Wäre es nicht wunderbar…
…wenn Ihr Protokoll automatisch mit Outlook-Aufgaben verknüpft wäre?
…wenn jede Besprechung nicht nur geplant, sondern auch dokumentiert wäre – mit einem Klick?
…wenn Ihre E-Mails direkt zu strukturierten Notizen würden – statt in einem Ordner zu verschwinden?
Genau das geht – mit Outlook & OneNote.
Viele Sekretärinnen kennen Outlook wie ihre Westentasche.
Termine, Mails, Kalender, Erinnerungen – alles läuft hier zusammen.
Doch was passiert mit den Informationen rundherum?
Mit Notizen? Mit Protokollen? Mit Aufgaben, die noch nicht konkret terminiert sind?
Hier zeigt sich: Wer Outlook mit OneNote verbindet, gewinnt Klarheit, Struktur und echte Arbeitserleichterung.
Zwei Programme, zwei Denkweisen – eine große Synergie
| Outlook denkt in… | OneNote denkt in… |
|---|---|
| Terminen & Zeiten | Inhalten & Kontexten |
| Aufgaben & Fälligkeiten | Notizen & Ideen |
| E-Mails & Kalender | Projekten & Strukturen |
| Prioritäten | Themen & Wissen |
Das eine verwaltet. Das andere sammelt.
Das eine erinnert. Das andere erklärt.
Wenn Sie beide Tools sinnvoll verknüpfen, entsteht etwas Neues:
Ein System, das mehr kann als die Summe seiner Teile.
Alltagsbeispiele: So greifen Outlook & OneNote ineinander
Das Protokoll mit Aufgabenfunktion
Sie schreiben ein Protokoll in OneNote.
Jede besprochene Aufgabe markieren Sie mit einer Checkbox.
Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Checkbox – und wählen „Outlook-Aufgabe“.
Jetzt ist die Aufgabe:
- im Outlook Ihres Chefs sichtbar
- im Kalender geplant
- mit dem Protokolltext verknüpft
Ergebnis: Kein Nachfragen, kein Nachpflegen, keine Aufgaben mehr im Nirgendwo.
Die E-Mail, die zur Notiz wird
Ein Kollege schickt eine wichtige Mail mit fünf Anlagen, einer Idee und einem offenen Punkt.
Sie klicken in Outlook auf „In OneNote senden“ – und wählen das passende Notizbuch aus.
Jetzt ist die E-Mail:
- dort, wo sie thematisch hingehört
- mit allen Anlagen sicher abgelegt
- kommentierbar, erweiterbar, durchsuchbar
Ergebnis: Ihre Notizen wachsen mit der Kommunikation – strukturiert, statt verloren.
Termin mit Tiefgang
Sie erstellen einen Termin in Outlook.
Noch bevor er beginnt, senden Sie ihn an OneNote.
Dort landen:
- das Datum und der Titel
- die Teilnehmerliste
- ein Zeitstempel
In OneNote notieren Sie alle Gesprächspunkte, Entscheidungen, Aufgaben.
Und danach? Wird das Protokoll direkt als Anhang zur Outlook-Einladung ergänzt – für alle sichtbar.
Ergebnis: Kein „Wer hat was gesagt?“ mehr – sondern Klarheit für alle.
Wiedervorlage war gestern – OneNote erinnert jetzt gemeinsam mit Outlook
Wiedervorlagen im Sekretariat sind der unsichtbare Taktgeber:
Heute der Rückruf, morgen das Feedback zum Angebot, übermorgen die Terminerinnerung für den Chef.
Viele arbeiten dabei mit:
- Outlook-Aufgaben
- handschriftlichen Listen
- Haftnotizen
- oder schlicht dem eigenen Kopf
Doch was, wenn es ein System gäbe, das denkt wie Sie – nur strukturierter?
So funktioniert’s: Aufgaben in OneNote erstellen – und in Outlook steuern
Sie schreiben in OneNote eine Notiz:
„Frist für Veranstaltungsbuchung prüfen – bis 15. Juni“
Jetzt setzen Sie einfach eine Outlook-Aufgabe aus dem Text heraus.
