Die Sekretärin ist die Schnittstelle zwischen Führungsebene, Mitarbeitern und externen Partnern. Sie hält die Fäden zusammen, sorgt für einen reibungslosen Ablauf und vermittelt zwischen den Interessen aller Beteiligten. Doch wie viel von dieser Kompetenz kommt wirklich bei anderen an?
Die Antwort liegt in der Sprache.
Wer als Sekretärin zu weich formuliert, verliert an Einfluss, Autorität und Respekt – nicht, weil die fachliche Kompetenz fehlt, sondern weil die eigene Wirkung durch unbewusste Weichmacher abgeschwächt wird.
Weichmacher wie „Ich hätte eine kurze Frage …“, „Vielleicht wäre es sinnvoll …?“ oder „Ich würde vorschlagen …“ wirken harmlos. Doch in der beruflichen Praxis schwächen sie die Position der Sekretärin – und das hat weitreichende Folgen:
Die Sekretärin ist oft die erste Anlaufstelle für Kunden, Geschäftspartner und Dienstleister. Ihre Kommunikation bestimmt das erste Bild, das Außenstehende vom Unternehmen erhalten.
Was bleibt hängen? Eine vage, unklare Außenkommunikation, die dem Unternehmen Professionalität und Struktur nimmt.
Die Sekretärin ist die rechte Hand der Führungsebene, steuert Termine, organisiert Prozesse und hält den Betrieb am Laufen. Doch wenn sie in Meetings oder in der täglichen Kommunikation Weichmacher nutzt, entsteht ein gefährlicher Effekt:
Das Ergebnis? Mehr Arbeit, weniger Anerkennung, weniger Einfluss.
Sekretärinnen koordinieren häufig Teams, leiten Anweisungen weiter und stellen sicher, dass Arbeitsabläufe funktionieren. Doch was passiert, wenn Anweisungen in Weichmachern verpackt werden?
Ein Satz wie „Vielleicht wäre es gut, wenn wir das noch mal besprechen?“ gibt Mitarbeitern die Freiheit, das Thema einfach zu ignorieren. Eine klare Formulierung hingegen setzt klare Erwartungen und sorgt für Umsetzung.
Besonders in E-Mails, Chats und Geschäftsbriefen entscheidet allein die Wortwahl über die Wirkung einer Nachricht. Ohne unterstützende Körpersprache oder Stimme kann sich Unsicherheit noch stärker in der Formulierung einschleichen – oft unbewusst.
Klare, präzise und verbindliche Sprache ist in der schriftlichen Kommunikation noch wichtiger als im direkten Gespräch. Wer hier Souveränität ausstrahlt, wird als professionell, strukturiert und entscheidungsstark wahrgenommen.
Eine starke Sprache ist keine harte Sprache. Es geht nicht darum, laut oder dominant aufzutreten, sondern um Präzision, Klarheit und Selbstbewusstsein. Sprache ist eines der wirkungsvollsten Werkzeuge im Berufsalltag – besonders für Sekretärinnen und Assistenzen, die täglich zwischen verschiedenen Hierarchien vermitteln, Entscheidungen begleiten und reibungslose Abläufe sicherstellen.
Doch was passiert, wenn diese Sprache durch Weichmacher verwässert wird? Die eigene Wirkung nimmt ab. Und damit auch die Wahrnehmung als kompetente, durchsetzungsstarke Fachkraft.
Wer bewusst an seiner Ausdrucksweise arbeitet, gewinnt in drei entscheidenden Bereichen:
Kommunikation ist mehr als der reine Informationsaustausch – sie formt das Bild, das andere von Ihnen haben. Eine klare, direkte Sprache signalisiert: Diese Person weiß, wovon sie spricht.
Ihre Sprache entscheidet, ob Sie als kompetente und verlässliche Ansprechperson wahrgenommen werden – oder als jemand, der sich in vorsichtigen Formulierungen verliert.
Viele Sekretärinnen erleben es täglich: Sie vermitteln zwischen Chefetage, Mitarbeitenden und externen Partnern. Sie organisieren, steuern und strukturieren – und dennoch wird ihre Meinung oft übergangen oder nicht ausreichend berücksichtigt.
Warum? Weil Sprache oft zu vorsichtig eingesetzt wird.
Einfluss beginnt mit Sprache. Wer sich Gehör verschaffen will, muss es sich durch präzise und selbstbewusste Kommunikation verdienen.
Missverständnisse kosten Zeit. Rückfragen, unklare E-Mails und vage Anweisungen führen zu Verzögerungen und unnötigem Mehraufwand.
Starke Sprache bedeutet nicht nur mehr Einfluss – sie macht den Arbeitsalltag effizienter und angenehmer.
Sprache ist ein erlernbares Werkzeug – und genauso wie jede andere Fähigkeit lässt sich auch souveräne Kommunikation systematisch trainieren.
Wie das konkret funktioniert und welche Formulierungen Ihre schriftliche Kommunikation stärken, üben wir im Live-Online-Seminar „Stark sprechen – Weichmacher vermeiden“.
🚀 Klare Sprache bedeutet nicht, unhöflich zu sein. Im Gegenteil: Sie zeigt Respekt – für Ihre eigene Meinung und für die Zeit Ihres Gegenübers.
✅ Wie Sie unbewusste Abschwächungen identifizieren und ersetzen
✅ Welche Formulierungen stark und klar wirken – und trotzdem höflich bleiben
✅ Warum klare Sprache Ihre berufliche Wirkung massiv steigert
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretär:innen & Assistenzen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Professionelle Büro-Kommunikation wider.
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Read MoreWährend künstliche Intelligenz immer besser antwortet, vergessen wir, wie wir selbst wirksam sprechen. Zeit, ein uraltes Trainingssystem neu zu entdecken – für starke Worte im modernen Büroalltag. „Sag doch einfach, was du meinst!“Ein Satz, den viele Kauffrauen, Assistenzen und Teamleiterinnen im Büro schon gehört haben – oder sich selbst heimlich denken. Aber was so einfach
Read MoreWas haben Kokolores, Schwofen und Kaventsmann im Büro zu suchen? Stellen Sie sich vor: Eine junge Büromanagerin steht in der Teeküche, tippt auf ihrem Smartphone und ruft plötzlich lachend: „Was für ein Kokolores!“ Zwei Kolleginnen schauen auf, nicken – und kichern wissend. Ein älterer Kollege schiebt nach: „Und der Chef ist heute auch wieder ein
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