Sie denken jetzt vielleicht: „Ehrlich, bei all den Terminen, Mails und Chef-To-dos soll ich mich auch noch mit dem Duden beschäftigen?“
Ja – genau das sollten Sie.
Denn Sprache ist Ihr Werkzeug. Und wer mit stumpfem Werkzeug arbeitet, braucht doppelt so lange.
Der Duden ist nicht nur ein Buch oder eine Website – er ist Ihr stiller Partner im Büroalltag.
Er entscheidet, ob Ihre Korrespondenz souverän klingt oder unsicher, ob Ihre Texte modern wirken oder veraltet, ob Sie die „coole Sekretärin mit Stil“ sind – oder die, deren Mail noch nach 1999 klingt.
Und Hand aufs Herz: Wenn Sie schon täglich mit Wörtern jonglieren, dann sollten Sie wissen, wer eigentlich festlegt, welche Wörter offiziell gelten – und warum plötzlich „Gendersternchen“, „Homeoffice“ oder „ChatGPT“ im Duden stehen.
Bevor wir ins Detail gehen: Nein, der Duden schreibt uns nichts vor. Er beobachtet.
Er sammelt, analysiert, bewertet – und spiegelt wider, wie wir sprechen und schreiben.
Die Redaktion sitzt nicht in einem Elfenbeinturm voller Grammatikpolizei.
Sie liest, was Sie schreiben. Millionen Texte aus Alltag, Medien und Beruf fließen in den sogenannten Duden-Korpus ein – und ja, auch E-Mails aus Büros, Protokolle und Pressemitteilungen tragen dazu bei, was irgendwann „offiziell“ wird.
Wenn Sie also das nächste Mal eine E-Mail mit dem Satz „Ich bin im Homeoffice“ schreiben, könnten Sie Teil des Sprachwandels sein, der später im Duden landet.
Wie kommt nun ein Wort hinein? Ganz einfach: Es muss gelebt werden.
Ein Begriff wie „Zoom-Meeting“ oder „Teamcall“ wird erst dann interessant, wenn er in Hunderttausenden Texten auftaucht.
Die Duden-Redaktion beobachtet:
So wurde „Homeoffice“ offiziell, während Begriffe wie „Coronaparty“ nach der Pandemie wieder verschwanden.
Das bedeutet: Sprache lebt – und Sie leben mitten drin.
Die Duden-Redaktion nutzt riesige digitale Textarchive. Milliarden Wörter aus Artikeln, Chats, Social Media und Fachtexten werden mithilfe von Computerlinguistik ausgewertet.
Das ist spannend, denn: Sie schreiben mit!
Jede Ihrer E-Mails, Protokolle oder Korrespondenzen fließen indirekt in den Sprachgebrauch ein. Wenn viele Menschen denselben Ausdruck verwenden – z. B. „Ich habe Sie auf cc gesetzt“ – erkennt der Algorithmus das Muster.
Das heißt: Sekretärinnen gestalten Sprache aktiv mit, ohne es zu merken.
Sie sind nicht nur Anwenderin, sondern Gestalterin – eine Spracharchitektin im Büroalltag.
Sprache ist nie neutral.
Sie wirkt – immer.
Ob freundlich, diplomatisch oder durchsetzungsstark: Ihre Wortwahl entscheidet, wie Sie wahrgenommen werden.
Ein einfaches Beispiel:
„Bitte reichen Sie den Bericht nach.“ klingt korrekt.
„Könnten Sie mir den Bericht bitte noch zukommen lassen?“ klingt höflicher.
Und: „Ich freue mich, wenn Sie den Bericht bis morgen ergänzen.“ – wirkt wertschätzend, aber bestimmt.
Viele Sekretärinnen kennen das Spannungsfeld: Auf der einen Seite der Drang zur korrekten Rechtschreibung, auf der anderen Seite die Lust, Texte lebendiger zu gestalten.
Die gute Nachricht: Beides ist möglich.
Sie dürfen die Duden-Regeln als Werkzeug begreifen – nicht als Fessel.
Ein Beispiel: Früher war das Wort „E-Mail“ nur mit großem „E“ und Bindestrich korrekt. Heute ist auch „Email“ zulässig.
Das zeigt: Sprache passt sich an – genau wie Sie, wenn der Chef spontan das Meeting von analog auf online verlegt.
Sprache ist wie ein Spiegel der Zeit.
