Effektive Strukturierung von Korrespondenz im Sekretariat: Praktische Anleitung und Varianten nach DIN 5007 für neue Sekretär*innen 

Welche Ordnungsprinzipien die DIN 5007 vorsieht

Neue Namensregelungen und ihre Bedeutung für die Sortierung

Seit der Reform des deutschen Namensrechts sind mehrteilige Nachnamen flexibler gestaltbar. Doppelnamen müssen nicht zwingend mit Bindestrich geführt werden. Sie können auch aus mehreren Namensbestandteilen mit Leerzeichen bestehen.

Ein internationales Beispiel verdeutlicht diese Entwicklung. Bei dem Namen Rui Esteves Faria ist Rui der Vorname. Esteves Faria bildet gemeinsam den Familiennamen.

Für die Sortierung bedeutet das Folgendes. Mehrteilige Nachnamen werden als Einheit behandelt. Maßgeblich ist der erste Buchstabe des vollständigen Familiennamens.

– Esteves Faria wird unter E einsortiert
– Müller Maier wird unter M einsortiert
– Schmitz Klein wird unter S einsortiert

Bindestrich oder Leerzeichen verändern die alphabetische Grundlogik nicht. Entscheidend bleibt die geschlossene Buchstabenfolge. Wer hier einzelne Namensbestandteile isoliert behandelt, erzeugt Fehlablagen.

Warum Sie eine klare Organisationsentscheidung treffen müssen

Viele Systeme sortieren automatisch, doch sie folgen internen Parametern. Wenn Sie diese Parameter nicht bewusst festlegen, entsteht eine verdeckte Mischform. Das rächt sich spätestens bei Datenmigrationen oder Archivprüfungen.

Meine Empfehlung ist eindeutig. Treffen Sie eine bewusste Entscheidung für Ordnungsprinzip A oder B. Dokumentieren Sie diese Entscheidung im Organisationshandbuch. Schulen Sie Ihr Team konsequent auf diese Logik.

Alphabetische Ordnung ist kein Detailproblem. Sie ist ein Führungsinstrument im Hintergrund. Ich bin gespannt, ob Sie Ihre aktuelle Sortierpraxis morgen überprüfen.

DIN 5007 im Alltag anwenden

Warum Beispiele wichtiger sind als Theorie

Eine Norm ist nur dann nützlich, wenn sie Suchzeiten reduziert. Im Büro entscheidet nicht der Lehrbuchsatz, sondern der Zweifelsfall. Genau dort trennt sich Routine von Professionalität. Deshalb bekommen Sie jetzt viele Beispiele, die typische Ablagefragen abdecken. Die Logik bleibt dabei konstant, denn Mischformen sind Ihr größter Feind.

Die DIN 5007 beschreibt Regeln zum Ordnen von Schriftzeichenfolgen und Namen. Sie existiert in zwei Teilen, und die Namensordnung ist ausdrücklich adressiert.
Viele Office-Quellen fassen das als „zwei Varianten“ zusammen, praktisch entspricht das zwei Sortierlogiken. 

Wie Sie Ordnungsprinzip A und B im Kopf behalten

Ordnungsprinzip A in einem Satz

Ordnungsprinzip A behandelt Umlaute zunächst wie Grundbuchstaben und ß wie ss.
Sonderzeichen wie Bindestrich oder Punkt werden bei der Ordnung nicht berücksichtigt.
Wenn zwei Einträge sonst gleich bleiben, braucht Ihr System eine feste Tie-Break-Regel. In der Praxis lösen das viele Datenbanken automatisch über Spracheinstellungen.

– Köhler / Kohler: Erst gleich behandelt, dann wird sauber getrennt, wenn nötig.
– Müller / Muller: Zunächst gleichwertig, danach entscheidet die weitere Buchstabenfolge.
– Weiß / Weiss: Wird wie ss behandelt, also gleichwertig im ersten Vergleich.

Ordnungsprinzip B in einem Satz

Ordnungsprinzip B löst Umlaute als ae, oe, ue auf und setzt ß zu ss.
Dadurch werden unterschiedliche Schreibweisen von Eigennamen besser gruppiert. Genau dafür wird Variante 2 häufig in Namenslisten genutzt.

