9:00 Uhr Meeting, 9:30 Uhr Wiedervorlage, 10:00 Uhr Protokoll tippen, 11:00 Uhr Kundenanruf, 11:15 Uhr spontan ins Büro des Chefs…
Kennen Sie solche Tage?
Dann wissen Sie auch, wie sie enden:
mit dem Gefühl, ständig hinterherzuhinken, nie richtig „anzukommen“, und irgendwo zwischen zwei Aufgaben das eigene Denken verloren zu haben.
Die Wahrheit ist: Es war nicht zu viel Arbeit. Es war zu wenig Luft dazwischen.
Wir reden viel über Aufgabenmanagement, aber viel zu selten über das, was dazwischen passiert – oder besser: passieren sollte.
Denn genau da liegt der Schlüssel zu mehr Klarheit, weniger Stress und gesunder Konzentration: in den mentalen Pufferzeiten.
Diese unsichtbaren Zwischenräume sind wie der weiße Rand auf einem Blatt Papier – sie halten den Inhalt zusammen. Ohne sie verschwimmen die Gedanken, die To-dos und irgendwann auch das eigene Wohlbefinden.
Warum mentale Puffer so wichtig sind
Mentale Puffer sind keine Luxuszeiten für Müßiggang – sie sind elementare Regenerationsräume für Ihr Gehirn.
Denn: Jede Aufgabe, jedes Gespräch, jeder Anruf erzeugt nicht nur Arbeitsaufwand, sondern auch kognitive Reibung. Wenn diese Reibung sich aufstaut, kommt es zu Überhitzung – mentaler Überforderung.
Was genau ist eine mentale Pufferzeit?
Ein mentaler Puffer ist eine bewusste Lücke zwischen zwei Aufgaben, in der Sie keine Entscheidung treffen, nichts analysieren und auch niemandem zuhören müssen.
Er dauert zwischen 2 und 15 Minuten und dient einem einzigen Zweck: mentale Verarbeitung & emotionale Entlastung.
Warum braucht das Gehirn solche Lücken?
Wechselkosten reduzieren:
Unser Gehirn ist nicht dafür gebaut, in Sekundenbruchteilen zwischen völlig unterschiedlichen Aufgaben hin- und herzuschalten.
Wenn Sie zum Beispiel gerade an einer E-Mail mit Zahlenanhang für die Buchhaltung arbeiten und plötzlich ans Telefon gehen, weil jemand eine spontane Raumbuchung braucht, entsteht ein kognitiver Bruch. Ihr Gehirn braucht mehrere Minuten, um sich neu zu sortieren – diese Zeit geht verloren, auch wenn Sie es nicht sofort merken.
Fachleute nennen das „Switching Costs“ – also Umstellungsverluste.
Mentale Puffer helfen, diese Kosten zu senken: Sie ermöglichen einen bewussten Übergang, statt von einer To-do zur nächsten zu stolpern wie von einem Treppenabsatz zum nächsten.
Gedanken sortieren:
Denken Sie an einen Arbeitstag, an dem fünf Kolleginnen etwas von Ihnen wollen, drei Mails unbeantwortet bleiben und der Chef spontan fragt: „Haben wir die Zahlen für den Jahresbericht?“
Wenn Sie keine Zeit zum Sortieren haben, entsteht das, was viele als „Reizsalat“ empfinden: alles rauscht durcheinander, nichts bleibt klar.
Eine mentale Pufferzeit ist wie ein digitaler Papierkorb für überschüssige Reize: Hier dürfen Gedanken landen, sich neu sortieren, klären.
Das kann so einfach sein wie: sich Notizen machen, kurz durchatmen, aufstehen, eine Erinnerung in OneNote setzen. Hauptsache, Sie bleiben nicht im inneren Dauerrauschen.
Emotional runterkommen:
Das Gespräch mit dem Chef war angespannt. Es ging um eine falsche Lieferadresse, um Verantwortung, um Tonlagen.
Und fünf Minuten später sollen Sie ganz sachlich eine Meeting-Einladung schreiben oder eine Geburtstagskarte formulieren?
Ohne emotionale Pufferzeit tragen Sie die Spannung mit – nicht bewusst, aber spürbar. Ihre Tonlage, Ihre Wortwahl, Ihre Konzentration leiden.
Geben Sie sich selbst die Erlaubnis, emotional durchzuatmen, bevor Sie zur nächsten Aufgabe springen. Das schützt Sie – und Ihre professionelle Wirkung.
Entscheidungsfähigkeit erhalten:
Wer von 8:00 bis 16:30 Uhr durchgetaktet ist, trifft am Nachmittag Entscheidungen nur noch auf Autopilot – oder gar nicht mehr.
