Angebote einholen & Preise clever vergleichen: So entscheiden Sie wie Profis 

💡 Wichtige Kriterien für den Einkauf: Preis, Qualität, Lieferzeit, Service

Montag, 8:43 Uhr: Drei Angebote, null Klarheit

Der Kaffee ist noch heiß, der Posteingang schon überfüllt. Auf Ihrem Bildschirm blinken drei Angebote für dieselben Bürostühle: eines spottbillig, eines „solide“, eines vom Lieblingslieferanten. Die Chefin fragt: „Welche Bestellung geben wir frei? Heute wäre gut.“ Willkommen im echten Einkauf. Wer jetzt nur auf den Preis schaut, verschenkt Geld. Wer alles auf einmal möchte, verzettelt sich. Und wer clever vergleicht, spart heute Budget, morgen Zeit – und baut still und leise ein Renommee als coole Sekretärin, die nicht nur organisiert, sondern wirtschaftlich denkt. Genau darum geht es hier: Wie Sie Angebote strukturiert einholen, Zahlen entzaubern und Entscheidungen wasserdicht begründen.

Der 4K-Einkaufsrahmen

Vier Kriterien entscheiden fast immer: Preis, Qualität, Lieferzeit, Service. Klingt banal? In der Praxis sind diese vier Dimensionen Ihr Navigationssystem. Wer sie sauber trennt, kann sie bewusst gewichten und später transparent argumentieren – gegenüber Chef, Controlling und den Kolleginnen, die „nur schnell was brauchen“.

Preis – mehr als Zahlen hinter dem Eurozeichen

Preis ist nie „nur“ der Listenbetrag. Entscheidend ist die Total Cost of Ownership (TCO): Einkaufspreis plus Versand, Einrichtung, Verbrauch, Wartung, Rücksendungen, Ausfallzeiten. Wer TCO rechnet, sieht plötzlich, wie „billig“ teuer wird. Fragen Sie sich:

1. Welche Rabatte gelten ab welcher Menge?
2. Gibt es Skonto (2–3 % sind üblich) und lohnt sich das effektiv?
3. Fallen Folgekosten an (Patronen, Lizenzen, Serviceeinsätze)?

Rechenbeispiel Skonto & effektiver Jahreszins

Rechnung: 5.000 € netto, 2 % Skonto bei Zahlung in 10 Tagen, sonst 30 Tage netto. Skontoersparnis = 100 €. Für 20 Tage „früher zahlen“ sparen Sie 100 €. Der effektive Jahreszins dieser Skonto-Nutzung:
100 € / 4.900 € × (360/20) ≈ 36,7 % p. a.
Heißt: Wer Skonto konsequent zieht, erwirtschaftet „Renditen“, von denen Tagesgeld nur träumt.

Qualität – die stillen Kosten schlechter Ware

Was nützen 15 € Preisvorteil, wenn das Papier staubt, der Drucker streikt und Sie jede zweite Rolle zurücksenden? Qualität ist messbar: Spezifikationen (z. B. DIN 6738 für Alterungsbeständigkeit), Muster (Testauftrag!), Zertifikate (ISO 9001, Umweltlabels). Sprechen Sie Klartext: „Wir brauchen 80 g/m², staubarm, doppelseitig störungsfrei, für 120.000 Drucke/Jahr.“

QS-Mini-Checkliste (für Ihren Schreibtisch)

• Erfüllt das Produkt die Spezifikation?
• Muster getestet und dokumentiert?
• Rücksendequote/Langlebigkeit bekannt?
• Garantie/Kulanz schriftlich fixiert?
• Referenzen aus Ihrer Branche vorhanden?

Lieferzeit – die unsichtbare Währung „Zuverlässigkeit“

Lieferzeit ist mehr als ein Datum. Entscheidend sind OTIF-Werte (On-Time-In-Full), Pufferplanung und Service Level Agreements (SLA). Wer heute pünktlich liefert, aber beim nächsten Engpass zehn Tage verspätet ist, kostet Sie Nerven und Geld. Verlangen Sie verbindliche Zusagen, definieren Sie Puffer und halten Sie eine Plan-B-Quelle vor – gerade für Verbrauchsmaterial.

