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#QuickTipp Von überfordert zu organisiert: Wie Bearbeitungsnotizen, Kategorien und Regeln Ihre E-Mail-Verwaltung revolutionieren können 

 

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👩‍💼👩‍💼💻📨

Jeannine und Marianna arbeiten als Sekretärinnen an einer großen Universität. Sie sind verantwortlich für das Funktions-E-Mailfach und haben normalerweise alles im Griff. Aber an diesem Tag geht alles schief. Marianna wird krank 😷 und Jeannine ist allein mit dem Posteingang 📨. Als sie das E-Mail-Programm öffnet, wird sie von einer Flut ungelesener E-Mails 🌊 begrüßt. Sie sind in alle Richtungen verstreut, unsortiert und unstrukturiert. Sie fühlt sich überfordert und weiß nicht, wo sie anfangen soll. Es gibt Anfragen von Professoren 🎓, Studenten 🎒 und anderen Abteilungen 🏫, die alle eine schnelle Antwort benötigen. Sie versucht, die E-Mails zu priorisieren, aber es scheint aussichtslos. Plötzlich ruft ein wütender Professor an 📞 und beschwert sich über eine nicht beantwortete E-Mail. Jeannine gerät in Panik 😱, als sie entdeckt, dass Marianna vergessen hat, diese E-Mail weiterzuleiten. Sie fühlt sich wie in einem Wirbelsturm und weiß nicht, wie sie sich retten soll.

📝🗂️🔍 Jeannine hat einen Lösungsansatz

Jeannine erkennt, dass sie dringend eine Lösung braucht, um ihr E-Mail-Postfach zu organisieren und die Zusammenarbeit mit Marianna zu verbessern. Sie weiß, dass sie nicht die einzige Sekretärin ist, die mit dieser Herausforderung konfrontiert ist. Aber wie können sie ihre E-Mails effektiv und effizient verwalten? In diesem Zusammenhang kommt Jeannine auf die Idee, Bearbeitungsnotizen, Kategorien und Regeln für Outlook zu nutzen. Diese Funktionen können ihnen helfen, ihre E-Mails zu organisieren und Prioritäten zu setzen. Sie weiß, dass sie damit Zeit sparen und ihre Arbeit besser erledigen können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Bearbeitungsnotizen, Kategorien und Regeln für Outlook nutzen können, um Ihre E-Mail-Organisation zu verbessern und die Zusammenarbeit mit Ihrem Team zu erleichtern.

1 Ziel- mehr Überblick – 3 Möglichkeiten

Es gibt Lösungen für die Aufgaben, die vor Jeannine und Marianna liegen, umso ihre E-Mail-Verwaltung zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zu verbessern.

🌟 Hier sind Bearbeitungsnotizen, Kategorien und Regeln für Outlook die perfekte Lösung. 🙌

📝 Bearbeitungsnotizen:
Mit Bearbeitungsnotizen können Jeannine und Marianna wichtige Informationen und Aufgaben schnell und einfach erfassen. 🔍 Ob sie sich Notizen zu einem Anruf oder einer Aufgabe machen müssen, sie können jetzt alles im Blick behalten und Prioritäten setzen. 🚀 So können sie sicherstellen, dass nichts untergeht und ihre Arbeit effektiver erledigen.

🗂️ Kategorien:
Dank Kategorien können Jeannine und Marianna ihre E-Mails nach Themen oder Prioritäten gruppieren. 📂 Zum Beispiel können sie ihre E-Mails nach Kunde, Projekt oder Dringlichkeit kategorisieren. So haben sie einen schnellen Überblick und können ihre E-Mails leichter sortieren und bearbeiten. 🎯 Außerdem können sie markieren, welche E-Mails an Marianna oder andere Teammitglieder weitergeleitet werden müssen. 👥

🔍 Regeln:
Regeln helfen Jeannine und Marianna dabei, ihre E-Mail-Organisation automatisch zu verwalten. 🤖 Mit Regeln können sie bestimmte Aktionen auf ihre E-Mails anwenden, wie zum Beispiel das automatische Weiterleiten oder Löschen von bestimmten E-Mails. 🗑️ Das spart ihnen Zeit und reduziert die Menge an unerwünschten E-Mails in ihrem Posteingang. 🕰️

Insgesamt haben Bearbeitungsnotizen, Kategorien und Regeln die E-Mail-Verwaltung von Jeannine und Marianna verbessert. Jetzt können sie ihre Arbeit effektiver erledigen, Prioritäten setzen und den Überblick behalten. 🎉 Jezt ist die spannende Frage – wie genaut setzten wir das um? Denn eines ist sicher, mit Bearbeitungsnotizen, Kategorien und Regeln für Outlook können auch Sie Ihre E-Mail-Verwaltung erleichtern! 👍

Die richtige Balance finden

Es ist toll, wie Automatisierungen und die Technik uns hilft, aber A C H T U N G es kommt immer auf das richtige Maß an.

