Zwischen Basseng und Brainstorming – Wie sich Sprache im Büro verändert hat 

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Wenn Oma ins Zoom-Meeting platzt

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in einer digitalen Teambesprechung, es geht um die nächste Strategieplanung. Die Kollegin teilt ihren Bildschirm, Begriffe wie „Agile Sprint“, „Action Plan“ und „Touchpoint“ fliegen durch den Raum. Plötzlich murmelt eine Stimme vom Rand:
„Was’n Basseng an Action Plan?“

Ein Schmunzeln huscht durch die Runde.
Die Oma der Kollegin war versehentlich mit eingeloggt – und hat mit einem einzigen Satz deutlich gemacht: Sprache im Büro ist kein starres Werkzeug. Sie ist ein Spiegel unserer Zeit.

Und dieser Spiegel zeigt: Das Büro, wie wir es kannten, ist nicht mehr dasselbe. Nicht nur Arbeitsabläufe haben sich verändert – auch unsere Wortwahl, unser Ton, ja sogar die Bedeutung bestimmter Begriffe. Sekretärin, Chef, Besprechung – all das klingt heute anders, fühlt sich anders an, wirkt anders.

In diesem Beitrag lernen Sie:

• Wie sich Sprache im Büro in den letzten Jahrzehnten verändert hat
• Warum neue Begriffe nicht immer besser sind
• Wie Sie sich sprachlich souverän zwischen Tradition und Trend bewegen
• Und wie Sie diese Erkenntnisse ganz praktisch im Sekretariat einsetzen können

Sprache verändert sich – und verändert uns

Sprache ist kein Deko-Element. Sie ist Arbeitsmittel, Machtinstrument, Kulturträger – und sie prägt unser Denken.

Wer von „Chefin“ spricht statt von „Frau Müller“, setzt einen anderen Ton.
Wer „Meeting“ statt „Besprechung“ sagt, erzeugt eine andere Erwartung.
Wer in E-Mails mit „Guten Morgen zusammen“ statt mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ beginnt, verschiebt formale Grenzen.

Und genau darin liegt das Spannende: Sprache verändert sich nicht einfach – sie verändert auch die Menschen, die sie nutzen.

In den 1970ern hieß es noch: „Fräulein Huber, bitte einen Brief aufsetzen.“
Heute fragen Kolleg*innen: „Kannst du das noch kurz in ein cleanes Summary packen und im Drive sharen?“

Und das ist nicht nur witzig – es ist bedeutsam.
Denn Sprache transportiert nicht nur Information. Sie transportiert Haltung, Hierarchie, Zugehörigkeit. Wer die Sprache versteht – oder gar mitgestaltet – hat Einfluss.

Warum sich Bürosprache verändert – und was das mit Macht zu tun hat

Von der Schreibmaschine zum Slack-Kanal

Mit neuen Tools kamen neue Begriffe – und mit ihnen neue Umgangsformen.
Wo früher Formulare durch das Haus wanderten, reicht heute ein PDF im Chat. Das hat die Begriffswelt im Büro radikal verschoben:

Früher	Heute
„Ablage B“	„Cloud-Ordner“
„Chefzimmer“	„Leadership Space“
„Fräulein Meier“	„Office Coordinator“
„Aktennotiz“	„Memo im Teams-Channel“

Sprache markiert Rollen

Während früher viele Begriffe Hierarchien betonten („Sekretärin“, „Vorzimmer“, „Dienstanweisung“), geht es heute um Augenhöhe, Selbstverantwortung, Agilität.
Das zeigt sich auch in der Wortwahl:

• „Wir stimmen uns ab“ klingt weicher als „Ich erteile den Auftrag“
• „Könntest du das bitte noch übernehmen?“ statt „Das musst du noch erledigen“
• „Lass uns brainstormen“ statt „Denken Sie sich bitte was aus“

Doch Vorsicht: Nicht jede sprachliche Veränderung bedeutet Fortschritt.
Denn gerade junge Büromanagerinnen spüren oft den Druck, „cool“ zu klingen – auf Kosten von Klarheit und Wirkung.

Deshalb ist Microlearning wichtig:
Bewusst mit Sprache umzugehen, heißt auch: bewusst zu entscheiden, wann Sie modern, wann traditionell, wann verbindlich oder spielerisch sprechen.

Vom Aktenzeichen zur E-Mail-Betreffzeile – Sprachwandel in typischen Büroausdrücken

Was früher nach Amtsstube klang, wirkt heute wie aus dem Start-up

Wörter in der Bürokommunikation unterliegen einem stetigen Wandel – oft unbemerkt, aber mit deutlicher Wirkung. Viele Begriffe, die vor wenigen Jahrzehnten noch ganz selbstverständlich waren, wirken heute veraltet, bürokratisch oder gar abschreckend. Andere wiederum sind fast schon zu modern – und führen eher zu Missverständnissen als zu Klarheit.