→ Der Eintrag erscheint in Ihrer Outlook-Aufgabenliste
→ Sie legen Fälligkeit, Erinnerung, Wiederholung fest
→ Der Text in OneNote bleibt verlinkt – für Kontext, Details und Nachverfolgung
Ihre Vorteile:
| Vorteil | Wirkung |
|---|---|
| Aufgaben mit Kontext | Kein Rätselraten mehr, worum es ging |
| Alles an einem Ort | Keine Zettelwirtschaft, kein Wechseln zwischen Tools |
| Automatische Erinnerungen | Kein Vergessen mehr – Outlook meldet sich zuverlässig |
| Planbarkeit | Wiedervorlagen landen im Kalender, nicht nur im Kopf |
Wie Outlook-Profis mit OneNote doppelt Zeit sparen
Viele Sekretärinnen sind wahre Outlook-Könnerinnen.
Sie beherrschen den Kalender, die Kategorien, das Delegieren von Aufgaben.
Doch: Sobald eine Info nicht zeitbezogen, sondern themenbezogen ist, wird es schwierig.
Hier fängt OneNote an, zu glänzen.
Outlook priorisiert – OneNote strukturiert
- Outlook sagt: Was muss heute, morgen, nächste Woche erledigt werden?
- OneNote fragt: Zu welchem Thema gehört diese Information? Was steckt dahinter? Welche Entscheidung wurde getroffen?
Diese Kombination ermöglicht es Ihnen, nicht nur Termine und Aufgaben zu verwalten, sondern Wissen zu organisieren.
Beispiel: Projektkoordination
Projekt „Jahrestagung“ in Outlook:
- Kalendertermine
- Aufgaben für Einladungen, Location, Technik
- Fristen im Planungsboard
Projekt „Jahrestagung“ in OneNote:
- Briefings, Checklisten, Ansprechpartner
- Mails, die mit dem Projekt zu tun haben
- Protokolle, Rückfragen, Entscheidungen
Und beides ist verknüpft.
Eine Aufgabe aus dem Projekt wird in Outlook terminiert – und führt per Klick direkt zur Notiz in OneNote.
Ergebnis: Sie arbeiten nicht mehr doppelt – sondern vernetzt.
Struktur für Fortgeschrittene – wenn Outlook der Taktgeber ist und OneNote die Bühne
Wer Outlook gut beherrscht, liebt es meist: die Farben, die Planung, die Kalenderübersicht, das Priorisieren.
Doch diese Stärke wird oft zur Gewohnheit: Informationen, die nicht terminiert sind, landen im Mailarchiv oder verschwinden in langen To-do-Listen.
OneNote bietet hier einen neuen Zugang: nicht zeitlich, sondern thematisch denken.
So richten sich Outlook-Nutzerinnen eine gute OneNote-Struktur ein
| Ziel | OneNote-Struktur |
|---|---|
| Wiederkehrende Meetings | Ein Abschnitt je Gremium, je eine Seite pro Termin |
| Projektunterlagen | Abschnitt „Projektname“, Unterseiten für Zeitplan, Kontakte, Dokumentation |
| Aufgabenübersicht | Seite „To-do extern“, „To-do Chef“, „To-do intern“ |
| Mails mit Hintergrundwissen | In Themenbereiche einfügen, ggf. als verlinkte Outlook-Nachricht |
Tipp: Verwenden Sie dieselben Farben & Begriffe wie in Ihrem Outlook-System.
Beispiel: Wenn „Blau“ für Marketing steht – nutzen Sie es auch in den OneNote-Kategorien. So entsteht ein visuelles Wiedererkennen.
Stolperfallen vermeiden – das sind die häufigsten Missverständnisse
- „Ich hab doch schon Ordner – wozu noch Notizbücher?“
→ OneNote ersetzt keine Dateiverwaltung. Es ergänzt sie mit Kontext, Struktur und Querverbindungen. Ordner sind statisch – OneNote ist dynamisch. - „Ich verliere den Überblick bei zu vielen Seiten.“
→ Die Suchfunktion ist Ihr bester Freund. Und: Inhalte lassen sich verschieben, umbenennen, verschachteln – ohne Datenverlust. - „Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll.“
→ Starten Sie mit dem, was Sie heute suchen würden. Kein System ist von Tag eins perfekt. Es wächst mit Ihnen.
