„Psst, ich nutz schon ChatGPT … aber bitte nicht der IT sagen!“
Warum Heimlichtuerei bei KI uns teuer zu stehen kommen kann
Wir schreiben das Jahr 2025 – und mitten im Büroalltag flüstert es durch die Flure: „Ich hab’s ausprobiert … aber bitte nicht weitersagen!“ Ob es um das Optimieren von E-Mails, das Strukturieren von Protokollen oder das Formulieren höflicher Absagen geht – ChatGPT, Copilot & Co. haben längst den Weg in viele Sekretariate gefunden. Offiziell verboten? Oft ja. Inoffiziell genutzt? Definitiv.
👀 Was steckt hinter diesem digitalen Flüstern? Und vor allem: Welche Risiken und Chancen verbergen sich dahinter?
Es ist Zeit für einen ehrlichen Blick auf den wachsenden Schatten der heimlichen KI-Nutzung. Und vor allem: für eine klare Botschaft an alle, die zwischen dienstlichem Dürfen und praktischem Wollen balancieren – es ist höchste Zeit, mit Ihrer IT zu sprechen.
Zwischen Misstrauen und Machbarkeit
Warum der Widerstand gegen KI oft größer ist als nötig
Wer KI im Büro nutzt, ohne darüber zu sprechen, handelt meist nicht aus böser Absicht. Vielmehr ist es das Gefühl, dass „es sonst ja keiner erlaubt“. Eine Mischung aus Frust, Neugier und Pragmatismus treibt viele an: Kolleg*innen nutzen es in der Berufsschule, die Presse berichtet begeistert, und das Tool liefert in Sekundenschnelle, wofür man früher eine halbe Stunde bräuchte. Nur die eigene IT sagt: „Nein!“
Doch warum ist der Widerstand gegen KI so groß?
- Verunsicherung durch Datenschutz: Viele Tools – vor allem aus den USA – arbeiten mit Rechenzentren außerhalb der EU. Das macht die Datenverarbeitung schwierig. Wenn personenbezogene Daten ins Spiel kommen, wird’s heikel. Und gerade im Sekretariat geht es oft um Namen, Telefonnummern, Termine oder interne Abläufe.
- Unwissen über Funktionsweise: Der Begriff „künstliche Intelligenz“ klingt für viele wie Magie. Dabei sind es am Ende große Textmodelle, die Muster erkennen – keine Hexerei. Wer nicht versteht, wie ein Tool funktioniert, verbietet es lieber komplett.
- Angst vor Kontrollverlust: Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht? Wer haftet? Wer prüft das Ergebnis? Die Unsicherheit über mögliche Fehlentscheidungen lähmt den Fortschritt.
Doch so verständlich diese Bedenken auch sind – der heimliche Einsatz bringt größere Risiken mit sich als der offene Dialog. Denn: Wer sich durch das Verbot schleicht, schließt die eigene Organisation bewusst aus dem Lernprozess aus. Und gefährdet im Zweifel nicht nur Daten, sondern auch das Vertrauen der Führungsetage.
Von der Schattennutzung zum strategischen Einsatz
Warum IT, Datenschutz und Sekretariat an einem Tisch gehören
💡 Die gute Nachricht: KI kann mit der richtigen Strategie sicher, sinnvoll und effizient eingesetzt werden – gerade im Sekretariat.
Aber dafür braucht es eins: Transparenz und Zusammenarbeit. Die IT-Abteilung ist kein Gegner, sondern Verbündeter. Und wer offen über Anwendungsfälle, Tools und Datenarten spricht, eröffnet Wege, statt sich in Sackgassen zu verrennen.
Ein Beispiel aus der Praxis:
In einem mittelständischen Unternehmen bat eine Assistentin ihre IT-Abteilung um die Prüfung von ChatGPT. Die Reaktion war zunächst reserviert. Aber durch eine gemeinsame Risikoabschätzung – Was wird eingegeben? Wo werden Daten gespeichert? Gibt es Alternativen mit EU-Hosting? – konnte man einen klaren Rahmen definieren. Inzwischen nutzt das gesamte Assistenzteam eine datenschutzkonforme Variante und spart wöchentlich mehrere Stunden ein.
Diese Geschichte zeigt: Es geht. Und es geht besser, wenn man gemeinsam handelt.
