Als Chef-Sekretärin organisieren Sie regelmäßig Meetings und Geschäftsessen mit Lieferanten, wichtigen Kunden und anderen Geschäftspartnern für Ihren Chef?
Dann wissen Sie sicherlich, wie wichtig es ist, auf die kleinen Details zu achten, die eine gute Atmosphäre schaffen können. Welchen Kaffee oder Tee trinkt der Gast am liebsten? Gibt es Allergien oder Unverträglichkeiten zu beachten?
Und nicht zuletzt: Wo lässt es sich am besten speisen – vegetarisch, asiatisch oder doch lieber italienisch? Doch wo notieren Sie all diese Informationen?
In einer Word-Datei, einer Excel-Liste oder auf einem Zettel, den Sie ständig bei sich tragen? Wenn Sie diese Informationen direkt in den Outlook-Kontakten erfasst hätten, könnten Sie damit bei Ihrem Chef punkten. Aber wussten Sie, dass es in Outlook viel mehr Felder gibt, als Sie auf den ersten Blick sehen können? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Felder sichtbar machen, eigene Felder erstellen und sie sinnvoll nutzen können, um Ihre Arbeit als Sekretärin noch effektiver zu gestalten.
Kennen Sie wirklich alle Felder in Ihren Outlook-Kontakten?
Outlook-Kontakte sind wie ein Schweizer Taschenmesser. Jeder kennt sie, aber die meisten wissen nicht, was alles in ihnen steckt. Sie wissen, wo Sie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer eingeben können, aber was ist mit der Frage, ob Ihr Kontakt lieber Cappuccino oder Espresso trinkt? Oder ob er oder sie Veganer ist?
Keine Sorge, Sie müssen nicht in der Lage sein, Gedanken zu lesen, um all diese Informationen zu kennen. Sie müssen nur wissen, wie Sie auf die versteckten Felder in Outlook-Kontakten zugreifen können. In diesem Abschnitt werden wir Ihnen einen Überblick über die Standardfelder geben und Ihnen zeigen, wie Sie die versteckten Felder finden und nutzen können.
Da gibt es einiges zu entdecken und auszuprobieren.
5 praktische Beispiele für eigene Felder
Feld: Lieferantenzuordnung
Wenn Sie regelmäßig mit verschiedenen Lieferanten arbeiten, können Sie eigene Felder in Ihren Outlook-Kontakten erstellen, um die Lieferanten leichter zu identifizieren und Informationen über sie zu speichern. Sie können beispielsweise ein Feld „Lieferantentyp“ hinzufügen und diesen als Dropdown-Liste konfigurieren, um zwischen „Rohstofflieferant“, „Zulieferer“ oder „Dienstleister“ zu unterscheiden.
Feld: Maschinen- und Ausrüstungszuordnung
Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das Maschinen und Ausrüstungen verwendet, können Sie Felder in Ihren Kontakten erstellen, um Informationen über diese Geräte zu speichern. Sie können beispielsweise Felder wie „Maschinentyp“, „Seriennummer“ oder „Kaufdatum“ hinzufügen, um die Informationen schnell zu finden und zu verwalten.
Feld: Projektzuordnung
Wenn Sie an verschiedenen Projekten arbeiten, können Sie Felder in Ihren Kontakten erstellen, um Informationen über das jeweilige Projekt zu speichern. Sie können beispielsweise ein Feld „Projektname“ hinzufügen und dieses als Verknüpfung mit einem separaten Ordner verwenden, in dem alle Projektinformationen gespeichert sind.
Feld: Vertriebskanalzuordnung
Wenn Ihr Unternehmen verschiedene Vertriebskanäle verwendet, können Sie eigene Felder in Ihren Kontakten erstellen, um diese Kanäle zu identifizieren und Informationen über sie zu speichern. Sie können beispielsweise ein Feld „Vertriebskanal“ hinzufügen und diesen als Dropdown-Liste konfigurieren, um zwischen „Online-Shop“, „Handelsvertreter“ oder „Messeverkauf“ zu unterscheiden.
Feld: Ansprechpartner-Kategorisierung
Wenn Sie häufig mit vielen verschiedenen Ansprechpartnern arbeiten, können Sie Felder in Ihren Kontakten erstellen, um diese Personen zu kategorisieren und wichtige Informationen zu speichern. Sie können beispielsweise ein Feld „Position“ hinzufügen, um zwischen „Einkaufsleiter“, „Produktionsleiter“ oder „Geschäftsführer“ zu unterscheiden und wichtige Informationen wie deren bevorzugte Kontaktmethode zu speichern.
