Achtung! Diese Fehler bei der Brief-Adressierung können teuer werden! 

Warum die richtige Adressierung entscheidend ist

Möchten Sie sicherstellen, dass ein Brief in Ihrem Unternehmen ausschließlich von der richtigen Person geöffnet wird? Besonders bei sensibler Korrespondenz ist die korrekte Adressierung entscheidend. Schon kleine Fehler können zu schwerwiegenden Konsequenzen führen.

Ein dramatisches Beispiel: In einem Unternehmen erhielt der Personalchef einen Brief mit Gehaltsverhandlungen, der fälschlicherweise von der Poststelle geöffnet wurde. Die sensiblen Informationen gelangten in die falschen Hände, was zu erheblichen Spannungen innerhalb des Teams führte. Ein anderes Mal wurde eine wichtige Vertragsunterlage irrtümlich von einer Sachbearbeiterin geöffnet, was fast zur Insolvenz eines Unternehmens führte, weil Vertraulichkeit gebrochen wurde.

Solche Fehler lassen sich vermeiden! In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie persönliche Geschäftsbriefe adressieren und welche rechtlichen Rahmenbedingungen Sie beachten sollten.

Die magischen Vermerke: „Persönlich“ und „Vertraulich“

Der wichtigste Schritt besteht darin, den Brief mit dem Zusatz „Persönlich“ oder „Vertraulich“ zu kennzeichnen. Diese Vermerke signalisieren, dass der Inhalt nur für die genannte Person bestimmt ist. Laut einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm vom 19. Februar 2003 (Az. 14 Sa 1972/02) dürfen Briefe ohne diese Kennzeichnungen von der Poststelle oder autorisierten Personen geöffnet werden.

Ein weiteres Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az. 2 AZR 782/11) bestätigt, dass das unbefugte Öffnen eines persönlich adressierten Briefes eine Verletzung des Briefgeheimnisses darstellen kann und zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führt.

Die korrekte Positionierung des Vermerks

Damit der Vermerk auffällt, sollte er direkt über dem Namen des Empfängers stehen. Die richtige Adressierung nach DIN 5008 sieht so aus:

Persönlich
Frau Dr. Maria Meier
Rieger GmbH
Möllerstraße 12-14
13546 Berlin

Ohne diesen Zusatz besteht das Risiko, dass der Brief im Unternehmen von Dritten geöffnet wird.

Personenname oder Firmenname zuerst?

Es ist ein verbreiteter Irrtum, dass ein Brief automatisch persönlich ist, wenn der Name des Empfängers vor dem Firmennamen steht. Tatsächlich dürfen Briefe ohne die Vermerke „Persönlich“ oder „Vertraulich“ von der Poststelle geöffnet werden.

Rechtliche Grundlagen: Schutz durch das Briefgeheimnis

Das Briefgeheimnis gemäß § 202 StGB schützt die Vertraulichkeit der Kommunikation. Das unbefugte Öffnen eines als persönlich gekennzeichneten Briefes ist strafbar und kann zu rechtlichen Konsequenzen führen.

In einem Fall aus 2019 wurde eine Sekretärin, die vertrauliche Post eines Managers geöffnet hatte, abgemahnt und später gekündigt. Der Fall landete vor Gericht, wo das Landesarbeitsgericht Düsseldorf (Az. 12 Sa 73/19) die Rechtmäßigkeit der Kündigung bestätigte.

Regelungen innerhalb des Unternehmens

Falls eine andere Person berechtigt sein soll, die persönliche Post eines Mitarbeiters zu öffnen, muss dies schriftlich festgehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Best Practices: Persönliche Geschäftsbriefe korrekt adressieren

Damit Ihre vertrauliche Korrespondenz sicher bleibt, beachten Sie folgende Tipps:

1. Immer die Vermerke „Persönlich“ oder „Vertraulich“ nutzen, um Missverständnisse zu vermeiden.
2. Interne Schulungen durchführen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die Bedeutung dieser Vermerke kennen.
3. Schriftliche Vollmachten erstellen, falls eine dritte Person berechtigt ist, Briefe zu öffnen.
4. Die DIN 5008 Norm befolgen, um eine standardisierte Adressierung zu gewährleisten.
5. Poststellen über klare Abläufe informieren, damit vertrauliche Briefe nicht versehentlich geöffnet werden.

So bleibt Ihre Post in den richtigen Händen

Mit der korrekten Nutzung von „Persönlich“ oder „Vertraulich“ und der Einhaltung der DIN 5008 stellen Sie sicher, dass vertrauliche Briefe nur von den vorgesehenen Empfängern geöffnet werden. Klare Absprachen und rechtliche Regelungen bieten zusätzlichen Schutz.

Da sich Normen und rechtliche Rahmenbedingungen weiterentwickeln, ist es wichtig, stets auf dem Laufenden zu bleiben. Regelmäßige Weiterbildungen zur DIN 5008 helfen Ihnen, professionell und rechtssicher zu arbeiten.

Es wurden 5 neue Themen in die DIN 5008 aufgenommen

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