Sie verschieben Aufgaben, schreiben „Klären wir morgen“, oder sagen Ja zu etwas, das eigentlich ein klares Nein bräuchte.
Pufferzeiten sind kleine Pausenräume, in denen Ihr Gehirn reflektieren kann:
– Was ist jetzt wichtig?
– Muss ich das wirklich selbst tun?
– Wie will ich reagieren?
Diese kurzen Momente der Selbstführung bewahren Sie davor, in den Reaktionsmodus zu rutschen.
Fazit:
In stressreichen Berufen wie dem Sekretariat oder der Büroorganisation sind mentale Pufferzeiten kein Bonus, sondern eine Überlebensstrategie.
Sie sind der unsichtbare Unterschied zwischen funktionieren und souverän handeln – zwischen mühsam durch den Tag kommen oder ihn klar und aktiv gestalten.
Drei Wege, wie Sie mentale Puffer in Ihren Büroalltag einbauen
1. Die 10-10-Regel für Kalender-Einträge
Wenn Sie Termine selbst planen (z. B. Besprechungen, Telefonate oder Wiedervorlagen), blocken Sie jeweils 10 Minuten vorher und nachher im Kalender. Diese Pufferzeiten erscheinen wie reguläre Termine und schützen Sie vor dem nahtlosen Durchrauschen.
Beispiel: Statt 10:00–11:00 Uhr Besprechung, tragen Sie 9:50–11:10 Uhr ein.
So vermeiden Sie, dass sich Aufgaben direkt aneinanderreihen – und verschaffen sich Raum für Übergänge.
2. Die Drei-Zonen-Methode für den Schreibtisch
Ordnen Sie Ihre Aufgaben gedanklich (oder visuell) in drei Zonen:
- Zone 1: „Jetzt gerade dran“
- Zone 2: „Als Nächstes“
- Zone 3: „Später oder Rücksprache nötig“
Zwischen dem Wechsel der Zonen bauen Sie bewusst eine Pause von 2–5 Minuten ein, in der Sie aufstehen, ein Glas Wasser holen oder einfach innehalten.
Diese Technik verankert mentale Puffer nicht nur zeitlich, sondern auch räumlich und gedanklich.
3. Übergänge gestalten statt Aufgaben stoßen
Verabschieden Sie sich innerlich bewusst von der letzten Aufgabe, bevor Sie die nächste beginnen.
Das kann ein kleiner Satz im Kopf sein: „Das ist jetzt erledigt – ich widme mich jetzt dem nächsten Schritt.“
Oder eine kleine Geste: Hände reiben, tief durchatmen, Fenster öffnen. Klingt unscheinbar – aber solche Mini-Rituale wirken wie ein innerer Reset.
Gerade in stressigen Phasen helfen sie dabei, den roten Faden nicht zu verlieren – und nicht am Ende des Tages das Gefühl zu haben, nur gehetzt und reagiert zu haben.
Schlussgedanke: Ihr Tag braucht Raum – nicht nur Termine
Sie sind nicht nur die Person, die Termine koordiniert, To-dos abarbeitet und für andere den Überblick behält. Sie sind auch jemand, der mentale Energie braucht, um all das gut, gesund und souverän zu leisten.
Mentale Pufferzeiten sind keine Spielerei – sie sind Ihre persönliche Energiereserve. Sie helfen Ihnen dabei, nicht nur durch den Tag zu kommen, sondern klar und konzentriert zu führen. Und: Sie lassen sich ganz leicht in Ihren Alltag integrieren – ohne großen Planungsaufwand, ohne neue Tools, ohne Extra-Zeit.
Probieren Sie es einfach mal aus – heute.
Blocken Sie nach dem nächsten Meeting 10 Minuten nur für sich.
Oder stellen Sie sich beim Aufgabenwechsel kurz ans Fenster.
Oder schreiben Sie ganz bewusst: „Das war jetzt erledigt.“
Und dann: Beobachten Sie, wie es sich anfühlt.
Wir laden Sie herzlich ein: Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns.
Was funktioniert für Sie gut? Was hat überraschend geholfen?
Kommentieren Sie unter dem LinkedIn-Post oder schreiben Sie uns – denn je mehr Kolleginnen ihre Strategien teilen, desto gesünder wird der Büroalltag für alle.
Und wenn Sie noch tiefer einsteigen wollen: Auf unserer nächsten Fachtagung 2025 dreht sich alles um mentale Gesundheit, Selbstfürsorge und produktives Arbeiten mit Leichtigkeit.
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Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretärinnen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Gesundheit im Sekretariat wider.
