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#Montagsimpuls: Es gibt ein Bonus-Budget f├╝rs Sekretariat ­čĄĹ. Was w├╝rden Sie unbedingt anschaffen? 

 

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Sekret├Ąrinnen aufgepasst! Es ist Zeit f├╝r eine kleine Shopping-Tour, aber dieses Mal ist es f├╝r das B├╝ro und nicht f├╝r den Kleiderschrank! Wie w├Ąre es, wenn Sie sich etwas g├Ânnen k├Ânnten, das Sie bei der Arbeit unterst├╝tzt und diese erleichtert? Denn mal ehrlich, wer m├Âchte nicht gerne eine Geheimwaffe haben, um diese l├Ąstigen Aufgaben schneller erledigen zu k├Ânnen, oder um den Chef mit neuen Ideen zu beeindrucken? Deshalb haben wir f├╝r Sie eine Liste mit Werkzeugen und Materialien zusammengestellt, die nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern auch das B├╝ro in einen richtigen Hightech-Spielplatz verwandeln werden. Sind Sie bereit f├╝r ein ultimatives B├╝ro-Upgrade? Dann legen wir los!

Auf die Pl├Ątze, fertig, shoppen! Wie Sie Ihr Bonus-Budget sinnvoll nutzen k├Ânnen.

­čÄë Mit einem Bonus-Budget k├Ânnten Sie Ihr B├╝ro jetzt in eine wahre Schatzkammer verwandeln! Aber wo fangen wir an? Wir empfehlen den Anfang mit einem guten Stuhl, denn wer will schon R├╝ckenschmerzen vom stundenlangen Sitzen bekommen? Wie w├Ąre es mit einem ergonomischen Drehstuhl, der nicht nur bequem ist, sondern auch den R├╝cken und Nacken unterst├╝tzt?

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Backboon ÔÇô Die neue Einrichtungskultur (backboon-rocks.com) Backboon┬« Ein M├Âbel dass fit macht

­čĺČ Schreiben Sie doch in die Kommentare, welche ergonomischen St├╝hle Sie kennen oder ausprobiert haben

­čľĘ´ŞĆ Aber ein B├╝ro ohne Drucker ist wie ein Pferd ohne Sattel – es ist einfach unvollst├Ąndig! Ein Multifunktionsdrucker, der drucken, scannen und kopieren kann, ist die perfekte Erg├Ąnzung f├╝r euer B├╝ro. Und wenn es einmal richtig schnell gehen muss, ist ein guter Scanner euer bester Freund. Super w├Ąre auch, wenn der Drucker lochen und heften und falzen und binden k├Ânnte.

Effektive Endverarbeitung mit Druckern und Finisher-Funktionen

Drucker mit Finisher-Funktionen bieten eine automatische Endverarbeitung von Druckprodukten, wie Falzen, Heften, Binden, Lochen und Schneiden. Die Funktionen k├Ânnen entweder bereits in das Ger├Ąt integriert oder als Zusatz erworben werden. Insbesondere in betrieblichen Kontexten sind Drucker mit Finisher-Funktionen sehr gefragt und bieten zahlreiche Vorteile.

Falzen erm├Âglicht die Erstellung scharfer Knickkanten und die Formung des Papiers anhand der Falzlinie. Heften von Dokumenten w├Ąhrend des Druckprozesses spart Zeit und Aufwand. Das Binden von Zeitschriften, B├╝chern und Prospekten erm├Âglicht das Zusammenfassen von Dokumenten auf praktische Art und Weise, wobei sich hier unterschiedliche Arten von Bindungen unterscheiden. Lochen geh├Ârt ebenfalls zu den optionalen Endverarbeitungen von Druckprodukten, wobei je nach Modell eine 2-Fach-, 3-Fach- oder 4-Fach-Lochung oder auch ein Tackern des Mediums m├Âglich ist.

Durch Schneiden k├Ânnen Druckprodukte in die passende Form und Gr├Â├če gebracht werden. Der Druckbogen enth├Ąlt hier Informationen ├╝ber Schnittmarken, welche Aufschluss dar├╝ber geben, wie das Druckprodukt zugeschnitten werden soll. Drucker mit Finisher-Funktionen bieten somit eine umfangreiche und effektive Endverarbeitung von Druckprodukten, welche insbesondere in betrieblichen Kontexten sehr n├╝tzlich sein k├Ânnen.

­čĺČ Wie sieht es aus, gibt es im B├╝ro einen Drucker, der drucken, scannen, kopieren, lochen, heften, binden und falzen kann? Br├Ąuchten Sie so etwas?

­čôŁ F├╝r alle, die oft mit dem Stift schreiben und zeichnen, empfehlen wir einen digitalen Stift, der das Schreiben auf Papier in Echtzeit auf ein digitales Ger├Ąt ├╝bertr├Ągt. Das erspart das l├Ąstige Abtippen von handschriftlichen Notizen.

