Mehr als 500 Millionen Menschen nutzen PowerPoint weltweit.
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Als Sekretärin kennen Sie sicherlich Situationen, in denen Ihr Chef Ihnen eine Präsentation in Auftrag gegeben hat, ohne dabei genau zu definieren, welches Ziel er damit verfolgt. Das kann dazu führen, dass Sie viel Zeit damit verbringen, eine Präsentation zu erstellen, die am Ende keinen Mehrwert bringt.
Stimmen Sie ab mit welchem Ziel hält Ihre Chefin oder Ihr Chef am häufigsten Powerpoint-Präsentationen.
Welches Ziel verfolgen Sie mit einer Präsentation?
Ein Beispiel hierfür wäre, wenn Ihr Chef Sie bittet, eine Präsentation zu einem bestimmten Thema zu erstellen, ohne dabei zu sagen, für wen die Präsentation bestimmt ist und welches Ziel damit verfolgt wird. Sie könnten dann stundenlang damit verbringen, Daten und Fakten zu sammeln und diese in eine Präsentation zu packen, die am Ende aber niemandem wirklich etwas bringt.
Ein weiteres Beispiel wäre, wenn Ihr Chef eine Präsentation für eine Sitzung oder ein Meeting in Auftrag gibt, ohne dabei den genauen Ablauf oder die Dauer der Präsentation zu definieren. Sie könnten dann viel Zeit damit verbringen, die Präsentation auf eine bestimmte Dauer abzustimmen, anstatt sich auf den eigentlichen Inhalt zu konzentrieren.
Es ist wichtig, dass Sie als Sekretärin in enger Absprache mit Ihrem Chef arbeiten, um sicherzustellen, dass eine Präsentation einen klaren Zweck hat und eindeutige Ziele verfolgt. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Arbeit und Zeit gut investiert sind und die Präsentation für alle Beteiligten einen echten Mehrwert bietet.
Damit Sie nicht gegen die Wand laufen, empfehle ich Ihnen folgende Fragen mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef abzuklären.
👉 Wer ist das Zielpublikum? (Kollegen, Vorgesetzte, Kunden, etc.)
👉 Welche Informationen sollen vermittelt werden?
👉 Welches Format ist am besten geeignet (PowerPoint, Handout, etc.)?
👉 Welche Erwartungen hat der Chef an die Präsentation?
👉 Welchen Zweck soll die Präsentation erfüllen (Information, Überzeugung, Verkauf, etc.)?
👉 Welche Handlung soll das Publikum am Ende der Präsentation ergreifen?
👉 Wie viel Zeit steht für die Präsentation zur Verfügung?
Indem wir diese Fragen klärent, können wir sicherstellen, dass die Präsentation gezielt auf das Zielpublikum ausgerichtet ist und das gewünschte Ziel erreicht wird.
Vermutlich machen Sie das ganz intuitiv auch schon seit langer Zeit und doch hoffe ich, dass Sie es sich mit diesem Beitrag wieder in Erinnerung gerufen haben.
💬 Kommentieren Sie gerne, wenn Sie Powerpoint für etwas anderes Nutzen.
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