Zwischen Textzauber und Datenfalle
Wo KI im Sekretariat glänzt – und wo sie gefährlich wird
Nicht jede Eingabe bei ChatGPT ist gleich brisant. Und nicht jeder Einsatz muss mit einem Datenschutz-Fiasko enden. Entscheidend ist: Was genau geben Sie ein? – und welche Daten sind betroffen? Um die Lage zu klären, lohnt sich ein Blick auf die unterschiedlichen Risikogruppen. Denn nicht alle Informationen sind gleich sensibel – und nicht alle Sekretariate arbeiten mit denselben Inhalten.
🟢 Risikogruppe 1: Unkritisch und unbedenklich
Diese Anwendungen können Sie (mit gesundem Menschenverstand) problemlos ausprobieren:
- Formulierungshilfen für Standardtexte
Zum Beispiel: „Formuliere eine freundliche Einladung zu einer Teamsitzung“ oder „Verfasse eine höfliche Absage auf eine Bewerbung“.
👉 Hier werden keine personenbezogenen Daten übermittelt, nur generische Inhalte. - Checklisten, Ablaufpläne und Strukturierungen
Etwa: „Erstelle eine Checkliste für die Reiseplanung eines Vorstands“, „Gib mir eine Struktur für ein Protokoll“.
👉 Keine Daten, keine Namen – aber viel Erleichterung im Alltag. - Sprachstil prüfen lassen
Sie möchten wissen, ob ein Text zu hart, zu weich oder zu lang ist? Fragen Sie die KI.
👉 Solange Sie keine Namen oder Details einfügen, ist das rechtlich unproblematisch. - Lernhilfe & Recherche
Was ist eine BWA? Wie funktioniert das Lieferkettengesetz?
👉 Solche Fragen können helfen, schneller im Thema zu sein – gerade für Berufsanfängerinnen oder Quereinsteigerinnen.
🔐 Wichtig: Arbeiten Sie mit allgemeinen Beispielen – nicht mit Echtfällen aus Ihrer Organisation.
🟡 Risikogruppe 2: Sensibel, aber handhabbar mit Vorsicht
Hier wird’s schon heikler – aber mit klaren Regeln auch machbar:
- Texte über Mitarbeitende, Kund*innen oder Lieferanten
Zum Beispiel: „Formuliere ein Gesprächsprotokoll über die Abmahnung von Herrn X“ oder „Erstelle eine Zusammenfassung der Reklamation von Frau Y“.
👉 Hierbei handelt es sich um personenbezogene Daten. Diese dürfen nicht ohne spezielle Vereinbarungen in US-basierte KI-Systeme wie ChatGPT eingegeben werden.
✔️ Lösung: Nur mit Pseudonymen arbeiten („Herr X“, „Frau Y“), und keine Details verwenden, die Rückschlüsse ermöglichen. - Vorbereitungen für Chefgespräche, Konflikte oder Personalgespräche
Auch hier gilt: keine konkreten Namen, keine internen Konfliktdetails eingeben.
Stattdessen: Allgemein formulieren („Wie leite ich ein Kritikgespräch ein?“ oder „Was sind gute Formulierungen für ein Feedback-Gespräch?“)
💡 Ein Trick: Nutzen Sie ChatGPT als Sprachtrainer, nicht als Fallbearbeiter. Je allgemeiner Ihre Frage, desto sicherer sind Sie unterwegs.
🔴 Risikogruppe 3: Hochkritisch – Finger weg!
Diese Anwendungen sollten Sie niemals ohne Freigabe der IT oder Datenschutzstelle durchführen:
- Komplette Mails oder Briefe mit realen Namen, Adressen, Daten hochladen
Selbst wenn es „nur zur Prüfung“ ist – personenbezogene Daten haben in öffentlichen KI-Systemen nichts verloren. - Vertrauliche Strategiepapiere oder Gesprächsnotizen bearbeiten lassen
Alles, was unter Verschwiegenheit oder Geheimhaltung fällt, darf nicht verarbeitet werden, da Sie keine Kontrolle darüber haben, wie OpenAI & Co. die Eingaben nutzen oder speichern. - Login-Daten, interne Nummern oder Patienteninformationen verwenden
Ein absolutes No-Go – hier drohen strafrechtliche Konsequenzen, falls es zu Datenlecks kommt.
Der Knackpunkt: Unterschiedliche Sekretariate, unterschiedliche Risiken
Nicht jedes Büro ist gleich. Wer für eine Klinik, ein Ministerium oder ein Forschungsinstitut arbeitet, trägt andere Datenschutzlasten als eine Assistentin in einem Start-up. Doch gerade im Sekretariat verschwimmen die Grenzen oft:
„Ich mache nur eine kurze Anfrage für den Chef …“ – aber in der Anfrage steht der Name eines Projektpartners, der Geburtsort eines Bewerbers oder ein Vermerk über ein Kündigungsgespräch.