– Müller → Mueller: Damit steht Müller bei „Mue…“ und nicht bei „Mu…“.
– Götz → Goetz: Damit wird Goetz bei „Goe…“ eingeordnet.
– Schröder → Schroeder: Damit liegt er bei „Schroe…“ statt „Schro…“. 

Praxisbeispiele: Personen sortieren, wenn es wirklich knifflig wird

Grundregel: Immer zuerst nach Nachnamen, dann nach Vornamen

Listen werden zuerst nach Familiennamen geordnet, dann nach Vornamen. Das ist in gängigen Praxisanleitungen zur DIN 5007 so beschrieben.
Gibt es gleiche Nachnamen, entscheidet der Vorname als nächstes Kriterium. Wenn danach noch Gleichstand bleibt, nutzen Sie weitere unterscheidende Angaben. Das muss intern festgelegt und dokumentiert werden, sonst entsteht Suchchaos.

– Müller, Anna / Müller, Fritz: Erst Müller, dann Anna vor Fritz.
– Maier, Markus / Maier, Maria: Erst Maier, dann Maria vor Markus.
– Schmitz, Lukas / Schmitz, Lara: Erst Schmitz, dann Lara vor Lukas.

Mehrteilige Familiennamen mit Leerzeichen

Seit dem 1. Mai 2025 gilt neues Namensrecht in Deutschland, mit erweiterten Möglichkeiten. Das ist offiziell vom BMJ kommuniziert worden.
Für Ihre Ablage ist entscheidend: Mehrteilige Nachnamen werden als Einheit behandelt. Die Ordnung folgt der festgelegten Schreibweise der Namensbestandteile.

– Rui Esteves Faria: Vorname Rui, Familienname Esteves Faria, Ordnung unter E.
– Mara Müller Maier: Vorname Mara, Familienname Müller Maier, Ordnung unter M.
– Noah Schmitz Klein: Vorname Noah, Familienname Schmitz Klein, Ordnung unter S.

Doppelnamen mit Bindestrich und warum der Strich nicht zählt

Bei Doppelnamen bleibt der Bindestrich für die Ordnung unberücksichtigt. Das wird in Praxisregeln zur DIN 5007 explizit so erklärt.
Das gilt genauso, wenn der Doppelname künftig mit Leerzeichen geführt wird. Für die Ordnung zählt die Buchstabenfolge, nicht das Zeichen dazwischen. Sie vermeiden damit Doppelablagen und doppelte Kontakte.

– Maier-Huber: Bindestrich zählt nicht, Ordnung wie Maierhuber.
– Meyer-Gelsinger: Bindestrich zählt nicht, Ordnung wie Meyergelsinger.
– Müller Maier: Leerzeichen zählt nicht, Ordnung wie Muellermaier bei Prinzip B.

Namenszusätze, Titel und Adelsprädikate

Namenszusätze werden in der Ordnung häufig nicht berücksichtigt, wenn sie als Zusatz auftreten. Das wird in Praxisunterlagen zur DIN 5007 so geführt.
Wichtig ist trotzdem: Legen Sie intern fest, was als „Zusatz“ gilt. Dann bleibt Ihr Register stabil, auch bei Personalwechseln. Im Zweifel nutzen Sie Ihr DMS-Feldschema konsequent.

– Dr. Müller, Kurt: Ordnung unter Müller, Titel wird ignoriert.
– Meyer, Gisela Gräfin: Zusatz bleibt unberücksichtigt, Ordnung unter Meyer.
– von Regen, Georg Meyer: Ordnung unter Meyer, „von Regen“ als Zusatz. 

Praxisbeispiele: Firmen, Institutionen, Abkürzungen und Sonderfälle

Juristische Personen, Artikel und Zusätze

Bei Institutionen werden Namen in der festgelegten Schreibweise geordnet. Artikel am Anfang bleiben bei der Ordnung oft unberücksichtigt. Das wird in Organisationsstandards zur DIN 5007 so beschrieben.
Rechtsformen wie GmbH oder AG sind in der Praxis Zusätze, die nicht vor dem Kernnamen sortieren sollen. Auch hier gilt: Einmal festlegen, dann durchziehen.