Notfall-Plan B

Halten Sie einen Zweitlieferanten mit vorverhandelten Konditionen bereit. Legen Sie Mindestbestände fest (z. B. „bei 20 % Restbestand automatische Nachbestellung“). So werden Lieferausfälle zur Randnotiz – nicht zur Tageskrise.

Service – das After-Sales-Rückgrat

Service entscheidet, wie schnell ein Problem wieder aus der Welt ist. Reaktionszeit, Kulanz, Austausch im Fehlerfall, fester Ansprechpartner, Rücksendeprozess – all das gehört auf die Agenda. Bitten Sie um Service-Metriken: „Wie schnell tauschen Sie defekte Ware aus? Welche Hotlinezeiten gelten? Bieten Sie proaktive Lieferavis an?“ Gute Lieferanten liefern nicht nur Produkte, sondern Entlastung.

Angebote einholen – so geht’s in 7 Schritten

Wollen Sie Vergleichbarkeit? Dann brauchen Sie gleiche Daten für alle Anbieter. So entsteht Fairness – und Ihre spätere Entscheidung steht wie ein Fels.

1. Bedarf präzisieren: Menge, Spezifikation, Ziel.
2. Pflichtangaben definieren: Preis je Einheit, Versand, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Skonto, Service.
3. Frist setzen: z. B. fünf Arbeitstage.
4. RFQ-Vorlage (Request for Quotation) versenden.
5. Rückfragen bündeln und an alle transparent beantworten.
6. Angebote in eine Matrix übertragen.
7. Ergebnis dokumentieren: Begründung + Unterschrift.

RFQ-Vorlage (E-Mail-Beispiel in der formalen Sie-Form)

Betreff: Anfrage – Büropapier 80 g/m², Jahresbedarf 480 Pakete

Guten Tag Frau/Herr …,

wir bitten um ein verbindliches Angebot bis TT.MM. mit folgenden Angaben:
1) Preis je 500-Blatt-Pack, Staffel ab 100/250/500
2) Lieferzeit (Tage) und OTIF-Quote
3) Versandkosten bzw. frei Haus ab welchem Warenwert
4) Zahlungsziel und Skonto
5) Musterlieferung (2 Packungen)
6) Service (Austausch defekter Ware, Reaktionszeit, fester Ansprechpartner)

Bitte nutzen Sie das beigefügte Formular, damit wir Angebote vergleichbar bewerten können.
Vielen Dank!
Mit freundlichen Grüßen

Vergleichsmatrix & Punktesystem

Transparenz schlägt Bauchgefühl. Legen Sie eine Gewichtung fest: z. B. Preis 40 %, Qualität 30 %, Lieferzeit 20 %, Service 10 %. Bewerten Sie jeden Anbieter auf einer Skala (1–10), multiplizieren Sie mit der Gewichtung – fertig ist der Score.

Beispiel-Matrix (Auszug)

TCO-Minirechnung (Preis + Nebenkosten)

Verhandeln wie eine coole Sekretärin

Verhandlung ist kein Boxkampf, sondern Partnertanz: Haltung, Takt, klare Schritte. Drei Hebel wirken fast immer:
(1) Preisstaffel: „Bei Abnahme 500 Pakete – welcher Staffelpreis?“
(2) Zahlungsziel/Skonto: „3 % bei 10 Tagen – möglich?“
(3) Servicepaket: „24-h-Austausch im Fehlerfall inklusive?“

Nutzen Sie Anker („Wir liegen mit zwei Angeboten bereits bei 8,25 € je Pack – können Sie mithalten?“) und halten Sie Ihre BATNA (beste Alternative) griffbereit. Stille ist Ihr Freund: Sagen Sie Ihren Wunsch – und warten Sie.

