Als der Chef mit einer wichtigen Angelegenheit in das Büro der Sekretärin platzt, scheint diese wie gelähmt zu sein. Sie hängt wie ein schlaffer Sack auf ihrem Stuhl und ihre Körperhaltung ist alles andere als selbstbewusst. In ihrer Stimme und Wortwahl fehlt es an jeglicher Spannung und sie benutzt unnötig viele Füllwörter und Weichmacher, um ihre Aussagen abzuschwächen.
Der Chef, der die Dringlichkeit der Angelegenheit betont, fordert von der Sekretärin eine schnelle Lösung. Doch diese stammelt nur etwas Unverständliches und scheint mehr damit beschäftigt zu sein, ihre Fingernägel zu betrachten, als die Aufgabe zu erledigen.
Unabhängig davon, ob es sich um Ihren Chef oder andere Kolleg:innen handelt – Ihr Büro ist Ihr Reich. Sie haben die Macht, die Regeln zu bestimmen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Arbeitsumgebung für Sie angenehm und produktiv bleibt, indem Sie klare Vorgaben für das Anklopfen, das Warten und den Abstand setzen.
Die Festlegung dieser Regeln ist nicht nur gut, sondern von größter Bedeutung für Sie. Sie schaffen damit eine Umgebung, in der Sie sich wohl fühlen und in der Sie effektiv arbeiten können. Gleichzeitig zeigen Sie auch anderen, dass Sie Ihre Arbeitszeit und Ihren Raum respektieren und schützen.
Wussten Sie schon, dass Albert Mehrabian bereits 1967 eine Studie durchführte, die besagt, dass nur 7% der Kommunikation aus Wortwahl bestehen, während 38% aus Stimme und 55% aus Körpersprache resultieren? Obwohl diese Studie kontrovers diskutiert wurde, ist es unbestreitbar, dass unsere Körpersprache einen großen Einfluss auf unsere Überzeugungskraft hat. Indem wir gezielt unsere Körpersprache einsetzen, können wir in jeder Situation authentisch und überzeugend wirken.
Lassen Sie uns diese Primisse nutzen und genau darauf schauen wie wir Körpersprache neben der Sprache und der Wortwahl in diesen Situationen einsetzen können.
Indem die Sekretärin aufsteht, signalisiert sie, dass sie bereit ist, aktiv zu werden und sich der Situation zu stellen. Eine aufrechte Körperhaltung unterstützt auch ihre innere Einstellung, dass sie die Angelegenheit erfolgreich bewältigen wird.
Durch Blickkontakt zeigt die Sekretärin, dass sie aufmerksam ist und sich auf die Angelegenheit konzentriert. Das vermittelt dem Chef, dass sie die Wichtigkeit der Angelegenheit versteht und sich bemüht, eine Lösung zu finden.
Die Sekretärin kann ihre Bereitschaft signalisieren, indem sie eine offene Geste macht, wie zum Beispiel die Hände auf den Schreibtisch legen. Dies signalisiert dem Chef, dass sie bereit ist, ihm zuzuhören und die Angelegenheit anzugehen.
Indem die Sekretärin aktiv zuhört und gezielt nachfragt, zeigt sie dem Chef, dass sie ihn versteht und sich um eine Lösung bemüht. Dies kann auch ihre eigene Selbstsicherheit stärken, da sie durch das Verstehen des Problems mehr Sicherheit in ihrer eigenen Kompetenz gewinnt.
Eine aufrechte und aktive Körperspannung zeigt dem Chef, dass die Sekretärin engagiert und bereit ist, die Angelegenheit anzugehen. Eine bewusste Körperhaltung kann auch dazu beitragen, das Selbstvertrauen zu stärken und die eigene Überzeugungskraft zu verbessern.
Eine klare und bestimmte Wortwahl kann dazu beitragen, dass die Sekretärin souverän und kompetent wirkt. Sie kann ihre Aussagen auf den Punkt bringen und unnötige Füllwörter vermeiden, um ihre Überzeugungskraft zu steigern.
