Als Sekretärin oder Sekretär sind Sie die Verbindung zwischen Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern. Eine klare und verständliche Kommunikation ist dabei von großer Bedeutung. Doch manchmal können komplexe Ausdrücke und lange Sätze die Verständigung erschweren. In solchen Situationen kann die „Leichte Sprache“ Ihnen eine wertvolle Hilfe sein!
5 Gründe, warum Sekretärinnen Leichte Sprache lernen sollten
In diesem Artikel werden wir Ihnen zeigen, wie Sie die Leichte Sprache im Büroalltag einsetzen können, um Informationen für alle leichter zugänglich zu machen. Egal ob E-Mails, Berichte oder Anleitungen – mit unseren praktischen Tipps werden Sie zum Kommunikationsprofi und erreichen ein breites Publikum!
Bevor wir uns in die Details vertiefen, schauen wir uns an, was die Leichte Sprache eigentlich ist. Die Leichte Sprache ist eine besondere Art der Sprache, die darauf abzielt, Informationen einfach und verständlich zu vermitteln. Sie richtet sich vor allem an Menschen mit Lernschwierigkeiten oder Leseschwächen, aber auch an internationale Kollegen oder Personen, für die Deutsch nicht die Muttersprache ist.
In der Leichten Sprache verzichten wir auf komplizierte Fachbegriffe, lange Schachtelsätze und abstrakte Formulierungen. Stattdessen setzen wir auf klare und kurze Sätze, einfache Wörter und unterstützende Bilder, um die Botschaft verständlich zu machen.
Die Verwendung von Leichter Sprache hat viele Vorteile im Büroalltag. Durch klare und verständliche Kommunikation minimieren Sie Missverständnisse und erleichtern die Informationsvermittlung. Informationen werden schneller erfasst, sodass Arbeitsprozesse reibungsloser ablaufen.
Gleichzeitig fördern Sie die Inklusion, da Sie Informationen für Menschen mit unterschiedlichen sprachlichen Fähigkeiten zugänglich machen. Leichte Sprache zeigt Wertschätzung gegenüber Ihren Kollegen und trägt zu einer positiven und effizienten Arbeitsatmosphäre bei.
Damit Sie die Leichte Sprache im Büroalltag erfolgreich einsetzen können, finden Sie hier praktische Tipps:
Der Schlüssel zur Leichten Sprache liegt in der Klarheit und Einfachheit der Formulierungen. Verwenden Sie kurze Sätze und prägnante Wörter, um Ihre Botschaften auf den Punkt zu bringen. Vermeiden Sie Fachbegriffe oder erklären Sie diese in verständlichen Worten. Denken Sie daran, dass weniger oft mehr ist, wenn es um die Leichte Sprache geht.
Beispiel:
Kompliziert: „Bitte rückantworten bis zum 10. des Monats.“
Leichte Sprache: „Bitte antworten Sie bis zum 10. des Monats.“
Eine klare Struktur ist entscheidend, um Informationen verständlich zu vermitteln. Gliedern Sie Ihre Texte in Abschnitte und verwenden Sie Überschriften, um Themen deutlich voneinander abzugrenzen. Listen und Aufzählungen helfen ebenfalls, komplexe Informationen zu ordnen und übersichtlich darzustellen.
Beispiel:
Kompliziert: „Im Meeting werden wir die Marketingstrategie für das nächste Quartal besprechen, die Finanzberichte präsentieren und die Teilnahme an der Konferenz in Betracht ziehen.“
Leichte Sprache: „Im Meeting besprechen wir:
• Marketingstrategie für das nächste Quartal
• Finanzberichte
• Teilnahme an der Konferenz“
Bilder sagen oft mehr als tausend Worte. Verwenden Sie unterstützende Bilder oder Grafiken, um Ihre Botschaft zu verdeutlichen. Bilder können helfen, komplexe Sachverhalte zu veranschaulichen und Informationen leichter erfassbar zu machen. Achten Sie darauf, dass die Bilder selbsterklärend sind und die Botschaft unterstützen.