7-Satz-Formel für die E-Mail

1. Kontext („Danke für Ihr Angebot …“),
2. Ziel („Wir möchten/planen/beabsichtigen gerne mit Ihnen arbeiten …“),
3. Vergleich („Marktpreis liegt aktuell bei …“),
4. Wunsch („Wir streben … €/Einheit an“),
5. Gegenleistung („Jahresmenge/Referenz“),
6. Zeit („Rückmeldung bis …“),
7. Positiver Ausblick („Freue mich, wenn wir das gemeinsam fixieren“).

Praxisfall: Bürobedarf A vs. B

Anbieter A: 8,40 €/Pack, Versand 120 €, OTIF 95 %, Skonto 2 %/10 Tage, Service: Austausch 72 h.
Anbieter B: 8,25 €/Pack, versandfrei, OTIF 98 %, Skonto 2 %/14 Tage, Service: Austausch 48 h.

TCO (s. Tabelle): A = 8.610 €, B = 8.400 €.
Mit Skonto (bei konsequenter Nutzung) sinkt B zusätzlich um 168 € (8.400 € × 2 %), Gesamt 8.232 €.

Entscheidung: Anbieter B – begründet, transparent, dokumentiert.

Erweiterte Praxis & Templates

IT-Lizenzen ohne Abo-Fallen: Mini-Case mit TCO-Vergleich

Nehmen wir ein realitätsnahes Szenario aus dem Büroalltag: Sie brauchen 25 Kollaborations-Lizenzen.

TCO für 12 Monate (25 Nutzer):

• X: 25 × 10,90 × 12 = 3.270 €
• Y: 25 × 9,60 × 12 + 250 = 3.130 €
• Z: 25 × 8,90 × 12 + (2 Wechsel à 15 € × 10 Personen) = 2.670 + 300 = 2.970 €

Entscheidung: Z wirkt günstig, aber nur, wenn Teamstabilität hoch ist. Bei dynamischen Teams frisst die Wechselgebühr den Vorteil. Ihre Aufgabe als „coole Sekretärin“: mit HR/IT abstimmen, wie oft sich das Team real ändert. Wenn Wechsel > 10/Jahr, wird Y trotz Setup attraktiver. Genau hier glänzen Sie: Sie verbinden Zahlen mit Realität.

Telefonleitfaden für die Verhandlung (formale Sie-Form, kurze Sätze, klare Anker)

1. Einstieg: „Guten Tag, hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Danke für Ihr Angebot. Ich habe zwei Punkte, zu denen ich gerne Konditionen klären möchte.“
2. Anker setzen: „Wir liegen am Markt bei 8,25 € pro Pack – können Sie sich daran orientieren?“
3. Gegenleistung bieten: „Wir sichern Ihnen eine Jahresmenge von ≥ 500 Einheiten zu und nennen Sie als Referenzlieferant.“
4. Skonto / Zahlungsziel: „Ist 3 % Skonto bei 10 Tagen möglich, alternativ 45 Tage netto?“
5. Service präzisieren: „Können wir 48-Stunden-Austausch schriftlich fixieren?“
6. Stille zulassen. Nicht auffüllen. Warten.
7. Abschluss: „Vielen Dank. Ich notiere 8,25 €, 3 % Skonto/10 Tage, Austausch 48 h. Ich sende Ihnen die Bestätigung per E-Mail.“

Warum das wirkt: Kurze Sätze, klare Wünsche, Gegenleistung, dokumentierbarer Abschluss. Sie führen – ohne zu drücken.

E-Mail-Vorlage: Höfliche Absage mit Türöffner

Betreff: Rückmeldung zu Ihrem Angebot [#RFQ-2025-017]

Guten Tag Frau/Herr [Name],

vielen Dank für Ihr Angebot und die schnelle Bearbeitung.
Nach Abwägung von Preis (TCO), Qualität, Lieferzeit und Service haben wir uns
diesmal für einen anderen Anbieter entschieden.

