Was wurde noch mal besprochen? Wer sollte das machen? Und wo steht das jetzt?
Wenn Sie bei diesen Fragen innerlich seufzen, sind Sie nicht allein.
Gerade im Büro ist Teamarbeit ein zweischneidiges Schwert: Auf der einen Seite soll alles effizient, abgestimmt und transparent laufen. Auf der anderen Seite entstehen in der Praxis genau dadurch oft die größten Reibungsverluste:
- Protokolle werden mehrfach überarbeitet – in drei Versionen
- Aufgaben bleiben im Raum stehen – weil sie keiner mitgeschrieben hat
- Informationen verstecken sich in E-Mails, Chats oder Papiernotizen
- Rückfragen häufen sich – obwohl „eigentlich alles gesagt war“
Und genau hier kommt OneNote ins Spiel – als Ihre digitale Schaltzentrale für Teamarbeit.
Warum Zusammenarbeit im Sekretariat oft hakt – und wie OneNote das auflöst
Typische Stolperfallen:
- Protokolle im Pingpong-Spiel
Jede schickt ihre Version, jemand ändert etwas, am Ende ist unklar, was gilt. - „Hast du das schon erledigt?“ – Klassiker der Unverbindlichkeit
Aufgaben wurden erwähnt, aber nirgends dokumentiert. Keine Deadline. Keine Zuordnung. Keine Umsetzung. - „Wo war noch mal die Liste?“ – Daten-Wirrwarr
Mails, Netzlaufwerk, WhatsApp, Excel – Informationen verstreuen sich, statt zusammenzuwachsen. - Vertretung? Schwierig.
Wenn jemand im Urlaub ist, fehlen der Überblick, die Kontexte, die Notizen.
Mit OneNote wird daraus:
- Ein zentrales, gemeinsames Notizbuch
– für Meetings, Projekte, Aufgaben, Pläne
– live bearbeitbar von allen
– übersichtlich, durchsuchbar, nachvollziehbar - Verknüpfte Aufgaben mit Zuständigkeit und Frist
– jede To-do mit Checkbox
– synchron mit Outlook, sichtbar für alle
– kein Nachfragen, kein „Ups, vergessen“ - Dokumentation, die lebt
– alle haben Zugriff
– Kommentare, Ergänzungen, Datei-Anhänge
– Versionen? Gibt’s – aber nur im Hintergrund - Vertretung leicht gemacht
– Ein Blick ins Notizbuch zeigt: Wer macht was, bis wann – und was ist noch offen?
Praxisbeispiel aus dem Alltag
Sie koordinieren das Sommerfest mit drei Kolleginnen. In OneNote gibt es:
- eine Seite für die Checkliste mit Zuständigkeiten
- eine Seite mit Ideen & Catering-Anfragen
- eine Seite mit dem Budget
- eine Aufgabenliste mit Fälligkeiten
Alle Seiten sind freigegeben. Änderungen sind live sichtbar. Kommentare können ergänzt werden. Kein Nachhaken, kein Nacharbeiten.
Das ist nicht nur effizient – das ist befreiend.
Wo OneNote im Team besonders stark ist – und was Sie davon haben
Ob zwei Personen im Büro oder zehn Kolleginnen im Projekt – Zusammenarbeit wird immer dann komplex, wenn Informationen, Aufgaben und Erwartungen aufeinanderprallen. Mit OneNote lassen sich viele typische Szenarien im Sekretariat nicht nur abbilden, sondern spürbar vereinfachen.
1. Meetings organisieren – und nie wieder doppelt protokollieren
Vorher:
Eine Kollegin macht sich Notizen, die andere ergänzt später. Irgendwo entsteht ein Protokoll, das dann per Mail herumgeschickt wird. Oft fehlt der rote Faden – oder es gibt mehrere Versionen im Umlauf.
Mit OneNote:
Alle schreiben in ein gemeinsames Protokoll – live, strukturiert, mit Checkboxen für Aufgaben. Später ergänzen oder kommentieren ist jederzeit möglich. Aufgaben lassen sich markieren und automatisch mit Outlook verknüpfen.
„Endlich ein Protokoll, das lebt – und wirklich weiterhilft.“
2. Übergaben und Vertretungen erleichtern
Vorher:
Wenn jemand krank wird oder in Urlaub geht, herrscht Unsicherheit: Wo steht was? Wer macht was? Und wann war noch mal was fällig?
Mit OneNote:
Ein strukturierter Bereich „Übergabe“ enthält:
- offene Aufgaben mit Status
- Ansprechpartner mit Infos
- Links zu Dokumenten, Verträgen, Mails
- Hinweise für sensible Vorgänge
Alles durchsuchbar, nachvollziehbar und sofort einsatzbereit.