Ein Blick in den Wandel zeigt, wie viel sich verändert hat – und wo Stolperfallen lauern:

Früher	Heute	Was sich verändert hat
Betreffzeile	E-Mail-Subject	Kürzer, oft in Schlagwörtern statt vollständigen Sätzen
Dienstweg	Workflow	Der Ton ist offener, die Struktur oft informeller
Vorzimmer	Front Office / Assistenzteam	Mehr Gleichrangigkeit, weniger Distanz
Rücksprache	Abstimmung	Betonung auf Teamgeist statt Kontrolle
Büroordnung	Onboarding-Guidelines	Gleiche Funktion, aber andere Tonalität – moderner, inklusiver
Mit freundlichen Grüßen	LG / VG / Cheers	Die Grußformel wird oft personalisiert oder gekürzt
Aktenschrank	Dokumentenmanagementsystem	Digitaler Raum ersetzt physischen – Begriff betont Effizienz
Kurzinformation	Quick Update / Ping	Geschwindigkeit rückt in den Vordergrund

Was heißt das für Ihren Büroalltag?

1. Sprachliche Klarheit braucht Kontext
Was in einem Start-up ganz selbstverständlich ist („Kannst du das noch mal pingen?“), kann in einem klassischen Verwaltungsumfeld für Stirnrunzeln sorgen. Sekretärinnen und Assistenzen sind hier Übersetzerinnen zwischen den Welten – sie vermitteln zwischen dem, was modern klingt, und dem, was wirklich verstanden wird.

2. Neue Begriffe sind kein Selbstzweck
Nur weil ein Ausdruck „trendy“ ist, heißt das nicht, dass er passt. „Let’s sync later“ klingt smart – aber nur, wenn alle wissen, was gemeint ist. Sprechen Sie die Sprache Ihrer Zielgruppe – nicht die des Marketing-Teams.

3. Alte Begriffe sind nicht automatisch veraltet
Manche Begriffe – wie „Vermerk“, „Aktennotiz“ oder „Erinnerung“ – haben einen klaren Zweck und sind präziser als ihre modernen Varianten. Sie müssen nicht ersetzt werden – sondern bewusst eingesetzt werden.

Mini-Übung für den Alltag: Sprachwandel bewusst erleben

Schreiben Sie heute eine E-Mail im alten Stil („Sehr geehrte Damen und Herren … Dienstweg … Betreff … Mit freundlichen Grüßen“) – und dann die gleiche Nachricht im modernen Stil („Hallo zusammen … kurzer Reminder … VG“).

Was fällt Ihnen auf?

• Wie ändert sich der Ton?
• Wie fühlt sich das Schreiben an?
• Welche Version passt besser zu Ihrer Zielgruppe?

Diese Übung zeigt: Sprache ist ein Instrument. Und Sie sind die Dirigentin.

Die neue Sprache der „New Work“ – und warum sie nicht immer passt

Buzzwords: Zwischen Innovation und Intransparenz

Wörter wie Agilität, Remote First, Hybrid Work, Sprint, Lean, Culture Fit oder Workation haben sich längst in viele Büros eingeschlichen. Besonders in modernen Unternehmen wird diese Start-up-Sprache häufig verwendet, um Dynamik, Offenheit und Zukunftsfähigkeit zu signalisieren.

Aber: Viele dieser Begriffe klingen schön, sagen aber wenig – oder verwirren.

Beispiele aus dem Alltag:

Buzzword	Was es oft wirklich meint
Sprint	Ein kurzer Arbeitszeitraum mit engem Fokus
Lean	Weniger Papier, weniger Kontrolle – mehr Verantwortung
Touchpoint	Einfach nur ein Kontaktpunkt mit Kundinnen oder Kolleginnen
Culture Fit	Du passt zu uns – oder eben nicht
Empowerment	Du bekommst mehr Aufgaben – ohne offizielle Befugnisse

Was ist das Problem?

1. Nicht alle verstehen diese Begriffe gleich
Wenn jemand im Team sagt „Wir brauchen einen Culture Change“, heißt das für die einen: neue Führung. Für andere: neue Kaffeetassen. Missverständnisse vorprogrammiert.

2. Sie verstecken oft Hierarchien statt sie zu klären
Wenn Verantwortung neu benannt wird, aber nicht neu geregelt – bleibt alles beim Alten. Nur mit englischen Etiketten.

3. Sie erzeugen Druck zur Selbstdarstellung
Viele Sekretärinnen erleben: Wer nicht modern klingt, wird nicht gehört. Wer nicht fluffige Wörter in die E-Mail packt, gilt als rückständig. Dabei ist gute Kommunikation nicht trendy – sondern treffend.