Gerne berücksichtigen wir Sie bei der nächsten Bedarfsabfrage.
Wenn Sie bis dahin Preisstaffeln ab 500 Einheiten oder 3 % Skonto/10 Tage abbilden,
geben Sie mir bitte Bescheid – das verbessert Ihre Vergleichsbasis deutlich.

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion]

Botschaft: Respektvoll, begründet, zukunftsorientiert. Sie schließen nicht – Sie parken professionell.

Scorecards, Probephase & Lieferantensteuerung

Lieferanten-Scorecard (monatlich/Quartal)

Praxis: Führen Sie für neue Lieferanten 90 Tage Probephase ein. Danach Review mit Scorecard. Vertrag erst nach stabiler Performance erweitern.

Risiko-Radar & Compliance im Einkauf

Ihr Anti-Fake-Dreiklang

1. Datenabgleich: IBAN-Änderungen nie aus dem PDF übernehmen; stets per Rückruf über bekannte Nummern verifizieren.
2. Bezugspflicht: Keine Auftrag/kein Projekt = keine Vergabe. Immer interne Referenz (Bestell-ID) verlangen.
3. Zweites Augenpaar: Betragslimit definieren (z. B. > 3.000 € → Vier-Augen-Prinzip).

E-Procurement in KMU: schlank starten

Ziel: Weniger Mails, mehr Vergleichbarkeit, klare Freigaben.
Minimal-Setup (4 Wochen):

1. Forms/Word-RFQ als Standard (Pflichtfelder).
2. Excel-Matrix mit festen Gewichten (schreibgeschützt).
3. Teams/Slack-Workflow: Kanal #einkauf-rfq mit Remindern.
4. Freigabe-Policy: Limits, Stellvertretung, SLA (Antwort in 24 h).

Plus: SharePoint/Drive-Ordner „Lieferantenakte“: Angebot, Vertrag, Scorecards, Protokolle. Suchen war gestern.

KPI-Dashboard Einkauf (für Ihre Monatsrunde)

Ich bin gespannt, ob Sie es schaffen, bis zum nächsten Monatsmeeting zwei KPIs sauber zu befüllen und eine Maßnahme daraus abzuleiten. Mini-Schritte, Maxi-Wirkung.

Gewichtungen je Warengruppe (Best-Practice)

Merksatz: Gewichte sind Strategie. Passen Sie sie an Ziel & Risiko an – und dokumentieren Sie es.

Red Flags & Fehler vermeiden

• Lockangebote („nur diesen Monat“), die im Kleingedruckten teurer werden.
• Verdeckte Gebühren (Paletten, Mindermengen, Rücksendekosten).
• Neue IBANs: immer telefonisch über bekannte Nummer prüfen.
• Äpfel-Birnen-Vergleiche: Preis pro Karton vs. pro Pack.
• Unechte Zertifikate oder fehlende Nachweise.
• Schriftform nicht vergessen: kein „Handschlagpreis“.

Digital & effizient

Machen Sie es sich leicht: Standard-RFQ als Word/Forms, Vergleichsmatrix in Excel/Sheets, Workflows in Teams/Slack (Frist-Reminder), Vorlagen für Nachverhandlungen. E-Procurement lohnt ab mittleren Volumina: geprüfte Lieferanten, Freigabe-Stufen, Reporting – weniger Chaos, mehr Kontrolle.

Checkliste & Quick Wins

Checkliste (10 Punkte):

1. Bedarf definieren
2. Spezifikationen festziehen
3. RFQ senden
4. Frist setzen
5. Muster testen
6. Matrix pflegen
7. TCO rechnen
8. Skonto prüfen
9. Service klären
10. Entscheidung dokumentieren

Drei Quick Wins für diese Woche:

• Skonto-Ordner im Banking einrichten
• Muster-RFQ erstellen
• Vergleichsmatrix als Teamstandard freigeben

Meine Empfehlung ist: Starten Sie mit einem kleinen Warensegment (z. B. Papier) und üben Sie den gesamten Zyklus einmal durch.