Im Büro merkt man das besonders schnell – plötzlich heißt es „Outlook-Reminder“ statt Wiedervorlage, „Lunchdate“ statt Mittagspause oder „Workflow“ statt Ablaufplan.
Das klingt modern – aber es ist auch ein Risiko:
Zu viel Denglisch kann unpersönlich wirken, zu wenig wiederum altbacken.
Der Trick? Wählen Sie bewusst.
Sprache ist Ihr Kapital.
Sie beeinflusst, wie kompetent Sie wirken, wie klar Sie führen – und wie professionell Ihr Unternehmen wahrgenommen wird.
Wussten Sie, dass der Duden inzwischen mehr kann als Nachschlagen?
Mit dem Duden-Mentor können Sie E-Mails direkt auf Stil, Ton und Grammatik prüfen.
Ein Beispiel: Sie schreiben an den Chef:
„Ich erinnere an den Bericht, den Sie noch prüfen wollten.“
Der Mentor schlägt vor:
„Ich wollte Sie freundlich an den Bericht erinnern, den Sie noch prüfen wollten.“
Kleine Veränderung – große Wirkung.
Mein Tipp: Nutzen Sie die Browser-Erweiterung des Duden-Mentors für Outlook oder Word. Damit schulen Sie sich täglich selbst – ganz nebenbei.
Sie müssen keine Linguistin werden, um sprachlich zu glänzen.
Schon drei einfache Routinen helfen:
Mit diesen Gewohnheiten werden Sie zur sprachlichen Visitenkarte Ihres Unternehmens – klar, souverän, modern.
Sprache ist kein starres Regelwerk – sie atmet, wächst, verändert sich.
Wörter kommen, Wörter gehen. Was gestern noch undenkbar klang, steht heute schwarz auf weiß im Duden.
Genau darüber wollen wir auf der Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen 2026 sprechen:
Wie verändert sich unsere Sprache – und was bedeutet das für Ihren Berufsalltag?
Welche neuen Begriffe stehen im Duden, und wie spiegeln sie den Wandel in Büro und Gesellschaft wider?
Ich verspreche Ihnen: Es wird spannend, lebendig und praxisnah.
Denn wer Sprache versteht, versteht auch den Wandel der Arbeitswelt.
Und das macht Sie zur coolen Sekretärin von morgen – klar, kompetent und rhetorisch brillant.
1. Warum sollte ich als Sekretärin den Duden regelmäßig nutzen?
Weil Sprache Ihr tägliches Werkzeug ist. Sie schreiben, vermitteln und repräsentieren – und der Duden hilft, sicher und aktuell zu bleiben.
2. Wie oft wird der Duden aktualisiert?
In der Regel alle paar Jahre. Neue Wörter kommen hinzu, veraltete verschwinden. Online wird er jedoch laufend angepasst.
3. Gibt es eine digitale Version für den Berufsalltag?
Ja, der Duden-Mentor ist ein Online-Tool und Add-on, das Schreibstil, Grammatik und Ausdruck prüft – perfekt für E-Mails und Korrespondenz.
4. Wie kann ich Sprachtrends im Büro sinnvoll einsetzen?
Verwenden Sie moderne Begriffe bewusst und dosiert. Ziel ist Verständlichkeit, nicht Mode. Ihre Kommunikation soll klar, nicht hipper als nötig sein.
5. Was tun, wenn Kolleg:innen oder Chef andere Schreibweisen bevorzugen?
Bleiben Sie gelassen. Sprache ist im Wandel. Wichtig ist, dass Sie Ihre Entscheidung begründen können – am besten mit einem Blick in den Duden.
So nutzen Sie ChatGPT als echten Büro-Assistenten – nicht als Gegner.
Unsere exklusive Prompt-Sammlung zeigt, wie Sie mit wenigen Worten präzise Ergebnisse erzielen – ob beim Schreiben, Strukturieren oder Planen.
Erhalten Sie über 100 sofort einsetzbare Prompts, die speziell für den Büroalltag entwickelt wurden:
Diese Sammlung ist Ihr Werkzeugkasten für moderne Office-Kommunikation –
intelligent, zeitsparend und mit Stil.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretär:innen & Assistenzen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Professionelle Büro-Kommunikation wider.
Melden Sie sich jetzt an und sichern Sie sich einen 5%-igen Gutscheincode für alle Weiterbildungen und die neuesten Nachrichten im Sekretariat. Wir starten mit einer Mini-Serie zu MS-Office und den 100+ Prompts im Sekretariat
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