💡 Was ist eine betriebswirtschaftliche Auswertung – und welche Zahlen sollten Sie unbedingt verstehen?
Wenn die Zahlen plötzlich mit Ihnen sprechen
Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihre Chefin kommt aus einem Strategiemeeting, legt Ihnen eine vierseitige Tabelle auf den Tisch und sagt: „Könnten Sie mir bis heute Nachmittag eine Übersicht der aktuellen Kostenstruktur erstellen? Vielleicht auch einen kurzen Hinweis, wo wir gegenüber dem Vorjahr auffällig gestiegen sind?“
Sie nicken – innerlich mit wackelndem Selbstbewusstsein – und blättern durch Spalten voller Begriffe wie Gesamtleistung, Materialeinsatz, Rohertrag, EBIT. Was nun?
Genau an dieser Stelle setzt dieser Beitrag an. Denn die sogenannte BWA – die betriebswirtschaftliche Auswertung – ist kein Zahlenfriedhof. Sie ist auch kein Geheimcode für Steuerberater und Controller. Sie ist, ganz im Gegenteil, eine Einladung, die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens klar zu sehen.
Und ja, Sie können das. Auch ohne Bilanzbuchhalterin zu sein. Auch ohne ein Semester BWL.
Was eine BWA wirklich ist – und warum sie Sie interessieren sollte
Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, ist eine regelmäßige Übersicht über die wichtigsten Zahlen des Unternehmens: Umsätze, Kosten, Gewinne, Margen, Veränderungen. Monatlich aktualisiert. Automatisch aus der laufenden Buchführung generiert.
Aber lassen Sie sich nicht täuschen – obwohl die BWA auf Zahlen basiert, hat sie enorme Wirkung. Denn sie zeigt, ob ein Unternehmen gesund wirtschaftet, wo es kriselt – und ob die Richtung stimmt. Sie ist die monatliche Momentaufnahme der Wirtschaftlichkeit.
💬„Die BWA ist ein zentrales Instrument zur Steuerung und Kontrolle betriebswirtschaftlicher Entwicklungen.“
Warum sollten Sie das wissen – als Assistenz, Bürokauffrau oder Office-Managerin?
Weil Sie in Ihrer Rolle häufig erste Ansprechperson für Rückfragen, Analysen oder Vorbereitungen von Entscheidungen sind. Und weil Sie damit intern glänzen können – durch Durchblick, Verständnis und souveräne Einordnung.
Wer liest eine BWA – und wer profitiert von Ihrem Wissen?
Erstellt wird eine BWA meist von der Steuerberatung oder der internen Buchhaltung. Aber gelesen – und vor allem genutzt – wird sie von vielen:
- Die Geschäftsführung entscheidet auf Basis der BWA über Investitionen, Einstellungen oder Einsparungen.
- Das Controlling nutzt sie zur Planung, zur Budgetüberwachung und zur Abweichungsanalyse.
- Banken und Förderstellen prüfen anhand der BWA, ob ein Unternehmen kreditwürdig ist.
- Und Sie? Sie werden zur Dolmetscherin zwischen Zahlen und Entscheidung.
Sie merken es vielleicht schon: Wer die BWA lesen kann, sitzt mit am Tisch, wenn Entscheidungen getroffen werden.
Die typische BWA im Überblick – keine Angst vor Spalten und Fachbegriffen
Ja, auf den ersten Blick wirkt die BWA wie ein Wald aus Zahlen. Aber dieser Wald hat klare Wege. Die Standard-BWA (oft die sogenannte 01-BWA von DATEV) besteht aus drei Teilen:
- Erträge – also das, was erwirtschaftet wurde.
- Aufwendungen – alles, was an Kosten angefallen ist.
- Ergebnis – die Differenz daraus, also der Gewinn oder Verlust.
Das Prinzip ist einfach – und genial: Was kommt rein, was geht raus, was bleibt übrig?
Lassen Sie uns nun die wichtigsten Begriffe entschlüsseln – praxisnah und ohne Zahlennebel.
Die wichtigsten Kennzahlen – und was Sie daraus lernen können
Gesamtleistung – mehr als nur Umsatz
Wenn Sie denken, dass der Umsatz allein das wichtigste ist – dann lassen Sie sich überraschen. Die Gesamtleistung umfasst nicht nur das, was Sie verkauft haben, sondern auch Leistungen, die erbracht, aber noch nicht bezahlt wurden. Zum Beispiel unfertige Arbeiten oder Lagerbewegungen.