Schlussgedanke

Einkauf ist kein Nebenjob, sondern Hebelarbeit. Wenn Sie Angebote strukturiert einholen, nach Preis, Qualität, Lieferzeit und Service gewichten und Ihre Entscheidung sauber belegbar machen, dann sind Sie nicht „die, die bestellt“, sondern die, die wirtschaftet. Ich bin gespannt, ob Sie es schaffen, diese Woche einen Zyklus von RFQ bis Entscheidung durchzuziehen – Sie werden überrascht sein, wie viel Budget plötzlich in Ihrer Verantwortung bleibt.

Typische Fragen

1. Wie viele Angebote brauche ich?
Drei sind ideal – darunter fehlt die Vergleichsbasis, darüber steigt der Aufwand unnötig.

2. Muss ich immer das günstigste Angebot nehmen?
Nein. Entscheiden Sie nach TCO und Matrix-Score; dokumentieren Sie die Gründe.

3. Wie gewichte ich die Kriterien?
Starten Sie mit 40/30/20/10 (Preis/Qualität/Lieferzeit/Service) und passen Sie je Warengruppe an.

4. Lohnt Skonto wirklich?
Ja – der effektive Jahreszins kann > 30 % p. a. betragen; Liquidität vorausgesetzt.

5. Was, wenn ich unsicher bin?
Holen Sie die Fachabteilung dazu, testen Sie Muster, stellen Sie Rückfragen. Unsicherheit ist kein Makel – sie ist Sorgfalt.

Prompts zum Kopieren

Hinweis: Ersetzen Sie Platzhalter wie {{Produkt}}, {{Menge}}, {{Frist}} usw. – und fügen Sie keine personenbezogenen Daten ein (DSGVO!).

1) RFQ/Angebotsanfrage (DIN 5008, vergleichbar)

Prompt:
„Erstelle mir eine kurze, DIN-5008-konforme Angebotsanfrage für {{Produkt/Spezifikation}} (Menge: {{Menge}}). Verlange Angaben zu: Einzelpreis, Staffelpreisen ({{Stufen}}), Lieferzeit in Tagen, OTIF-Quote, Versandkosten/frei Haus ab Betrag, Zahlungsziel, Skonto (mind. 2–3 %/10 Tage), Service (Austausch in {{Stunden}}). Formatiere mit Aufzählungen, schließe eine Deadline {{Datum}} ein und einen Satz zu Mustersendung ({{Anzahl}} Stück).“

2) Vergleichsmatrix + Scoring (Preis/Qualität/Lieferzeit/Service)

Prompt:
„Vergleiche diese Angebote tabellarisch (Spalten: Anbieter, Preis, Nebenkosten, TCO, Qualität/Muster, Lieferzeit/OTIF, Service). Gewichte Preis 40 %, Qualität 30 %, Lieferzeit 20 %, Service 10 %. Vergib 1–10 Punkte pro Kriterium, rechne den Gesamtscore, gib eine klare Empfehlung mit 2 Gründen.“

Fügen Sie die drei Preise/Infos als Liste ein – der Assistent baut die Matrix.

3) Verhandlungs-E-Mail mit Anker & Gegenleistung

Prompt:
„Formuliere eine höfliche, knappe Verhandlungs-E-Mail (Sie-Form) an {{Anbieter}}. Ziel: {{Zielpreis}} je Einheit bzw. 3 % Skonto bei 10 Tagen. Biete Gegenleistung: Jahresmenge {{Menge}}, Referenzfreigabe. Bitte um Antwort bis {{Datum}}. Ton: verbindlich, professionell, 6–7 Sätze.“

4) Telefon-Spickzettel für die Nachverhandlung

Prompt:
„Erstelle einen Telefonleitfaden mit Stichpunkten (Einstieg, Anker, Gegenleistung, Stille, Abschluss) für die Kondition {{Kondition}} zu {{Produkt}}. Füge 2 höfliche Formulierungen für ein ‚Nein‘ und 1 Alternativvorschlag hinzu.“