Eine Sekretärin, die sich bewusst ist, wie sie wirkt, kann gezielt an ihrer Körpersprache arbeiten und sich verbessern. Sie kann durch Selbstreflexion und gezieltes Training ihre Körpersprache bewusst einsetzen und so ihre Überzeugungskraft und Kompetenz verbessern.
„Gerne komme ich Ihrer Bitte nach und werde die Analysedaten innerhalb der nächsten halben Stunde für Sie bereitstellen.“
„Mit Freude teile ich Ihnen mit, dass ich die Analysedaten in den nächsten 30 Minuten für Sie vorliegen habe.“
„Selbstverständlich kann ich Ihnen die Analysedaten in den nächsten 30 Minuten präsentieren.“
„Ohne weitere Verzögerungen werde ich mich nun umgehend darum kümmern, Ihnen die Analysedaten innerhalb der nächsten halben Stunde zukommen zu lassen.“
„Ich versichere Ihnen, dass ich mit höchster Priorität daran arbeite, Ihnen die Analysedaten innerhalb der nächsten 30 Minuten zu liefern.“
Stellen Sie sich vor, wie ermutigend es wäre, in solchen Situationen selbstbewusst und souverän zu agieren. Verabschieden Sie sich von Gefühlen der Unsicherheit und Furcht und treten Sie selbstsicher auf. Üben Sie diese neuen Verhaltensweisen bei Ihren Kollegen und spüren Sie die positive Veränderung in Ihrem Arbeitsumfeld. Finden Sie die Person, die Sie herausfordert und üben Sie, sich in ihrer Gegenwart stark und selbstsicher zu fühlen. Sie werden überrascht sein, wie viel Freude und Erfolg dies in Ihr Leben bringen wird. Trauen Sie sich und überwinden Sie Ihre Ängste!
Versetzen Sie sich in folgende Situation:
Als der unangenehme Mitarbeiter das Büro betritt, stehe ich bewusst auf und trete vor meinen Schreibtisch. Meine Körperhaltung ist aufrecht und selbstbewusst. Ich lächle freundlich und schaue ihm direkt in die Augen, um ihm meine Aufmerksamkeit zu signalisieren. Meine Stimme ist ruhig und bestimmend, während ich ihn begrüße und frage, wie ich ihm weiterhelfen kann.
Während des Gesprächs achte ich auf meine Körperhaltung und Gestik. Ich versuche, durch eine offene Körperhaltung und das gelegentliche Nicken mit dem Kopf meine Aufmerksamkeit und Interesse zu zeigen. Wenn ich spreche, achte ich darauf, deutlich und verständlich zu sprechen und unnötige Füllwörter zu vermeiden.
Sollte der Mitarbeiter unangenehm werden oder in eine unangemessene Richtung drängen, signalisiere ich meine Grenzen durch eine Veränderung meiner Körperhaltung. Ich könnte beispielsweise meine Arme vor meiner Brust verschränken oder meine Handflächen nach unten drehen, um meine Entschlossenheit und Distanz zu signalisieren. Besser noch einen Schritt auf die Person zu gehen, das Kinn parallel zum Boden stellen. Fußstellung ungefähr Hüftbreit aufstellen.
In jedem Fall versuche ich, respektvoll und professionell zu bleiben und mich nicht von unangenehmen Situationen aus der Ruhe bringen zu lassen.
Wie wird wohl die Reaktion des Kollegen sein? Würden Sie sich trauen so oder so ähnlich zu reagieren?
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretär:innen & Assistenzen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Professionelle Büro-Kommunikation wider.
