Business-Kommunikation optimieren: Klare Sprache im Büro 

Die Sekretärin ist die Schnittstelle zwischen Führungsebene, Mitarbeitern und externen Partnern. Sie hält die Fäden zusammen, sorgt für einen reibungslosen Ablauf und vermittelt zwischen den Interessen aller Beteiligten. Doch wie viel von dieser Kompetenz kommt wirklich bei anderen an?

Die Antwort liegt in der Sprache.

Wer als Sekretärin zu weich formuliert, verliert an Einfluss, Autorität und Respekt – nicht, weil die fachliche Kompetenz fehlt, sondern weil die eigene Wirkung durch unbewusste Weichmacher abgeschwächt wird.

Die unsichtbare Gefahr: Weichmacher in der Kommunikation

Weichmacher wie „Ich hätte eine kurze Frage …“, „Vielleicht wäre es sinnvoll …?“ oder „Ich würde vorschlagen …“ wirken harmlos. Doch in der beruflichen Praxis schwächen sie die Position der Sekretärin – und das hat weitreichende Folgen:

1. Außenwirkung: Weniger Kompetenz und Einfluss

Die Sekretärin ist oft die erste Anlaufstelle für Kunden, Geschäftspartner und Dienstleister. Ihre Kommunikation bestimmt das erste Bild, das Außenstehende vom Unternehmen erhalten.

Weiche Sprache vermittelt Unsicherheit.
Kunden nehmen die Sekretärin als wenig durchsetzungsstark wahr.
Geschäftspartner erkennen keine klare Verbindlichkeit in Absprachen.

Was bleibt hängen? Eine vage, unklare Außenkommunikation, die dem Unternehmen Professionalität und Struktur nimmt.

2. Interne Wahrnehmung: Von der Schaltzentrale zur stillen Assistentin?

Die Sekretärin ist die rechte Hand der Führungsebene, steuert Termine, organisiert Prozesse und hält den Betrieb am Laufen. Doch wenn sie in Meetings oder in der täglichen Kommunikation Weichmacher nutzt, entsteht ein gefährlicher Effekt:

Kollegen und Führungskräfte nehmen ihre Aussagen nicht als entscheidungsrelevant wahr.
Ihre Fachkompetenz gerät in den Hintergrund, weil ihre Sprache Unentschlossenheit suggeriert.
Sie wird als Vermittlerin wahrgenommen, aber nicht als Instanz mit eigenem Gewicht.

Das Ergebnis? Mehr Arbeit, weniger Anerkennung, weniger Einfluss.

3. Mitarbeiterführung: Klare Ansagen statt sanfte Bitten

Sekretärinnen koordinieren häufig Teams, leiten Anweisungen weiter und stellen sicher, dass Arbeitsabläufe funktionieren. Doch was passiert, wenn Anweisungen in Weichmachern verpackt werden?

Mitarbeiter reagieren weniger verbindlich auf Vorgaben.
Wichtige Aufgaben werden nicht priorisiert, weil sie „nur als Vorschlag“ formuliert wurden.
Rückfragen und Missverständnisse nehmen zu, weil Aussagen nicht eindeutig sind.

Ein Satz wie „Vielleicht wäre es gut, wenn wir das noch mal besprechen?“ gibt Mitarbeitern die Freiheit, das Thema einfach zu ignorieren. Eine klare Formulierung hingegen setzt klare Erwartungen und sorgt für Umsetzung.

Die besondere Herausforderung: Schriftliche Kommunikation ohne Körpersprache und Stimme

Besonders in E-Mails, Chats und Geschäftsbriefen entscheidet allein die Wortwahl über die Wirkung einer Nachricht. Ohne unterstützende Körpersprache oder Stimme kann sich Unsicherheit noch stärker in der Formulierung einschleichen – oft unbewusst.

Eine E-Mail mit Weichmachern wird leicht übergangen oder nicht ernst genommen.
Ein unsicher formulierter Chat wirkt weniger dringlich – und bleibt unbeachtet.
Ein vage formulierter Geschäftsbrief kann Missverständnisse erzeugen.

