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đŸ’„ Effiziente Protokolle mit OneNote erstellen – Ihr Katalysator fĂŒr produktive Meetings 

 

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Protokolle dienen als offizielle Aufzeichnungen von Sitzungen, Besprechungen oder anderen Ereignissen. Sie dokumentieren die wesentlichen Diskussionen, Entscheidungen und Ergebnisse und dienen als Nachweis fĂŒr zukĂŒnftige Referenzen.

Durch die schriftliche Festhaltung der wichtigsten Punkte und Entscheidungen wĂ€hrend eines Treffens oder einer Besprechung wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind und MissverstĂ€ndnisse vermieden werden. Außerdem kann jeder, der nicht anwesend war, die Ergebnisse der Besprechung nachvollziehen.

Protokolle können dazu beitragen, die Verantwortlichkeit fĂŒr getroffene Entscheidungen und Handlungen zu klĂ€ren. Sie können auch als Beweismittel dienen, falls es in Zukunft Unstimmigkeiten oder rechtliche Auseinandersetzungen geben sollte.

Protokolle können helfen, den Fortschritt und die Umsetzung von Projekten oder Entscheidungen zu verfolgen. Sie können auch als Grundlage fĂŒr zukĂŒnftige Planungen und Entscheidungen dienen.

Protokolle können auch eine wichtige Rolle bei der rechtlichen Absicherung von Unternehmen spielen. Sie können als Beweismittel in gerichtlichen Auseinandersetzungen oder bei Vertragsverhandlungen dienen und helfen, die Interessen des Unternehmens zu schĂŒtzen. Durch sorgfĂ€ltig gefĂŒhrte Protokolle kann auch die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und -Richtlinien nachgewiesen werden.

Zeitdruck und Deadline-Stress erschweren das Protokollieren

Bleiben wichtige Informationen wĂ€hrend eines Meetings unklar oder unvollstĂ€ndig, kann es schwierig sein, ein vollstĂ€ndiges und genaues Protokoll zu erstellen. In diesem Fall mĂŒssen SekretĂ€rinnen möglicherweise zusĂ€tzliche Recherchen durchfĂŒhren, um alle notwendigen Informationen zu sammeln. 👉Unklare oder unvollstĂ€ndige Informationen

Mangelnde Vorbereitung: Wenn das Meeting nicht gut vorbereitet ist, kann es schwierig sein, wichtige Informationen zu sammeln oder wichtige Entscheidungen zu treffen. Dies kann dazu fĂŒhren, dass das Protokoll unvollstĂ€ndig oder ungenau ist. 👉 Mangelnde Vorbereitung

Wenn der SekretĂ€rin die Konzentration wĂ€hrend des Meetings abhandenkommt, kann dies dazu fĂŒhren, dass wichtige Informationen oder Entscheidungen ĂŒbersehen oder falsch verstanden werden. Das kann dazu fĂŒhren, dass das Protokoll ungenau oder unvollstĂ€ndig ist. 👉 Mangelnde Konzentration

SekretĂ€rinnen mĂŒssen oft mehrere Meetings hintereinander protokollieren, was zu Zeitdruck und Stress fĂŒhren kann. Wenn der Zeitplan zu eng ist, kann dies dazu fĂŒhren, dass das Protokoll unvollstĂ€ndig oder ungenau ist. 👉 Zeitdruck

Wenn die SekretĂ€rin wenig Erfahrung in der Protokollierung hat, kann es schwierig sein, ein genaues und vollstĂ€ndiges Protokoll zu erstellen. In diesem Fall mĂŒssen möglicherweise zusĂ€tzliche Schulungen oder UnterstĂŒtzung durch erfahrene Kollegen in Anspruch genommen werden. 👉 Mangelnde Erfahrung

Gibt es schwierige oder konflikttrĂ€chtige GesprĂ€chsteilnehmer, kann dies die Protokollierung erschweren. In diesem Fall mĂŒssen SekretĂ€rinnen möglicherweise spezielle Techniken anwenden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen erfasst werden. 👉 Schwierige GesprĂ€chsteilnehmer

Ist das Meeting chaotisch oder unĂŒbersichtlich, kann dies dazu fĂŒhren, dass wichtige Informationen ĂŒbersehen oder vergessen werden. In diesem Fall mĂŒssen SekretĂ€rinnen möglicherweise zusĂ€tzliche Anstrengungen unternehmen, um alle wichtigen Informationen zu erfassen. 👉 UnĂŒbersichtliche Meetings

4 Arten Protokolle zu schreiben und 1 Favorit

Umso wichtiger ist es, dass die Software, die wir zum Protokollieren nutzen, uns das Leben leichter macht.
Unsere Dozentin Meike Kranz spricht ĂŒber typische Ziele von Protokollen und stellt 4 Möglichkeiten vor, Protokolle mit Hilfe von Software zu erstellen.