„Ich war drei Wochen im Urlaub – und die Kollegin hat nahtlos übernommen. Ohne Chaos, ohne Nachfragen.“
3. Projektarbeit mit mehreren Abteilungen steuern
Ob Messeplanung, Jahresbericht, Umfragen oder interne Kampagnen – viele Projekte sind abteilungsübergreifend. Und gerade da versagt oft die Kommunikation.
OneNote bringt alle auf dieselbe Seite:
- Bereichsstruktur nach Aufgabenfeldern
- Jeder kann sehen, was schon erledigt ist
- Fragen werden direkt als Kommentar vermerkt
- Verlinkungen zu Dokumenten, Tabellen oder E-Mails
Wichtig: Sie behalten als Sekretärin den Überblick – und müssen nicht mehr die Info-Sammelstelle für alles und jeden sein.
„Wir haben mit OneNote drei Excel-Listen und 30 Mails ersetzt – durch eine gemeinsame Seite.“
Und das Beste? Es kostet keine Extra-Software und keine Nerven.
OneNote ist oft bereits auf dem Rechner vorhanden, integriert sich reibungslos in Outlook und ist für alle Microsoft-365-Nutzer*innen kostenfrei. Im Seminar lernen Sie, wie Sie damit ohne IT-Kenntnisse echte Wirkung erzielen.
Was erwartet Sie im Live-Online-Seminar?
Sie lernen, wie man OneNote sinnvoll fürs Team strukturiert Sie erstellen ein Protokoll, das sich von selbst aktualisiert Sie verknüpfen Aufgaben mit Outlook – inklusive Wiedervorlage Sie erfahren, wie man Wissen teilt, ohne den Überblick zu verlieren Sie bekommen Tipps für saubere Übergaben und transparente Vertretungen
Fazit: OneNote ist das beste Teammitglied, das nie krank wird
Teamarbeit kann beflügeln – oder aufhalten. Was den Unterschied macht? Struktur, Klarheit und eine gemeinsame Basis.
Und genau das bietet OneNote:
- Transparenz, weil alle auf denselben Wissensstand zugreifen
- Verlässlichkeit, weil Aufgaben mit Fristen und Zuständigkeit verknüpft sind
- Effizienz, weil keine zehn Tools und drei Listen gepflegt werden müssen
- Souveränität, weil jede weiß, was gerade ansteht – und was erledigt ist
Ob im Großraumbüro, im Homeoffice oder hybrid verteilt:
OneNote denkt mit, organisiert mit – und verbindet Teams auf Augenhöhe.
Jetzt anmelden – und Ihre Teamarbeit auf ein neues Level heben!
Im Live-Online-Seminar im Juni zeigen wir Schritt für Schritt:
Wie Sie mit OneNote ein gemeinsames Notizbuch anlegen Wie Teamkommunikation transparent, aber schlank bleibt Wie Aufgabenverteilung, Protokolle und Übergaben ganz einfach werden Und: wie OneNote Ihnen als Sekretärin spürbar den Rücken freihält
Jetzt anmelden – die Plätze sind begrenzt!
Keine Softwarekenntnisse nötig – nur Neugier und Lust auf cleveres Arbeiten!
OneNote im Sekretariat jetzt noch digitaler und ortsunabhängiger Arbeiten
alles wichtige zum Video-Seminar auf einen Blick
Schlussgedanke: Gemeinsam arbeiten heißt nicht, alles selbst tragen zu müssen
Sie müssen nicht mehr jeden erinnern. Nicht mehr alles für alle mitdenken.
OneNote hilft, loszulassen – weil das System trägt. Nicht die Einzelne.
Gute Teamarbeit beginnt mit dem richtigen Werkzeug. Und genau das lernen Sie in unserem Seminar kennen.
5 häufige Fragen zur Teamnutzung von OneNote
1. Können mehrere Personen gleichzeitig in einem OneNote-Notizbuch arbeiten?
Ja – OneNote speichert live und synchronisiert in Echtzeit. Änderungen sind sofort sichtbar.
2. Muss jede Kollegin OneNote installiert haben?
Nein – das Notizbuch kann auch über den Browser bearbeitet werden. Ein Microsoft-Konto genügt.
3. Wie verhindere ich, dass Seiten versehentlich gelöscht oder überschrieben werden?
OneNote speichert automatisch Versionen. Fehler lassen sich leicht rückgängig machen.
4. Wie funktioniert die Aufgabenverteilung?
Aufgaben lassen sich mit Checkboxen versehen, namentlich zuordnen und direkt mit Outlook synchronisieren – inklusive Fälligkeit.
5. Was ist der Vorteil gegenüber E-Mail oder Excel?
In OneNote arbeiten alle im selben Dokument, können kommentieren, verlinken, aktualisieren – ohne Versionschaos, Anhänge oder Datenverlust.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden unserer Live-Online-Seminare und der Live-Online-Tagungen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Microsoft Office wider.
