Von Floskeln, Flausch und fehlender Wucht
Sie tippen, löschen, tippen noch mal – und am Ende steht da wieder der Satz:
„Ich wollte nur kurz nachfragen, ob…“
Warum schreiben wir oft so weichgespült, so unklar, so vorsichtig?
Warum sagen wir nicht einfach, was Sache ist – mit Worten, die sitzen?
Wo ist er hin, der Kaventsmann unter den Formulierungen?
Die Wahrheit ist: In der modernen Bürowelt haben viele von uns verlernt, mit klarer, starker Sprache zu arbeiten. Wir senden Signale – aber oft im Nebel. Wir formulieren Aufgaben – aber klingen, als würden wir um einen Gefallen bitten.
Dabei ist Ausdruckskraft im Sekretariat kein Luxus. Sie ist Notwendigkeit.
Denn Sie sind Ansprechpartnerin, Impulsgeberin, Vermittlerin.
Und wer viel spricht, sollte gut sprechen. Punkt.
In diesem Beitrag nehmen wir uns gemeinsam vor, den Sprachflaum abzuschütteln. Wir zeigen, wie Sie sich mit Wörtern positionieren, durchsetzen und inspirieren – und zwar ohne Schrillheit, sondern mit Stil.
Was ist Ausdruckskraft – und warum fehlt sie im Büro so oft?
Definition mit Wumms
Ausdruckskraft ist die Fähigkeit, mit Worten Eindruck zu hinterlassen – klar, treffend, einprägsam. Es geht nicht darum, besonders schlau oder kreativ zu klingen. Sondern darum, wirksam zu sein. Kurz gesagt:
Ausdruckskraft ist, wenn Ihre Botschaft bleibt – auch nachdem Sie den Raum verlassen haben.
Und genau das fehlt oft im Büroalltag. Stattdessen:
- E-Mails voller Konjunktive („Ich hätte noch eine Rückfrage, wenn es Ihnen passt…“)
- Aushänge mit Bleiwörtern („Im Rahmen der neu zu strukturierenden Abläufe wird darauf hingewiesen…“)
- Telefonate mit Herumeiern („Ich wollte mich erkundigen, ob eventuell noch Bedarf besteht…“)
Warum passiert das?
a) Freundlichkeit wird mit Weichheit verwechselt
Viele fürchten, zu direkt zu wirken – und enden im sprachlichen Wattebausch.
b) Die Floskel hat Hochkonjunktur
Wer täglich 50 E-Mails schreibt, greift zu Bausteinen. Verstanden. Aber: Wer nie etwas anderes schreibt, wird nicht wahrgenommen.
c) Sprachliche Vorbilder fehlen
Wer zeigt im Büro, wie man lebendig, klar und mutig formuliert? Kaum jemand. Also bleibt man im sicheren Mittelmaß.
Microlearning im Sekretariat:
Drei Sätze, die Sie ab heute streichen dürfen
- „Ich wollte nur kurz nachfragen…“
→ Streichen Sie „nur“ und „kurz“. Fragen Sie einfach. Klarheit ist kein Angriff. - „Im Anhang finden Sie…“
→ Lieber: „Hier kommt die Übersicht als PDF.“ Das klingt nach Mensch, nicht nach Vorlage. - „Für Rückfragen stehe ich jederzeit zur Verfügung.“
→ Lieber: „Melden Sie sich gern, wenn etwas unklar ist.“ Herzlich. Klar. Aktiv.
Sprache prägt Wirkung – und Sie haben mehr Einfluss, als Sie denken
Sie sind mehr als ein Sprachrohr – Sie sind ein Resonanzraum
Büromanagerinnen sind zentrale Kommunikationsachsen in jedem Unternehmen. Sie empfangen, vermitteln, filtern, erinnern, strukturieren. Und das täglich – oft unbemerkt, aber wirksam.
Ihre Worte entscheiden:
- wie Anfragen beantwortet werden,
- wie Aufgaben priorisiert wirken,
- wie sichtbar Ihre Kompetenz wird.
Was heißt das konkret?