Melden Sie sich jetzt an und sichern Sie sich einen 5%-igen Gutscheincode für alle Weiterbildungen und die neuesten Nachrichten im Sekretariat. Wir starten mit einer Mini-Serie zu MS-Office und den 100+ Prompts im Sekretariat
Der Brief war perfekt formuliert. Der Ton höflich, der Inhalt korrekt, der Versand pünktlich. Zwei Tage später ruft die Behörde zurück und stellt eine einfache Frage: „Auf welchen Vorgang beziehen Sie sich eigentlich?“ Sie blättern durch die Unterlagen, öffnen den E-Mail-Verlauf, prüfen die Akte – und merken plötzlich: Auf dem Schreiben steht kein Geschäftszeichen. Was
Read MoreWas bedeutet „Agenda“ wirklich? Sie betreten den Besprechungsraum fünf Minuten vor Beginn. Die Teilnehmenden trudeln ein, der Chef blättert nervös in seinen Unterlagen, jemand fragt nach den Zahlen vom Vormonat. Noch bevor der erste Satz gesprochen ist, spüren Sie: Ohne klare Struktur wird dieses Meeting zerfasern. Genau hier entscheidet sich, ob eine Agenda bloß ein
Read MoreEin scheinbar kleines Detail „Wir bitten Sie den Vertrag heute zu unterzeichnen.“ Der Satz ist verständlich. Niemand wird ernsthaft scheitern, ihn zu entschlüsseln. Und doch wirkt er unfertig. Das Auge sucht eine Struktur, die nicht sichtbar gemacht wurde. Ein kleiner Eingriff verändert die Wirkung sofort: „Wir bitten Sie, den Vertrag heute zu unterzeichnen.“ Die Kommasetzung
Read More„Ach, das ist doch nur ein Wort.“ – Und genau damit fängt es an. Sie ahnen es schon, bevor ich es ausspreche:Natürlich ist „Lifestyle-Teilzeit“ nicht einfach nur ein Wort.Natürlich ist „Aktivrente“ keine harmlose Motivationsvokabel.Und ja — „Sondervermögen“ wurde offiziell zum Unwort des Jahres 2025 gekürt. Das klingt erst einmal nach Sprachspielerei — nach einer medialen
Read MoreWenn Sprache plötzlich Politik wird (und das Büro zur Bühne) Was wäre, wenn Ihr nächstes offizielles Schreiben plötzlich beanstandet würde – nicht, weil der Inhalt falsch, sondern weil ein Sternchen zu viel darin steht? Genau diese Szene spielt sich derzeit in vielen Büros und Behörden ab. In Sachsen wurde das Verbot von Genderschreibweisen an Schulen
Read MoreSchreiben im Büro: Wenn jeder Satz zur Gratwanderung wird Es beginnt oft harmlos. Eine E-Mail, ein Rundschreiben, eine Einladung. Ein Text, der eigentlich informieren soll. Und plötzlich stehen Sie da – zwischen Erwartung, Regelwerk und persönlicher Haltung. Schreiben fühlt sich nicht mehr nach Routine an, sondern nach Entscheidung. Viele Sekretärinnen und Assistenzen erleben genau das:
Read MoreWie erkennt man eine CC-Datenschutzpanne – und warum tut sie so weh? Stellen Sie sich vor: Dezember. Die Luft riecht nach Jahresende. In den Fluren hängt dieses „Nur noch schnell fertig machen“-Gefühl wie Lametta an der Decke. Und dann passiert es. Eine Führungskraft greift zum Mailprogramm, schreibt einen freundlichen Weihnachtsgruß – und setzt hunderte Empfänger
Read MoreWarum Ihre Stimme auf Papier wichtiger ist, als Sie denken Es gibt Fragen im Büro, die tauchen immer wieder auf:Komma oder kein Komma? Schreibt man das jetzt zusammen? Und darf KI überhaupt entscheiden, wie „professionell“ klingt? Wenn Sie im Sekretariat oder Office-Management arbeiten, kennen Sie diese Situationen. Zwischen Chefkommunikation, E-Mails, Protokollen und der nächsten Einladung
Read MoreWeihnachtsstress im Büro – und der Moment, der alles kippt Wenn im Dezember die Terminkalender überquellen, der Posteingang in Dauerschleife blinkt und jeder mit einem „Nur ganz kurz…“ in Ihre Richtung schwenkt, entsteht dieser ganz typische Augenblick: Das Büro summt wie ein überlasteter Weihnachtsmarktstand, und während die To-dos sich stapeln, meldet sich innerlich ein vertrauter
Read MoreWarum die richtige Adressierung entscheidend ist Möchten Sie sicherstellen, dass ein Brief in Ihrem Unternehmen ausschließlich von der richtigen Person geöffnet wird? Besonders bei sensibler Korrespondenz ist die korrekte Adressierung entscheidend. Schon kleine Fehler können zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Ein dramatisches Beispiel: In einem Unternehmen erhielt der Personalchef einen Brief mit Gehaltsverhandlungen, der fälschlicherweise von
Read MoreWenn Chaos zum Alltag gehört 8:07 Uhr, Montagmorgen.Der Chef ruft, das Telefon klingelt, und die Kaffeemaschine meldet: „Wassertank leer.“Willkommen im wahren Leben einer Sekretärin. Während andere noch überlegen, wo sie anfangen sollen, haben Sie längst drei To-dos gleichzeitig im Blick – eines in der Hand, eines im Kopf und eines auf der Tastatur. Kaffee in
Read MoreWenn Zukunft plötzlich im Posteingang steht „Können Sie ChatGPT bitte fragen, ob es den Text schneller formuliert?“Diesen Satz haben Sie vielleicht schon gehört – halb im Spaß, halb im Ernst.Ein Moment, in dem Sie merken: Die Zukunft ist nicht irgendwann, sie ist jetzt. ChatGPT schreibt mit.Der Duden schreibt um.Und Sie? Sie gestalten die Zukunft dazwischen.