Teamarbeit neu gedacht – Outlook & OneNote als Kommunikationsbrücke
Outlook verteilt Termine und Aufgaben.
OneNote sammelt Entscheidungen, Infos und Kommentare.
Zusammen sind sie eine Kommunikationsbrücke, die verhindert, dass Informationen im Flurfunk oder zwischen Mails verloren gehen.
Beispiel: Übergaben im Team
Vorher:
- Outlook-Aufgabe: „Urlaubsvertretung ab 10.6.“
- Word-Dokument mit Übergabeinfos
- Mails mit Anlagen und offenen Punkten
Nachher:
- OneNote-Abschnitt: „Übergabe für Sabine“
- Seiten: Kontakte, Termine, Offene Punkte
- Aufgaben daraus verknüpft mit Outlook
Ergebnis: Die Vertretung sieht auf einen Blick, was, wann, warum und mit wem. Kein Scrollen durch Mails. Kein Nachhaken. Kein Chaos.
Fazit: Outlook ist der Takt – OneNote ist der Text
Outlook organisiert Termine, Aufgaben, Mails.
OneNote gibt ihnen Tiefe, Kontext, Struktur.
Wer beides miteinander nutzt, arbeitet nicht härter – sondern intelligenter.
Gerade Sekretärinnen, die bereits mit Outlook gut vertraut sind, profitieren besonders. Denn mit OneNote entsteht:
- ein verlässliches System für Hintergrundwissen
- eine klare Aufgabenverfolgung mit Inhalt & Termin
- ein lebendiges Archiv, das versteht, was Sie brauchen
- eine Teamkommunikation, die nicht im Posteingang versandet
Fragen zur Arbeit mit Outlook & OneNote
1. Brauche ich dafür spezielle Einstellungen?
Nein – die Standardfunktionen reichen aus. OneNote ist bereits mit Outlook verknüpft, wenn beides über Microsoft 365 genutzt wird.
2. Muss ich jede Mail manuell nach OneNote verschieben?
Nein – Sie können einzelne Nachrichten gezielt an OneNote senden oder mit Vorlagen und QuickSteps in Outlook arbeiten. So geht’s schneller.
3. Kann ich Aufgaben in OneNote auch jemand anderem zuweisen?
Nicht direkt – aber Sie können in Outlook Aufgaben delegieren und den Kontext in OneNote dokumentieren. Die Kombination macht’s.
4. Was passiert, wenn sich eine Aufgabe ändert?
Outlook und OneNote synchronisieren nicht automatisch rückwärts – aber die Verlinkung bleibt bestehen. Die Aufgabe in Outlook aktualisieren Sie, die Notiz in OneNote bei Bedarf manuell.
5. Ist das auch sinnvoll für kleinere Teams oder Einzelbüros?
Absolut. Gerade dann, wenn Informationen nicht verloren gehen dürfen – und der Kopf entlastet werden soll. OneNote ersetzt kein Team – aber es ergänzt jede Struktur.
Schlussgedanke: Der Überblick ist Ihre Superkraft – geben Sie ihm ein gutes Werkzeug
Wer Outlook nutzt, hat einen Kalender voller Farben, Fristen, Follow-ups.
Aber zwischen all dem passiert das Eigentliche: Gedanken, Gespräche, Entscheidungen, Mitschriften.
OneNote ist der Ort, an dem Sie diese Informationen nicht verlieren.
Es ist kein Ersatz für Outlook – es ist die perfekte Ergänzung.
Und wer einmal damit arbeitet, fragt sich schnell:
Wie habe ich das früher bloß ohne gemacht?
OneNote im Sekretariat jetzt noch digitaler und ortsunabhängiger Arbeiten
alles wichtige zum Video-Seminar auf einen Blick
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden unserer Live-Online-Seminare und der Live-Online-Tagungen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Microsoft Office wider.
