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#MutmacherMittwoch: Raus aus Lotus Notes, rein in die Zukunft: Wie Sekretärinnen erfolgreich auf Outlook umsteigen 

 

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IBM hatte angekündigt, dass der Support für Lotus Notes und Domino am 30. September 2021 eingestellt wird. Das bedeutet, dass es seit diesem Datum keine neuen Funktionen, Fehlerbehebungen oder Sicherheitsupdates mehr geben wird und dass der Support für diese Softwareversionen ausläuft. Es wird empfohlen, auf eine aktuellere und unterstützte Alternative umzusteigen, wie z.B. Microsoft Outlook und andere Office-Tools. 🤔

Der Umstieg von LotusNotes auf Outlook und OneNote kann eine Herausforderung sein, aber mit der richtigen Planung und Herangehensweise kann er reibungslos verlaufen. Hier sind die drei wichtigsten Punkte, die Sie berücksichtigen sollten:

1️⃣ Schulung und Unterstützung: Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team umfassend geschult sind, bevor Sie auf Outlook und OneNote umsteigen. Schulungen sollten sowohl in der Theorie aber vor allem in der Praxis durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass Sie alle Funktionen und Features kennen und verstehen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über ausreichend technische Unterstützung verfügen, um Probleme oder Fragen während und nach der Migration zu lösen. Ein guter Draht zur IT-Abteilung ist da sehr hilfreich.

2️⃣ Datenmigration: Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Daten und Informationen aus LotusNotes in Outlook und OneNote migrieren. Dies kann Zeit und Ressourcen erfordern, aber es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen erhalten bleiben. Überprüfen Sie vor dem Umzug alle Datenbanken und stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Dateien, E-Mails und Kontakte identifizieren und migrieren. Das sollten Sie als Sekretärin nicht selbst tun, sondern sich an Ihre IT-Abteilung wenden.

3️⃣ Anpassung der Arbeitsweise: Outlook tickt anders als LotusNotes. Outlook und OneNote haben unterschiedliche Funktionen und Features als LotusNotes, daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Arbeitsweise anpassen, um das Beste aus diesen neuen Tools herauszuholen. Nehmen Sie sich Zeit, um sich mit den Funktionen und Optionen vertraut zu machen und überlegen Sie, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe anpassen können, um produktiver zu arbeiten. Planen Sie genügend Zeit ein, um sich an die neuen Tools zu gewöhnen und sicherzustellen, dass Sie die besten Möglichkeiten finden, um Ihre Arbeit zu erledigen.

4️⃣ Planung und Zeitmanagement: Ein erfolgreicher Umstieg erfordert eine sorgfältige Planung und ein gutes Zeitmanagement. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit für Schulungen, Datenmigration und Anpassungen der Arbeitsweise einplanen. Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, der alle erforderlichen Schritte enthält, und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten im Unternehmen über den Zeitplan informiert sind.

5️⃣ Kompatibilität mit anderen Systemen: Es ist wichtig sicherzustellen, dass Outlook und OneNote mit anderen Systemen und Anwendungen im Unternehmen kompatibel sind. Überprüfen Sie vor dem Umzug, ob es möglicherweise Schnittstellen oder Integrationen gibt, die angepasst oder neu eingerichtet werden müssen. Informieren Sie sich auch über mögliche Drittanbieter-Tools, die eine nahtlose Integration von Outlook und OneNote in bestehende Systeme ermöglichen. Auch hier ist die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung wichtig. Die IT denkt vielleicht nicht an alle Programme, die Sie gemeinsam mit oder für Lotus Notes verbinden.

Sind Sie LotusNotus Nutzerin? Dann meine Frage an Sie: Wie gut kennen Sie sich in Outlook aus? Stimmen Sie!

Wie gut kennen Sie Outlook als Lotus Notes Nutzerin?

Wir können uns vorstellen, dass der Umstieg von Lotus Notes auf Outlook eine große Herausforderung sein kann, aber wir sind hier, um Ihnen zu helfen. Wir möchten Ihnen zeigen, wie Sie in Outlook mit Leichtigkeit und Freude arbeiten können.

Mit unseren 10 wichtigen Einstellungen für Outlook werden Sie alles im Blick behalten können – von Ihren Aufgaben und Terminen bis hin zu Ihren Mails. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie Mails automatisch gruppieren und unnötige Klicks einsparen können. Wenn Sie die richtigen Einstellungen vornehmen, können Sie sogar Outlook automatisch nach wichtigen Mails suchen lassen! Außerdem stellen die dieses aufploppende Briefchensymbol ab und schalten den Ton aus.

Sie werden überrascht sein, wie viel mehr Sie schaffen können, wenn Sie Ihre Arbeit ohne ständige Unterbrechungen erledigen. Mit unseren Tipps werden Sie weniger Zeit damit verbringen, Mails zu sortieren und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben haben.

Wir ermutigen Sie, den Umstieg auf Outlook zu wagen und unseren Einsteiger Video-Kurs auszuprobieren. Unsere Videos sind vollgepackt mit Aktionen und Interaktionen, damit Sie das Gelernte sofort umsetzen können. Sie werden lernen, wie Sie Outlook effektiv nutzen und Ihre Arbeit schneller und einfacher erledigen können.

Also, worauf warten Sie noch? Melden Sie sich für unseren Video-Kurs an und lassen Sie uns Ihnen helfen, den Umstieg auf Outlook mit Freude und Leichtigkeit zu meistern!

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Unsere Videos aufgeteilt in kurze Themenabschnitte, die prägnant vorgestellt werden, so dass Sie schnell lernen und sofort mit dem Gelernten arbeiten können. Falls Sie zwei Bildschirme haben, können Sie sofort mitmachen. Auf dem einen Bilschirm läuft das Video, auf dem anderen probieren Sie sich selbst aus. Oder Sie stoppen das Video und testen dann selbst, ob Sie es umsetzen können.

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Ihnen das Leben so einfach wie möglich zu machen und Ihnen dabei zu helfen, Ihre Arbeit besser zu erledigen. Von Frau zu Frau und mit viel Verständnis für Fragen.

Also, wenn Sie bereit sind, den Umstieg auf Outlook und andere Microsoft-Tools zu wagen, dann melden Sie sich noch heute für unseren Video-Kurs an und lassen Sie uns Ihnen helfen, Ihre Arbeit effektiver und effizienter zu gestalten!


Judith Torma Goncalves ist Magistra der Rhetorik. Seit 2017 steuert Sie die Geschicke des Verband der Sekretärinnen.

Ihre Lieblingsthemen sind Kommunikation und Rhetorik und das weite Feld des miteinander.

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