– Kaiser & Partner: Ordnung unter Kaiser, das Und-Zeichen zählt nicht leitend.
– Koch & Söhne GmbH: Ordnung unter Koch, Rechtsform als Zusatz.
– Die Musterfirma AG: Ordnung unter Musterfirma, Artikel wird übergangen.

Zahlen und Versionsstände in Bezeichnungen

In der Ablage treffen Sie oft Produktnamen mit Zahlen und Versionen. Dafür braucht Ihr Team klare Regeln, sonst zerfällt jede Liste. In Organisationsstandards zur DIN-Ordnung finden sich Beispiele für solche Fälle.
Wenn Sie ein DMS haben, entscheiden Sie zusätzlich über „natürliche Sortierung“ versus Textsortierung.

– 3M Overheadprojektor: Zahl führt, wenn Sie streng alphanumerisch ordnen.
– MS DOS 6.2: Versionszahl gehört zum Begriff, Ordnung bleibt einheitlich.
– CR 5191: Buchstabenblock zuerst, dann Zahl, je nach Systemlogik. 

Mini-Check: Welche Sortierlogik passt zu Ihnen

Wenn Sie viele Namensvarianten und internationale Schreibweisen haben, hilft Prinzip B. Wenn Sie eine pragmatische, robuste Ordnung im Alltag wollen, reicht oft Prinzip A. Beide sind in der DIN 5007 als Varianten beschrieben.
Wichtig ist, dass Sie die Entscheidung dokumentieren und teamweit trainieren. Sonst sortiert jede Person nach Instinkt, und Instinkt ist kein System.

– Prinzip A: Schnell, pragmatisch, nahe an „so suche ich“.
– Prinzip B: Strenger, internationaler, besser für Namensvarianten.
– Team-Regel: Ein Prinzip, ein Register, eine Wahrheit im System. 

Extremfälle nach DIN 5007: Wenn es wirklich kompliziert wird

Akzente, Sonderzeichen und internationale Schreibweisen

Im Büro begegnen Ihnen nicht nur klassische deutsche Nachnamen. Sie verwalten internationale Namen mit Akzenten, Cedillen und Sonderzeichen. Genau hier entscheidet sich, ob Ihre Sortierlogik belastbar ist oder ins Schwimmen gerät. Die DIN 5007 sieht vor, dass diakritische Zeichen bei der alphabetischen Ordnung nicht eigenständig gewertet werden.

Das bedeutet konkret: Akzente verändern die Grundreihenfolge nicht. Diese Regel sorgt für Stabilität in internationalen Kontaktlisten. Sie verhindert, dass jede Sprachvariante eine eigene Ablagestruktur erzeugt.

Wichtig ist dabei die konsequente Sortierung nach dem Familiennamen. Der Vorname spielt erst eine Rolle, wenn die Nachnamen identisch sind. Alles andere würde Ihre bisherige Systematik durchbrechen.

Die Sortierung erfolgt immer nach dem Familiennamen.

– Dubois, Émile wird unter D eingeordnet
– Lemaître, François wird unter L einsortiert
– García, Elena wird unter G geführt
– Çelik, Ahmet wird unter C eingeordnet
– Muñoz, Carlos wird unter M einsortiert

Erst wenn zwei identische Nachnamen vorliegen, entscheidet der Vorname. Diese Zweistufigkeit sorgt für eindeutige Ordnung ohne kulturelle Sonderbehandlung.

Die Akzente werden nicht als eigene Buchstaben gewertet. É wird wie E behandelt, Ç wie C. Dadurch bleibt die alphabetische Ordnung stabil und nachvollziehbar.

Für Ihr Team heißt das: Keine Sonderregeln für jede Sprache. Keine spontanen Ausnahmen bei internationalen Kontakten. Eine einheitliche Grundregel reicht völlig aus, wenn sie konsequent angewendet wird.

Apostrophe und besondere Schreibzeichen

Apostrophe kommen insbesondere in irischen, französischen oder italienischen Namen vor. Auch hier gilt die Grundregel der DIN 5007: Satzzeichen sind für die alphabetische Ordnung nicht leitend. Entscheidend bleibt die zusammenhängende Buchstabenfolge.

Das bedeutet, dass der Apostroph nicht als eigenes Sortierkriterium behandelt wird. Er verändert die Darstellung, aber nicht die alphabetische Stellung. Diese Vorgehensweise verhindert unnötige Dubletten in digitalen Systemen.