7 Gründe, warum Outlook-Kontakte das beste Werkzeug für die Organisation von Informationen sind
1️⃣ Keine nervigen Papierberge mehr: Dank Outlook-Kontakten können Sie endlich aufhören, wichtige Informationen auf Post-its zu kritzeln und diese dann zu verlieren.
2️⃣ Alle Informationen an einem Ort: Sie haben Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu einem Kontakt an einem Ort. Kein Suchen in verschiedenen Programmen oder Ordnerstrukturen mehr nötig.
3️⃣ Mehr Übersichtlichkeit: Sie können eigene Kategorien erstellen, um Kontakte in Gruppen zu sortieren. Das ist nicht nur praktisch, sondern sieht auch verdammt gut aus.
4️⃣ Zeit sparen: Sie müssen nicht mehr alle Informationen zu einem Kontakt aus verschiedenen E-Mails und Notizen zusammensuchen. Mit Outlook-Kontakten haben Sie alles auf einen Blick und sparen wertvolle Zeit.
5️⃣ Keine peinlichen Momente mehr: Haben Sie sich schon mal gefragt, ob Ihr Geschäftspartner oder Kunde Ihren Namen falsch geschrieben hat? Mit Outlook-Kontakten können Sie sicher sein, dass alle wichtigen Informationen korrekt und vollständig erfasst sind.
6️⃣ Flexibilität: Outlook-Kontakte sind auf allen Geräten verfügbar, auf denen Sie Outlook nutzen können. Egal ob auf Ihrem Desktop, Laptop, Tablet oder Smartphone – Sie haben alle wichtigen Informationen immer griffbereit.
7️⃣ Immer up-to-date: Ändert sich die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse eines Kontakts? Kein Problem! Mit Outlook-Kontakten können Sie alle Informationen schnell und einfach aktualisieren. Nie wieder veraltete Informationen oder peinliche Rückfragen.
Fazit
Nachdem Sie nun einige Tipps und Best Practices zur effektiven Nutzung von Outlook als Aufgabenmanager und zur Verwaltung von Informationen in Kontakten kennengelernt haben, sollten Sie sich ermutigt fühlen, diese in Ihrem Arbeitsalltag umzusetzen. Indem Sie Outlook als zentrales Werkzeug für die Organisation von Aufgaben, Terminen und Kontakten nutzen, können Sie Zeit sparen und Ihre Effizienz steigern.
Es gibt jedoch noch viele weitere Möglichkeiten, wie Sie Outlook nutzen können, um Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Hierbei können Sie sich auf Frischeideen und Neuerungen freuen, die Ihnen das Leben als Sekretärin erleichtern werden. Halten Sie daher Ausschau nach weiteren Tipps und Tricks, um Ihre Arbeitsabläufe noch effektiver zu gestalten.
Insgesamt bietet Outlook eine Vielzahl von Funktionen und Tools, die Ihnen helfen können, Ihre täglichen Aufgaben effizient zu organisieren. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen geboten werden, um Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Ihre Produktivität zu steigern.
Warum Sie Outlook als Kontaktmanager nutzen sollten
Outlook als Kontaktmanager bietet zahlreiche Vorteile gegenüber anderen Methoden der Informationsverwaltung.
Erstens ermöglicht es eine schnelle und einfache Erfassung von Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse.
Zweitens können Sie mithilfe von Kategorien und Gruppen Ihre Kontakte einfach organisieren und filtern.
Drittens bietet Outlook erweiterte Suchfunktionen, mit denen Sie schnell und einfach Kontakte finden können.
Viertens können Sie mithilfe von Anhängen wie Visitenkarten oder Notizen zusätzliche Informationen zu Ihren Kontakten speichern.
Fünftens können Sie auch benutzerdefinierte Felder erstellen, um spezifische Informationen wie Vorlieben oder Geburtstage zu erfassen.
Sechstens bietet Outlook eine nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Word, Excel und PowerPoint, was die Erstellung von Briefen, Berichten und Präsentationen erleichtert.
Und schließlich ermöglicht die Synchronisierung von Kontakten mit mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets den einfachen Zugriff auf Informationen, egal wo Sie sind.
Insgesamt bietet Outlook als Kontaktmanager eine effektive und praktische Lösung für die Organisation und Verwaltung von Kontakten. Durch die Nutzung der erweiterten Funktionen und Best Practices können Sekretärinnen ihre Arbeit effizienter und produktiver gestalten.