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­čôŐ Wenn Sie eine gro├če Menge an Daten zu organisieren haben, ist eine Datenbanksoftware wie Microsoft Access oder Claris FileMaker Pro * eine gro├če Hilfe. Mit diesen Tools k├Ânnen Sie schnell und einfach Datenbanken erstellen und verwalten.

­čĺČ Kommentieren Sie, ob gro├če Datenbanken ein Thema f├╝r Sie sind und welche L├Âsung Sie im Unternehmen einsetzen.

­čô▒ Und wenn Sie auch unterwegs arbeiten m├╝ssen, dann ist ein Tablet der bester Freund. Ein iPad oder ein Android-Tablet mit einer guten Tastatur und Office-Software ist perfekt, um auch von unterwegs aus produktiv zu sein.

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Egal, welche Tools Sie ausw├Ąhlen, achten darauf, dass sie praxisnah und auf Ihre Bed├╝rfnisse zugeschnitten sind. Schlie├člich sollen Sie sich mit Ihrem neuen „Spielzeug“ im B├╝ro richtig wohl f├╝hlen!

Technische Gadgets, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Ein weiteres n├╝tzliches Ger├Ąt ist ein kabelloses Ladeger├Ąt. Es kann frustrierend sein, wenn man w├Ąhrend der Arbeit st├Ąndig auf den Akkustand seines Smartphones achten muss und sich Gedanken machen muss, wo man es aufladen kann. Mit einem kabellosen Ladeger├Ąt k├Ânnen Sie Ihr Telefon einfach auf die Ladestation legen und sich zur├╝cklehnen. ­čô▒­čĺćÔÇŹÔÖÇ´ŞĆ

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Farbenfroh und funktional: Wie Sie mit einfachen Mitteln Ihr B├╝ro organisieren k├Ânnen

Eine Organisationseinheit wie eine Aktenablage oder ein Regalsystem kann auch helfen, um den Arbeitsbereich aufger├Ąumt und ├╝bersichtlich zu halten. ­čŚé´ŞĆ­čôÜ Ein Whiteboard kann ebenfalls sehr n├╝tzlich sein, um wichtige Termine oder Aufgaben im Blick zu behalten. ­čôŁ

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Ein kleiner aber feiner Tipp: Verwenden Sie farbige Post-it-Notizen, um sich an wichtige Informationen oder Aufgaben zu erinnern. ­čîł­čôî Das macht es leichter, sich an Dinge zu erinnern, und gibt dem Arbeitsbereich etwas Farbe und Pers├Ânlichkeit.

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Wir hoffen, dass diese Vorschl├Ąge Ihnen dabei helfen werden, Ihr B├╝ro noch effektiver zu gestalten und Ihre Arbeit als Sekret├Ąrin zu erleichtern.

­čĺČZ├Âgern Sie nicht, uns mitzuteilen, welche Tipps und Tricks Ihnen dabei helfen, produktiver und organisierter zu arbeiten. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu h├Âren! ­čśŐ

Digitalisierung im Sekretariat: Wie Software und Technologie die Arbeit erleichtern k├Ânnen

Es gibt heutzutage zahlreiche Programme und Tools, die das Arbeitsleben von Sekret├Ąrinnen deutlich erleichtern k├Ânnen.

Ein Beispiel f├╝r eine Software, die in vielen Sekretariaten verwendet wird, ist eine Texterkennungssoftware. Mit einer solchen Software k├Ânnen Dokumente schnell und einfach digitalisiert werden. Das bedeutet, dass man Dokumente einscannen und in Textform umwandeln kann. Das ist nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern auch eine platzsparende L├Âsung f├╝r die Dokumentenarchivierung.

Auch Kalender- und Terminplanungssoftware kann f├╝r Sekret├Ąrinnen von gro├čem Nutzen sein. Hier gibt es viele verschiedene M├Âglichkeiten und Anbieter auf dem Markt, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Features bieten. Manche Programme erm├Âglichen beispielsweise das gemeinsame Planen von Terminen und das Versenden von Einladungen an Teilnehmer, w├Ąhrend andere sich auf die automatische Erstellung von Tagesabl├Ąufen konzentrieren.

Ein weiteres Beispiel f├╝r n├╝tzliche Software f├╝r Sekret├Ąrinnen ist Projektmanagement-Software. Mit solchen Programmen lassen sich Projekte und Aufgaben leichter organisieren und verwalten. Es gibt beispielsweise Tools, die eine ├╝bersichtliche Darstellung von Aufgaben und deren Fortschritt erm├Âglichen, oder die Zusammenarbeit von Teams erleichtern.