– O’Connor, Liam wird unter O eingeordnet
– D’Arcy, Marie wird unter D einsortiert
– L’Heureux, Pierre wird unter L geführt

Wichtig ist die konsequente Anwendung dieser Regel. Sobald einzelne Mitarbeitende Apostrophe unterschiedlich behandeln, zerfällt Ihr Register.

Mehrteilige Nachnamen mit Leerzeichen

Seit der Reform des deutschen Namensrechts sind mehrteilige Nachnamen auch ohne Bindestrich zulässig. Für die alphabetische Ordnung bleibt das ohne Auswirkung. Mehrteilige Familiennamen werden als geschlossene Einheit betrachtet. Maßgeblich ist der erste Buchstabe des vollständigen Nachnamens.

Leerzeichen haben für die Sortierlogik keine eigenständige Bedeutung. Sie sind typografisch relevant, nicht strukturell. Wer einzelne Namensbestandteile isoliert, erzeugt Fehlablagen.

– Esteves Faria, Rui wird unter E eingeordnet
– Müller Maier, Mara wird unter M geführt
– Schmitz Klein, Noah wird unter S einsortiert

Der Vorname bleibt auch hier das zweite Ordnungskriterium. Erst wenn mehrere Personen denselben vollständigen Familiennamen tragen, wird weiter differenziert.

Doppelnamen mit Bindestrich

Bindestriche verändern die alphabetische Ordnung nicht. Die DIN 5007 behandelt sie nicht als leitende Zeichen. Entscheidend ist die durchgehende Buchstabenfolge des gesamten Nachnamens.

Das bedeutet: Ob mit Bindestrich oder mit Leerzeichen geführt, die Ordnung bleibt gleich. Diese Klarheit ist besonders wichtig, wenn ältere und neuere Namensformen parallel existieren.

– Maier-Huber, Jonas wird unter M eingeordnet
– Meyer-Gelsinger, Paula wird unter M geführt
– Schulz-Braun, Erik wird unter S einsortiert

Der Bindestrich darf niemals zu einer separaten Ablagelogik führen. Einheitlichkeit verhindert Suchverluste.

Identische Namen und weitere Ordnungsebenen

Treffen identische Familiennamen aufeinander, entscheidet der Vorname. Bleibt danach weiterhin Gleichstand, muss Ihre Organisation eine dritte Ebene definieren. Die DIN 5007 regelt die alphabetische Ordnung, nicht jedoch unternehmensinterne Differenzierungskriterien.

Hier sind klare Organisationsregeln notwendig. Sie können etwa Geburtsdatum, Abteilung oder Personalnummer als weiteres Kriterium nutzen. Wichtig ist, dass diese Reihenfolge dokumentiert wird.

– Müller, Anna wird vor Müller, Bernd einsortiert
– Müller, Anna (Vertrieb) wird vor Müller, Anna (Personal) geführt
– Müller, Anna (geb. 1990) wird vor Müller, Anna (geb. 1995) eingeordnet

Ohne diese Klarheit entstehen Schattenregister. Mit klarer Regel entsteht Professionalität.

Firmen- und Institutionsnamen

Auch bei Unternehmen gilt die konsequente Orientierung am Kernnamen. Rechtsformen wie GmbH, AG oder e.V. sind in der alphabetischen Grundordnung nicht leitend. Artikel am Anfang eines Namens werden in der Praxis ebenfalls nicht vorrangig berücksichtigt.

Sonderzeichen wie & oder Punkte beeinflussen die Ordnung nicht eigenständig. Maßgeblich bleibt die durchgehende Buchstabenfolge des Kernbegriffs.

– Kaiser & Partner GmbH wird unter K eingeordnet
– Koch & Söhne AG wird unter K geführt
– Die Musterfirma AG wird unter M einsortiert
– 3D Solutions GmbH wird unter 3 eingeordnet

Wenn Zahlen am Anfang stehen, entscheidet Ihre Organisationsregel, ob streng alphanumerisch oder textlich sortiert wird. Diese Entscheidung muss dokumentiert sein.