Das ist besonders in Produktions- oder Handwerksbetrieben relevant. Hier entstehen Werte schon durch Arbeit, auch wenn noch keine Rechnung geschrieben wurde. Die Gesamtleistung ist daher der realistischere Wert, wenn Sie wissen wollen, was das Unternehmen wirklich erwirtschaftet hat.
Materialaufwand – der erste große Kostenblock
Hier wird’s konkret. Der Materialaufwand zeigt, wie viel Geld für Rohstoffe, Handelswaren oder externe Dienstleistungen ausgegeben wurde. Und hier trennt sich die betriebswirtschaftliche Spreu vom Weizen: Ist der Materialeinsatz zu hoch im Verhältnis zur Gesamtleistung, wird es eng mit der Marge.
Ein Beispiel: Wenn Sie ein Produkt für 100 € verkaufen, aber Materialien für 80 € benötigen, bleiben nur 20 € für Personal, Miete, Abschreibungen – und Gewinn. Klingt knapp? Ist es auch.
Rohertrag – die erste wichtige Erfolgsgröße
Rechnung: Gesamtleistung minus Materialaufwand ergibt den Rohertrag.
Der Rohertrag ist das, was übrig bleibt, bevor alle weiteren Kosten kommen. Personal, Miete, IT, Verwaltung – alles muss hiervon bezahlt werden.
Wenn der Rohertrag Jahr für Jahr sinkt, ohne dass der Umsatz gleich mit sinkt, sollten bei Ihnen alle Alarmglocken angehen. Entweder steigen die Materialkosten zu stark – oder Sie verkaufen zu billig.
Personalaufwand – ein sensibler Indikator
Die Personalaufwandsquote zeigt, wie viel Prozent der Gesamtleistung für Löhne, Gehälter und Sozialabgaben draufgehen. Ist sie zu hoch, leidet der Gewinn. Ist sie zu niedrig, sind Sie eventuell unterbesetzt – oder zu günstig unterwegs, was auch nicht nachhaltig ist.
Sie müssen diese Quote nicht auswendig kennen – aber Sie sollten sie im Auge behalten, wenn es um Einstellungen, Überstunden oder Teamvergrößerung geht. Ihre Argumente bekommen mehr Gewicht, wenn sie zahlenbasiert sind.
EBIT – das operative Ergebnis
Klingt fancy, ist aber wichtig: EBIT = Earnings Before Interest and Taxes. Zu Deutsch: Das Ergebnis, bevor Zinsen und Steuern berücksichtigt werden. Es zeigt, ob sich das Kerngeschäft lohnt.
Denn ein Unternehmen kann auch dann in der Bilanz Gewinn machen, wenn es z. B. Immobilien verkauft – das sagt aber nichts über den eigentlichen Betrieb aus. Das EBIT tut das sehr wohl.
Wenn Sie sehen, dass das EBIT stabil wächst: sehr gut. Wenn es schwankt, obwohl der Umsatz steigt: Hinschauen lohnt sich.
Worauf Sie beim Lesen einer BWA wirklich achten sollten
Eine BWA entfaltet erst dann ihre ganze Kraft, wenn Sie Beziehungen erkennen – also sehen, wie einzelne Werte zueinanderstehen. Die Gesamtleistung allein sagt wenig; spannend wird sie erst, wenn Sie sehen, wie viel Materialaufwand nötig war, um sie zu erwirtschaften. Die DATEV-Systematik definiert dafür klar: Gesamtleistung minus Wareneinsatz ergibt den Rohertrag DATEV. Steigt Ihr Umsatz, aber der Rohertrag wächst deutlich langsamer, frisst der Wareneinsatz Ihre Marge auf.
Fragen Sie sich deshalb regelmäßig:
- „Bewegen sich Material- und Personalquote im Gleichklang mit der Gesamtleistung?“
- „Springt eine Kostenart plötzlich nach oben, ohne dass der Umsatz gleichermaßen steigt?“
Solche Abweichungen sind oft keine Zufälle, sondern Signale, dass Einkaufskonditionen nachverhandelt, Prozesse gestrafft oder Preise angepasst werden müssen.
Die häufigsten Missverständnisse – und wie Sie sie charmant ausräumen
Viele Einsteigerinnen glauben, ein negatives Monatsergebnis bedeute sofort Alarmstufe Rot. Nicht unbedingt. Saisonbetriebe oder Firmen, die große Rechnungen erst am Jahresende stellen, zeigen unterjährig schwankende Ergebnisse – ausschlaggebend ist die Entwicklung über mehrere Perioden. Ein einzelner „roter“ Monat ist kein Drama, wenn die kumulierte Spalte weiterhin positiv bleibt.
