Stressmanagement im Sekretariat – Instrumentelle, kognitive und regenerativ-palliative Strategien

„Sie stehen täglich zwischen Posteingang, Terminen, Wiedervorlagen und Telefonaten – und am Abend sind Sie hundemüde. Haben Sie dann wirklich etwas geschafft?“
Viele Sekretärinnen kennt das Gefühl: tagtäglicher Stress, immer neue Aufgaben und kaum Luft zwischen den Aufträgen. Doch genau da liegt ein Schlüssel: Stressmanagement in drei Handlungsfeldern, die Ihnen helfen, anders, gesünder und selbstbestimmter zu arbeiten.

Die Wege laut Siebecke & Kaluza (2014):

1. Instrumentell: Stressquellen verändern
2. Kognitiv: Einstellungen und Gedanken verändern
3. Palliativ-regenerativ: Stressreaktion regulieren
   gkm-institut.de

Nachfolgend geht es konkret um Ihre Bürowelt – mit typischen Situationen, Praxisbeispielen, Schaubildern und Empfehlungen zum direkten Umsetzen.

Instrumentelles Stressmanagement – Stressoren verändern

Definition laut PDF: Dieses Management setzt direkt an den Stressoren an – z. B. durch Umorganisation des Arbeitsplatzes, Anpassung von Abläufen, Einholen von Unterstützung. Es funktioniert reaktiv und präventiv .

Geeignet für Sekretärinnen, weil:

• Viele Stressquellen sind strukturell (z. B. fehlende Pufferzeiten, ungeklärt gereihte Aufgaben)
• Kleine Veränderungen (z. B. klare Zeiten für Angebote, ein strukturierter Eingangskanal) entlasten deutlich

Praxisbeispiel (Case):

• Situation: Wiedervorlagen rutschen durch, Telefonunterbrechungen häufen sich
• Lösung:
  1. E-Mails und Wiedervorlagen separate Zeitblöcke zuweisen (z. B. 10–10:30 Uhr Korrespondenz, 14–14:15 Uhr «Wiedervorlage»)
  2. Telefonringer an Kollegen: Während dieser Zeiten bewusst nicht ans Telefon gehen
  3. „Notfall“-Kanäle definieren: Wenn dringend, über Weihnachtsbox oder Notfall-Kennzeichen im Kalender kontaktieren

Checkliste für Sie:

• ☐ Aufgabenlisten in feste Zeitblöcke unterteilen
• ☐ Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege klären
• ☐ Pufferzeiten aktiv ins Zeitmanagement einbauen
• ☐ Kolleg:innen über Zeiten informieren, in denen Sie bewusst offline sind

Kognitives Stressmanagement – Gedanken neu bewerten

Kognitives Stressmanagement zielt auf die Änderung eigener Bewertung und innerer Haltungen. Es trainiert Sie darin, stressfördernde Gedanken zu erkennen, zu hinterfragen und positiv umzustrukturieren – ganz nach dem transaktionalen Stressmodell Quelle

👁️ Was steckt dahinter?

• Erkennen: Welche Gedanken verstärken Ihren Stress? („Ich muss perfekt sein!“, „Ich darf keine Fehler machen.“)
• Reflektieren: Ist das realistisch – oder treibt es mich in unnötigen Druck?
• Umwandeln: Ersetze sie bewusst durch stressreduzierende Gedanken.

Laut Siebecke & Kaluza sind Schlüsselmethoden:

• reflektierte Situationsbewertung,
• Selbstinstruktionen,
• Einstellungsänderungen,
• Zielentwicklung und Gefühlsregulation Quelle

🧩 Typische Stressverstärker und Umformulierung

Im PDF werden persönliche Stressverstärker genannt (absolutistische Denkmuster) – die Sie vielleicht bei sich erkennen:

Siebecke & Kaluza zeigen, dass solche Denkmuster reflektiert, entkatastrophisiert und kompetitiv umgelenkt werden können Quelle

🔧 Übung „3-Schritte-Denkgenerator“

1. Situation identifizieren: z. B. spontane Projektänderung mit Zeitdruck
2. Gedanke notieren: „Jetzt kippt alles – ich versinke!“
3. Alternative prüfen: „Ich handle flexibel – und kann das Projekt mit Teamkoordination meistern.“

Fühlen Sie beim alternativen Gedanken: klingt er plausibel? Wenn ja, wiederholen und unterstreichen – z. B. in der Terminbestätigung: „Flexibel agiert, klare neue Schritte.“

🌿 Integration im Büro

• Nehmen Sie sich nach 2–3 stressigen Aufgaben 1–2 Minuten für die Denkmuster-Reflexion.
• Machen Sie daraus Routine: ein Post-it an Ihrem Monitor mit „Gedanken prüfen“.
• Führen Sie ein kleines „Stressjournal“: Situationen notieren, Gedankenanalyse, Alternativen notieren; bereits 2‑3 Einträge monatlich zeigen Wirkung.