Wenn Sie sagen: „Ich versuche das noch unterzubringen.“
… klingt das nach Unsicherheit.
Wenn Sie sagen: „Ich plane das bis morgen früh ein.“
… wirkt das nach Kompetenz.
Dasselbe Anliegen – ganz andere Wirkung.
Formulierung = Führungsarbeit
Viele glauben: Führung hat mit Titeln zu tun. Aber Führung beginnt bei Sprache.
Wer sich klar ausdrückt, setzt Signale. Wer Aufgaben benennt, statt sie zu verstecken, zeigt Haltung. Wer Rückfragen formuliert, ohne sich zu entschuldigen, handelt souverän.
Drei Formulierungswechsel mit Sofortwirkung:
| Weich | Klar |
|---|---|
| „Ich hätte da eventuell noch einen Punkt…“ | „Ich habe noch einen wichtigen Punkt.“ |
| „Vielleicht könnten wir das nochmal prüfen?“ | „Bitte prüfen Sie das noch einmal.“ |
| „Ich bin mir nicht sicher, aber…“ | „Nach meinem Eindruck…“ |
Microlearning 2: Der „Kaventsmann-Test“
Nehmen Sie sich eine E-Mail von heute vor. Fragen Sie:
- Gibt es darin mindestens eine Aussage, die klar, mutig, aktiv formuliert ist?
- Oder besteht der Text nur aus Absicherungen und Floskeln?
Wenn kein einziger Satz steht wie ein Kaventsmann – überarbeiten Sie ihn.
Ziel: Eine klare Botschaft, die wirkt.
Was starke Wörter können – und warum wir sie öfter nutzen sollten
Starke Wörter öffnen Türen – oder machen sie laut hörbar zu
Ein starkes Wort ist wie ein Gong im Flur: Es klingt nach. Es setzt ein Signal. Und oft ist es genau das, was in einem Büro voller Routine und stummer Höflichkeit fehlt.
Starke Wörter sind…
- präzise: Sie sagen, was ist – nicht, was vielleicht irgendwie sein könnte.
- bildhaft: Sie schaffen innere Bilder – und damit Wirkung.
- authentisch: Sie klingen nach Mensch – nicht nach Management-Blabla.
Beispiele gefällig?
| Blass | Stark |
|---|---|
| „Das ist nicht ganz ideal.“ | „Das ist Murks.“ |
| „Ich habe da leichte Bedenken.“ | „Das passt so nicht.“ |
| „Vielleicht lässt sich das lösen.“ | „Wir finden eine Lösung – gemeinsam.“ |
Was bewirken starke Wörter im Alltag?
a) Sie erzeugen Respekt.
Wer sich klar äußert, wird ernst genommen. Ihre Aussagen wirken sachlich stark, nicht emotional überzogen – wenn Sie Ihre Wortwahl gezielt einsetzen.
b) Sie geben Orientierung.
In einer Besprechung mit vagen Aussagen (vielleicht, eventuell, mal schauen) ist eine klare Aussage wie ein Anker. Menschen suchen Orientierung – auch sprachlich.
c) Sie stärken Ihre innere Haltung.
Sprechen wirkt zurück. Wer sich klar ausdrückt, stärkt auch das eigene Selbstbild. Plötzlich ist da nicht nur eine „Assistentin“ – sondern eine Frau, die führt, auch ohne Führungskraft zu sein.
Aber Vorsicht: Stärke ist nicht Härte
Starke Wörter sind nicht gleichzusetzen mit „lauten“ oder „verletzenden“ Aussagen. Der Satz „Das ist Mumpitz“ kann ein Lächeln erzeugen – oder eine Wunde reißen. Es kommt auf Tonfall, Beziehung, Kontext an.
Starke Sprache braucht Fingerspitzengefühl.
Aber wenn sie gut gewählt ist, hat sie die Kraft, Gespräche zu verändern – nicht zu verschärfen.