Beispiel:
Kompliziert: „Um das Gerät einzuschalten, drücken Sie den oberen Knopf und halten Sie ihn gedrückt, bis das grüne Licht leuchtet.“
Leichte Sprache: „Drücken Sie den oberen Knopf. Dann leuchtet das grüne Licht.“
Lesen Sie auch: Leichte Sprache im Büroalltag: Tipps für Sekretärinnen
Schauen wir uns nun einige Beispiele an, wie die Leichte Sprache im Büroalltag angewendet werden kann:
Kompliziert: „Betreff: Implementierung der neuen Richtlinien bezüglich Arbeitszeiterfassung“
Leichte Sprache: „Betreff: Neue Regeln für die Arbeitszeiten“
Kompliziert: „Um den Druckauftrag zu starten, navigieren Sie zuerst zur Registerkarte ‚Datei‘, wählen Sie dann die Option ‚Drucken‘ und anschließend das gewünschte Druckergerät aus.“
Leichte Sprache: „So drucken Sie: Klicken Sie auf ‚Datei‘ und dann auf ‚Drucken‘. Wählen Sie Ihren Drucker aus.“
Auch in Protokollen gilt es Leichte Sprache einzusetzen: Leichte Sprache im Protokoll – Klarheit und Verständnis im Büroalltag
Die Leichte Sprache ist eine wertvolle Ressource, um die Bürokommunikation klarer und verständlicher zu gestalten. Durch klare Formulierungen, eine strukturierte Darstellung und unterstützende Bilder erreichen Sie eine effiziente und inklusive Kommunikation im Büroalltag.
Nutzen Sie die Leichte Sprache, um Ihre Kollegen zu unterstützen und einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.
1. Muss ich immer Leichte Sprache verwenden?
Nein, es hängt von der Situation ab. Verwenden Sie Leichte Sprache, wenn Sie Informationen für ein breites Publikum zugänglich machen möchten.
2. Gibt es Regeln für die Leichte Sprache?
Ja, es gibt bestimmte Richtlinien und Empfehlungen für die Verwendung von Leichter Sprache. Halten Sie sich an klare und einfache Formulierungen.
3. Wie kann ich Leichte Sprache lernen?
Es gibt Schulungen und Online-Ressourcen, die Ihnen dabei helfen können, Leichte Sprache zu erlernen und anzuwenden.
4. Kann ich Leichte Sprache auch in mündlicher Kommunikation nutzen?
Ja, Sie können Leichte Sprache sowohl in schriftlicher als auch in mündlicher Kommunikation verwenden. Die klare und einfache Ausdrucksweise erleichtert das Verständnis für alle.
Wenn Sie regelmäßig mit anspruchsvoller Kommunikation zu tun haben:
Im Newsletter bündeln wir genau diese Themen – inklusive unserer 100+ Prompts für den Büroalltag.
So nutzen Sie ChatGPT als echten Büro-Assistenten – nicht als Gegner.
Unsere exklusive Prompt-Sammlung zeigt, wie Sie mit wenigen Worten präzise Ergebnisse erzielen – ob beim Schreiben, Strukturieren oder Planen.
Erhalten Sie über 100 sofort einsetzbare Prompts, die speziell für den Büroalltag entwickelt wurden:
Diese Sammlung ist Ihr Werkzeugkasten für moderne Office-Kommunikation –
intelligent, zeitsparend und mit Stil.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretärinnen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema moderne Korrespondenz wider. 2026 werden wir das Thema Rechtschreibung als Kern-Thema auf der Fachtagung der Sekretariate & Assistenzen in den Fokus rücken.