✅ Warum es gerade für Sekretärinnen wirkt

• Sie oft als Schnittstelle zwischen vielen Abteilungen und Anforderungen – steter Gedankenkreis.
• Diese Technik lässt sich leise, selbstwirksam und schrittweise anwenden – ganz ohne externe Hilfe.
• Sie lernen, Stress im Kopf in Struktur umzuwandeln, statt ihn im Körper auszutragen.

Palliativ‑regeneratives Stressmanagement – Stressreaktion regulieren

Palliativ‑regeneratives Stressmanagement setzt gezielt an der physiologischen und psychischen Stressreaktion an. Ziel ist es, kurzfristig akute Anspannung zu lösen (Palliation), aber auch langfristig Entspannung und Regeneration im Alltag zu fördern Quelle

🧠 Warum das so relevant ist

Im Büro am Sekretariat erleben Sie oft:

• Ein komplizierter Anruf
• Ein enger Zeitrahmen
• Und danach: pulsierendes Kopfkino, körperliche Anspannung Zähneknirschen, flaches Atmen.

Ohne Entlastungsmechanismus bleibt dieser Stress im Körper, baut sich über Tage auf und führt zu Erschöpfung oder Krankheitsanfälligkeit.

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📌 Was palliativ‑regeneratives Management beinhaltet

Laut PDF gehören dazu all jene Methoden, die physische und psychische Spannungen bewusst dämpfen – kurzzeitig (Palliation) oder dauerhaft (Regeneration) .

Beispiele aus dem PDF:

• Acute‑Strategien: Atemübungen, Bewegungsimpulse
• Langfristiges Regenerationsprogramm: regelmäßige Körperübungen, soziale Interaktion, Erholung und Genuss Quelle

🧑‍💼 Büro-Praxis: 5 einfache Übungen

Diese Übungen zielen darauf ab, akuten Stress zu unterbrechen, Beschwerden frühzeitig zu mindern und Handlungsspielräume zu schaffen.

🔁 Kurzfristig vs. langfristig

• Kurzfristig (Palliation): Sofortige körperliche Erholung, akute Entlastung.
• Langfristig (Regeneration): Integration in den Alltag durch Routinen – wie tägliches kurzes Dehnen, regelmäßige Atempausen, bewusste Genussmomente.

Wichtig laut PDF: Kombination verschiedener Übungen schafft einen nachhaltigen Effekt budrich-journals.degkm-institut.de.

Warum das für Ihr Sekretariat funktioniert

• Maximale Wirksamkeit – minimaler Aufwand: Alles machbar ohne extra Räume, Geräte oder Zeitplan.
• Sanfte Schrittfolge: Jede Übung dauert kaum länger als ein Handybildschirm-Lader.
• Selbstbestimmt: Sie entscheiden, wann und wie Sie Ihr Wohlbefinden direkt beeinflussen.

💬 Schlussgedanke: Stressmanagement ist ein Geschenk – für Sie und Ihr Team

Sie orchestrieren täglich ein komplexes Büroleben – von Wiedervorlagen über E-Mails bis hin zu spontanen Telefonaten. Gleichzeitig ist Ihre Gesundheit der Schlüssel zu klarer Kommunikation, Gelassenheit und Durchhaltevermögen. Indem Sie instrumentelle, kognitive und regenerativ-palliative Strategien aus dem Stressmanagement nach Siebecke & Kaluza anwenden, schenken Sie sich mehr als nur Effektivität – Sie schaffen Lebensqualität im Alltag.

• Instrumentell: Sie strukturieren Ihren Tag bewusst, legen Zeitfenster fest und schützen so Ihren Workflow – ganz ohne Stressgewitter.
• Kognitiv: Sie erkennen belastende Gedankenmuster und ersetzen sie durch realistische, motivierende Perspektiven.
• Regenerativ-palliativ: Sie unterbrechen Stress im Moment – sei es durch bewusste Atempausen, kleine Dehnungen oder bewährte Bewegung – und sorgen damit für dauerhafte Entspannung.

Diese drei Wege helfen Ihnen, nicht nur funktional, sondern vor allem gesund und erfüllt zu arbeiten. Jeder Schritt ist ein Statement: Sie wählen nicht nur, was Sie tun – sondern auch, wie Sie es tun. Ihre Konzentration, Ihre Gelassenheit und Ihr Selbstwert sind es wert.

📅 Fachtagung 2025: Stressmanagement – Wissen. Technik. Austausch.

In unserer kommenden Fachtagung widmen wir uns diesen Themen vertieft:

• Interaktive Workshops, die zeigen, wie Sie die vorgestellten Techniken in Ihren Berufsalltag integrieren.
• Praxisrunden, in denen Sie sich mit Kolleginnen austauschen, die überall dasselbe erleben.
• Impulse, die Sie langfristig begleiten, damit Stress den Ton nicht in Ihrem Büro angibt.

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Infos zur Fachtagung 2026