Neue Namensregelungen und ihre Folgen für die alphabetische Ordnung

Was sich im deutschen Namensrecht verändert hat

Seit dem 1. Mai 2025 gilt in Deutschland ein reformiertes Namensrecht. Mehrteilige Familiennamen sind nun flexibler gestaltbar als zuvor. Ehepartner können gemeinsame Doppelnamen führen, auch ohne zwingenden Bindestrich. Ebenso sind mehrgliedrige Familiennamen mit Leerzeichen zulässig.

Für Ihre Ablage bedeutet das keine neue Sortierlogik, sondern erhöhte Aufmerksamkeit. Der amtlich geführte Familienname ist maßgeblich. Sie dürfen keine Bestandteile eigenständig interpretieren oder verkürzen. Maßgeblich bleibt die offizielle Schreibweise laut Ausweis oder Vertrag.

Das Ziel ist Klarheit in der Identität, nicht kreative Vereinfachung. Genau hier zeigt sich Professionalität im Office.

Mehrteilige Familiennamen ohne Bindestrich

Ein mehrteiliger Nachname mit Leerzeichen ist rechtlich eine Einheit. Er darf nicht in separate Bestandteile zerlegt werden. Für die alphabetische Ordnung gilt daher die vollständige Buchstabenfolge des gesamten Nachnamens.

Das Leerzeichen hat keine ordnungsleitende Funktion. Es beeinflusst die Darstellung, nicht die Position im Register. Entscheidend bleibt der erste Buchstabe des vollständigen Familiennamens.

– Müller Maier, Anna wird unter M einsortiert
– Schmitz Klein, Lukas wird unter S geführt
– Esteves Faria, Rui wird unter E eingeordnet

Sie dürfen in keinem Fall nur nach dem zweiten Bestandteil sortieren. Wer „Faria“ isoliert, obwohl „Esteves Faria“ der vollständige Familienname ist, verletzt die amtliche Namensstruktur.

Doppelnamen mit und ohne Bindestrich – Gleichbehandlung in der Ordnung

Bindestrich oder Leerzeichen verändern die alphabetische Ordnung nicht. Die DIN 5007 behandelt Bindestriche nicht als leitende Zeichen. Für Ihre Ablage bedeutet das Gleichbehandlung beider Schreibweisen.

Die Buchstabenfolge entscheidet, nicht das Satzzeichen. Dadurch bleibt Ihre Ordnung auch bei Mischbeständen stabil. Alte und neue Namensformen können parallel existieren, ohne dass das Register bricht.

– Maier-Huber, Jonas wird unter M einsortiert
– Maier Huber, Jonas wird ebenfalls unter M geführt
– Meyer-Gelsinger, Paula bleibt unter M eingeordnet

Ihre Aufgabe besteht darin, diese Gleichbehandlung intern klar festzuhalten. Nur so vermeiden Sie unterschiedliche Praxis je nach Sachbearbeiter.

Internationale Namenskonstellationen richtig einordnen

Internationale Namen folgen teilweise anderen kulturellen Strukturen. In vielen Ländern bestehen Familiennamen aus mehreren Bestandteilen. Diese bilden gemeinsam den vollständigen Nachnamen.

Wichtig ist, dass Sie sich nicht an vermeintlichen „Gewohnheiten“ orientieren. Maßgeblich ist die amtliche Namensführung der jeweiligen Person. Fragen Sie im Zweifel aktiv nach, welcher Bestandteil der Familienname ist.

– García Márquez, Isabel wird unter G einsortiert
– Van der Meer, Sophie wird unter V geführt
– De Vries, Thomas wird unter D eingeordnet

In einigen Ländern sind Präpositionen wie „de“, „van“ oder „von“ Bestandteil des Nachnamens. Ob diese ordnungsleitend sind, hängt von der offiziellen Namensführung ab. Hier entscheidet nicht Tradition, sondern Dokumentation.

Handlungsempfehlung für Ihr Organisationshandbuch

Neue Namensregelungen erhöhen die Komplexität, nicht die Unsicherheit. Sie brauchen deshalb eine schriftliche Leitlinie für Ihr Team. Diese Leitlinie sollte klar und verbindlich formuliert sein.

Erstens: Der vollständige amtliche Familienname ist das primäre Sortierkriterium. Zweitens: Mehrteilige Nachnamen werden als Einheit behandelt. Drittens: Bindestriche und Leerzeichen verändern die alphabetische Grundordnung nicht.