Wir im Verband der SekretÀrinnen e. V. Schreiben seit 2020 unsere Protokolle in OneNote. Unsere Dozentin Meike Kranz hat unsere Arbeit so sehr vereinfach, weil Sie uns gezeigt hat, wie wir als Team viel besser mit OneNote zusammenarbeiten können.

Dieses Wissen geben wir sehr gern an SekretÀrinnen und Assistentinnen weiter.

OneNote im Sekretariat jetzt digitaler und ortsunabhÀngier Arbeiten

Dieses Seminar gehört zu unserer MS-Office-Frischekur fĂŒrs Sekretariat. Wie bieten dieses Seminar jetzt 2 mal an. WĂ€hlen Sie einfach Ihren Wunschtermin aus – oder nutzen Sie das ViP-Ticket, dann ist OneNote praktisch gratis im ViP-Ticket enthalten.

Jetzt alle Infos dazu anschauen und dann das passende auswÀhlen!

Erster Durchgang 2023

122.06.2023 14:00 — 16:00
229.06.2023 14:00 — 16:00

zweiter Durchgang 2023

106.12.2023 14:00 — 16:00
213.12.2023 14:00 — 16:00

Wir haben unsere ehemaligen Teilnehmerinnen gefragt, warum Sie sich fĂŒr das OneNote-Seminar entschieden hatten.

Es ist ein toller eigener Antrieb zu sagen: „Ich kann es noch nicht. Ich lerne es jetzt“.

Oft beobachten wir bei unseren Teilnehmerinnen eine immense Begeisterung. Es ist aber Vorsicht geboten, um die anderen nicht zu ĂŒberrumpeln und damit gleich Ablehnung hervorzurufen.

5 Tipps, wie OneNote als Katalysator fĂŒr eine reibungslose Implementierung nach dem Seminar dienen kann

1ïžâƒŁ Es ist wichtig, mit Kollegen und Vorgesetzten zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass sie die neuen FĂ€higkeiten und Tools verstehen und nutzen können. ErklĂ€ren Sie, wie Ihre Arbeit durch das neue Wissen verbessert werden kann und wie es auch anderen helfen kann.

2ïžâƒŁ Eine neue Software kann ĂŒberfordern. Empfehlen Sie Schulungen fĂŒr Kollegen und Vorgesetzte, damit sie sich mit den neuen Werkzeugen und Methoden vertraut machen können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und effektiv zusammenarbeiten können.

3ïžâƒŁ Es ist wichtig, das neu erlernte Wissen in die tĂ€glichen ArbeitsablĂ€ufe zu integrieren. Eine schrittweise Implementierung kann helfen, Überforderung zu vermeiden. Es kann auch hilfreich sein, eine Liste mit den neuen Techniken oder Strategien zu erstellen und regelmĂ€ĂŸig zu ĂŒberprĂŒfen, ob man sie anwendet.

4ïžâƒŁ Wenn das neu erlernte Wissen Auswirkungen auf Kollegen oder Vorgesetzte hat, ist es wichtig, diese darĂŒber zu informieren. Man kann eine PrĂ€sentation halten oder eine E-Mail schreiben, um die Änderungen zu erklĂ€ren und auf mögliche Vorteile hinzuweisen.

5ïžâƒŁ Um sicherzustellen, dass die neuen FĂ€higkeiten und Techniken effektiv eingesetzt werden, ist es wichtig, regelmĂ€ĂŸiges Feedback einzuholen. Das kann von Kollegen, Vorgesetzten oder auch Kunden kommen. Es ist hilfreich, sich auf konstruktive Kritik zu konzentrieren und sie als Möglichkeit zur Verbesserung zu sehen.


Judith Torma Goncalves ist Magistra der Rhetorik. Seit 2017 steuert Sie die Geschicke des Verband der SekretÀrinnen.

Ihre Lieblingsthemen sind Kommunikation und Rhetorik und das weite Feld des miteinander.

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