Was bedeutet das für Sie?
🔎 Prüfen Sie vor der Eingabe immer:
- Ist die Information eindeutig einer Person zuzuordnen?
- Ist die Information öffentlich zugänglich oder intern/vertraulich?
- Würde ich mich schämen oder juristisch absichern müssen, wenn der Betroffene davon erfährt?
Wenn auch nur eine dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet wird – Finger weg oder vorher intern klären!
Gemeinsam statt geheim: So gelingt der sichere KI-Einsatz im Sekretariat
💬 „Ich würde ja gern – aber ich trau mich nicht zu fragen.“
Kommt Ihnen dieser Satz bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein. In vielen Büros ist künstliche Intelligenz (noch) ein Tabuthema. Aber: Heimliche Nutzung ist keine Lösung. Viel hilfreicher ist ein transparenter, informierter und pragmatischer Weg – gemeinsam mit der IT, den Kolleg*innen und dem eigenen Team.
Schritt 1: Holen Sie sich die IT ins Boot – freundlich, aber bestimmt
Stellen Sie sich vor, jemand aus der Buchhaltung würde einfach eine neue Software zur Lohnabrechnung einführen, ohne Rücksprache mit der IT. Undenkbar, oder? Genau das aber passiert bei vielen KI-Tools – aus Unwissen, Angst oder Frust.
Dabei kann Ihre IT ein echter Schlüsselpartner sein. Formulieren Sie Ihren Wunsch wie eine strategische Anfrage:
🗣️ „Ich habe mir angeschaut, was KI-Tools wie ChatGPT leisten können – vor allem in der Formulierungshilfe und bei der Strukturierung von Informationen. Gibt es bei uns eine Freigabe oder Empfehlungen für den Einsatz dieser Tools? Wenn nicht, könnten wir gemeinsam klären, was erlaubt ist und was nicht?“
So öffnen Sie den Dialog, ohne zu provozieren – und signalisieren: Ich will verantwortungsvoll handeln.
Schritt 2: Schulen Sie Ihr Team – in kleinen, sicheren Schritten
Nicht alle müssen gleich ChatGPT-Power-User werden. Aber ein Grundverständnis hilft enorm. Warum nicht mal ein internes Mini-Lernfrühstück mit dem Titel:
☕ „Was ist eigentlich ChatGPT – und wie hilft’s uns im Büroalltag?“
Ziele:
- Den Unterschied zwischen datensicheren und risikobehafteten Anwendungen erklären
- Ein paar praktische, unbedenkliche Prompts live zeigen
- Ängste abbauen und Fragen klären
🎯 Tipp: Halten Sie das Ganze kurz, informativ und humorvoll. 30 Minuten reichen. Und selbst Zweifler*innen werden neugierig, wenn sie sehen, wie viel einfacher manches gehen kann.
Schritt 3: Entwickeln Sie gemeinsam eine „KI-Hausordnung“
Was darf verwendet werden? Was ist tabu? Welche Tools sind freigegeben? Und wie gehen wir mit Fragen um? Eine einfache, gut verständliche Handreichung (idealerweise gemeinsam mit IT und Datenschutz) schafft Klarheit.
💡 Beispiele für klare Regeln:
- ✔️ Prompt-Formulierungen dürfen generisch sein, aber keine echten Namen enthalten.
- ❌ Chatprotokolle von Mitarbeitergesprächen dürfen nicht in KI-Systeme eingegeben werden.
- ✔️ Die Tools dürfen für Textoptimierung, Ideensammlung oder Planungshilfen genutzt werden – sofern keine personenbezogenen Daten vorkommen.
- ❌ Es darf keine automatische Texterstellung mit externem Versand geben (z. B. per Mail ohne Prüfung).
Wenn solche Regeln transparent und nachvollziehbar sind, verschwindet auch die Versuchung zur Heimlichkeit.
Schritt 4: Zeigen Sie erste Erfolge – und inspirieren Sie andere
Sobald Sie erste Erfolgserlebnisse mit KI-Tools gesammelt haben, teilen Sie diese! Im Team-Meeting, auf der nächsten Abteilungsrunde oder ganz einfach per E-Mail.
🎉 Beispiel:
„Seitdem ich ChatGPT für die Ideensammlung bei Präsentationen nutze, spare ich rund 30 Minuten pro Woche – und es kommen oft neue Ideen, auf die ich allein nicht gekommen wäre.“
Solche Erfolge wirken. Sie zeigen: KI ist kein Jobkiller – sondern ein Assistenzbooster.