Read MoreZwischen Aktenordner und Alphabet Der Kaffee duftet, der Posteingang blinkt, die Chefin ruft aus dem Büro:„Könnten Sie bitte die Mail an Herrn Keller noch mal formulieren – die klingt so … angespannt?“ Ein Satz, und schon sind Sie mittendrin in der Kunst, die kein Algorithmus der Welt beherrscht: Sprache mit Gefühl. Sie wissen, dass Worte
Read MoreWenn KI an ihre Grenzen stößt Wenn Maschinen denken und Menschen fühlen Eine neue Kollegin zieht ins Büro ein ChatGPT kann Texte schreiben, Mails sortieren, Präsentationen bauen.Sie ist schnell, freundlich, unermüdlich. Sie kennt keine Müdigkeit, keine Launen, kein Lampenfieber vor einem schwierigen Meeting.Für viele klingt das nach einer Traumkollegin – bis sie merken, dass diese
Read MoreKlar schreiben. Smart arbeiten. Es sind nicht die großen Worte, die Wirkung zeigen – sondern die klaren.Und es sind nicht die lautesten, die führen – sondern die, die denken, strukturieren und handeln. Sekretärinnen und Assistenzen sind die wahren Kommunikationsprofis der Zukunft:Sie formulieren klar, sie planen smart, und sie wissen, dass Professionalität dann beginnt,wenn Sprache, Organisation
Read More„Warum soll ich mich eigentlich für den Duden interessieren?“ – Gute Frage! Sie denken jetzt vielleicht: „Ehrlich, bei all den Terminen, Mails und Chef-To-dos soll ich mich auch noch mit dem Duden beschäftigen?“Ja – genau das sollten Sie. Denn Sprache ist Ihr Werkzeug. Und wer mit stumpfem Werkzeug arbeitet, braucht doppelt so lange.Der Duden ist
Read MoreTiming ist alles: So planen Sie Ihre Weihnachtsgrüße effizient Weihnachten – diese magische Zeit des Jahres, die nach Zimt, Glühwein und… Organisation riecht? Genau! Für uns Sekretärinnen und Office-Profis ist die Vorweihnachtszeit nicht nur romantisch, sondern auch der Moment, um wahre Multitasking-Meisterleistungen zu zeigen. Ob Sie nun Weihnachtsgrüße an langjährige Geschäftspartner oder an das Team
Read More🌍 Warum ist Geschäftsetikette international so wichtig? Die Welt ist ein globales Dorf – doch wer denkt, dass überall die gleichen Regeln gelten, kann schnell ins Fettnäpfchen treten. Eine zu feste Begrüßung in Asien, das falsche Gesprächsthema in den USA oder ein unpassender Dresscode in Saudi-Arabien können nicht nur für peinliche Momente sorgen, sondern auch
Read MoreEine Stimme, viele Kanäle – Warum Wiedererkennbarkeit im politischen Sekretariat zählt Wenn Institutionen plötzlich widersprüchlich klingen Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Am Montag wird eine Rede gehalten, die auf Bürgernähe setzt – locker, engagiert, empathisch. Am Dienstag folgt eine Pressemitteilung zur gleichen Thematik – trocken, formal, gespickt mit Passivkonstruktionen. Am Mittwoch geht ein Instagram-Post
Read MoreReels statt Reden – Wie sich der politische Ton verändert „Bei Merz haben sie weniger geklatscht.“ Ein beiläufiger Satz zu Beginn – doch rhetorisch ein Paukenschlag. Heidi Reichinnek tritt auf der re:publica 25 nicht als klassische Politikerin auf, sondern als Vertreterin einer neuen Kommunikationsära. Sie nutzt Bühnen nicht mehr bloß zur Selbstdarstellung, sondern als Brücken