Wie damit umgehen?

a) Fragen statt Nicken:
Wenn Sie ein Wort hören, das Ihnen nichts sagt: Nachfragen. Freundlich, klar. Beispiel:
„Was genau meinen Sie mit Lean in diesem Kontext?“

b) Alternativen anbieten:
Statt Workation: Urlaub mit Laptop.
Statt Agiles Arbeiten: kurze Abstimmungswege, schnelle Entscheidungen.
Das wirkt kompetent – und ist inklusiver.

c) Echte Klarheit vor schöner Sprache setzen:
Wenn Sie eine Aufgabe erklären, nennen Sie lieber drei konkrete Schritte als fünf schöne Schlagwörter. Ihre Kolleg*innen werden es Ihnen danken – versprochen.

Wie Sekretärinnen den Sprachwandel gestalten können, statt ihm hinterherzulaufen

Sie sind nicht nur Anwenderin – Sie sind Sprachgestalterin

Viele Sekretärinnen unterschätzen ihre Rolle in der internen Kommunikation. Dabei sind sie Schaltzentralen der Sprache im Unternehmen:

• Sie formulieren Einladungen, Aushänge, Protokolle
• Sie führen Telefongespräche und empfangen Gäste
• Sie schreiben Mails an Kolleg*innen und Vorgesetzte
• Sie prägen Begriffe, Wiederholungen, Routinen

Mit anderen Worten: Sie haben täglich zig Gelegenheiten, wie ein „Sprachfilter“ zu wirken – oder ein „Sprachmotor“. Ob moderierend, verbindend oder klärend: Ihre Wortwahl entscheidet mit, ob Kommunikation gelingt.

5 praktische Wege, den Sprachwandel mitzugestalten

1. Sprachbewusstsein trainieren

Fragen Sie sich regelmäßig:

• Verwende ich noch Floskeln, die überholt sind?
• Nutze ich Begriffe, die unklar oder ausschließend wirken?
• Könnte ich das einfacher, klarer oder persönlicher sagen?

Beispiel:
Statt: „Zur besseren Koordination der projektbezogenen Aufgabenkomplexe bitten wir um Rückmeldung.“
Lieber: „Damit wir den Überblick behalten, freuen wir uns auf Ihre Rückmeldung.“

2. Sprachmix bewusst einsetzen

Alte und neue Begriffe müssen sich nicht ausschließen – im Gegenteil. Ein bewusst gesetzter Begriff aus Omas Zeiten („Kuddelmuddel“) kann ein echter Icebreaker sein – genauso wie ein moderner Begriff („Let’s sync“), wenn er verständlich erklärt wird.

Ihr Vorteil: Sie können Übersetzerin zwischen Sprachwelten sein.

3. Begriffe klären – und nicht nur übernehmen

Schreiben Sie ein Glossar für neue Kolleg*innen mit Begriffen, die oft genutzt werden – und erklären Sie sie in klarer, menschlicher Sprache.
Zum Beispiel:

Begriff	Klartext
Sprint	Kurze, klare Arbeitsphase mit engem Ziel
Retrospektive	Gemeinsamer Rückblick nach einem Projekt

Das zeigt: Sie sind nicht nur im Thema – Sie helfen anderen, mitzukommen.

4. Mut zur Persönlichkeit

Ein paar persönliche Formulierungen oder regionale Wörter („Schnack“, „dalli“, „wuselig“) machen Texte lebendig – und wirken trotzdem professionell. Das schafft Nähe, gerade in einer Welt, in der viele Texte nach Textbaustein klingen.

5. Sprachvorbild sein – im Kleinen wie im Großen

• Beginnen Sie Mails mit einer persönlichen Note.
• Beenden Sie Anleitungen mit einem motivierenden Satz.
• Sagen Sie auch mal laut, wenn ein Begriff nicht passt – das entlastet andere, die sich das nicht trauen.

Merksatz fürs Büro:
Sprache ist wie Kleidung. Man sollte sich wohlfühlen – aber auch wissen, was wann passt.

Tipps für eine moderne, menschliche und verständliche Sprache im Büro

Klar, aber nicht kalt. Modern, aber nicht gekünstelt.

Sekretärinnen und Büromanagerinnen stehen oft zwischen den Stühlen: Sie müssen fachlich korrekt, aber auch menschlich kommunizieren. Sie sollen modern auftreten, aber auch verstanden werden – von Jung und Alt, von Chefetage bis Azubi.

Hier sind sieben Tipps, mit denen das gelingt:

Schreiben Sie so, wie Sie sprechen – nur ein wenig klarer

Verabschieden Sie sich vom Amtsschimmel. Niemand spricht so:

„Gemäß Ihrer Anfrage vom 11. Mai möchten wir Ihnen mitteilen, dass wir derzeit keine Kapazitäten zur Verfügung stellen können.“

Besser:

„Danke für Ihre Anfrage! Im Moment sind wir voll ausgelastet – aber ich merke Sie gern für später vor.“

Das klingt menschlich, ist freundlich – und spart Zeit.

