notizbücher für Kolleginnen oder ganze Teams freigeben. Die Rechte lassen sich individuell einstellen.
5. Wie lange dauert es, bis ich mit OneNote arbeiten kann?
Schon nach dem Seminar sind Sie in der Lage, Ihre Ablage neu zu strukturieren – mit Vorlagen, Praxisbeispielen und konkreten Tipps.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden unserer Live-Online-Seminare und der Live-Online-Tagungen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Microsoft Office wider.
