Kommt Ihnen bekannt vor? Willkommen im Multitasking-Wahnsinn – dem Büroalltag, in dem alles gleichzeitig passiert. Sekretärinnen, Assistenzen und Bürokaufleute sind wahre Meisterinnen darin, tausend Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten.
Aber genau darin liegt das Problem: Multitasking macht krank.
Was lange als Talent galt, ist in Wahrheit eine Belastungsprobe für unser Gehirn – und damit für unsere Gesundheit. Studien zeigen: Wer ständig zwischen Aufgaben hin- und herspringt, verliert nicht nur Zeit, sondern auch Konzentration, Energie und langfristig sogar Leistungskraft.
Das Thema ist so relevant, dass wir ihm auf der diesjährigen Fachtagung einen besonderen Platz eingeräumt haben: Wie bleiben wir leistungsfähig, ohne uns zu überfordern?
In diesem Beitrag erfahren Sie,
Multitasking ist ein Mythos.
Zumindest, wenn wir glauben, wir könnten zwei kognitive Aufgaben gleichzeitig erledigen. Unser Gehirn funktioniert nämlich nicht wie ein Laptop mit zwei geöffneten Fenstern, sondern eher wie ein Kellner mit nur einem Tablett. Alles, was gleichzeitig serviert wird, wird in Wahrheit nacheinander jongliert – unter enormem Energieaufwand.
Wenn Sie zum Beispiel gleichzeitig eine E-Mail schreiben und einem Kollegen zuhören, passiert Folgendes:
Und das Gefährlichste: Wir merken es oft erst spät.
Denn Multitasking fühlt sich anfangs produktiv an. Bis die Konzentration zusammenbricht. Bis die Stimmung kippt. Oder der Körper streikt.
Multitasking ist wie Zucker: kurzfristig ein Kick, langfristig ein Risiko. Was aber tun, wenn die Realität im Büro genau das verlangt? Hier sind drei Strategien, die Sie nicht nur entlasten, sondern Ihnen auch mehr Klarheit, Ruhe und Kontrolle im Arbeitsalltag bringen.
„Wer alles gleichzeitig macht, macht nichts ganz.“
Deshalb: Schaffen Sie sich konzentrierte Zeitfenster, in denen Sie sich nur einer Aufgabe widmen. Zum Beispiel:
Nutzen Sie Outlook-Kalender oder analoge Tools, um diese Zeit sichtbar zu machen – für Sie selbst und für Kolleginnen. Wer fragt, bekommt ein klares: „Ich bin ab 10:30 Uhr wieder ansprechbar.“
Nach jeder intensiven Phase folgt eine Mini-Auszeit – 3 bis 5 Minuten. Kein Social Media, keine Kollegen. Nur: durchatmen, aufstehen, Tee holen, den Blick schweifen lassen.
Weil das Gehirn in der Pause neu sortiert und das Gelesene oder Gehörte verarbeitet. Wer pausenlos durchzieht, arbeitet gegen sich selbst.
Klingt einfach, wirkt Wunder: Wenn möglich, nutzen Sie geräuschdämpfende Kopfhörer, wenn Sie an etwas arbeiten, das volle Konzentration verlangt.
In vielen Büros gilt es als Zeichen von Engagement, ständig erreichbar zu sein, sofort zu reagieren und möglichst viele Aufgaben parallel zu jonglieren. Doch in Wahrheit ist das Gegenteil der Fall: Dauer-Multitasking ist schädlich.
Psycholog*innen, Neurowissenschaftler und sogar Krankenkassen warnen:
Gerade Sekretärinnen, Assistenzen und Büromanagerinnen spüren das besonders stark. Sie sind die Schnittstelle zwischen allen – und damit auch die erste Zielscheibe für „Kannst du mal eben…?“.
Daher steht auf unserer diesjährigen Fachtagung für Sekretärinnen und Kaufleute im Büromanagement das Thema „Gesund bleiben im Büroalltag“ im Fokus.
In einer Welt, die immer schneller dreht, ist es leicht, dem Gefühl zu verfallen, ständig alles gleichzeitig erledigen zu müssen. Aber wahre Stärke zeigt sich nicht in hektischem Aktionismus, sondern in klarem Fokus. Ihre Konzentration ist keine Nebensache – sie ist Ihr wertvollstes Arbeitsinstrument. Sie entscheidet darüber, ob Sie erschöpft oder erfüllt den Arbeitstag beenden.
Wer einen Schritt nach dem anderen geht, handelt nicht langsamer – sondern klüger. Denn Klarheit schafft Qualität. Und genau das ist es, was Ihre Arbeit im Sekretariat so wichtig macht: Durchblick, Übersicht, Verlässlichkeit.
Erlauben Sie sich also, Prioritäten zu setzen. Erlauben Sie sich, Dinge bewusst nacheinander zu tun – und nicht alles auf einmal. Nicht, weil Sie es nicht könnten, sondern weil Sie wissen, was Ihre Zeit und Energie wirklich wert sind.
Denn wer gelernt hat, sich nicht von allem zerren zu lassen, wird zur souveränen Kraft im Büro. Und genau das wünschen wir Ihnen – für Ihren Arbeitsalltag, Ihre Gesundheit und Ihr berufliches Selbstverständnis.
Dann lassen Sie sich unsere nächste Fachtagung nicht entgehen – mit spannenden Workshops zu mentaler Selbstfürsorge, klugem Aufgabenmanagement und KI-Tools, die Ihnen echte Zeitersparnis bringen.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretärinnen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Gesundheit im Sekretariat wider.
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