Streichen Sie Wörter, die niemand braucht

Floskeln, Phrasen und Stehsätze machen Texte unnötig schwer.
Ein paar Klassiker, die Sie getrost streichen können:

Weglassen	Besser sagen
„bezugnehmend auf…“	„Danke für …“
„anbei erhalten Sie…“	„Im Anhang finden Sie…“
„für Rückfragen stehen wir…“	„Melden Sie sich gern, wenn …“

Nutzen Sie Zwischenüberschriften und Aufzählungen

Klingt banal, ist aber enorm hilfreich: Struktur ist die halbe Kommunikation. Gerade bei längeren Mails, Protokollen oder Projektplänen helfen optische Anker – sie machen Texte lesbar, scannbar und sympathisch.

Verwenden Sie aktive Verben

Passiv macht Texte schwer, unklar, distanziert.
Statt: „Der Antrag wurde nicht eingereicht.“
Lieber: „Frau Berger hat den Antrag noch nicht eingereicht.“

Das ist direkter, klarer – und spart Rückfragen.

Humor ist erlaubt – mit Maß

Ein kleiner Sprachwitz hier und da macht Ihre Kommunikation lebendiger. Beispiel:

„Damit das nächste Meeting kein Kuddelmuddel wird: Agenda folgt im Anhang.“

Gerade in stressigen Zeiten sind solche Formulierungen ein Geschenk für die Stimmung im Team.

Fragen Sie: Würde ich das meiner Schwester so schreiben?

Das ist ein einfacher Test für Klarheit und Tonfall. Wenn die Antwort Nein lautet: Überarbeiten.

Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl – und notieren Sie gute Formulierungen

Jeder hat so seine Lieblingsworte. Machen Sie sich eine kleine Liste mit gelungenen Sätzen, Wendungen oder E-Mail-Formulierungen. Die nächste Gelegenheit, sie einzusetzen, kommt bestimmt.

Schlussgedanke: Wer spricht, gestaltet – und wer gut spricht, gewinnt Vertrauen

Sprache ist kein Randthema. Sprache ist Zugang, Wirkung, Beziehung. Wer professionell sprechen und schreiben kann, öffnet Türen, führt Gespräche auf Augenhöhe und schafft Vertrauen – im Kleinen wie im Großen.

Gerade im Sekretariat, wo oft die Fäden zusammenlaufen, ist Sprache ein Schlüssel zur Wirksamkeit. Und jede Formulierung ist eine Gelegenheit: Für Verbindung. Für Klarheit. Für Haltung.

Zwischen Basseng und Brainstorming liegt also kein Gegensatz – sondern ein Reichtum an Möglichkeiten. Entscheidend ist nicht, ob ein Wort alt oder neu ist. Sondern, ob es zu Ihnen passt – und zu dem, was Sie bewirken möchten.

häufig gestellte Fragen zum Sprachwandel im Büro

1. Muss ich jeden modernen Begriff im Büro verstehen und nutzen?

Nein. Aber Sie sollten wissen, was gemeint ist – um mitreden zu können. Nutzen Sie moderne Begriffe, wenn sie Klarheit bringen. Lassen Sie sie weg, wenn sie eher verwirren.

2. Darf ich im Büro „humorvoll“ formulieren, ohne unprofessionell zu wirken?

Ja! Mit Augenmaß und dem richtigen Ton stärkt Humor Ihre persönliche Wirkung – und schafft Nähe. Kleine sprachliche Auflockerungen machen Texte oft menschlicher und lesbarer.

3. Wie spreche ich Kolleg*innen an, die ständig Buzzwords verwenden?

Nutzen Sie Fragen: „Was genau meinst du mit Retrospektive?“ oder „Kannst du mir kurz erklären, was ‚Lean‘ in unserem Fall bedeutet?“ So zeigen Sie Interesse – und fördern gleichzeitig Klarheit im Team.

4. Gibt es alte Wörter, die ich gezielt wiederbeleben kann?

Unbedingt. Wörter wie Schnack, Vermerk, Kuddelmuddel oder Schwofen bringen Farbe in die Sprache – und können ganz gezielt eingesetzt werden, um Atmosphäre zu schaffen oder Distanz zu überbrücken.

5. Was kann ich tun, wenn ich mir unsicher bin, ob ein Wort passt?

Machen Sie den Bauchgefühl-Test: Würde ich das auch so sagen, wenn ich am Telefon wäre? Oder vor Publikum? Wenn ja – raus damit! Wenn nicht: überarbeiten.

Jetzt kostenlos unser Video zum Thema Sprachenwandel im Sekretariat ansehen – und mit neuer Sprachsicherheit durchstarten!