Die Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen ist zurück – und 2025 wird größer und besser als je zuvor! Mit unserem diesjährigen Motto „Innovation & Wohlbefinden im Sekretariat“ bringen wir die neuesten Technologien und Best Practices direkt zu Ihnen. Seien Sie dabei und erleben Sie, wie Sie Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten und gleichzeitig Ihre Gesundheit
Read MoreNach einer sehr langen Pausen sind wir im August wieder in die Seminare und Fachtagungen gestartet. Ich nutze diese Stelle und bedanke mich bei allen Teilnehmenden und Dozentinnen, die sich so wunderbar für unser gemeinsames Anliegen einsetzen: Weiterbildung im Sekretariat! Ob Berlin, Erfurt, Halle, Rostock, Jena oder Sangerhausen unsere Firmen- und Hotelpartner haben immer ihr
Read More„Du bist doch nur die Sekretärin.“Ein Satz wie ein Nadelstich.Und gleichzeitig der Startpunkt für eine Debatte, die längst überfällig ist. Denn während draußen über KI, Digitalisierung und neue Führungsstile gesprochen wird, stehen im Büro zwei Berufsbezeichnungen nebeneinander, die häufig in denselben Topf geworfen werden –Sekretärin und Office-Managerin. Gleicher Job?Gleiche Verantwortung?Gleiche Anerkennung? Oder trennen diese beiden
Read MoreDer zweite Montag im Januar ist nicht nur ein gewöhnlicher Arbeitstag – es ist der internationale „Räum-deinen-Schreibtisch-auf-Tag“! Ein besonderer Anlass, um sich bewusst mit der eigenen Arbeitsumgebung auseinanderzusetzen. Für Sekretärinnen und Assistenzen ist ein geordneter Arbeitsplatz weit mehr als nur eine Frage der Ästhetik. Er ist das Zentrum effizienter Büroorganisation und kann einen erheblichen Einfluss
Read More„Das betrifft uns hier doch nicht“ „Das ist doch alles übertrieben.“„Im Büro ist man doch nicht krank wie im Krankenhaus.“„Ein bisschen Kontakt mit Keimen schadet nicht, das härtet ab.“ Diese Gedanken sind im Büroalltag weit verbreitet. Sie werden selten laut ausgesprochen, bestimmen aber häufig Entscheidungen. Gerade weil Büroarbeit als sauber, ungefährlich und kontrolliert gilt, geraten
Read MoreCopilot oder ChatGPT-Schulung? Warum kluge Assistenzkräfte beides brauchen – und Führungskräfte davon profitieren Ein Blick in die Chefetage Montagmorgen, 8:07 Uhr. Der Kalender ist dicht getaktet, die erste Mail eskaliert schon vor dem zweiten Kaffee, und irgendwo zwischen Jour fixe und Budgetrunde blinkt ein neues Versprechen auf: Microsoft Copilot.„Endlich Entlastung“, denkt die Geschäftsführung. Zusammenfassungen auf
Read MoreViele kommen nicht geplant ins Sekretariat. Man wächst hinein, übernimmt, fängt an. Erst ein paar Aufgaben, dann mehr Verantwortung, irgendwann die komplette Drehscheibe. Was fast immer gleich ist: Niemand erklärt MS-Office von Grund auf so, wie man es für diesen Job wirklich braucht. Stattdessen heißt es oft: „Das läuft über Outlook“, „Mach das kurz in
Read MoreDer Wandel im Büro war selten so spürbar wie heute.Wo früher Papierstapel wuchsen wie kleine Gebirge, dominiert heute der leuchtende Laptop-Bildschirm. Doch unabhängig davon, wie viele Tools, Apps oder KI-Lösungen dazukommen – Sie bleiben das Herz des Büros. Warum die digitale Transformation im Sekretariat mehr ist als Technik Viele Assistenzen und Kaufleute für Büromanagement beschreiben
Read MoreEin Montagmorgen, der mehr zeigt als ein Kalender Montagmorgen im Büro sind selten spektakulär. Sie beginnen mit Kalendern, E-Mails und kurzen Abstimmungen auf dem Flur. Und doch zeigen gerade diese unscheinbaren Momente sehr deutlich, wie tragfähig die Strukturen eines Unternehmens wirklich sind. Zwei Kolleg:innen sitzen mit belegter Stimme am Arbeitsplatz. Der Azubi fragt vorsichtig
Read MoreEs gibt Sätze, die nicht laut sind.Sie blitzen nicht. Sie klingen nicht groß.Und trotzdem verändern sie alles. Einer davon ist:„Ich kann das wirklich.“ Viele Sekretärinnen und Kaufleute für Büromanagement erzählen mir genau diesen Moment – oft leise, manchmal fast überrascht. Und fast immer entsteht er dort, wo Entwicklung passiert: im Austausch mit Kolleginnen, in einer
Read More