Ein zweiter Irrtum: „Mehr Umsatz löst alle Probleme.“ Wenn der Materialeinsatz im selben Atemzug steigt, verpufft der Effekt. Schauen Sie deshalb auf die Rohertragsquote (Rohertrag ÷ Gesamtleistung). Sinkt sie, verdient das Unternehmen pro Euro Leistung weniger. In der DATEV-BWA kann diese Quote als Prozentwert ausgegeben werden DATEV – ein verlässlicher Gesundheitsindikator.
BWA-Lesen ohne Zahlenphobie: praktische Strategien speziell für Kaufleute für Büromanagement
Sie jonglieren täglich mit Lieferantenrechnungen, koordinieren Dienstreiseabrechnungen und prüfen, ob das Büromaterialbudget noch Luft hat – kurz: Sie sind das betriebswirtschaftliche Radar Ihres Teams. Doch beim Stichwort BWA spüren viele Büromanagement-Profis noch ein leichtes Ziehen in der Magengegend. Keine Sorge: Mit drei erprobten Strategien verwandeln Sie die nüchterne Tabelle in ein Instrument, das Ihnen echten Handlungsspielraum eröffnet – und zwar ohne dass Sie Formeln auswendig lernen oder Controller-Jargon pauken müssen.
1. Visualisieren Sie die Entwicklung – Ihr persönliches Zahlentagebuch
Öffnen Sie die monatliche BWA, exportieren Sie Gesamtleistung, Rohertrag und EBIT in eine Excel-Tabelle und lassen Sie Excel einfache Liniendiagramme erstellen. Ordnen Sie jeder Kennzahl eine eigene Farbe zu – zum Beispiel Petrol für Umsatz, Koralle für Rohertrag, Sonnengelb für EBIT.
Nun ergänzen Sie im selben Sheet zwei Spalten für Ihre Büromanagement-Ereignisse:
| Monat | Großereignis im Büro | Kommentar |
|---|---|---|
| März | Wechsel des Papierlieferanten | Einkaufskonditionen –10 % |
| Mai | Einführung Homeoffice-Pauschale | Personalaufwand +2 % |
Auf einen Blick erkennen Sie so, welche Ihrer operativen Maßnahmen (Wechsel des Lieferanten, Verhandlung von Rabatten, temporäre Personalkosten) direkt auf den Rohertrag oder das EBIT wirken. Das motiviert – denn Ihr Einfluss wird sichtbar.
2. Arbeiten Sie mit Farbkodierung – das Ampelsystem für den Schreibtisch
Drucken Sie die BWA einmal farbig aus (ja, bewusst analog!). Markieren Sie anschließend:
- Grün für Kennzahlen, die stabil oder besser geworden sind (z. B. Materialaufwandsquote sinkt um 1 Prozentpunkt).
- Gelb für Kennzahlen, die leicht kippen, aber noch unkritisch sind (z. B. Personalquote +0,5 %, weil zwei Kolleg*innen länger krank waren).
- Rot für Kennzahlen, die dringend Aufmerksamkeit brauchen (z. B. Rohertragsquote fällt unter 30 %).
Hängen Sie diese Ampel-BWA an Ihr Whiteboard oder pinnen Sie sie digital im Team-Channel an. So verankern Sie visuell, dass Kennzahlen Teil Ihres täglichen Büromanagements sind – nicht nur graue Theorie der Buchhaltung.
3. Stellen Sie monatlich eine „Warum-Frage“ – und suchen Sie aktiv die Antwort
Gewöhnen Sie sich an, aus jeder neuen BWA genau eine Frage abzuleiten und diese bis zur nächsten Auswertung zu beantworten. Typische Bürofragen:
- „Warum ist unser Portoaufwand plötzlich um 15 % gestiegen?“
- „Warum tauchen im Juni doppelt so hohe Reisekosten auf wie im Mai?“
- „Warum bewegt sich die Materialquote trotz höherer Bestellrabatte kaum vom Fleck?“
Sie werden feststellen: Die Antworten liegen selten allein in den Zahlen. Meist entdecken Sie Prozessschlupflöcher (alte Versandtarife, spontane Messebuchungen, veraltete Rahmenverträge). Schritt für Schritt machen Sie sich so zur betriebswirtschaftlichen Spürnase – genau dem Profil, das moderne Kaufleute für Büromanagement auszeichnet.