Schritt 5: Bleiben Sie kritisch – und neugierig
Nicht jede KI-Antwort ist richtig. Nicht jeder Vorschlag passt. Aber mit wachsender Erfahrung lernen Sie, die Qualität einzuschätzen. Fragen Sie sich bei jeder Nutzung:
- Hat mir die KI tatsächlich geholfen?
- Hätte ich diesen Text so verschicken können?
- War ich mir bei der Eingabe sicher, keine sensiblen Daten verwendet zu haben?
💬 Und wenn mal etwas schiefläuft? Sehen Sie es als Lernchance. Wichtig ist, offen darüber zu sprechen – denn genau daraus entwickeln sich bessere Regeln, Tools und Routinen.
Was passiert, wenn wir nichts tun?
Warum der Verzicht auf KI mehr kostet als ihr Einsatz
Stillstand ist Rückschritt – das gilt heute mehr denn je. Während sich die technologische Entwicklung im Sturmschritt voranbewegt, riskieren viele Büros, den Anschluss zu verlieren. Nicht aus bösem Willen, sondern aus Angst. Doch wer künstliche Intelligenz aus dem Büroalltag verbannt, verliert auf mehreren Ebenen:
1. ⏱ Zeit
Stellen Sie sich vor, Sie müssen einen komplexen Text umformulieren, eine Liste strukturieren oder Ideen für die nächste Einladung sammeln. Ohne KI brauchen Sie:
- 15 Minuten für die Formulierung
- 10 Minuten für die Struktur
- 20 Minuten für die Ideensammlung
Mit ChatGPT? Oft keine 3 Minuten – plus ein paar Anpassungen. Die Zeitersparnis summiert sich. Woche für Woche. Monat für Monat.
Verzicht bedeutet: wertvolle Zeit verschenken.
2. 🎯 Qualität
Viele Sekretärinnen arbeiten unter Hochdruck. Kein Wunder, dass Texte manchmal holpern oder Präsentationen uninspiriert wirken. KI kann hier eine Sparringspartnerin sein:
- Sie liefert alternative Formulierungen
- Sie prüft Stil, Kürze, Verständlichkeit
- Sie inspiriert mit frischen Ideen
Verzicht bedeutet: kreative Impulse nicht nutzen.
3. 💡 Innovationskompetenz
Gerade Sekretärinnen sind Schnittstellenprofis – zwischen Führungskräften, Teams, Kunden. Sie koordinieren, vermitteln, organisieren. KI kann sie dabei enorm entlasten und stärken. Wer jetzt einsteigt, wird zur Wegbereiterin.
Verzicht bedeutet: Zukunftsgestaltung anderen überlassen.
Die stillen Vorreiterinnen: Wie Mut die Bürowelt verändert
Lassen Sie uns kurz innehalten. Denken Sie an Ihre Kollegin, die „immer so schnell die Protokolle fertig hat“. Oder die Assistentin, deren Briefe „einfach immer sitzen“. Vielleicht hat sie sich nicht „offiziell“ zu KI bekannt. Vielleicht hat sie aber still und leise längst begonnen, ChatGPT zu nutzen – vorsichtig, anonymisiert, aber regelmäßig.
Diese stillen Vorreiterinnen zeigen uns:
Es braucht nicht viel, um viel zu erreichen. Nur den ersten Schritt.
Eine Erfahrung von Silke aus Magdeburg
Silke, 54, ist Teamsekretärin in einer öffentlichen Verwaltung. Lange hielt sie sich für „nicht technikaffin“. Doch nach einem Workshop begann sie zu experimentieren – anonymisierte Meetingnotizen, Ideen für Geburtstagskarten, Strukturvorschläge für Rundmails. Anfangs tastend, dann sicherer.
Heute sagt sie:
„Ich hätte nie gedacht, dass mir das so viel Erleichterung bringt. Ich bin nicht überflüssig geworden – ich bin besser geworden.“
Solche Geschichten gibt es zuhauf. Sie zeigen: KI ersetzt nicht – sie ergänzt. Und sie macht Sekretärinnen zu digitalen Ermöglicherinnen.
Und wer sich jetzt fragt:
„Aber was, wenn die anderen das besser können?“
Der hat die wichtigste Erkenntnis noch vor sich: KI nivelliert Unterschiede. Sie gibt denen Aufwind, die bereit sind zu lernen – egal, ob 23 oder 63.
Denn mit einem guten Prompt wird jede zur Gestalterin. Und mit jedem neuen Anwendungsfall wächst das Vertrauen in die eigene digitale Kompetenz.