Überregulierung: Wenn zu viele Regeln den Posteingang übernehmen 🚫

Eine der größten Gefahren bei der Verwendung von Bearbeitungsnotizen, Kategorien und Regeln ist die Überregulierung des Posteingangs. Wenn zu viele Regeln und Kategorien erstellt werden, kann der Überblick schnell verloren gehen und wichtige E-Mails können untergehen. Ein Beispiel dafür wäre, wenn Jeannine und Marianna zu viele Regeln erstellen, die bestimmte E-Mails automatisch in Unterordner verschieben. Wenn sie dann vergessen, diese Ordner zu überprüfen, können wichtige E-Mails verloren gehen und es kann zu unnötigen Verzögerungen und Problemen kommen.

Vergessene Notizen: Wenn Bearbeitungsnotizen in Vergessenheit geraten 📝

Bearbeitungsnotizen können eine nützliche Funktion sein, um wichtige E-Mails zu markieren und im Blick zu behalten. Aber wenn sie zu oft verwendet werden oder nicht sorgfältig organisiert sind, können sie schnell in Vergessenheit geraten. Ein Beispiel dafür wäre, wenn Jeannine und Marianna zu viele Notizen erstellen, um E-Mails zu markieren, die noch bearbeitet werden müssen. Wenn sie dann vergessen, diese Notizen zu überprüfen oder sie nicht regelmäßig löschen, kann es passieren, dass wichtige Aufgaben übersehen werden und es zu Verzögerungen und Problemen kommt.

Überladene Kategorien: Wenn zu viele Kategorien den Überblick erschweren 🎨

Kategorien können eine großartige Möglichkeit sein, um E-Mails zu organisieren und zu sortieren. Aber wenn zu viele Kategorien erstellt werden oder sie nicht sorgfältig organisiert sind, können sie schnell überladen und unübersichtlich werden. Ein Beispiel dafür wäre, wenn Jeannine und Marianna zu viele Kategorien erstellen, die sich nur in Nuancen unterscheiden, oder wenn sie zu viele E-Mails in eine einzige Kategorie packen. Wenn dann versucht wird, wichtige E-Mails zu finden, kann es schwierig sein, sich in der Flut von Kategorien und E-Mails zurechtzufinden.

Die Erfolgsstory

Die beiden Sekretärinnen stehen stellvertretend für zwei ehemalige Teilnehmerinnen unseres Live-Online-Seminars:

Jeannine und Marianna waren nun bestens für die Herausforderungen im Posteingang gewappnet. Nachdem sie das Live-Online-Seminar „Die Geheimnisse von Outlook fürs Sekretariat entdecken“ besucht hatten, konnten sie nicht nur ihre E-Mails effektiver organisieren und sortieren, sondern auch ihre Zusammenarbeit in Funktionspostfächern deutlich verbessern.

Es dauerte nicht lange, bis sich der Erfolg zeigte. Eines Tages fiel Marianna unerwartet aus, und Jeannine übernahm ihre Aufgaben im Funktionspostfach ohne Probleme. Dank der effektiven Nutzung von Kategorien, automatischen Regeln und der Wiedervorlage-Funktion konnte Jeannine schnell und effizient durch die Mails navigieren und die wichtigsten Informationen herausfiltern.

Auch Marianna konnte auf die Unterstützung von Outlook zählen, als sie nach ihrer Rückkehr in den Posteingang einstieg. Sie konnte problemlos sehen, welche Aufgaben erledigt wurden und welche noch offen waren, und konnte nahtlos in die Arbeit wieder einsteigen.

Jeannine und Marianna waren begeistert von den Fortschritten, die sie durch das Seminar erzielen konnten. Sie hatten nicht nur ihre E-Mail-Verwaltung verbessert, sondern auch ihre Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit optimiert. Sie waren nun bereit für alle Herausforderungen, die im Posteingang auf sie warteten, und konnten mit Zuversicht und Effizienz arbeiten.