Bonus-Tipp: Verbinden Sie Kennzahlen mit Kalenderereignissen
Legen Sie in Ihrem Outlook-Kalender für jedes Quartal einen 30-Minuten-Termin an: „BWA-Quick-Review“. Verknüpfen Sie dort Ihre Visualisierung, die Ampel-Datei und die aktuelle „Warum-Frage“. Auf diese Weise wird BWA-Lesen kein Sonderprojekt, sondern fester Bestandteil Ihres Zeitmanagements – genau wie die wöchentliche Teambesprechung oder die Reisekostenfreigabe.
Ergebnis: Statt sich von einer Tabelle einschüchtern zu lassen, inszenieren Sie die BWA als Sparringspartnerin. Sie liefern nachvollziehbare Impulse, argumentieren bei Budgetrunden mit konkreten Trends – und unterstreichen Ihren Mehrwert als kaufmännische Drehscheibe im Büro.
Risiken früh erkennen – wo die Zahlen warnen
Eine Materialquote, die innerhalb von zwei Monaten um drei Prozentpunkte steigt.
Ein Personalaufwand, der plötzlich 60 Prozent der Gesamtleistung verschlingt.
Ein EBIT, das trotz sprudelnder Umsätze schrumpft.
Das sind rote Flaggen. Sie weisen darauf hin, dass Preise nicht auskömmlich kalkuliert sind, Einkaufsrabatte verfallen oder Überstunden das Lohnbudget sprengen. Die BWA liefert diese Warnungen nüchtern – Ihre Stärke ist, sie in Handlung zu übersetzen: Angebotspreise anpassen, Lieferanten verhandeln, Ressourcen umschichten.
Schlussgedanke: Zahlen sind keine Gegner – sie sind Ihr stärkstes Argument
Wenn Sie künftig die BWA öffnen, sehen Sie hoffentlich nicht mehr bloß Spalten voller Beträge, sondern eine Landkarte Ihres Unternehmens. Jeder Wert markiert ein Terrain, das Sie als Kauffrau für Büromanagement verantwortungsbewusst erkunden können: Wo steigt das Gebirge der Kosten steil an? Wo fließt der Umsatzstrom schneller? Und wo lohnt ein Brückenbau zwischen Aufwand und Ertrag, damit Ihre Organisation sicher ans andere Ufer gelangt?
Dabei geht es nicht darum, jede Ziffer auswendig zu beherrschen. Entscheidend ist, dass Sie Zusammenhänge erkennen, Entwicklungen deuten und beherzt Fragen stellen. Denn wer fragt, führt – und wer führt, gestaltet. Mit jedem Blick auf die BWA wachsen Ihr betriebswirtschaftlicher Weitwinkel und Ihr Standing im Team.
Erlauben Sie sich also Neugier statt Zahlenangst, Klarheit statt Klick-Routine. Dann wird die BWA vom monatlichen Pflichtdownload zur Power-Folie in Ihren Entscheidungsrunden – und Sie selbst zur Stimme, die sagt: „Wir können mehr erreichen, wenn wir den Rohertrag an dieser Stelle schützen und an jener Stelle die Quote schlanker machen.“
Kurz: Zahlen sprechen – aber erst Ihre Interpretation verleiht ihnen Wirkung. Nutzen Sie dieses Potenzial, um Ihr Büro nicht nur am Laufen zu halten, sondern aktiv in die Zukunft zu steuern.
Typische Fragen
1. Muss ich jede Zahl der BWA erklären können?
Nein. Entscheidend ist, dass Sie die Hauptkennzahlen verstehen und Entwicklungen deuten können. Details können Sie jederzeit nachschlagen oder erfragen.
2. Ab wann gilt eine Materialquote als „zu hoch“?
Das ist branchenabhängig. Nutzen Sie Vorjahreswerte oder Benchmark-Daten Ihrer IHK als Vergleichsmaßstab.
3. Wie verlässlich ist die BWA, wenn Belege noch fehlen?
Sie zeigt nur den Buchungsstand – fehlen Daten, verzerren sie das Bild. Prüfen Sie, ob Periodenabgrenzungen (z. B. Lagerbestände) ordentlich gebucht sind.
4. Gibt es Tools, die mir das Lesen erleichtern?
Ja. DATEV bietet Controlling-Reports in Excel, die Kennzahlen automatisch visualisieren DATEV.
5. Wie übe ich am besten?
Nehmen Sie die BWA der letzten zwölf Monate, markieren Sie Rohertrag und EBIT und notieren Sie in Stichworten, was jeweils passiert ist. So verknüpfen Sie Ereignisse mit Zahlen – und das bleibt hängen.