Read More🧨 Beschwerde-E-Mails schreiben – wie geht’s Ihnen damit? „Ich schreibe die Mail später – sonst platzt mir der Kragen.“ ✉️ Sie öffnen ihr Postfach – und da ist sie wieder: Diese eine E-Mail. Der Betreff weckt Ärger, die Nachricht wirkt fordernd. Ihr Herz schlägt schneller. Sie denken: „Ich schreib’s lieber nicht…“. Kommt Ihnen das bekannt
Read MoreUnd das ausgerechnet in den Momenten, in denen Worte zählen. „Danke für alles.“Sie meinen es ehrlich – aber es klingt wie die Beschriftung eines Grabschmucks.„Mit großem Bedauern…“Wirklich? Das sagt niemand mehr – außer das Sekretariat des 19. Jahrhunderts.„Hiermit lade ich Sie herzlich ein…“Ach, wie einladend. Fast so wie ein Beipackzettel. ❌ Schluss mit Floskeln. Schluss
Read MoreSchreiben ist wie Schwimmen – das meiste verlernen wir durchs Zusehen Warum schreiben so viele Menschen im Büro kompliziert, obwohl niemand es so lesen will?Weil wir es uns abgeschaut haben – und dabei verlernt haben, klar zu formulieren. In der Schule lernen wir Aufsätze. In der Ausbildung Geschäftsbriefe. Im Job? Lernen wir Zuschauen. Und genau
Read MoreVon Floskeln, Flausch und fehlender Wucht Sie tippen, löschen, tippen noch mal – und am Ende steht da wieder der Satz:„Ich wollte nur kurz nachfragen, ob…“ Warum schreiben wir oft so weichgespült, so unklar, so vorsichtig?Warum sagen wir nicht einfach, was Sache ist – mit Worten, die sitzen?Wo ist er hin, der Kaventsmann unter den
Read MoreWenn Oma ins Zoom-Meeting platzt Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in einer digitalen Teambesprechung, es geht um die nächste Strategieplanung. Die Kollegin teilt ihren Bildschirm, Begriffe wie „Agile Sprint“, „Action Plan“ und „Touchpoint“ fliegen durch den Raum. Plötzlich murmelt eine Stimme vom Rand:„Was’n Basseng an Action Plan?“ Ein Schmunzeln huscht durch die Runde.Die Oma
Read MoreEine Fabel, drei Lehren für Sekretärinnen, Kauffrauen & Assistenzen „Warum trübst du mir das Wasser?“„Wie soll ich das tun? Ich stehe doch unter dir.“ So beginnt eine der ältesten und kürzesten Fabeln aus dem Kreis Äsops. Ein Wolf greift ein Lamm an, das sich gerade friedlich am Bach erfrischt. Er wirft ihm vor, das Wasser
Read MoreWährend künstliche Intelligenz immer besser antwortet, vergessen wir, wie wir selbst wirksam sprechen. Zeit, ein uraltes Trainingssystem neu zu entdecken – für starke Worte im modernen Büroalltag. „Sag doch einfach, was du meinst!“Ein Satz, den viele Kauffrauen, Assistenzen und Teamleiterinnen im Büro schon gehört haben – oder sich selbst heimlich denken. Aber was so einfach
Read MoreWas haben Kokolores, Schwofen und Kaventsmann im Büro zu suchen? Stellen Sie sich vor: Eine junge Büromanagerin steht in der Teeküche, tippt auf ihrem Smartphone und ruft plötzlich lachend: „Was für ein Kokolores!“ Zwei Kolleginnen schauen auf, nicken – und kichern wissend. Ein älterer Kollege schiebt nach: „Und der Chef ist heute auch wieder ein