Die Zukunft beginnt an Ihrem Schreibtisch
10 goldene Dos & Don’ts für den klugen KI-Einsatz im Sekretariat
Künstliche Intelligenz ist kein Hype – sie ist gekommen, um zu bleiben. Wer heute im Büro arbeitet, kommt an Tools wie ChatGPT, Copilot oder KI-gestützter Texterstellung nicht mehr vorbei. Aber: Es braucht einen klugen, sicheren und praxisnahen Umgang. Damit Sie gut vorbereitet starten können, finden Sie hier eine kompakte Übersicht:
✅ Dos – so nutzen Sie KI verantwortungsvoll:
Allgemeine Formulierungen verwenden
Nutzen Sie KI für Texte, die keine personenbezogenen Daten enthalten – z. B. Grußworte, Einladungen, Abläufe.
Pseudonyme statt echter Namen
Statt „Herr Müller aus der Personalabteilung“ lieber „eine Führungskraft im Unternehmen“.
Prompts bewusst gestalten
Je klarer Ihre Eingabe, desto besser das Ergebnis. Z. B. „Formuliere eine kurze, freundliche Absage auf eine Bewerbung.“
KI als Inspiration, nicht als Endprodukt nutzen
Textvorschläge sollten immer geprüft und angepasst werden – Sie sind die Letztinstanz.
Frühzeitig mit der IT sprechen
Holen Sie sich Rückendeckung, bevor Sie KI im Alltag etablieren. Transparenz schützt.
❌ Don’ts – das sollten Sie unbedingt vermeiden:
Keine personenbezogenen Daten eingeben
Namen, Adressen, Geburtsdaten, Krankmeldungen o. Ä. gehören nie in offene KI-Systeme.
Keine sensiblen Geschäftsinhalte verwenden
Strategiepapiere, Beschwerden, interne Absprachen sind tabu.
Nicht blind vertrauen
KI kann Fakten erfinden, Ironie missverstehen oder falsch gewichten. Immer prüfen!
Nicht ohne Einwilligung im Team arbeiten
Wer KI-Ergebnisse weiterleitet, sollte intern klären, wie damit umgegangen wird.
Nicht aus Angst schweigen
Wer heimlich arbeitet, riskiert mehr als die Offenlegung kosten würde. Reden hilft.
Ihr Büro, Ihre Entscheidung – aber bitte mit Mut
Stellen Sie sich vor, wir schreiben das Jahr 2027.
Die Künstliche Intelligenz ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Ihre Kollegin hat ein KI-gestütztes Wissensboard entwickelt. Die Teamassistenz hat eine Präsentation mit Copilot gebaut, die sogar die Geschäftsführung beeindruckt hat. Und Sie?
Sind Sie dabei – oder schauen Sie noch von außen zu?
Dieser Moment jetzt ist Ihre Einladung zum Aufbruch. Kein Sprung ins Ungewisse, sondern ein kluger erster Schritt. KI ist kein Risiko – wenn Sie die Spielregeln kennen. Sie ist ein Werkzeug. Und Sekretärinnen gehören zu denen, die schon immer aus Werkzeugen Lösungen gemacht haben.
🎬 Jetzt kostenlos reinschauen: Video für Einsteigerinnen
Sie möchten sich das Ganze erst mal in Ruhe anschauen – und live sehen, wie ChatGPT funktioniert? Dann schauen Sie sich mein kostenloses Einführungsvideo an:
👉 Was ChatGPT im Büroalltag leisten kann – und wie Sie ganz einfach starten.
Darin zeige ich:
- Wie Sie das Tool sicher öffnen,
- was ein guter Prompt ist,
- und welche drei Beispiele Sie sofort ausprobieren können – ohne Risiko, aber mit Wow-Effekt.
💡 Und das Beste: Sie brauchen keinerlei Vorkenntnisse. Nur ein bisschen Neugier.
🧠 Mein Tipp: Probieren Sie im Anschluss direkt Ihre ersten eigenen Prompts aus.
Zum Beispiel:
- „Formuliere eine höfliche Absage auf eine Einladung.“
- „Gib mir drei Vorschläge für die Einleitung eines internen Newsletters.“
- „Welche Stichpunkte kann ich für ein Protokoll nach einem Jour fixe verwenden?“
Legen Sie los. Lassen Sie sich inspirieren. Und zeigen Sie, wie Zukunft im Büro gemacht wird – von Ihnen.
Viele Grüße aus dem Westhavelland – und bis bald im Video! 🎥✨