Zeiterfassung ist f├╝r viele Aufgaben wichtig. Nicht nur zu internen Abrechnung, sondern auch, wenn Ihre Arbeitszeit zum Beispiel Kunden oder bestimmten Projekten zugeordnet werden muss oder soll

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Ticktime Pomodoro ist eine App, die auf der Pomodoro-Technik basiert, einer Zeiteinteilungstechnik, die hilft, produktiver und konzentrierter zu arbeiten. Bei der Pomodoro-Technik werden Arbeitsintervalle von 25 Minuten mit kurzen Pausen von 5 Minuten abgewechselt. Nach vier Arbeitsintervallen erfolgt eine l├Ąngere Pause von 20 Minuten. Die Ticktime Pomodoro App unterst├╝tzt diese Technik, indem sie die Zeit f├╝r die verschiedenen Intervalle anzeigt und auch eine Statistik der Arbeits- und Pausenzeiten bereitstellt. Die App bietet au├čerdem personalisierbare Einstellungen, um individuelle Arbeitsabl├Ąufe zu ber├╝cksichtigen. Die Ticktime Pomodoro App ist f├╝r verschiedene Plattformen verf├╝gbar, einschlie├člich iOS, Android und Desktop.

Nat├╝rlich gibt es noch viele weitere n├╝tzliche Programme und Technologien f├╝r Sekret├Ąrinnen, die hier nicht alle aufgef├╝hrt werden k├Ânnen. Wichtig ist jedoch, dass man sich als Sekret├Ąrin immer wieder ├╝ber neue Entwicklungen und Angebote informiert, um die eigene Arbeit effizienter und erfolgreicher zu gestalten.

­čĺČ Software erleichtert Ihren Arbeitsalltag? Schreiben Sie einen Kommentar

Im n├Ąchsten Abschnitt werden wir uns nun mit M├Âbeln und Einrichtungsgegenst├Ąnden besch├Ąftigen, die das Leben einer Sekret├Ąrin erleichtern k├Ânnen.

Ergonomie am Arbeitsplatz: Diese M├Âbel und Einrichtungsgegenst├Ąnde erleichtern die Arbeit von Sekret├Ąrinnen

Einrichtungsgegenst├Ąnde spielen eine wichtige Rolle bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes einer Sekret├Ąrin. Eine gut geplante und bequeme Arbeitsumgebung kann die Produktivit├Ąt und Effizienz steigern und gleichzeitig die k├Ârperliche Belastung reduzieren.

H├Âhenverstellbare Schreibtische sind ein gro├čartiges Beispiel f├╝r M├Âbel, die eine positive Wirkung auf den Arbeitsalltag haben k├Ânnen. Sie erm├Âglichen eine einfache Anpassung der Arbeitsh├Âhe, was eine bequeme Haltung am Arbeitsplatz f├Ârdert und zugleich eine Belastung der R├╝cken- und Nackenmuskulatur reduziert.

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Es gibt auch spezielle Schr├Ąnke und Regale, die eine geordnete Aufbewahrung von Akten und Dokumenten erm├Âglichen und somit die Effizienz bei der Arbeit steigern k├Ânnen.

Bequeme Sessel und Sofas sind eine gro├čartige Erg├Ąnzung zu jedem Sekretariat, da sie eine angenehme M├Âglichkeit bieten, sich zu entspannen und zu erholen. Diese k├Ânnen zum Beispiel in einem separaten Raum oder in einer Ecke des B├╝ros aufgestellt werden, um einen gem├╝tlichen und entspannenden R├╝ckzugsort oder Wartebereich f├╝r Kunden und G├Ąste zu schaffen.

https://www.weberbuero.de/empfangsbereich

Eine gut geplante Beleuchtung ist ebenfalls von gro├čer Bedeutung, um die Augen zu schonen und die Konzentration zu f├Ârdern. Hier k├Ânnen verschiedene Arten von Lampen, insbesondere solche mit warmem und blendfreiem Licht, eine gro├če Hilfe sein.

Raum-in-Raum-Systeme sind eine hervorragende M├Âglichkeit, um Schallschutz in B├╝roumgebungen zu gew├Ąhrleisten. Diese Systeme bestehen aus einem separaten Raum innerhalb eines Raums, der mit Schall absorbierenden Materialien ausgekleidet ist. Dies erm├Âglicht es, den Ger├Ąuschpegel im B├╝ro zu reduzieren und eine ruhigere Arbeitsumgebung zu schaffen, was insbesondere f├╝r Sekret├Ąrinnen, die oft im B├╝ro arbeiten und telefonieren m├╝ssen, von gro├čer Bedeutung ist. Ein guter Schallschutz tr├Ągt nicht nur zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen bei, sondern kann auch die Produktivit├Ąt und Konzentration am Arbeitsplatz erh├Âhen.