Klare, präzise und verbindliche Sprache ist in der schriftlichen Kommunikation noch wichtiger als im direkten Gespräch. Wer hier Souveränität ausstrahlt, wird als professionell, strukturiert und entscheidungsstark wahrgenommen.

Starke Sprache für eine starke Position – Ihr Schlüssel zu mehr Einfluss und Souveränität

Eine starke Sprache ist keine harte Sprache. Es geht nicht darum, laut oder dominant aufzutreten, sondern um Präzision, Klarheit und Selbstbewusstsein. Sprache ist eines der wirkungsvollsten Werkzeuge im Berufsalltag – besonders für Sekretärinnen und Assistenzen, die täglich zwischen verschiedenen Hierarchien vermitteln, Entscheidungen begleiten und reibungslose Abläufe sicherstellen.

Doch was passiert, wenn diese Sprache durch Weichmacher verwässert wird? Die eigene Wirkung nimmt ab. Und damit auch die Wahrnehmung als kompetente, durchsetzungsstarke Fachkraft.

Wer bewusst an seiner Ausdrucksweise arbeitet, gewinnt in drei entscheidenden Bereichen:

1. Glaubwürdigkeit – Werden Sie als kompetente Gesprächspartnerin wahrgenommen

Kommunikation ist mehr als der reine Informationsaustausch – sie formt das Bild, das andere von Ihnen haben. Eine klare, direkte Sprache signalisiert: Diese Person weiß, wovon sie spricht.

Geschäftspartner und externe Kontakte bauen schneller Vertrauen auf, wenn Anfragen oder Absprachen souverän und ohne Unsicherheitsfloskeln formuliert werden.
Klare Aussagen helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden und sorgen für Verbindlichkeit.
Führungskräfte verlassen sich auf Ihre Einschätzungen, wenn Sie selbstbewusst und faktenbasiert kommunizieren.

Ihre Sprache entscheidet, ob Sie als kompetente und verlässliche Ansprechperson wahrgenommen werden – oder als jemand, der sich in vorsichtigen Formulierungen verliert.

2. Einfluss – Respekt und Durchsetzungsfähigkeit in jeder Situation

Viele Sekretärinnen erleben es täglich: Sie vermitteln zwischen Chefetage, Mitarbeitenden und externen Partnern. Sie organisieren, steuern und strukturieren – und dennoch wird ihre Meinung oft übergangen oder nicht ausreichend berücksichtigt.

Warum? Weil Sprache oft zu vorsichtig eingesetzt wird.

Ein weicher, unsicherer Sprachstil signalisiert Unterordnung – selbst wenn das gar nicht beabsichtigt ist.
Unklare Aussagen lassen Spielraum für Interpretation – und das nutzen andere für ihre eigenen Interessen.
Wer klare, bestimmte Formulierungen verwendet, setzt klare Erwartungen und sorgt dafür, dass sie umgesetzt werden.

Einfluss beginnt mit Sprache. Wer sich Gehör verschaffen will, muss es sich durch präzise und selbstbewusste Kommunikation verdienen.

3. Effizienz – Weniger Missverständnisse, weniger Rückfragen, mehr Zeit

Missverständnisse kosten Zeit. Rückfragen, unklare E-Mails und vage Anweisungen führen zu Verzögerungen und unnötigem Mehraufwand.

Eine klare Sprache reduziert Rückfragen und sorgt dafür, dass Aufgaben sofort richtig verstanden und umgesetzt werden.
Strukturiertes, präzises Kommunizieren bedeutet weniger Wiederholungen und Korrekturen.
Wer sich präzise ausdrückt, spart sich und anderen Zeit – und steigert damit die gesamte Produktivität im Unternehmen.

Starke Sprache bedeutet nicht nur mehr Einfluss – sie macht den Arbeitsalltag effizienter und angenehmer.

Doch wie trainiert man das gezielt?

Sprache ist ein erlernbares Werkzeug – und genauso wie jede andere Fähigkeit lässt sich auch souveräne Kommunikation systematisch trainieren.

Wie das konkret funktioniert und welche Formulierungen Ihre schriftliche Kommunikation stärken, üben wir im Live-Online-Seminar „Stark sprechen – Weichmacher vermeiden“.