Microlearning 3: Ihr Mini-Wortschatz der Klarheit
Notieren Sie sich drei starke Wörter, die zu Ihnen passen und die Sie in der nächsten Woche gezielt einsetzen wollen. Zum Beispiel:
- konkret
- stimmen
- unverzichtbar
- klären
- verbindlich
Hängen Sie den Zettel gut sichtbar an den Bildschirm. Sprechen Sie die Worte laut. Schreiben Sie sie. Und beobachten Sie, was passiert.
Vom Schreibtisch aus führen – mit Worten, die bleiben
Führen ohne Titel – geht das überhaupt?
Oh ja.
Und wie.
Denn: Führung ist keine Frage der Position. Sie ist eine Frage der Wirkung.
Und was wirkt im Büro am stärksten?
Sprache.
Die Art, wie Sie formulieren, wie Sie Gespräche steuern, wie Sie in E-Mails Taktgefühl und Klarheit kombinieren – all das beeinflusst das Klima, die Prozesse, den Umgang im Team.
Wie sieht sprachliche Führung im Alltag aus?
Beispiel 1: Terminplanung
„Ich trage Sie mal für Dienstag ein?“
→ Klingt wie eine Einladung zur Diskussion.
Besser:
„Ich habe Dienstag um 10 Uhr für Sie geblockt. Falls das nicht passt, geben Sie mir bitte Bescheid.“
→ Klar. Höflich. Führend.
Beispiel 2: Aufgabenklärung
„Könnten Sie vielleicht…?“
→ Unsicher, vermeidend.
Besser:
„Ich schlage vor, Sie übernehmen den Teilbereich XY – Ihre Erfahrung passt sehr gut dazu.“
→ Anerkennend, delegierend, entschieden.
Beispiel 3: Feedback geben
„Ich weiß nicht, ob das wichtig ist, aber…“
→ Relativierend, unterwürfig.
Besser:
„Mir ist etwas aufgefallen, das wir verbessern können – ich bringe es gern ein.“
→ Verantwortungsvoll. Augenhöhe.
Führungsstärke beginnt in der Sprache
Sie müssen nicht autoritär sprechen. Im Gegenteil: Der beste Führungsstil basiert auf Klarheit, Wertschätzung und innerer Haltung. Sprache ist Ihr Werkzeug dafür.
Wer unklar spricht, wird missverstanden.
Wer klar spricht, wird mitgedacht.
Wer stark spricht, wird gehört.
Microlearning 4: Der Klartext-Moment
Wählen Sie einen Moment am Tag, in dem Sie ganz bewusst „Klartext“ sprechen:
- Kein „würde“, „könnte“, „vielleicht“
- Stattdessen: aktiv, direkt, freundlich
Beispiel:
Statt: „Ich würde Ihnen vorschlagen…“
→ „Ich empfehle Folgendes…“
Notieren Sie nachher:
Wie war die Reaktion?
Wie haben Sie sich dabei gefühlt?
Wollen Sie das öfter tun?
Warum Ausdruckskraft auch Resilienz ist – gerade in stressigen Zeiten
Wenn der Sturm tobt, ist die Sprache Ihr Halteseil
Montagmorgen. Der Chef schickt fünf dringende Anfragen. Zwei Kolleginnen wollen spontan etwas von Ihnen. Und die Kaffeemaschine streikt. Willkommen im echten Büroalltag.
Was tun?
Wer jetzt nicht nur organisiert, sondern auch sprachlich stabil bleibt, hat einen entscheidenden Vorteil: Sie verliert nicht sich selbst – und sie wird nicht überrollt.
Denn Ausdruckskraft ist nicht nur etwas für Hochglanz-Mails und Meetingpräsentationen. Sie ist ein Werkzeug zur Selbstführung.
Drei sprachliche Schutzschilde für herausfordernde Momente
1. Die Grenze setzen – ohne Schuldgefühl
Statt:
„Ich schau mal, ob ich das noch schaffe…“
→ „Ich kann das heute nicht mehr übernehmen. Ich priorisiere die Anfragen von XY und Z.“
Wirkung: Klar. Respektvoll. Kein Raum für Druck von außen.
