In der aufregenden Welt des Bürolebens ist die Fähigkeit, Sitzungsprotokolle zu erstellen, ein unschätzbarer Schatz. Egal, ob Sie eine aufstrebende Junior-Sekretärin oder ein zukünftiger Bürokaufmann sind, die Kunst der Gedächtnisprotokollierung ist ein Werkzeug, das Ihren beruflichen Erfolg entscheidend beeinflussen kann. In diesem lebhaften Artikel werden wir Ihnen wertvolle Tipps geben, wie Sie effektive Gedächtnisprotokolle erstellen können, die den Anforderungen eines anspruchsvollen Büroalltags gerecht werden.
Die Erstellung eines Gedächtnisprotokolls aus dem Gedächtnis heraus ist keine leichte Aufgabe. Oftmals haben Sie nur wenige oder gar keine schriftlichen Notizen, auf die Sie sich stützen können. Doch keine Sorge, Sie können das! Sie müssen die entscheidenden Beiträge, Ergebnisse und Beschlüsse wertfrei und ohne eigene Meinung wiedergeben. Das erfordert Konzentration und Präzision von Ihnen.
Der wichtigste Tipp, den Sie beherzigen sollten, ist, sofort nach der Sitzung mit der Protokollerstellung zu beginnen. Je näher Sie am Geschehen dran sind, desto frischer sind die Informationen in Ihrem Gedächtnis. Das macht das Protokollieren einfacher und effektiver.
Damit Ihr Gedächtnisprotokoll klar und verständlich ist, folgen Sie einer klaren Struktur. Hier ist, was Sie tun können:
In manchen Fällen können Diagramme und Grafiken Ihrem Gedächtnisprotokoll den entscheidenden Schliff verleihen. Sie helfen, komplexe Informationen leicht verständlich zu machen und steigern die Übersichtlichkeit. Hier ist ein Beispiel für ein Flussdiagramm, das den Entscheidungsprozess während einer Sitzung veranschaulicht:
Einleitung: Die Besprechung fand im Konferenzraum A statt und umfasste drei Kundenvertreter sowie unser Verkaufsteam.
Tagesordnungspunkte: Vorstellung neuer Produkte, Diskussion von Preisoptionen, Feedback zu aktuellen Dienstleistungen.
Diskussion und Entscheidungen: Kunden zeigten Interesse an Produkt A, Preisoption B wurde akzeptiert, und Verbesserungsvorschläge für den Kundenservice wurden festgehalten.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Vertriebsteam für Produkt A zuständig, Preisoption B in Preisliste aufnehmen, Kundenservice-Team über Feedback informieren.
Schlussfolgerung: Erfolgreiche Besprechung mit klaren Schritten zur Produktimplementierung und Kundenzufriedenheit.
Einleitung: Das Teammeeting fand im Büro statt und umfasste alle Abteilungsleiter und Teammitglieder.
Tagesordnungspunkte: Projektstatus-Updates, neue Projektideen, Probleme mit Ressourcenverteilung.
Diskussion und Entscheidungen: Projekt A ist im Zeitplan, Projekt B benötigt zusätzliche Ressourcen, neue Idee für Projekt C wurde genehmigt.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Projekt B-Team erhält zusätzliche Unterstützung, Projekt C-Team wird gebildet, um Details auszuarbeiten.
Schlussfolgerung: Erfolgreiches Teammeeting mit klaren Aufgaben und einer neuen Projektinitiative.
Einleitung: Die Finanzprüfung wurde im Konferenzraum B durchgeführt und umfasste den Finanzleiter, den Buchhalter und den Geschäftsführer.
Tagesordnungspunkte: Überprüfung des Quartalsabschlusses, Budgetplanung für das nächste Quartal, Diskussion von Investitionsmöglichkeiten.
Diskussion und Entscheidungen: Quartalsabschluss zeigt positives Ergebnis, Budgetplanung erfordert Kosteneinsparungen in Abteilung X, Investition in Marketingkampagne wird genehmigt.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Abteilung X wird aufgefordert, Kosteneinsparungen umzusetzen, Marketingteam wird mit der Umsetzung der Kampagne beauftragt.
Schlussfolgerung: Erfolgreiche Finanzprüfung mit klaren finanziellen Zielen und Strategien für die Zukunft.
Das Speichern von Gedächtnisprotokollen in OneNote ist eine effiziente Methode, um Informationen und Notizen aus Besprechungen oder Sitzungen zu organisieren. Hier ist, wie Sie Gedächtnisprotokolle in OneNote speichern können:
Öffnen Sie OneNote: Starten Sie die OneNote-Anwendung auf Ihrem Computer oder Ihrem bevorzugten Gerät.