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Neben den genannten Beispielen gibt es viele weitere Einrichtungsgegenst├Ąnde, die das Arbeitsleben von Sekret├Ąrinnen erleichtern k├Ânnen. Es ist jedoch wichtig, sorgf├Ąltig zu planen und zu ├╝berlegen, welche M├Âbel und Einrichtungsgegenst├Ąnde am besten zu den individuellen Anforderungen und Bed├╝rfnissen passen.

Wie w├Ąre es mit einem kleinen Shopping-Ausflug?


­čĺ╗­čĺ░ Mit diesem Budget k├Ânnten Sie das B├╝ro in eine Hightech-Spielwiese verwandeln. Fangen am besten mit einem ergonomischen Drehstuhl an, um R├╝ckenschmerzen vorzubeugen. ­č¬Ĺ Ein Multifunktionsdrucker ist ein Must-Have f├╝r jedes B├╝ro, der auch lochen, heften, binden und falzen kann, w├Ąre perfekt! ­čôŁ Digitale Stifte sind gro├čartig f├╝r diejenigen, die gerne auf Papier schreiben und zeichnen. Datenbanksoftware wie Microsoft Access oder Claris FileMaker Pro helfen bei der Organisation von gro├čen Datenmengen. ­čôŐ Tablets sind gro├čartig f├╝r die Arbeit unterwegs. Verwendet farbige Post-it-Notizen, um euch an wichtige Informationen und Aufgaben zu erinnern. ­čîł­čôî Verwandeln Sie das B├╝ro in eine farbenfrohe und funktionale Oase. ­čĺćÔÇŹÔÖÇ´ŞĆ Verwenden Sie diese Tipps und schlagen Sie Ihre Ideen f├╝r das Bonus-Budget dem Chef vor! ­čĺí

Vom Luxus zur Notwendigkeit: Wie diese Anschaffungen ein Unternehmen zukunftssicher machen

­čĺ░ Kosteneffizienz: Eine Anschaffung kann langfristig die Kosten senken, indem sie effizientere Prozesse, Produktivit├Ątssteigerung und Reduktion von Ausfallzeiten erm├Âglicht.

­čĺ░ Konkurrenzf├Ąhigkeit: Eine Anschaffung kann das Unternehmen wettbewerbsf├Ąhiger machen, indem es neue M├Âglichkeiten f├╝r Innovation und Wachstum er├Âffnet.

­čĺ░ Steigerung der Produktivit├Ąt: Eine Anschaffung kann die Produktivit├Ąt steigern, indem sie manuelle Prozesse automatisiert oder die Effizienz von Mitarbeitern erh├Âht.

­čĺ░ Verbesserung der Qualit├Ąt: Eine Anschaffung kann die Qualit├Ąt der Produkte und Dienstleistungen verbessern, was zur Kundenzufriedenheit und -bindung beitragen kann.

­čĺ░ Verbesserung der Sicherheit: Eine Anschaffung kann zur Verbesserung der Sicherheit am Arbeitsplatz beitragen, was das Risiko von Unf├Ąllen und Verletzungen verringert.

­čĺ░ Investition in die Zukunft: Eine Anschaffung kann das Unternehmen auf zuk├╝nftige Entwicklungen vorbereiten und eine langfristige Strategie unterst├╝tzen.

­čĺ░ Bedarf des Unternehmens: Eine Anschaffung kann die Erf├╝llung von gesch├Ąftlichen Anforderungen und Bed├╝rfnissen unterst├╝tzen, die zuvor unerf├╝llt waren.

­čĺ░ Ersatz von veralteter Technologie: Eine Anschaffung kann veraltete Technologie ersetzen, die nicht mehr den aktuellen Anforderungen entspricht und das Unternehmen daran hindert, wettbewerbsf├Ąhig zu bleiben.

­čĺ░ Kosteneinsparungen durch Skaleneffekte: Eine Anschaffung kann durch Einf├╝hrung von Skaleneffekten im Unternehmen Kosteneinsparungen bringen.

Hier einige erste Antworten aus unserer Xing-Gruppe

Teilen Sie eigene Erfahrungen mit uns! ­čĄŁ Wir freuen uns von unseren Lesern h├Âren, welche Anschaffungen Sie in Ihrem Unternehmen get├Ątigt haben und welche Erfahrungen sie damit gemacht haben. ­čôł Haben Sie ├Ąhnliche Investitionen get├Ątigt, wie die die wir vorschlagen und welche Ergebnisse haben Sie erzielt? Schreiben Sie uns gerne in den Kommentaren und lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben! ­čĺČ Wir sind gespannt auf die Berichte und freuen uns auf einen regen Austausch! ­čĺ¬


Judith Torma Goncalves ist Magistra der Rhetorik. Seit 2017 steuert Sie die Geschicke des Verband der Sekret├Ąrinnen.

Ihre Lieblingsthemen sind Kommunikation und Rhetorik und das weite Feld des miteinander.

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