Dokumentieren Sie diese Regeln im Organisationshandbuch. Schulen Sie neue Mitarbeitende konsequent auf diese Systematik. Und überprüfen Sie regelmäßig Ihre Datenbestände auf inkonsistente Schreibweisen.

Ordnung ist keine Nebensache. Sie ist ein sichtbares Zeichen innerer Struktur.

DIN 5007 im Büro verbindlich umsetzen

Warum Regeln nur wirken, wenn sie schriftlich fixiert sind

Eine Norm entfaltet erst dann Wirkung, wenn sie zur Organisationsregel wird. Solange die Sortierlogik nur im Kopf einzelner Mitarbeitender existiert, bleibt sie zufällig. Zufällige Ordnung produziert Doppelablagen, Suchverluste und Unsicherheit bei Vertretungen. Genau hier beginnt Führungsverantwortung im Sekretariat.

Sie brauchen eine klare, schriftlich dokumentierte Sortieranweisung. Diese muss für analoge und digitale Ablagen gleichermaßen gelten. Nur so entsteht Konsistenz über Systeme hinweg. Konsistenz ist die Grundlage professioneller Büroorganisation.

Mini-Styleguide für Ihr Organisationshandbuch

Ein guter Styleguide ist knapp, eindeutig und widerspruchsfrei. Er enthält keine Theorie, sondern klare Anweisungen. Jede Mitarbeiterin muss sofort erkennen, was zu tun ist. Genau deshalb empfehle ich eine strukturierte Dienstanweisung mit wenigen, klaren Punkten.

Ihre interne Regel könnte folgendermaßen lauten:

– Wir sortieren ausschließlich nach dem vollständigen amtlichen Familiennamen.
– Mehrteilige Nachnamen werden als Einheit behandelt.
– Umlaute werden gemäß gewähltem Ordnungsprinzip A oder B behandelt.
– Bindestriche, Leerzeichen und Satzzeichen sind nicht ordnungsleitend.
– Bei identischen Namen entscheidet zuerst der Vorname, dann das festgelegte Zusatzkriterium.

Diese fünf Punkte reichen aus, um 95 Prozent aller Zweifelsfälle abzudecken. Entscheidend ist die konsequente Anwendung.

Checkliste für die praktische Umsetzung

Bevor Sie eine neue Sortierregel einführen, prüfen Sie Ihre bestehende Datenstruktur. Mischformen entstehen häufig durch historische Altbestände. Beginnen Sie daher mit einer Bestandsanalyse Ihrer wichtigsten Register. Erst danach implementieren Sie die neue Systematik.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

– Welches Ordnungsprinzip nutzen wir derzeit faktisch?
– Sind mehrteilige Nachnamen einheitlich erfasst?
– Gibt es doppelte Datensätze durch unterschiedliche Schreibweisen?
– Sind internationale Namen korrekt als vollständige Familiennamen hinterlegt?
– Ist unsere Sortierlogik im DMS technisch nachvollziehbar eingestellt?

Diese Analyse schafft Transparenz. Transparenz schafft Entscheidungsfähigkeit. Und Entscheidungsfähigkeit ist Führungsstärke.

Typische Fehlerquellen im Büroalltag

Die häufigsten Fehler entstehen nicht aus Unwissen, sondern aus Gewohnheit. Einzelne Mitarbeitende entwickeln eigene Routinen. Diese Routinen kollidieren später mit der Systematik des Teams. Genau deshalb braucht es klare Standards.

Ein häufiger Fehler ist die isolierte Sortierung des zweiten Namensbestandteils. Ebenso problematisch ist die wechselnde Behandlung von Umlauten. Auch das Ignorieren amtlicher Namensformen führt zu inkonsistenten Registern.

Ein Beispiel verdeutlicht das Risiko:

– Esteves Faria, Rui wird einmal unter E geführt
– Faria, Rui wird separat unter F abgelegt

Hier entstehen zwei unterschiedliche Registereinträge für dieselbe Person. Das ist kein Detailfehler, sondern ein Organisationsproblem.

Digitale Systeme richtig konfigurieren

Viele glauben, die Software übernehme die Sortierung automatisch korrekt. Doch jede Software folgt internen Parametern. Wenn diese Parameter nicht mit Ihrer Organisationsentscheidung übereinstimmen, entstehen verdeckte Widersprüche.