Erstellen Sie ein neues Notizbuch oder wählen Sie ein vorhandenes aus: Wenn Sie bereits ein Notizbuch haben, in dem Sie die Gedächtnisprotokolle speichern möchten, öffnen Sie dieses. Andernfalls können Sie ein neues Notizbuch erstellen, indem Sie auf "Datei" > "Neu" > "Notizbuch" klicken.
Erstellen Sie eine neue Seite für das Gedächtnisprotokoll: Klicken Sie innerhalb des ausgewählten Notizbuchs auf den Reiter oder Abschnitt, in dem Sie das Gedächtnisprotokoll speichern möchten. Klicken Sie dann auf "Seite hinzufügen" oder verwenden Sie die Tastenkombination "Strg" + "N" (Windows) bzw. "Cmd" + "N" (Mac), um eine neue Seite zu erstellen.
Geben Sie den Titel der Seite ein: Geben Sie einen prägnanten Titel ein, der das Thema des Gedächtnisprotokolls widerspiegelt. Zum Beispiel: "Besprechung mit Kunden - 15. September 2023".
Notieren Sie Ihr Gedächtnisprotokoll: Verfassen Sie Ihr Gedächtnisprotokoll auf der Seite. Sie können Text, Listen, Bilder und sogar handschriftliche Notizen hinzufügen, je nach Ihren Präferenzen und den verfügbaren Funktionen Ihrer OneNote-Version.
Verwenden Sie Tags und Formatierung: OneNote bietet die Möglichkeit, Tags wie "Wichtig", "Aufgabe", "Idee" usw. hinzuzufügen, um wichtige Stellen im Protokoll hervorzuheben. Sie können auch die Formatierungswerkzeuge nutzen, um den Text übersichtlicher zu gestalten.
Speichern Sie Ihr Gedächtnisprotokoll: Ihre Gedächtnisprotokolle werden automatisch während des Schreibens gespeichert. OneNote bietet eine kontinuierliche Speicherungsfunktion.
Synchronisieren Sie Ihre Notizen (optional): Wenn Sie OneNote auf mehreren Geräten verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Notizen synchronisiert werden, damit Sie von überall aus auf sie zugreifen können.
Organisieren Sie Ihre Notizen: Sie können Ihre Gedächtnisprotokolle in Abschnitten, Seiten oder Unterabschnitten organisieren, um sie leichter auffindbar zu machen.
Suchen Sie nach Bedarf: OneNote bietet eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der Sie jedes Gedächtnisprotokoll mühelos finden können, indem Sie Schlüsselwörter oder Phrasen eingeben.
Indem Sie Gedächtnisprotokolle in OneNote speichern, können Sie Ihre Notizen einfach organisieren, suchen und verwalten. OneNote bietet auch die Möglichkeit, Ihre Notizen in der Cloud zu speichern, sodass Sie von verschiedenen Geräten darauf zugreifen können.
Die Kunst der Gedächtnisprotokollierung erfordert Konzentration, Struktur und ein dynamisches Herangehen. Indem Sie die hier vorgestellten Tipps befolgen und die Protokollerstellung zeitnah angehen, können Sie effektive Gedächtnisprotokolle erstellen, die einen echten Mehrwert für Ihr Team und Ihre Karriere bieten. Denken Sie immer daran, dass diese Protokolle dazu dienen, wichtige Informationen festzuhalten und den Weg für erfolgreiche Umsetzungen zu ebnen. Sie rocken das!
💬 Welche anderen Methoden oder Tools verwendet ihr, um eure Gedächtnisprotokolle und Notizen effizient zu organisieren und wiederzufinden?
Was sind Gedächtnisprotokolle?
Zusammenfassungen von Sitzungen oder Besprechungen.
Warum sind Gedächtnisprotokolle wichtig?
Sie helfen bei der Nachverfolgung von Diskussionen und Entscheidungen.
Wie erstellt man effektive Gedächtnisprotokolle?
Zeitnahe Protokollierung, klare Struktur und Verwendung von Diagrammen.
Welche Software kann für Gedächtnisprotokolle verwendet werden?
OneNote ist eine empfohlene Option.
Wie organisiert man Gedächtnisprotokolle in OneNote?
Durch Erstellen eines Notizbuchs, Hinzufügen von Seiten und Tags, sowie Synchronisieren der Notizen.