2. Den Druck spiegeln – statt ihn zu schlucken
Statt:
„Alles gut, ich mach das schon…“
→ „Das ist eine hohe Taktung heute. Ich setze einen Schritt nach dem anderen.“
Wirkung: Sie zeigen Belastung, ohne zu klagen. Das schafft Verständnis.
3. Die Rückmeldung geben – statt sich zu ärgern
Statt:
„Warum sagt mir das niemand?!“ (gedacht)
→ „Damit ich in Zukunft besser planen kann: Bitte sagen Sie mir solche Änderungen früher.“
Wirkung: Sie bleiben professionell – aber lassen sich nicht übergehen.
Sprache als Form von Selbstfürsorge
Wer für sich spricht, sorgt für sich. Das heißt nicht, ständig „Nein“ zu sagen oder mit erhobenem Zeigefinger herumzulaufen. Es heißt: sich selbst ernst nehmen – in der Formulierung.
Denn wenn Sie sich klein machen, macht das irgendwann etwas mit Ihnen. Wenn Sie sich klar äußern, wächst mit der Zeit auch Ihre innere Stärke.
Microlearning 5: Ihre persönliche Formulierung für Notfälle
Erstellen Sie eine „Notfall-Formulierung“, die Sie in stressigen Situationen einsetzen können.
Zum Beispiel:
„Ich höre, dass das dringend ist. Ich bringe erst XY zu Ende und nehme das danach auf.“
„Ich bin gerade in einem anderen Thema. Ich bin um 13 Uhr wieder verfügbar.“
Notieren Sie diese Formulierung und halten Sie sie bereit – digital oder analog.
So haben Sie im Notfall nicht nur einen Satz – sondern einen inneren Kompass.
Schlussgedanke: Ausdruck ist Macht – und Klarheit ist Wertschätzung
Es sind nicht die lautesten, die am meisten bewirken.
Und auch nicht die, die am meisten sagen.
Es sind die, die klug wählen, wie sie etwas sagen.
Als Büromanagerin, Assistentin oder Sekretärin sind Sie längst eine Sprachlenkerin im Hintergrund. Vielleicht haben Sie das nicht immer so gesehen – aber es ist Zeit, das zu erkennen.
Denn Ausdruckskraft ist keine Nebensache. Sie ist ein Führungsinstrument.
Und sie beginnt mit einem einzigen Satz:
Ich darf sagen, was ich denke – klar, respektvoll, auf den Punkt.
Ihre Worte dürfen Wucht haben. Ihr Stil darf Ecken haben.
Ihr Schreibtisch darf ein Ort sein, an dem Respekt, Wirkung und Menschlichkeit zusammenfinden.
Ausdruckskraft im Büroalltag
1. Was, wenn mein Umfeld auf klare Aussagen empfindlich reagiert?
Bleiben Sie bei sich. Klarheit ist keine Unhöflichkeit. Mit einem wertschätzenden Tonfall und einem kurzen Lächeln lässt sich vieles sagen – auch direkt.
2. Ich traue mich nicht, starke Wörter zu nutzen – was hilft?
Fangen Sie klein an. Ein einziger Satz pro Tag in klarem Ton ist ein Anfang. Notieren Sie Ihre Erfolge – und erinnern Sie sich: Ausdruck ist Übungssache.
3. Wie kombiniere ich moderne Sprache mit meiner Persönlichkeit?
Nutzen Sie Begriffe, die Sie verstehen und vertreten können. Ein starker Ausdruck ist nicht modern oder altmodisch – er ist stimmig.
4. Was mache ich, wenn mir in stressigen Momenten die Worte fehlen?
Bereiten Sie sich vor! Halten Sie ein kleines Formulierungs-Notizbuch griffbereit – analog oder digital. Je öfter Sie üben, desto schneller kommen die Worte.
5. Darf ich auch mal ungewöhnlich oder humorvoll formulieren?
Unbedingt! Ein „Das war Mumpitz“ zur rechten Zeit kann mehr bewirken als zehn PowerPoint-Folien. Sprache darf auch Freude machen – das schafft Verbindung.