Read More„LinkedIn ist doch nichts für mich – das ist doch nur für Chefs!“ Diesen Satz höre ich oft, wenn ich mit Sekretärinnen, Assistenzen oder Bürokauffrauen spreche. Viele denken, LinkedIn sei eine Plattform für Karrieremenschen mit Anzug und Business-Talk. Für die, die ständig „aufsteigen“, „wechseln“ oder „netzwerken“ müssen. Aber wissen Sie was? Gerade Sie gehören auf
Read MoreWas, wenn Ihr Schweigen mehr bewirkt als jede Beleidigung? Ein stiller Blick am Kopierer Sie sagt es beiläufig, in einem Ton, den sie für humorvoll hält:„Früher hätte man sowas nicht geduldet – da wussten die noch, wie man mit solchen Leuten umgeht.“ Die Kollegin neben Ihnen lacht. Der Chef schaut kurz hoch, sagt nichts. Und
Read MoreStellen Sie sich vor, Sie müssten morgen fünf Kontakte benennen, die Ihnen beruflich wirklich weiterhelfen könnten. Wen würden Sie anrufen? Diese Frage ist kein Gedankenspiel – sondern pure Realität. Ob bei Krankheitsvertretung, einem komplizierten Softwareproblem oder der Organisation einer Tagung: Wer gut vernetzt ist, löst Probleme schneller. Doch wo soll man anfangen, wenn man auf
Read MoreWussten Sie, dass 53 % aller LinkedIn-Nutzer*innen einfach nur mitlesen – ohne zu liken oder zu kommentieren? Zugegeben – LinkedIn ist keine typische Plattform für Sekretärinnen. Kein niedliches Kätzchen, keine viralen Tänze. Stattdessen: Fachartikel, Jobtitel und Karriere-Talk. Viele fühlen sich da erstmal fehl am Platz. Und doch wächst die Zahl der stillen Leserinnen. Frauen, die täglich
Read More„Haben Sie schon Ihr digitales Passbild?“ – Was wie ein Scherz klingt, wird ab Mai bitterer Ernst Stellen Sie sich vor, es ist Montagmorgen. Ihr Chef fragt Sie, ob Sie schnell einen neuen Termin im Bürgeramt klarmachen können – für ihn selbst, seine Frau und die beiden Kinder. Neue Pässe. Und dann kommt die Zusatzinfo:
Read MoreDie Sekretärin mit dem Superheldinnen-Umhang Stellen Sie sich vor: Sie sitzen in einem wichtigen Meeting. Ihre Chefin bittet Sie, die Protokolle an alle zu schicken. Schnell getippt, rausgeschickt, fertig. Doch am nächsten Tag kommt ein verwirrtes Feedback: „War das jetzt eine Aufgabenliste oder eine Zusammenfassung?“ Was ist passiert? Ganz einfach: Die Kommas haben gefehlt!
Read MoreDer 1. Mai und die coole Sekretärin von heute Stellen Sie sich vor: Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch, jonglieren fünf Kalender, planen Meetings und koordinieren spontane Änderungen. Das Telefon klingelt, die Mails stapeln sich, und Sie wissen: Ohne Sie läuft hier nichts. Doch am 1. Mai? Da ruht alles. Der internationale Tag der Arbeit, einst
Read MoreGroßbritannien – Ein vertrautes, aber verändertes Geschäftsreiseziel Eine Geschäftsreise nach Großbritannien war früher unkompliziert: Personalausweis einpacken, Flug buchen, los geht’s! Heute sieht das anders aus. Der Brexit hat vieles verändert: Visa-Bestimmungen, Zollkontrollen und neue Vorschriften für den Waren- und Dienstleistungsverkehr machen die Planung anspruchsvoller. Doch keine Sorge – mit der richtigen Vorbereitung bleibt Ihr Business-Trip
Read More