Kommen Sie in den Genuss einer frischen E-Mail-Verwaltung mit unserem Live-Online-Seminar „Die Geheimnisse von Outlook fürs Sekretariat entdecken“! 🚀

Wenn Sie das Gefühl haben, in einer E-Mail-Flut zu versinken und den Überblick zu verlieren, dann ist unser Seminar genau das Richtige für Sie. In Modul 1 zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Outlook die Kontrolle über Ihren Posteingang zurückgewinnen. 📨

Organisieren Sie Ihre Wiedervorlagen und lassen Sie Mails automatisch sortieren, damit wichtige Informationen nicht verloren gehen. Nutzen Sie Kategorien in sinnvoller Weise und sparen Sie Zeit durch praktische Mailvorlagen. 📌

Auch wenn Sie mehrere Funktionspostfächer verwalten oder den Posteingang Ihres Chefs im Blick behalten müssen, haben wir die passenden Lösungen für Sie. In unserem Seminar lernen Sie, wie Sie effektiv und zeitsparend mit Funktionspostfächern umgehen und gemeinsam mit Kolleg*innen arbeiten. 🤝

Nach unserem Seminar werden Sie sich wie neugeboren fühlen und Ihre E-Mail-Verwaltung in vollen Zügen genießen können. Entdecken Sie die Möglichkeiten von Outlook und steigern Sie Ihre Produktivität! 💪

1+2+3 und 4 – alle Themen im Überblick

Modul 2: E-Mails effektiv schreiben In diesem Modul geht es um das effektive Schreiben von E-Mails. Sie lernen, wie Sie klare und prägnante Nachrichten verfassen und wie Sie E-Mails für verschiedene Empfängergruppen anpassen können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie wichtige Informationen hervorheben und Ihre E-Mails so gestalten, dass sie leicht lesbar sind.

Modul 3: Aufgabenmanagement und Kalender In Modul 3 geht es um das Aufgabenmanagement und den Kalender in Outlook. Sie lernen, wie Sie Aufgaben und Termine effektiv organisieren und wie Sie Ihren Arbeitsalltag besser planen können. Außerdem werden Ihnen verschiedene Tools und Techniken vorgestellt, mit denen Sie Ihren Kalender und Ihre Aufgaben im Blick behalten und produktiver arbeiten können.

Modul 4: Effektive Teamarbeit mit Outlook In Modul 4 geht es um die effektive Teamarbeit mit Outlook. Sie lernen, wie Sie gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen an Dokumenten arbeiten, wie Sie Meetings organisieren und wie Sie Besprechungen effektiv vorbereiten und durchführen. Außerdem werden Ihnen Tools und Techniken vorgestellt, mit denen Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Team verbessern können.

Sie wollen buchen, müssen aber Ihre Chefin überzeugen?

Als Sekretärin sollten Sie die Gelegenheit nutzen und Ihre Chefin von der Teilnahme am Live-Online-Seminar „Die Geheinmisse von Outlook fürs Sekretariat entdekcen“ zu überzeugen. Dabei sollten Sie einige wichtige Punkte berücksichtigen:

Legen Sie den Fokus auf den Nutzen für Ihre Chefin: Wie bereits erwähnt, gibt es eine Vielzahl von Vorteilen, die das Seminar mit sich bringt. Hier sind einige Beispiele, die Sie erwähnen könnten: Eine organisierte und effiziente E-Mail-Verwaltung führt zu Zeitersparnis und somit zu mehr Produktivität. Einheitliche Abläufe bei der Verwaltung von Funktionspostfächern sparen Zeit und verhindern Missverständnisse. Die Verwendung von Templates erleichtert die Erstellung von standardisierten E-Mails und spart somit Zeit und Mühe.

Machen Sie deutlich, dass Sie durch das Seminar noch besser und effektiver arbeiten können: Indem Sie Ihre Fähigkeiten im Umgang mit Outlook verbessern, werden Sie noch schneller und präziser arbeiten können. Das bedeutet weniger Stress und höhere Effizienz im Arbeitsalltag – und letztlich auch bessere Ergebnisse.

Betonen Sie, dass das Seminar zeitlich begrenzt ist: Das Live-Online-Seminar findet nur an einem 4 Tagen statt und dauert jeweils lediglich zwei Stunden. Es ist also eine überschaubare Investition, die langfristig Zeit und Nerven spart.

Ich hoffe, diese Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Chefin von der Teilnahme am Seminar zu überzeugen! Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.


Judith Torma Goncalves ist Magistra der Rhetorik. Seit 2017 steuert Sie die Geschicke des Verband der Sekretärinnen.

Ihre Lieblingsthemen sind Kommunikation und Rhetorik und das weite Feld des miteinander.

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