Prüfen Sie daher die Spracheinstellungen und Sortieroptionen Ihres DMS oder CRM. Legen Sie verbindlich fest, ob Ordnungsprinzip A oder B technisch umgesetzt wird. Dokumentieren Sie diese Entscheidung in Ihrer IT-Richtlinie.

Technik ersetzt keine Entscheidung. Technik setzt nur um, was Sie definieren. Und genau deshalb beginnt Ordnung immer bei Ihnen.

Häufige Fragen zur alphabetischen Ordnung nach DIN 5007

Müssen wir zwingend Ordnungsprinzip B wählen?

Nein, beide Ordnungsprinzipien sind zulässig. Entscheidend ist die einheitliche Anwendung innerhalb Ihrer Organisation. Ein Wechsel während des laufenden Betriebs ist jedoch aufwendig.

Wie behandeln wir neue mehrteilige Nachnamen ohne Bindestrich?

Mehrteilige Familiennamen werden als geschlossene Einheit sortiert. Maßgeblich ist der erste Buchstabe des vollständigen Nachnamens. Einzelne Bestandteile dürfen nicht isoliert behandelt werden.

Was tun bei identischen Namen in derselben Abteilung?

Nach dem Familiennamen entscheidet der Vorname. Bleibt Gleichstand, nutzen Sie ein festgelegtes Zusatzkriterium wie Geburtsdatum oder Personalnummer. Dieses Kriterium muss dokumentiert sein.

Wie gehen wir mit internationalen Präpositionen wie „de“ oder „van“ um?

Maßgeblich ist die amtliche Namensführung. Wenn die Präposition Bestandteil des Familiennamens ist, wird sie ordnungsleitend berücksichtigt. Im Zweifel klären Sie die offizielle Namensform schriftlich.

Schlussgedanke: Zwischen Norm und Wirklichkeit

Die DIN 5007 ist eine Norm. Sie dient der Vereinheitlichung, der Vergleichbarkeit, der Systematik. Doch eine Norm ordnet nicht von allein. Sie wird erst lebendig, wenn Menschen sie anwenden, interpretieren und im Alltag umsetzen. Genau hier entsteht die Spannung zwischen Vorschrift und Wirklichkeit.

Sie arbeiten nicht im Lehrbuch. Sie arbeiten mit Kolleginnen, mit Software, mit gewachsenen Datenbeständen und mit Zeitdruck. Vielleicht existieren historische Register, die nie sauber bereinigt wurden. Vielleicht sortiert Ihr DMS technisch korrekt, während Excel-Listen eine eigene Logik verfolgen. Und vielleicht haben einzelne Mitarbeitende über Jahre eigene Gewohnheiten entwickelt.

Was macht also wirklich Sinn in Ihrem Büro?

Ist Ordnungsprinzip A für Ihr Umfeld praktikabler, weil es der Suchgewohnheit näherkommt? Oder profitieren Sie von Ordnungsprinzip B, weil internationale Kontakte dominieren? Arbeiten Sie streng normorientiert oder haben Sie pragmatische Ergänzungen eingeführt?

Normen geben Richtung. Doch Organisation entsteht durch bewusste Entscheidung. Eine gute Regel ist nicht die theoretisch eleganteste, sondern die konsequent umgesetzte. Genau deshalb ist die eigentliche Führungsfrage nicht: „Was schreibt die DIN vor?“, sondern: „Wie setzen wir sie so um, dass alle sich darin zurechtfinden?“

Ich lade Sie ein, Ihr eigenes Register kritisch zu betrachten. Nicht mit dem erhobenen Zeigefinger, sondern mit professioneller Neugier. Wo entstehen Reibungsverluste? Wo suchen Kolleginnen länger als nötig? Wo könnten klare Leitlinien Sicherheit geben?

Und jetzt interessiert mich Ihre Praxis: Welche Erfahrungen haben Sie mit der alphabetischen Ordnung gemacht? Gab es Streitfälle bei Doppelnamen? Probleme bei internationalen Namen? Technische Konflikte zwischen Software und Norm?

Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren. Denn Normen werden erst dann lebendig, wenn wir sie gemeinsam reflektieren.

Testen Sie Ihren Wissensstand