5) Rechnungsprüfung – 3-Stufen-Check + Begründung

Prompt:
„Baue mir eine Checkliste (formell, kurz) für Eingangsrechnungen: 1) Formal (Pflichtangaben), 2) Inhaltlich (Bestellung/Lieferschein/Leistung), 3) Rechenweg (Steuersatz, Rundung, Skonto). Ergänze einen Absatz ‚Wenn etwas nicht passt‘ mit Standard-Begründungen und einem Muster-Rückfrage-Text an den Lieferanten.“

6) Fake-Rechnung – Risiko-Ampel + Rückruftext

Prompt:
„Bewerte diese Rechnung (Stichpunkte: unklarer Anbieter, vage Leistung, neue IBAN, Druck zur Sofortzahlung) mit Ampel (Grün/Gelb/Rot) und nenne 3 Nachweise, die ich anfordern sollte. Formuliere einen Rückruf-Skript (freundlich-bestimmt), um die IBAN über eine bekannte Nummer zu verifizieren.“

7) Mahnwesen – 3 Stufen, DIN 5008

Prompt:
„Erstelle drei kurze Schreiben in Sie-Form: Zahlungserinnerung (freundlich), 1. Mahnung (bestimmt, {{Datum}}), Letzte Mahnung (inkl. Verzugszinsen § 288 BGB, Androhung Mahnbescheid). Layout in DIN 5008, je 6–8 Sätze, Platzhalter für Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit.“

8) Zahlläufe & Skonto-Plan

Prompt:
„Plane einen wöchentlichen Zahllauf (Donnerstag) mit Skonto-Sonderläufen, wenn Fristen vor Donnerstag enden. Liefere eine Checkliste je Lauf (Freigaben, Summenprüfung, IBAN-Check) und einen kurzen Text für den Team-Reminder (Montag 10 Uhr).“

9) BWA „in einfach“ für die Chefin (5-Satz-Briefing)

Prompt:
„Fasse folgende BWA-Kennzahlen in 5 Sätzen für die Geschäftsführung zusammen (klar, ohne Jargon): Gesamtleistung, Rohertrag, Material- und Personalquote, EBIT. Gib 3 konkrete Maßnahmen (z. B. Einkaufskonditionen, Auslastung, Preiswirkung) als nummerierte Liste.“

10) Lieferanten-Scorecard (90-Tage-Probe)

Prompt:
„Baue mir eine Scorecard (Tabelle) mit KPIs: OTIF-Quote, Reklamationsquote, Reaktionszeit Support, Gutschrift-Dauer, Preisstabilität. Ergänze Ampel-Logik (Grenzwerte), Kommentarfeld und einen 90-Tage-Review-Text mit Entscheidungsvorlage (Weiter, Nachbessern, Abbruch).“

11) SOP/Prozess „Angebot → Bestellung“ (vertretungssicher)

Prompt:
„Erstelle eine SOP im Stil ‚Schritt – Zweck – Verantwortlich – Nachweis‘ für den Prozess Angebot einholen → vergleichen → verhandeln → Bestellung → Ablage. Füge Eskalationswege und DSGVO-Hinweis (keine personenbezogenen Daten im RFQ) hinzu.“

12) Excel-Hilfe: TCO/Skonto-Formeln

Prompt:
„Gib mir Excel-Formeln und kurze Erklärungen für: a) TCO = Preis + Versand + Retouren; b) Skonto-Rendite aus Rechnung {{Betrag}}, Skonto {{%}}, Verkürzung {{Tage}}; c) Gewichtetes Scoring aus vier Kriterien (Gewichte in Zellen). Bitte als Mini-Tabelle.“

13) Meeting-Agenda & Protokoll Einkauf

Prompt:
„Schreibe eine kompakte Agenda (30 Min.) für das Einkaufs-Stand-up (Angebote, Verhandlungen, Risiken, Entscheidungen) und ein Protokoll-Template mit To-dos (Owner, Fälligkeit), damit ich nach 10 Minuten alles sauber dokumentiert habe.“