Die Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen ist zurück – und 2025 wird größer und besser als je zuvor! Mit unserem diesjährigen Motto „Innovation & Wohlbefinden im Sekretariat“ bringen wir die neuesten Technologien und Best Practices direkt zu Ihnen. Seien Sie dabei und erleben Sie, wie Sie Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten und gleichzeitig Ihre Gesundheit
Read MoreNach einer sehr langen Pausen sind wir im August wieder in die Seminare und Fachtagungen gestartet. Ich nutze diese Stelle und bedanke mich bei allen Teilnehmenden und Dozentinnen, die sich so wunderbar für unser gemeinsames Anliegen einsetzen: Weiterbildung im Sekretariat! Ob Berlin, Erfurt, Halle, Rostock, Jena oder Sangerhausen unsere Firmen- und Hotelpartner haben immer ihr
Read More„Hier passiert doch nichts“ „Hier steckt man sich doch nicht an.“„Wir sitzen doch nur am Schreibtisch.“„Das ist doch kein Pflegeberuf.“ Solche Sätze hören viele Sekretärinnen und Assistenzkräfte regelmäßig – manchmal von Kolleg:innen, manchmal vom Chef, manchmal denken sie sie selbst. Gerade junge Sekretärinnen oder Quereinsteigerinnen übernehmen diese Haltung oft unbewusst, weil sie im Büroalltag Sicherheit
Read MoreWas wäre, wenn Ihre KI nicht fragt – sondern erledigt? Stellen Sie sich einen ganz normalen Bürotag vor. Ein Bericht liegt auf dem Tisch, zehn Seiten, dicht geschrieben, Zahlen, Einschätzungen, Fußnoten. Die Geschäftsführung bittet um eine Präsentation – nicht irgendwann, sondern zeitnah. Kein Raum für Experimente, kein Platz für halbe Lösungen. Genau hier beginnt die
Read More„Du bist doch nur die Sekretärin.“Ein Satz wie ein Nadelstich.Und gleichzeitig der Startpunkt für eine Debatte, die längst überfällig ist. Denn während draußen über KI, Digitalisierung und neue Führungsstile gesprochen wird, stehen im Büro zwei Berufsbezeichnungen nebeneinander, die häufig in denselben Topf geworfen werden –Sekretärin und Office-Managerin. Gleicher Job?Gleiche Verantwortung?Gleiche Anerkennung? Oder trennen diese beiden
Read MoreDer zweite Montag im Januar ist nicht nur ein gewöhnlicher Arbeitstag – es ist der internationale „Räum-deinen-Schreibtisch-auf-Tag“! Ein besonderer Anlass, um sich bewusst mit der eigenen Arbeitsumgebung auseinanderzusetzen. Für Sekretärinnen und Assistenzen ist ein geordneter Arbeitsplatz weit mehr als nur eine Frage der Ästhetik. Er ist das Zentrum effizienter Büroorganisation und kann einen erheblichen Einfluss
Read More„Das betrifft uns hier doch nicht“ „Das ist doch alles übertrieben.“„Im Büro ist man doch nicht krank wie im Krankenhaus.“„Ein bisschen Kontakt mit Keimen schadet nicht, das härtet ab.“ Diese Gedanken sind im Büroalltag weit verbreitet. Sie werden selten laut ausgesprochen, bestimmen aber häufig Entscheidungen. Gerade weil Büroarbeit als sauber, ungefährlich und kontrolliert gilt, geraten
Read MoreCopilot oder ChatGPT-Schulung? Warum kluge Assistenzkräfte beides brauchen – und Führungskräfte davon profitieren Ein Blick in die Chefetage Montagmorgen, 8:07 Uhr. Der Kalender ist dicht getaktet, die erste Mail eskaliert schon vor dem zweiten Kaffee, und irgendwo zwischen Jour fixe und Budgetrunde blinkt ein neues Versprechen auf: Microsoft Copilot.„Endlich Entlastung“, denkt die Geschäftsführung. Zusammenfassungen auf
Read MoreViele kommen nicht geplant ins Sekretariat. Man wächst hinein, übernimmt, fängt an. Erst ein paar Aufgaben, dann mehr Verantwortung, irgendwann die komplette Drehscheibe. Was fast immer gleich ist: Niemand erklärt MS-Office von Grund auf so, wie man es für diesen Job wirklich braucht. Stattdessen heißt es oft: „Das läuft über Outlook“, „Mach das kurz in
Read MoreDer Wandel im Büro war selten so spürbar wie heute.Wo früher Papierstapel wuchsen wie kleine Gebirge, dominiert heute der leuchtende Laptop-Bildschirm. Doch unabhängig davon, wie viele Tools, Apps oder KI-Lösungen dazukommen – Sie bleiben das Herz des Büros. Warum die digitale Transformation im Sekretariat mehr ist als Technik Viele Assistenzen und Kaufleute für Büromanagement beschreiben
Read More